GesprächsführungAuf kritische Äußerungen im Meeting souverän reagieren
Mitarbeitende sind schnell verunsichert, wenn auf ihre Aussagen im Meeting kritische Fragen und Kommentare kommen – vor allem dann, wenn auch Vorgesetzte anwesend sind.
Insbesondere Personen, denen es eher schwerfällt, in Gruppen das Wort zu ergreifen, geraten dann schnell in Stress und fühlen sich in die Defensive gedrängt und unter Druck gesetzt.
Deshalb finden Sie im Folgenden einige Strategien und Techniken, die Ihnen helfen,
- in solchen Situationen gelassen und innerlich ruhig zu bleiben und
- souverän auf die oft als Angriffe empfundenen Aussagen zu reagieren.
Konkretisierungsfragen: Sachlich statt emotional debattieren
Mit Konkretisierungsfragen können Sie emotional werdende Gespräche von der Gefühlsebene auf eine faktenbasierte, sachliche Ebene zurückführen. Speziell Aussagen, die solche Worte wie „immer“, „stets“ oder „nie“ enthalten, werden oft als Angriff empfunden und provozieren Widerspruch.
Ähnliches gilt für Sätze, die solche vagen Eigenschaftswörter wie „chaotisch“, „planlos“, „unpraktisch“ oder „realitätsfern“ enthalten. Denn: Sie sind unkonkret, lassen viel Interpretationsspielraum zu und führen deshalb schnell zu Missverständnissen.
Angenommen, ein Kollege reagiert auf eine Aussage von Ihnen so:
„Sie kennen ja die Fakten nicht!“ oder „Die Analysen von Ihnen sind immer unvollständig!“
Dann können Sie mit einer Konkretisierungsfrage, die nach Beispielen, Daten oder konkreten Situationen fragt, erkunden, worauf sich diese Pauschalaussage Ihres Kollegen tatsächlich bezieht.
So bringen Sie das Gespräch wieder auf eine sachliche Ebene und machen aus vagen Behauptungen und subjektiven Meinungsäußerungen überprüfbare Aussagen. Das bewirkt bei Ihnen ein besseres Verständnis der Kritik und verschafft Ihnen eine Grundlage, um konstruktiv zu reagieren, statt sich in Rechtfertigungen zu ergehen.
Die folgenden Konkretisierungsfragen passen fast immer:
Allgemeine Konkretisierungsfragen:
- „Was veranlasst Sie zu dieser Aussage?“
- „Worauf stützt sich Ihr Eindruck, dass …?“
- „Wie sind Sie zu dieser Einschätzung gelangt?“
- „Was bringt Sie dazu, dies so zu bewerten?“
Fragen nach konkreten Beispielen:
- „Können Sie mir ein Beispiel hierfür nennen?“
- „Konkretisieren Sie dies bitte für mein Verständnis!“
Fragen zur Klärung von Begriffen:
- „Was meinen Sie genau mit … (unfair, chaotisch …)?“
- „Worin zeigt sich für Sie ein ‚chaotisches Verhalten‘?“
Fragen zur gewünschten Veränderung:
- „Wie sollte es aus Ihrer Warte sein?“
- „Was genau würden Sie vorschlagen?“
Stellen Sie offene Fragen, also solche, die man nicht mit „ja“ oder „nein“ beantworten kann.
Vermeiden Sie Suggestivfragen, in denen Sie dem Gegenüber bereits eine Antwort vorgeben.
Vermeiden Sie auch Warum-Fragen, da sie oft eine defensive Haltung des Gegenübers bewirken und eine Auseinandersetzung mit dem Thema blockieren.
Zielführender sind Fragen mit „Wozu …?“, „Was …?“ oder „Wie kommt es dazu, dass …?“. Sie fördern eine lösungsorientierte Reflexion.
Pacing and Leading: kritische Stimmen einfangen und das Gespräch führen
Kritische Bemerkungen und Reaktionen auf Äußerungen in Meetings verursachen oft Stress, speziell bei Personen, die es eher Überwindung kostet, ihre Meinung oder Bedenken in einer Gruppe zu äußern.
Die zweistufige Technik des Pacing and Leading hilft ihnen, in solchen Situationen weder in ein Schweigen zu verfallen noch sofort eine Verteidigungshaltung einzunehmen. Stattdessen bewahren Sie die innere Ruhe und führen das Gespräch souverän fort.
Beim Pacing greifen Sie zunächst einen Teil der Aussage oder Wahrnehmung der anderen Person auf und zeigen damit, dass Sie ihre Perspektive gehört und verstanden haben, ohne dieser automatisch in allen Aspekten zuzustimmen. Dadurch sinkt der Widerstand, und die Gesprächsbasis wird entspannter.
Beim Leading führen Sie das Gespräch im nächsten Schritt bewusst in die Richtung, die Sie wünschen: also hin zu den Fakten, Lösungen oder nächsten Schritten.
In der Kombination mit Konkretisierungsfragen entsteht so eine elegante Doppelstrategie: Erst nehmen Sie die Spannung aus der Situation, dann lenken Sie das Gespräch in konstruktive Bahnen.
So gehen Sie vor:
Schritt 1: Pacing
Ziel: Rapport herstellen, das Gegenüber fühlt sich verstanden.
Technik: Aspekte der Aussage oder Sichtweise des Gegenübers kurz bestätigen oder wiederholen, ohne Zustimmung zur gesamten Kritik.
Beispiele:
„Ich verstehe, dass Ihnen die Prognose im Moment zu optimistisch erscheint …“
„Sie haben recht, die Zahlen für das zweite Quartal waren unter Plan …“
Schritt 2: Leading
Ziel: Das Gespräch in die gewünschte Richtung lenken (zum Beispiel Faktenanalyse, Lösungsorientierung, nächste Schritte).
Technik: Nach dem Pacing sofort die eigene Botschaft platzieren.
Beispiele:
„… und genau deshalb habe ich hier die Sensitivitätsanalyse vorbereitet.“
„… und deshalb schlage ich vor, dass wir die drei größten Kostentreiber genauer prüfen.“
Schritt 1 und 2 kombiniert
Pacing and Leading in einem:
„Ich verstehe, dass Ihnen der Aufwand hoch erscheint, und gleichzeitig zeigen die Projektdaten, dass wir damit langfristig Kosten sparen.“
„Ich sehe, dass … – und deshalb …“
Weitere Gesprächstechniken für einen souveränen Auftritt
Neben den Konkretisierungsfragen und dem Pacing and Leading können Sie weitere Gesprächstechniken nutzen, um auch in angespannten Situationen ruhig und entspannt zu bleiben sowie professionell und souverän zu reagieren.
Metakommunikation: über den Gesprächsprozess sprechen
Wenn in Gesprächen der Ton kritisch oder die Dynamik schwierig wird, thematisieren Sie dies und schlagen Sie eine Änderung des Gesprächs vor.
Beispiele:
„Ich merke, dass gerade viele kritische Punkte aufkommen. Wollen wir sie der Reihe nach besprechen, damit wir für jeden eine Lösung finden?“
„Lassen Sie uns klären, worauf wir uns heute fokussieren wollen.“
Sich Zeit verschaffen und Ruhe ins Gespräch bringen
Nutzen und schaffen Sie kleine Pausen, um Ihre Gedanken zu sortieren und souverän zu antworten.
Beispiele:
„Das ist ein wichtiger Punkt. Ich schaue kurz in die Zahlen.“
„Lassen Sie mich die Daten aus dem letzten Quartal kurz heranziehen, bevor ich antworte.“
Schritt-für-Schritt-Technik: Kritik in kleine Teile zerlegen
Zerlegen Sie pauschale Aussagen in einzelne Aspekte, um gezielter darauf eingehen zu können.
Beispiele:
„Sie sprechen drei Punkte an. Mit welchem möchten Sie beginnen?“
„Lassen Sie uns zuerst den Umsatz, dann die Kosten und zuletzt die Investitionen betrachten.“
„Ja, und …“-Technik: Zustimmung mit Erweiterung
Ersetzen Sie das abwehrende „Ja, aber …“ durch ein „Ja, und …“ und fügen Sie Ihre Sicht hinzu.
Beispiele:
„Ja, das ist ein hoher Wert und gleichzeitig zeigt der Vergleich mit dem Vorjahr, dass wir deutlich effizienter wurden.“
„Ja, dieses Risiko besteht, und genau deshalb haben wir einen Plan B vorbereitet.“
Das souveräne Reagieren einüben und trainieren
Üben Sie die genannten Techniken in der Alltagskommunikation und im privaten Kreis, damit Sie in ihrer Anwendung eine gewisse Routine und Souveränität erlangen. So werden Sie künftig in Meetings auf kritische Bemerkungen nicht nur gelassener reagieren, es werden auch weniger Konflikte entstehen.
Und Sie werden anschließend häufiger das Gefühl haben: Das Meeting ist so gelaufen, wie ich es gewünscht habe.
Dadurch steigt wiederum Ihr Mut, in Meetings Dinge zu äußern, von denen Sie vermuten, dass diese zu kritischen Bemerkungen oder unerwünschten Reaktionen führen könnten. Denn Sie wissen ja: Ich kann hierauf souverän reagieren.
