KommunikationMeetings in Japan im virtuellen Raum meistern

In Japan sind der persönliche Kontakt und das wechselseitige Kennenlernen das A und O für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen. Bis zum Ausbruch der Corona-Pandemie hieß es sogar: Mit Japanerinnen und Japanern ist keine Kooperation möglich, ohne dass man sich zuvor trifft und gemeinsam wenigstens einmal etwas trinkt.

Wie in vielen asiatischen Staaten rangiert in Japan der Aufbau von Vertrauen vor dem eigentlichen Geschäftsanliegen. Oder anders formuliert: Wenn man sich nicht kennt, kann man aus japanischer Sicht nicht zusammenarbeiten. Dieser notwendige erste Schritt ist jedoch erschwert, wenn man nur per E-Mail, per Telefon oder im Online-Meeting miteinander kommunizieren kann.

Viele Unternehmen beklagen, wie schwierig es zurzeit ist, mit japanischen Geschäftspartnern zusammenzuarbeiten. Deshalb hier einige Tipps, wie Sie die virtuelle Kommunikation und Kooperation verbessern können.

Dabei lautet die Maxime: Erlaubt ist alles, was dem gegenseitigen Kennenlernen und dem Vertrauensaufbau dient!

Tipp 1: Seien Sie zuverlässig

Wie im Umgang mit hiesigen Geschäftspartnern gilt auch für den Kontakt mit Japanerinnen und Japanern: Zuverlässigkeit ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. Halten Sie also unbedingt ein, was gemeinsam besprochen und was Sie zugesagt haben.

Tipp 2: Lernen Sie sich gegenseitig kennen

Suchen Sie nach Möglichkeiten, sich virtuell (besser) kennenzulernen. Schreiben Sie zum Beispiel in E-Mails auch mal etwas Persönliches – was Sie am Wochenende gemacht haben oder etwas über Ihre Familie und Hobbys. Suchen Sie nach Gemeinsamkeiten mit Ihren (potenziellen) Partnerinnen und Partnern, denn Gemeinsamkeiten verbinden.

Tipp 3: Planen Sie Extra-Meetings ein

Planen Sie in die Online-Kommunikation Extra-Meetings fürs „Socializing“ ein. Einige Beispiele, die man gemeinsam vor dem Monitor durchführen kann:

• ein Bier oder einen Tee trinken
• die eigene Region vorstellen
• über heimische Bräuche und Feste sprechen

„Socializing Meetings“ sind wahre Booster für jede Geschäftsbeziehung und Sie werden merken: Danach läuft die Kooperation besser. Auch der Umgang mit kritischen Themen wird einfacher. Solche „Socializing Meetings“ sind nicht bei jeder Geschäftsbeziehung möglich. Doch wenn Sie eine Möglichkeit hierzu haben, nutzen Sie diese.

Tipp 4: Verschenken Sie Kleinigkeiten

Schicken Sie kleine Geschenke nach Japan – zum Beispiel Schokolade oder Kekse. Japan hat eine ausgeprägte Geschenkkultur. Gegenseitige Geschenke zeigen Wertschätzung füreinander und stärken die persönliche Beziehung und somit die Geschäftsbeziehung.

Tipp 5: Schalten Sie die Videokamera bei Online-Meetings an

Auch so lernt man sich kennen. Achten Sie auf die Mimik und Gestik Ihres japanischen Gegenübers. Dies hilft Ihnen mittelfristig, Ihr Gegenüber schneller und besser zu verstehen. Eine der häufigsten Herausforderungen für Europäer bei der Kooperation mit Japanerinnen und Japanern ist: Sie können nur schwer einschätzen, ob ihrem Gegenüber etwas gefällt. Durch das Studieren von Mimik und Gestik entwickeln Sie ein Gespür hierfür.

Tipp 6: Seien Sie vorsichtig bei der E-Mail-Korrespondenz

Der deutschsprachige Raum ist weltweit dafür bekannt, eine sehr direkte Kommunikation zu präferieren – speziell in E-Mails. In Japan wird jedoch auch im beruflichen Umfeld eher indirekt kommuniziert. Es gibt kein klares „Ja“ und kein eindeutiges „Nein“, sondern viele Zwischentöne, die es richtig zu interpretieren gilt.

Gerade bei negativen Botschaften wie „Wir können nicht liefern“ oder „Der Informationsfluss ist schlecht“ ist es wichtig, diese höflicher und indirekter zu formulieren als in der DACH-Region üblich. Verpacken Sie Ihr Anliegen entsprechend, denn: Mit – aus ihrer Sicht – freundlichen Personen arbeiten nicht nur Japaner lieber zusammen als mit schroffen, unfreundlichen Menschen.

Tipp 7: Achten Sie auf die Uhrzeit

Viele Menschen aus Japan erachten es als ihre Pflicht, E-Mails gleich zu beantworten. Versenden Sie Ihre E-Mails nach Japan deshalb möglichst vormittags. Ansonsten bearbeiten ihre Partnerinnen und Partnern noch um 22 Uhr japanischer Zeit Ihre Anliegen. Geht dies nicht, terminieren Sie Ihre Mails mit dem Autosender so, dass Ihr Gegenüber die Nachricht erst am nächsten Tag um 8 Uhr Ortszeit erhält.

Und noch ein wichtiger Hinweis zum Schluss: Haben Sie Geduld!

Entscheidungen dauern in Japan gefühlt ewig, da vieles im großen Kreis und nur im Konsens entschieden wird. Drängeln Sie deshalb ihre japanischen Geschäftspartner bitte nicht. Sonst erzeugen Sie bei ihnen innere Widerstände gegen Sie als Partnerin oder Partner. Ungeduld ist weder während interkultureller Meetings noch im Schriftverkehr angebracht.