Auszubildende und Praktikanten betreuen und führenWie Sie mit Auszubildenden und Praktikanten umgehen sollten

Wer ausbildet oder Praktika anbietet, muss eine adäquate Arbeitsumgebung schaffen und die Qualität der Ausbildung gewährleisten. Dazu gehört, dass Ausbilder den jungen Menschen während des Ausbildungs- und Lernprozesses beratend zur Seite stehen müssen. Sie sind damit Lernbegleiter, Lernberater und Coach.

Gründe für den Abbruch einer Ausbildung

Über 520.000 Ausbildungsverträge wurden zwischen 2016 und 2017 abgeschlossen – und bei rund einem Viertel kommt es zu einer vorzeitigen Vertragsauflösung der Auszubildenden mit dem ausbildenden Betrieb. Diese Quote ermittelte für die Jahre 2011 bis 2016 das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) für seinen Datenreport 2018. Relativ viele wechseln während ihrer Ausbildung das Unternehmen. Die Initiative zur Vertragsauflösung geht in den meisten Fällen von den Auszubildenden selbst aus. Folgende Gründe sind aus ihrer Sicht dafür verantwortlich:

  • Schwierigkeiten mit Ausbildern und Vorgesetzten
  • falsche Berufswahl
  • schlechte Ausbildungsqualität
  • private Probleme
  • gesundheitliche Probleme
  • finanzielle Schwierigkeiten

Diese Ergebnisse zeigen: Ausbilder und ausbildender Betrieb stehen in der Verantwortung, eine adäquate Arbeitsumgebung zu schaffen und die Qualität der Ausbildung zu gewährleisten. Zudem müssen Ausbilder den jungen Menschen während des Ausbildungs- und Lernprozesses beratend zur Seite stehen. Sie sind damit Lernbegleiter, Lernberater und Coach.

Wie Sie Zugang zum Lernenden finden

Junge Menschen suchen Anerkennung, wollen während ihrer Ausbildung oder ihres Praktikums ernst genommen werden und sie wollen selbstständig arbeiten, um ihr Können zu zeigen. Sie haben auch bestimmte Erwartungen an das Unternehmen, die Kollegen, den Ausbilder oder andere zuständige Personen, und sie haben vielleicht erste Vorstellungen von ihren Aufgaben. Diese Erwartungen sollten Ausbilder und alle anderen betreuenden Personen kennen, um einen Zugang zum Lernenden zu finden. Ein Fragebogen zu Beginn der Ausbildung oder des Praktikums kann dabei helfen.

Wie Sie Azubis und Praktikanten ins Unternehmen einführen

Die neuen Azubis eines Jahrgangs werden in den meisten Betrieben (mit Bild) vorgestellt: Auf der Unternehmenswebseite, im Intranet, in der Hausmitteilung oder der Mitarbeiterzeitschrift. Dann sind alle über die Neuankömmlinge informiert und wissen (übrigens auch die Kunden), wer noch in der Lernphase ist.

Mit dem ersten Ausbildungstag beginnt für die jungen Menschen ein neuer Lebensabschnitt. Sie sind wahrscheinlich sehr nervös und wissen nicht recht, was sie erwartet. Auch Praktikanten betreten an ihrem ersten Tag ein neues Terrain. Dieser Tag und die ersten Wochen sollen ihnen Ängste nehmen und gut in Erinnerung bleiben. Deshalb sollten Sie auf folgende Punkte achten:

  • Laden Sie Ihren Azubi rechtzeitig zum ersten „Arbeitstag“ ein: Sagen Sie, wo er wann erscheinen soll und an wen er sich bei Fragen vorab wenden kann. Denkbar ist auch, ein informelles Treffen zwischen „neuen“ und „alten“ Azubis vor Ausbildungsbeginn zu organisieren. Das kann eventuelle Unsicherheiten nehmen.
  • Empfangen Sie Ihren Azubi/ Praktikanten angemessen und stellen Sie ihn den Kollegen und in der Abteilung vor. Wenn auch die Chefin oder ein Abteilungsleiter den jungen Menschen herzlich begrüßt und sich Zeit für ihn nimmt, wirkt das sehr positiv.
  • Lernen Sie Ihren Azubi/ Praktikanten in einem Gespräch kennen: Das können Sie nutzen, um Ängste abzubauen, seine Erwartungen zu erfragen und sich selbst vorzustellen.
  • Wenn mehrere Azubis gemeinsam ins neue Ausbildungsjahr starten, bietet sich ein Workshop an, gegebenenfalls mit Azubis aus dem zweiten oder dritten Lehrjahr, die zum Beispiel über ihre Erfahrungen und die Berufsschule berichten oder in einem Vortrag das Unternehmen vorstellen.
  • Machen Sie einen Rundgang durch das Unternehmen/ den Betrieb: Je nach Unternehmensgröße bekommt der Azubi/ Praktikant erste Eindrücke von einzelnen Abteilungen, Kollegen, Arbeitsabläufen, Arbeitsstätten. Zeigen Sie, wo sich Kantine, Pausen- und Umkleideraum etc. befinden.
  • Informieren Sie über Themen wie Arbeitszeit und Pausen, Urlaub und Krankheit, Arbeitssicherheit und Betriebsrat, Schreiben des Berichtshefts. Stellen Sie eine Informationsmappe zusammen mit wichtigen Telefonnummern, Namen der Kollegen, Raumplan, Urlaubsantrag, Ausbildungsverlauf und Ausbildungsrahmenplan.

Tipp: Neue Mitarbeiter einarbeiten

Im Handbuch-Kapitel Einarbeitung neuer Mitarbeiter erfahren Sie, wie Sie den Einstieg neuer Beschäftigter in Ihr Unternehmen vorbereiten. Mit Checklisten und Vorlagen zur Planung der Anfangszeit und zur Erstellung eines Einarbeitungsplans.

Welche Rolle der Ausbilder einnimmt

Der Mensch lernt vor allem durch (unbewusste) Nachahmung. Und für junge Menschen ist der Ausbilder oder die betreuende Person während des Praktikums das Vorbild. Für Widersprüche in dem, was Ausbilder einerseits sagen und andererseits tun, haben Lernende ein Gespür. Ein Beispiel:

Beispiel: Widersprüche eines Vorbilds

Ihnen ist Ehrlichkeit wichtig. Das vermitteln Sie Ihrem Azubi/ Praktikanten. Sie erwarten beispielsweise, dass Ihr Schützling die Berufsschule regelmäßig besucht und Ihnen das Berichtsheft unaufgefordert vorlegt. Wenn das Telefon klingelt, sagen Sie aber ab und an: „Bitte geh’ du ran und sag’, dass ich nicht da bin“.

Verhält sich Ihr Schützling nicht so, wie Sie es von ihm erwarten? Kopiert er vielleicht Ihr Verhalten? Oft liegen Welten zwischen Theorie und Praxis. Bedenken Sie:

  • Zu welchem Verhalten fordern Sie Ihren Schützling häufig auf?
  • Welche Forderungen „müssen“ Sie stellen?
  • Welche dieser Forderung leben Sie so vor, wie Sie es von Ihrem Azubi/ Praktikanten erwarten?

Sprechen Sie das Bedürfnis Ihres Azubis/ Praktikanten nach Anerkennung an. Das fördert seine Lernmotivation und sein Selbstbewusstsein. Dazu gehören folgende Aspekte:

  • Loben Sie Leistungen unmittelbar. Anerkennung können Sie auch in Form von Glückwunschkarten für besondere Leistungen, zum Geburtstag, zu Weihnachten oder zum Abschied sichtbar machen.
  • Nehmen Sie sich Zeit und hören Sie zu. Was banal klingt, geht im Arbeitsalltag oft unter.
  • Kommunizieren Sie offen, respekt- und vertrauensvoll miteinander und zeigen Sie, dass Sie jederzeit ein offenes Ohr haben.
  • Wenn Ihr Azubi/ Praktikant Unterstützung braucht, unterstützen Sie ihn in der Form, die ihm am meisten nützt.
  • Azubis und Praktikanten sind relativ unerfahren und machen Fehler. Erkennen Sie die Mühe trotzdem an. Auch ein „Danke“ für erbrachte Arbeit hören alle Menschen gerne.

Wie Sie mit schwierigen Auszubildenden umgehen

Auszubildende und Schüler im Praktikum befinden sich in einem „schwierigen“ Alter. Gerade die Lebensphase zwischen elf und 18 Jahren ist von Gefühlschaos und Null-Bock-Stimmung geprägt, die Persönlichkeit ist noch nicht gefestigt. Hinzu kommt, dass Werte, Pflichten und Regeln in jeder Familie unterschiedlich vorgelebt werden, während junge Menschen in verschiedensten, teils schwierigen Familienverhältnissen aufwachsen (Alleinerziehendes Elternteil, Patchwork-Familien, arbeitslose Eltern, Kinder mit Migrationshintergrund). Folglich haben es Ausbilder auch mit Lernschwierigkeiten und Verhaltensauffälligkeiten zu tun. Häufig sind sie miteinander verbunden.

Ausbilder sind nach der AEVO verpflichtet, „die soziale und persönliche Entwicklung von Auszubildenden zu fördern, Probleme und Konflikte rechtzeitig zu erkennen sowie auf eine Lösung hinzuwirken“. Das heißt, der Ausbilder sollte auf Symptome für Lern- und Verhaltensauffälligkeiten des Lehrlings achten, um rechtzeitig Einfluss zu nehmen:

  • Verhaltensauffälligkeiten: Unpünktlichkeit, Fehlzeiten, Angeberei, Aggressivität, Kontaktscheu, Interesselosigkeit, Arbeitsverweigerung
  • Lernauffälligkeiten: Viele Fehler, leichtes Ablenken, ständiges Schauen auf die Uhr, Konzentrationsschwierigkeiten, Unsicherheiten bei der Ausführung

Wie Sie ein Beratungsgespräch mit Auszubildenden führen

Ein beobachtetes Symptom allein ist noch kein Anlass für ein klärendes Gespräch. Aufgrund von Termindruck, der Übertragung weniger motivierender Arbeiten oder Fehlkommunikation kann die Ursache auch im Betriebsalltag liegen. Wenn aber die Auffälligkeiten schwerwiegend sind oder Sie diese über einen längeren Zeitraum hinweg beobachtet haben, sollten Sie die Ursachen dafür erörtern. Am besten in einem Beratungsgespräch. Überlegen Sie zuvor:

  • Was ist los? (Nicht: Was ist zu tun?)
  • Was macht mein Schützling und wie beeinflusst er mit diesem Verhalten die aktuell unbefriedigende Situation?

Auffälligkeiten können viele Ursachen haben: finanzielle Schwierigkeiten, Sucht- oder Beziehungsprobleme, mangelnde Integration (bei ausländischen Azubis). Deshalb sind für das Beratungsgespräch Offenheit und die Schaffung einer Vertrauensbasis wichtige Voraussetzungen auf Seiten des Ausbilders. Der Azubi möchte einen Rat, Informationen oder andere Hilfe. Der Ausbilder fungiert also als Berater und Begleiter und soll den jungen Menschen unterstützen, seine individuelle Lösung beziehungsweise Einsichten selbst zu finden. Der Ausbilder sollte:

  • aktiv zuhören,
  • sich in die Welt des Azubis hineinversetzen,
  • Fragen nach verschiedenen Richtungen stellen,
  • Selbstreflexion des Azubis anregen und Impulse für neue Perspektiven geben („Denken Sie einmal in die Richtung ... weiter“).

Ein Gesprächsleitfaden für Beratungsgespräche hilft

In Anlehnung an die Gesprächsstrategie von Manfred Gührs und Claus Nowak stellen Andreas Buckert und Michael Kluge folgenden Gesprächsleitfaden für Beratungsgespräche in ihrem Buch „Der Ausbilder als Coach“ vor. Sie nennen darin die einzelnen Schritte in einem Beratungsgespräch und formulieren Fragen, die Sie als Coach Ihrem Azubi stellen sollten:

  1. Klären Sie die Grundlagen (Ausgangssituation und Erwartungen) und prüfen Sie, ob Sie tatsächlich für dieses Problem zuständig und der richtige Gesprächspartner sind:
    Welches Problem haben Sie? Was ist Ihre Frage? (Wie) Kann ich Ihnen helfen? Was wünschen Sie sich von mir? Was wollen Sie nach Ende des Gesprächs erreicht haben?
  2. Lassen Sie das Problem beschreiben – in der Beschreibung könnte die Lösung liegen:
    Was ist konkret das Problem? Wann, mit wem und seit wann tritt es auf? Inwieweit ist es Ihr Problem und wie sind Sie darin involviert?
  3. Erfragen Sie bisherige Lösungen – hat der Azubi/ Praktikant erste Ideen oder erwartet er eine fertige Lösung:
    Was haben Sie bislang unternommen, um das Problem zu lösen? Mit welchem Ergebnis? Welche Schlüsse ziehen Sie aus dem Ergebnis? Wie sähe die Lösung unter idealen Bedingungen aus?
  4. Entwickeln Sie gemeinsam Lösungen – mit offenen Fragen, Aufmunterungen oder indem Sie seine Gedanken aufgreifen:
    Wie sähe eine Kombination beider Vorschläge aus? Wie wäre es, wenn Sie ...? Was wünschen Sie sich stattdessen?
  5. Lassen Sie eine Strategie wählen – Probleme sind nicht formulierte Ziele:
    Welchen Weg bevorzugen Sie? Wie sind Ihre ersten Schritte?
  6. Lassen Sie einen Zeitpunkt bestimmen:
    Wann und wo werden Sie Ihr Ziel umsetzen?
  7. Ziehen Sie Bilanz:
    Was ist Ihnen klar geworden? Was haben Sie für sich noch nicht geklärt?

Das Konfliktgespräch als letzter Ausweg

Ist keine Besserung in Sicht, wird ein Konfliktgespräch nötig. Hier geht es darum, eine gemeinsame Lösung zu finden, die als konkrete Maßnahmen (schriftlich) festgelegt werden sollten. Hierbei steht die Frage „Worauf können wir uns verständigen?“ im Mittelpunkt.

Tipp: Kritische Personalgespräche führen

Wenn es zu schwerwiegenden Konflikten kommt, muss gegebenenfalls ein Personalgespräch geführt werden – unter Umständen mit Vertretern der Personalabteilung und des Betriebsrats. Worauf Sie dann achten müssen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel Kritische Personalgespräche.

Praxis

Erwartungen an Ausbildung und Praktikum erfragen

Junge Menschen haben viele Erwartungen an Ausbildungsstätte und Ausbildungsinhalt. Erfragen Sie diese mithilfe des folgenden Fragebogens.

Neue Kollegen einarbeiten

Überlassen Sie in den ersten Tagen nichts dem Zufall und bereiten Sie diese Orientierungsphase gut vor: Wie möchten Sie diese Phase gestalten? Welche Informationen müssen, welche wollen Sie geben?

Beratungsgespräch initiieren

Beobachten Sie die Verhaltensauffälligkeit genau: Wie unterscheidet sich das Verhalten Ihrer Azubis? Was ist ungewöhnlich? Gibt es Auswirkungen auf die Leistung des Azubis: Haben sich seine Noten im Laufe der Ausbildung verschlechtert?

Entwickeln Sie gemeinsam mit dem betroffenen Azubi eine Lösung für sein Problem. Denken Sie daran: Es ist nicht Ihre Aufgabe, eine Lösung zu finden, sondern den Weg dorthin zu bereiten.

Kritikgespräch führen

Führen Sie sich frühere Kritikgespräche vor Augen: Wie sind diese verlaufen? Machen Sie sich Notizen, wie Sie argumentiert haben oder besser argumentieren könnten. Spielen Sie die Situation im Kopf oder mit Kollegen durch. Üben Sie in der Realität, wenn es wirklich angebracht ist. Reflektieren Sie danach die Situation, Ihre Gefühle und den Erfolg. Nutzen Sie für die Herausforderung „Kritikgespräch“ die folgenden Vorlagen.

Tipp: Konflikte thematisieren

Für den Umgang mit Konflikten am Arbeitsplatz empfehlen wir Ihnen die Handbuch-Kapitel Mitarbeitergespräche führen und Konfliktmanagement.