EinkaufMethodenentwicklung und Qualitätssicherung bei Einkaufsprozessen

Obwohl in den meisten Unternehmen die wichtigsten Einkaufsmethoden bekannt und mehr oder weniger detailliert dokumentiert sowie in den Richtlinien verankert sind, arbeiten viele Einkäufer nicht prozesskonform nach den definierten Methoden. Hierfür gibt es unterschiedliche Gründe. Das Tagesgeschäft verleitet die Einkäufer dazu, Prozesse abzukürzen beziehungsweise nur oberflächlich zu bearbeiten. Unterschiedliche Prozessinterpretationen oder auch mangelnde Motivation sind nur einige der möglichen Ursachen. Dazu kommt, dass viele Unternehmen mit der Vorgabe von Arbeitsprozessen und Methoden nur die Hälfte des Weges gehen, obwohl der zweite Teil, nämlich die Kontrolle der Einhaltung dieser Vorgaben, mindestens ebenso wichtig ist. Statt Konsequenz zu zeigen, stehen detailliert definierte Prozessschritte gut behütet im Aktenschrank der Einkaufsabteilungen.

Als Folge schwankt die Qualität der Arbeitsergebnisse von Einkäufer zu Einkäufer stark. Von diesen Schwankungen ist die gesamte Einkaufsabteilung betroffen, deren Ruf letztendlich von der Leistung jedes einzelnen Einkäufers abhängt. Es stellt sich also die Frage, wie ein hoher Mindestqualitätsstandard implementiert werden kann, so dass Einkaufs-und Unternehmensleitung sicher sein können, dass der Einkauf seinen Job gut macht.

Mit der Einführung von Methodenentwicklung und Qualitätssicherung als festem Bestandteil der Einkaufsabteilung kann diese Frage beantwortet werden. Die Aufgabe des Methodenentwicklers und Qualitätssicherers ist es, dem Team aus dem Einkauf für alle Kernprozesse des Einkaufs (strategischer Einkaufsprozess, Lieferantenmanagement sowie operativer Bestellprozess) das passende Werkzeug an die Hand zu geben, wie es in der folgenden Abbildung exemplarisch dargestellt wird.

© Höveler Holzmann Consulting

Der Methodenentwickler beziehungsweise Qualitätssicherer hat fundiertes Wissen und Praxiserfahrung im Einkauf und kennt die täglichen Abläufe und Probleme. Deshalb kann man von den von ihm entwickelten Lösungsansätzen praktische Umsetzbarkeit erwarten. Hierdurch steigt der Anreiz für die Einkäufer, sich an die vorgegebenen, einheitlichen Prozesse zu halten. Verstärkt wird dieser Effekt dadurch, dass der Methodenentwickler durch seine thematische Nähe ein direkter Ansprechpartner für die Einkäufer ist, an den sie sich mit Fragen zu den Vorgaben oder Anregungen für die Realisierung weiteren Optimierungspotenzials wenden können. Dies ist bei in Aktenordnern abgehefteten Richtlinien nicht der Fall. Deshalb bleibt es weiterhin die Hauptaufgabe des Methodenentwicklers beziehungsweise Qualitätsicherers, die Einhaltung der Vorgaben zu überprüfen und einzufordern.

Zur Gewährleistung einer effizienten und qualitativ hochwertigen Bearbeitung von Einkaufsaktivitäten über alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einkauf hinweg, müssen die drei Kernprozesse im Einkauf mit Methoden ausgekleidet werden. Im Sinne von „Kochrezepten“ unterstützt der Methodenentwickler die Einkaufsabteilung entlang des strategischen Einkaufsprozesses, des Lieferantenmanagements und des operativen Bestellprozesses durch die Auswahl passender Methoden und kann auf diese Weise sowohl die Arbeit des Teams erleichtern, als auch dessen Arbeitsqualität merklich steigern.

Der Methodenentwickler beginnt dabei seine Arbeit nicht jedes Mal aufs Neue. Für seine Arbeit schöpft er aus einem großen Pool bestehender Konzepte. Diese passt er dem Bedarf entsprechend an sein Unternehmen beziehungsweise sein Team an. Ebenso gibt es für die Kontrolle der Einhaltung der vorgegebenen Methoden kein pauschales Vorgehen. Jedes Nicht-Einhalten einer Vorgabe hat einen konkreten Grund, den zu finden die Aufgabe des Methodenentwicklers im Zuge der Qualitätssicherung ist. Hierzu hat er vielfältige Möglichkeiten. Denkbar ist beispielsweise eine regelmäßige „Sprechstunde“, bei der sich die Einkäufer sowohl untereinander als auch mit dem Methodenentwickler über Probleme bezüglich der Vorgaben austauschen. Für einen solchen Austausch sollte ein fester Zeitpunkt vorgegeben werden, sonst geht er in der Praxis leicht im Alltagsgeschäft unter.

Die Hauptaufgaben des Verantwortlichen für Methodenentwicklung und Qualitätssicherung bestehen darin, Methoden zu konzipieren und zu definieren, die je Kernprozess sowie Prozessschritt angewendet werden sollen. Zudem überprüft er kontinuierlich, dass die ausgewählten Methoden im Einkauf sinnvoll angewendet werden.

Entsprechend sieht das Anforderungsprofil an den Methodenentwickler beziehungsweise Qualitätssicherer im Einkauf wie folgt aus:

• Starke analytische und konzeptionelle Fähigkeiten
• Sehr gute Fähigkeit zur Entwicklung qualitativer und quantitativer Methoden
• Professionelle Excel- und Access-Kenntnisse
• Sehr gute Fähigkeit, Wissen zu vermitteln

Der strategische Einkaufsprozess sollte durch unterschiedliche Methoden entlang der einzelnen Prozessschritte flankiert werden: von der ABC-XYZ-Analyse zur Strukturierung des Bedarfs, über Methoden zur strukturierten Analyse von Einkaufsmärkten bis hin zum Einsatz von eSourcing-Tools zur Automatisierung von Ausschreibungen.

Ein passendes Beispiel für die Arbeit des Methodenentwicklers ist die Erfassung und Strukturierung technischer beziehungsweise qualitativer Daten von Artikeln einer Warengruppe in einer fest definierten Spezifikationsmatrix. Dies ist eine einfache und zugleich effektive Methode, um insbesondere in Warengruppen mit hoher Artikelvielfalt, wie etwa Verpackungen, die Spezifikationen systematisch zu erfassen. Die methodische Erfassung von Spezifikationsdaten ermöglicht es beispielsweise, das vollständige Einsparpotenzial durch die Hebel der Lieferantenkreiserweiterung und der Volumenbündelung zu realisieren, da spezielle Anforderungen oder Gemeinsamkeiten einzelner Artikel aufgrund der guten Übersichtlichkeit schneller erkannt werden.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass die Spezifikationsdaten verschiedener Waren(unter)gruppen auf vollkommen unterschiedliche Art dokumentiert sind. Oft nutzt jede der zuständigen Personen ein eigenes, historisch gewachsenes Arbeitskonzept. So werden die Spezifikationen einiger Artikel in Excel-Dateien festgehalten, andere werden handschriftlich auf Zettel notiert, und wieder andere Daten sind gar nicht dokumentiert. Die Vorgabe einer Spezifikationsmatrix, die für jede Warengruppe einen ähnlichen und wiedererkennbaren Aufbau hat, kann die Weitergabe von Spezifikationen deshalb deutlich erleichtern. Eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter findet sich in der Struktur schnell zurecht und muss sich benötigte Informationen bezüglich der Spezifikationen nicht mühsam zusammensuchen. Ebenso kann ein größerer Kreis von Lieferanten in Ausschreibungen angesprochen werden, da eine vollständig gepflegte Spezifikationsmatrix den Versand von Mustern ersetzt und so keine Kosten oder zusätzliche Arbeit entstehen.

Die beschriebene Spezifikationsmatrix ist eine einfache und zugleich hocheffiziente Methode zur Spezifikationspflege und –erhebung. Sie bildet jedoch nur eines von zahlreichen Beispielen, wie Methoden entlang des strategischen Einkaufsprozesses den Job des Einkäufers erleichtern und zugleich die Arbeitsqualität im Einkauf sicherstellen.