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Neue Mitarbeiter einarbeitenDie Inhalte eines Einarbeitungsplans

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist eine wichtige und kritische Phase. Ein Einarbeitungsplan hilft, diese Phase des Arbeitsverhältnisses vorzubereiten und zu begleiten.

Wenn neue Mitarbeiter gleich in ihrer ersten Zeit im Unternehmen Wertschätzung erfahren und erleben, dass man sich um sie kümmert, dann wird sie das motivieren, sich dauerhaft zu engagieren und ihr Bestes zu geben. Auch aus der Sicht des Unternehmens ist die Einarbeitung eine Schlüsselphase. Möglichst früh können den neuen Mitarbeitern die Erwartungen an sie und das erforderliche Know-how vermittelt werden, damit sie so rasch wie möglich ihre volle Arbeitsleistung erreichen. Denn: Nicht nur eine mögliche Fluktuation ist teuer, sondern auch die Kosten fürs Recruiting, also Ausschreibung einer Stelle, Auswahlverfahren, Einstellungsgespräche und Einarbeitung. Sie werden allgemein auf zwischen 25.000 und 75.000 Euro geschätzt.

Die Schwerpunkte eines Einarbeitungsplans

Damit eine Einarbeitung strukturiert ablaufen kann, muss sie geplant werden. Einarbeitung ist grundsätzlich ein wiederkehrender Vorgang und kann durch eine Arbeitsvorlage in der Form eines standardisierten Einarbeitungsplanes unterstützt werden. Das spart bei jeder neuen Einarbeitung Kopfarbeit und Zeit und vermeidet, dass etwas Wesentliches vergessen wird. Fünf unverzichtbare Schwerpunkte sollte ein guter Einarbeitungsplan enthalten:

  1. Vorbereitung und Begrüßung
  2. Informationsübergabe
  3. Praktische Einarbeitung
  4. Begleitung durch den Vorgesetzten
  5. Übernahmeentscheidung

Vorbereitung und Begrüßung

Der erste Eindruck, den neue Mitarbeiter vom Unternehmen haben, bleibt ihnen immer in Erinnerung. Deshalb wäre es fatal, als Unternehmen keinen Einarbeitungsplan zu haben. Wenn neue Mitarbeiter dann am ersten Arbeitstag nicht erwartet werden, am Empfang niemand Bescheid weiß, der Vorgesetzte außer Haus ist und auch der Rest der neuen Kolleginnen und Kollegen gerade mit dringenden Aufgaben beschäftigt ist, gibt das kein gutes Bild des Unternehmens ab und neue Mitarbeiter kommen sich unerwünscht und überflüssig vor.

Wichtig ist, dass neue Mitarbeiter am ersten Tag von einem Paten als zuständigem Hauptansprechpartner vom Empfang abgeholt werden. Dieser Ansprechpartner sollte den ganzen Tag für sie da sein, sie zu ihrem vorbereiteten Arbeitsplatz führen und später dann auch dem direkten Vorgesetzten vorstellen. Dieser sollte freundliche und herzliche Worte der Begrüßung finden: „Schön, dass Sie da sind. Wir freuen uns alle auf Sie.“ Eine solche Begrüßung wird nachhaltig positive Gefühle bei neuen Mitarbeitern erzeugen.

In einem gut organisierten Unternehmen wird ein Einarbeitungsplan immer im Vorfeld erstellt. Darin ist festgelegt, wer der Pate ist, wer den Arbeitsplatz inklusive Rechner mit Zugangsdaten und Passwörtern rechtzeitig einrichtet und dass der Vorgesetzte Zeit für die Begrüßung hat. Im Einarbeitungsplan wird außerdem festgelegt, dass nach der ersten Begrüßung der Vorgesetzte oder zumindest der Pate die neuen Mitarbeiter ihren zukünftigen Kollegen, Prozesspartnern, Kunden und auch dem übergeordneten Chef persönlich vorstellt. Das fördert und beschleunigt den Aufbau der notwendigen Arbeitskontakte.

Informationsübergabe

Wie viel von den eingespielten Abläufen dokumentiert ist, hängt vorwiegend von der Größe eines Unternehmens ab. Erhalten neue Mitarbeiter jedoch von Paten oder anderen Kolleginnen oder Kollegen am ersten Tag alle bereits dokumentierten Informationen, die in irgendeinem Zusammenhang mit ihren direkten oder organisatorischen Aufgaben stehen, erhöht das die Effizienz der Einarbeitung.

Neue Mitarbeiter erhalten so Hinweise, wie im Unternehmen gearbeitet wird, und müssen andere weniger oft durch Fragen von der Arbeit abhalten. Neben Papierdokumenten können das auch wichtige Links auf eine gegebenenfalls vorhandene Intranet-Plattform oder Verzeichnisstruktur der Abteilungsverzeichnisse auf dem Server sein.

Relevant sind aber auch nicht dokumentierte Abläufe und Gepflogenheiten. Im Einarbeitungsplan wird festgehalten, welche Teamkollegin oder welcher Teamkollege am geeignetsten ist, diese speziellen Themen zu vermitteln. Das kann die Arbeitssicherheitseinweisung, die Kleiderordnung oder die Nutzung der Kaffeeküche sein.

Praktische Einarbeitung

Wenn neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag eintreffen, sind ihre Vorgänger in der Regel nicht mehr am Arbeitsplatz, um die neuen Mitarbeiter einzuarbeiten. Möglicherweise bekleidet aber ein Kollege oder der Pate selbst eine ähnliche Funktion und kann die wichtigsten Abläufe und IT-Programme anhand aktueller Aufgaben erklären. Eventuell sind auch Schulungen in speziellen IT-Anwendungen erforderlich.

Empfehlenswert sind Gespräche mit Prozesspartnern oder internen Kunden, die auf die Zusammenarbeit mit den neuen Mitarbeitern beziehungsweise auf deren Ergebnisse angewiesen sind. Im Gespräch können sie ihre Erwartungen an die zukünftige Zusammenarbeit äußern. Gleichzeitig lernen sich neue und alte Mitarbeiter dabei ein wenig kennen.

Begleitung durch den Vorgesetzten

Einarbeitung ist Chefsache. Es ist nicht damit getan, einen Bewerber ausgesucht und unter Vertrag genommen zu haben. Wenn der Vorgesetzte zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses eine Orientierung gibt, wird das das Bild der neuen Mitarbeiter vom Unternehmen prägen und sich positiv auf deren Einsatz auswirken. Orientierungpunkte sind:

  • Wie sieht der Vorgesetzte die Funktion?

  • Was sind erfolgskritische Ergebnisse, die bei Fehlern zu Beanstandungen führen könnten?

  • Was ist der Beitrag der Funktion zum Abteilungsergebnis?

  • Wie fügt sich die Abteilung in das Unternehmen ein?

  • Was bedeuten die Abteilungsergebnisse für das Unternehmen?

Der Vorgesetzte sollte zwei bis drei wichtige Meilensteine mit Ergebnissen und Terminen für die Einarbeitung vorgeben. Zu diesen Terminen führt er dann Orientierungsgespräche mit den neuen Mitarbeitern.

Übernahmeentscheidung

Eine Einarbeitung ist auch eine Bewährungszeit für neue Mitarbeiter. In der Regel wird im Arbeitsvertrag eine Probezeit von maximal sechs Monaten mit verkürzter Kündigungsfrist von zwei Wochen für beide Seiten vereinbart. Daher ist das Ende der Probezeit ein natürlicher Meilenstein im Einarbeitungsplan.

Kurz vor dem Ende der Probezeit wird der Vorgesetzte über den Verbleib der neuen Mitarbeiter entscheiden müssen. Wichtig ist, dass er dabei nicht nur seine eigenen Beobachtungen, sondern auch die des Paten, von Kollegen, Prozesspartnern und Kunden einbezieht. Erfahrungsgemäß kommt es aber nur selten vor, dass man sich nach einem sorgfältigen Bewerberauswahlverfahren in Bewerbern so getäuscht hat, um sich wieder von ihnen trennen zu müssen. Damit neue Mitarbeiter vor dem Ende der Probezeit rechtzeitig erfahren, wie ihre Leistung wahrgenommen wird und ob sie übernommen werden, führt der Vorgesetzte mit ihnen auch zu diesem Zeitpunkt ein Orientierungsgespräch.

Fazit

Ein Einarbeitungsplan ist eine große Hilfe, um die wichtige Schlüsselphase des Beschäftigungsverhältnisses vorzubereiten und zu begleiten. Durch ihn werden alle wichtigen Bezugspersonen an der Einarbeitung beteiligt. So erwerben neue Mitarbeiter rasch Souveränität in ihrer Funktion, kommen schnell zu Erfolgen und arbeiten zur Zufriedenheit ihres Vorgesetzten.

Dazu im Management-Handbuch

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