EinkaufSparpotenziale durch Einkaufsvolumenanalyse erkennen

Der Schlüssel für eine effiziente Priorisierung der Warengruppen ist eine Analyse des gesamten Einkaufsvolumens. Die wichtigsten Informationen für die Analyse werden durch die Beantwortung der sieben W-Fragen des Einkaufs für das gesamte Einkaufsvolumen erfasst: Wer kauft was von wem zu welchem Preis in welcher Menge über welchen Prozess wann?. Auf Basis dieser Informationen können alle hier beschriebenen Schritte durchgeführt und kurzfristig Einsparungen erzielt werden. Es bietet sich an, die Einkaufsvolumenanalyse zur Priorisierung von Warengruppen in drei Prozessschritte zu gliedern:

• Erstellen einer ABC-Analyse

• Erfassung von Indikatoren für Einsparpotenzial

• Aufbau einer zweidimensionalen Matrix

Mit der ABC-Analyse wird jede Warengruppe in eine Gruppe A, B oder C eingeteilt. Dazu werden alle Warengruppen absteigend nach der Höhe ihres Einkaufsvolumens sortiert. Die Warengruppen, die in den Top-80 Prozent des Einkaufsvolumens liegen, werden in die Gruppe A eingeordnet. Gruppe B beinhaltet die Warengruppen, die in den Top-95 Prozent des Einkaufsvolumens und nicht in Gruppe A liegen. Alle anderen Warengruppen werden der Gruppe C zugeteilt. Die Grenzen 80 Prozent und 95 Prozent sind nicht festgeschrieben und können flexibel dem jeweiligen Bedarf angepasst werden. Für alle A-Warengruppen werden die nächsten beiden Prozessschritte durchgeführt.

Für eine klare Priorisierung aller Warengruppen wird im zweiten Prozessschritt zur weiteren Betrachtung jede A-Warengruppe einer 2x2-Matrix zugewiesen:

• Hohe Priorisierung
• Normale Priorisierung

• Niedrige Priorisierung

• Keine Priorisierung
  

Durch die zwei Kategorien „Einkaufsvolumen“ und „Anzahl der Indikatoren für Einsparpotenzial“ wird entschieden, welcher Warengruppe welches Feld zugewiesen wird. Die A-Warengruppen werden in sich noch einmal nach A-Warengruppen mit besonders hohem und niedrigem Einkaufsvolumen unterteilt. Dafür wird der Durchschnitt der Einkaufsvolumina aller A-Warengruppen gebildet. Dieser Durchschnitt markiert die Grenze, an der sich entscheidet, welche Warengruppe als Warengruppe mit hohem oder niedrigem Einkaufsvolumen bewertet wird.

Falls sich herausstellt, dass nur sehr wenige Warengruppen oberhalb der Grenze liegen, weil es einige wenige sehr dominante Warengruppen gibt, kann diese umfangreiche Warengruppe aus der Analyse herausgenommen und getrennt betrachtet oder die Durchschnittsgrenze etwas nach unten verlagert werden.

Um eine Priorisierung von Warengruppen für die weitere Betrachtung nicht nur vom Einkaufsvolumen abhängig zu machen, wird zu jeder Analysedimension (sieben W-Fragen) die Warengruppe hinsichtlich der Indikatoren für Einsparpotenzial analysiert. Die Fragen können an das jeweilige Unternehmen angepasst werden.

So könnte beispielsweise die Frage „Wer?“ – wenn es um ein großes Unternehmen geht – umformuliert werden zu: „Welche Warengruppen werden von mehr als fünf Abteilungen eingekauft?“ Oder: „Welche Warengruppen werden von mehr als zwei Abteilungen eingekauft?“ – wenn nur wenige Abteilungen für den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen überhaupt in Frage kommen. Die Analysedimensionen mit ausformulierten Fragen im Einzelnen:

Wer?

Übernehmen mehrere Abteilungen strategische Einkaufsaufgaben (zum Beispiel Verhandlungen)?

… kauft was?

Kann in der Warengruppe ein Lieferanten- oder Spezifikationswechsel vorgenommen werden?

… von wem?

Wird die Warengruppe von vielen verschiedenen Lieferanten beliefert?

… zu welchem Preis?

Hat die Warengruppe schwankende Preise, deren Berechnung nicht an einem objektiven Index hängt?

… in welcher Menge?

Wird die Warengruppe sehr häufig und in kleinen Bestellmengen bestellt?

… über welchen Prozess?

Ist der Bestellprozess der Warengruppe automatisiert?

… wann?

Gibt es in der Warengruppe „heiße“ Phasen, in denen besonders oft und viel bestellt wird? Oder: Erfolgte die letzte Ausschreibung vor mehr als einem Jahr?

Alle Warengruppen aus Gruppe A der ABC-Analyse werden anhand der aufgelisteten Analysedimensionen jeweils mit einer 1 (= Ja) oder 0 (= Nein) bewertet, abhängig davon, ob die Frage zutrifft oder nicht. Das Ergebnis ist die kumulierte Anzahl der Indikatoren für das Einsparpotenzial. Die Spanne der mit Ja beantworteten Fragen reicht von null (keine Frage mit Ja beantwortet) bis sieben (alle Fragen mit Ja beantwortet) und kann auf einer Achse für jede Warengruppe aufgezeichnet werden.

Wie bei der Einkaufsvolumen-Achse wird eine Grenze definiert, ab wann eine Warengruppe in der Kategorie „Anzahl Indikatoren“ als hoch bewertet wird. Zur Abgrenzung wird der Durchschnitt aus null und sieben gebildet. Eine Warengruppe mit höchstens drei Indikatoren wird also als niedrig und eine Warengruppe mit mindestens vier Indikatoren als hoch bewertet.

Damit kann nun jede A-Warengruppe auf der Einkaufsvolumen-Achse und der Anzahl-Indikatoren-Achse abgebildet werden. Die Kombination beider Achsen ergibt eine Matrix, in die jede Warengruppe eingeordnet werden kann.

Anhand der Zuordnung jeder Warengruppe zu zwei Kategorien (Einkaufsvolumen und Anzahl Indikatoren) können Warengruppen für die Identifizierung von Einsparpotenzialen in vier verschiedene Felder kategorisiert und somit für die weitere Betrachtung priorisiert werden, beginnend mit den Warengruppen in Feld Eins bis weiter zum Ende mit den Warengruppen in Feld vier.

Warengruppe Eins hat zum Beispiel wegen des hohen Einkaufsvolumens und der hohen Anzahl von Indikatoren, die auf verborgenes Einsparpotenzial schließen lassen, eine hohe Priorisierung. Eine normale Priorisierung hat Warengruppe Sieben trotz geringem Einkaufsvolumen, da die Anzahl der Indikatoren hoch ist. Im dritten Feld sind Warengruppen mit niedriger Priorisierung zu sehen, zum Beispiel Warengruppe Sechs. Diese Warengruppe hat zwar ein hohes Einkaufsvolumen jedoch eine niedrige Anzahl Indikatoren. Wenn personelle Ressourcen vorhanden sind, lohnt sich auch ein Blick auf diese Warengruppe. Die Warengruppen in Feld Vier „Keine Priorisierung“ sollten aufgrund von geringem Einkaufsvolumen und einer geringen Anzahl Indikatoren als letzte aller A-Warengruppen betrachtet werden.

Warengruppen können durch einfache Einkaufsvolumenanalysen für eine weitere Betrachtung zur Identifizierung von Einsparpotenzialen priorisiert werden. Durch die Analysen schafft es der Einkauf auch mit begrenzten personellen Kapazitäten, die richtigen Warengruppen für Konditionsoptimierungen anzugehen, Einsparungen durchzusetzen und seinen Platz am Markt dauerhaft zu stabilisieren und auszubauen.