PersonalbeschaffungProbearbeitstag organisieren – worauf Unternehmen achten sollten

Wie organisieren Unternehmen einen Probearbeitstag? Welche rechtlichen Stolpersteine sollten Verantwortliche kennen? Und wie lernt man Bewerberinnen und Bewerber näher kennen? Kann man sie gezielt testen? Tipps und Hinweise zur Gestaltung eines Probearbeitstages, von dem beide Seiten profitieren. Außerdem: Wie lange Sie mit der Zu- und Absage warten sollten.

Einen Probearbeitstag organisieren Personalverantwortliche oder Führungskräfte, um Bewerberinnen und Bewerber kennenzulernen. Man klärt die Frage: War der positive Eindruck richtig, den wir beim Vorstellungsgespräch gewonnen haben?

Wer sich eine klare Antwort darauf wünscht, beachtet folgende Hinweise und Tipps für Unternehmen.

Wird das Probearbeiten bezahlt?

Generell müssen Sie Bewerberinnen und Bewerber nicht für das Probearbeiten bezahlen. Viele Unternehmen drücken ihre Wertschätzung dennoch in Form einer Aufwandsentschädigung aus. Meistens handelt es sich um Beträge zwischen 50 und 100 EUR pro Tag. Damit sind etwa Fahrtkosten und die Kosten für Verpflegung abgegolten.

Wenn Sie eine Aufwandsentschädigung zahlen möchten, halten Sie dieses Angebot schriftlich fest. Weisen Sie darauf hin, dass es sich nicht um eine Vergütung für die Arbeitsleistung handelt, sondern lediglich um eine Aufwandsentschädigung – ohne rechtlichen Anspruch.

Beachten Sie: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden gesetzlich vor Ausbeutung geschützt. Müssen sie während des Probearbeitens (zu) viel leisten, können sie eine Entlohnung einklagen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es einen Vertrag gibt oder nicht.

Tipp

Stillschweigenden Abschluss eines Arbeitsvertrags vermeiden

Ein Arbeitsvertrag kann auch stillschweigend zustande kommen. Ist das vom Unternehmen nicht gewünscht, müssen Sie vermeiden, dass mit der Probearbeit einer der folgenden Fälle eintritt:

  • Aufgaben werden von Bewerberinnen und Bewerbern vollständig allein ausgeführt.
  • Unternehmen bezahlen ein Gehalt.
  • Bewerberinnen und Bewerber werden über Wochen oder Monate beschäftigt.
  • Durch das Probearbeiten werden Gewinne erwirtschaftet.

Sind einer oder mehrere dieser Punkte erfüllt, kann daraus ein stillschweigender Vertragsabschluss resultieren und die Arbeit muss bezahlt werden. Ob dieser Fall eingetreten ist, entscheiden die Gerichte im Einzelfall.

Benötigt man einen Vertrag für das Probearbeiten?

Gesetzlich sind Verträge für das Probearbeiten nicht vorgeschrieben. Fixe Vereinbarungen wirken dennoch verbindlicher.

Halten Sie schriftlich fest:

  • persönliche Daten der Bewerberin oder des Bewerbers (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
  • Daten des Unternehmens (Ansprechpartner, Adresse, Kontaktdaten)
  • Ort, Beginn, Ende und Dauer des Probearbeitens
  • Höhe der Aufwandsentschädigung

Der Vertrag kann durch folgende Hinweise ergänzt werden:

  • „Der Bewerber ist nicht zu Arbeitsleistung verpflichtet.“
  • „Beide Partner können das Probearbeiten ohne Angabe von Gründen beenden – jederzeit.“
  • „Während des Probearbeitens gilt das Hausrecht des Unternehmens.“

Im Fall von rechtlichen Streitigkeiten bewerten Gerichte Ihre Handlungen und nicht den Vertragsinhalt. Halten Sie sich daher strikt an getroffene Vereinbarungen.

Sind Bewerber am Probearbeitstag versichert?

Bewerberinnen und Bewerber sollten eine private Haftpflichtversicherung nachweisen können. Diese greift, falls beim Probearbeiten Schäden entstehen. Beim Probearbeiten besteht generell keine Sozialversicherungspflicht.

Bei bezahltem Probearbeiten sind Bewerberinnen und Bewerber unfallversichert. Das hat das Bundessozialgericht entschieden im Urteil vom 20. August 2019 – B2U 1/18 R Wird keine wirtschaftlich wertvolle Arbeit erbracht, handelt es sich um einen Schnuppertag. In diesem Fall greift die Unfallversicherung nicht.

Wie kann man Bewerber beim Probearbeiten testen?

Überlegen Sie sich im Voraus, welche Kompetenzen und Eigenschaften Sie während des Probearbeitens testen möchten. Meistens geht es um:

  • theoretisches Wissen
  • praktische Erfahrung
  • Arbeitsweise (gründlich, schnell, präzise …)
  • Arbeitsmoral (fleißig, selbstständig …)
  • Belastbarkeit
  • Freundlichkeit, Benehmen, Aufgeschlossenheit
  • Passt er oder sie ins Team?
  • Ist er oder sie kritik- und konfliktfähig?

Überlegen Sie sich, in welchen Situationen die Kandidatin oder der Kandidat eigene Stärken präsentieren kann.

Beispiel: Bewerber beim Probearbeiten testen

Organisieren Sie Situationen, welche die Bewerberin oder den Bewerber vor eine Herausforderung stellen. Bitten Sie etwa Mitarbeitende, die betreffende Person zu kritisieren. Beobachten Sie genau, wie sie reagiert. Die Kritik ist:

  • freundlich
  • sachlich
  • gerechtfertigt
  • gemäßigt

Stellen Sie zudem in lockerer Gesprächsatmosphäre fachliche Fragen. Sie merken anhand von Antworten, Gegenfragen und Reaktionen, ob sich Personen auskennen oder nicht.

Wie bereiten sich Arbeitgeber auf das Probearbeiten vor?

Bereiten Sie sich einige Tage vor dem Probearbeitstag auf die Bewerberin oder den Bewerber vor:

  • Sind alle Personen am Probearbeitstag anwesend, welche die Bewerberin oder der Bewerber kennenlernen soll?
  • Ist der Probearbeitsplatz (Maschinen, PC-Arbeitsplätze …) einsatzbereit, sauber und verfügbar?
  • Jemand muss die Bewerberin oder den Bewerber betreuen, Fragen beantworten und die Einführung übernehmen. Eine zweite Person beobachtet, dokumentiert und unterstützt.
  • Wie verbringt die Bewerberin oder der Bewerber die Mittagspause (Verpflegung, Gesellschaft, Ort, Dauer)?
  • Das Team wird informiert und auf mögliche Rollen in „Test-Szenarien“ vorbereitet.

Wie wird ein Probearbeitstag zeitlich organisiert?

Folgender exemplarischer Zeitplan für den Probearbeitstag dient der Orientierung:

Morgens: Begrüßung, über den Betrieb sowie Arbeitsschutzmaßnahmen informieren. Danach folgt die Vorstellung des Teams und ein Rundgang durch das Unternehmen.

Vormittags: Stellen Sie die Produkte, Arbeitsabläufe und die Rollen der einzelnen Teams sowie Abteilungen vor. Zeigen Sie der Bewerberin oder dem Bewerber auch kurz jene Arbeitsbereiche, mit denen sie oder er eng zusammenarbeiten würde.

Mittags: Geben Sie der Bewerberin oder dem Bewerber anschließend bis zur Mittagspause Zeit, andere beim Arbeiten zu beobachten, Fragen zu stellen und selbst Teilaufgaben auszuführen. Erfahrene Kolleginnen und Kollegen demonstrieren Tätigkeiten, welche anschließend von den potenziell neuen Mitarbeitenden ausgeführt werden sollen.

Tipp

Mittagspause zum Kennenlernen nutzen

Die Mittagspause verbringen Sie am besten zusammen mit der Bewerberin oder dem Bewerber und dem Team. So lernen Sie sich von einer persönlicheren Seite kennen und können Soft Skills, etwa die Kommunikationsstärke, besser einschätzen.

Positiver Nebeneffekt: Das Team kann bei einem gemeinsamen Plausch einen ersten Eindruck von der Person gewinnen und sich eine eigene Meinung bilden.

Wie nach dem Probearbeiten für jemanden entscheiden?

Wie entscheidet man sich für die Richtige oder den Richtigen, wenn mehrere Personen einen Probearbeitstag absolviert haben?

Sie bewerten die Kandidatinnen und Kandidaten mindestens anhand der folgenden drei Kriterien-Blöcke:

  • fachliche Kompetenz, Erfahrung und Geschick im Umgang mit Werkzeugen, PC, Maschinen oder anderen Arbeitsgeräten
  • Sympathie und Soft Skills: Teamfähigkeit, Verhalten gegenüber Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzten
  • Einstellung zur Arbeit: Arbeitsweise, Arbeitsmoral, Motivation, Grad der Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben

Hören Sie nicht nur auf Ihr Bauchgefühl, sondern lassen Sie auch die Meinung des Teams und von Beobachtern einfließen. Um objektiv zu bleiben, machen Sie sich direkt am Probearbeitstag Notizen zur jeweiligen Bewerberin oder dem Bewerber. Schreiben Sie Positives und Negatives auf und was Ihnen sonst noch aufgefallen ist.

Am Ende besprechen Sie Ihre Beobachtungen mit dem Team.

Wann sagt man nach dem Probearbeitstag ab oder zu?

Ihre Wunschkandidatin oder Ihren Wunschkandidaten informieren Sie innerhalb der ersten Woche nach dem Probearbeitstag. Entscheiden Sie sich dann noch für eine „Ersatzkandidatin“ oder einen „Ersatzkandidaten“. Derjenige bekommt eine Chance, falls die „erste Wahl“ nicht auf Ihr Angebot eingeht.

Geben Sie der Wunschkandidatin oder dem Wunschkandidaten ein paar Tage Zeit, um sich zu entscheiden. So lange muss der „Ersatz“ noch warten. Kündigen Sie diese Wartezeit ausdrücklich an, um Nachfragen oder Frust zu vermeiden.

Achten Sie sowohl bei Zusagen als auch bei Absagen darauf, dass Sie sich zeitnah melden. Viele Beschäftigte bewerben sich nicht nur bei einem Unternehmen, sondern bei mehreren. Entscheidet sich ein Wettbewerber schneller, haben Sie das Talent eventuell verloren.

Es gilt als äußerst unhöflich, Bewerberinnen und Bewerber nach dem Probearbeiten warten zu lassen. Schließlich haben diese viel Zeit investiert und Ihre Wertschätzung verdient.

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