ProjektleitungWie Sie ein aussichtsloses Projekt ablehnen

Augen zu und durch? Das ist keine gute Strategie, wenn Sie als Projektleiter ein aussichtsloses Projekt starten sollen. Wie Sie den Auftraggeber dazu bringen, das Projekt aufzugeben.

Je verheißungsvoller das Vorhaben, desto blauäugiger scheinen die Beteiligten zu sein. Wunschdenken verdrängt den Realitätssinn und schnell wird ein Projekt aufgelegt, das kaum Aussicht auf Erfolg hat. Wenigstens einer sollte dann einen kühlen Kopf bewahren: der Projektleiter. An ihm liegt es jetzt, Argumente zu sammeln, die Diskussion zu versachlichen und so ein Fiasko zu verhindern.

Für eigene Werte eintreten

Manche Topmanager verhalten sich nach dem Motto „es kann nicht sein, was nicht sein darf“. Sie wollen einfach nicht akzeptieren, dass ein Projekt mit unrealistischen Vorgaben aufgelegt ist. Einer solchen Haltung ist nur schwer beizukommen. Sich nun – selbst als sehr erfahrener Projektleiter – nur auf sein Bauchgefühl zu berufen, dürfte den Auftraggeber kaum daran hindern, das aussichtslose Projekt durchzudrücken.

Doch wie reagieren? Generell hat sich die Regel bewährt, das „Nein“ mit einem „Ja“ zu etwas Größerem zu verbinden. Um es an einem Beispiel zu verdeutlichen: Die Mitglieder der Widerstandsgruppe Weiße Rose schafften es, Nein zu Hitler zu sagen, weil sie Ja zur Menschlichkeit sagten. Übertragen auf Ihre Situation als Projektleiter heißt das, dass Sie ein klares Nein zu einer krassen Fehlplanung glaubwürdig vertreten können, wenn Sie damit ein starkes Ja zu persönlichen Werten verbinden, zum Beispiel Zuverlässigkeit und Termintreue.

Das setzt natürlich voraus, über ein stabiles Wertesystem zu verfügen. Wenn Sie wissen, was Ihnen wichtig ist, kommt Ihnen das Nein so bestimmt über die Lippen, dass Widerspruch nur noch schwer möglich ist.

Eigene Einschätzung solide begründen

Um mit einem Nein gegenüber dem Management bestehen zu können, benötigen Sie Zahlen, Daten und Fakten. Sie müssen belegen und nachvollziehbar darstellen, warum dieses Projekt zum Scheitern verurteilt ist. Entscheidend ist es deshalb, das Gespräch sorgfältig vorzubereiten.

Versammeln Sie hierzu einige ausgewiesene Experten und besprechen Sie gemeinsam die Situation. Schätzen Sie möglichst präzise Aufwand, Kosten und Zeiten für das Projekt ab, erarbeiten Sie einen ersten groben Projektplan und führen Sie eine detaillierte Risikoanalyse durch.

So vorbereitet können Sie selbstbewusst vor Ihren Auftraggeber treten. Achten Sie jedoch darauf, keine verbrannte Erde zu hinterlassen – bekanntlich sieht man sich immer zweimal im Leben. Bewahren Sie deshalb einen kühlen Kopf und gehen Sie bei Ihrem Nein behutsam vor. Legen Sie nicht nur dar, warum das Projekt zu scheitern droht, sondern beschreiben Sie auch die Bedingungen, unter denen sich das Vorhaben Ihrer Ansicht nach erfolgreich umsetzen ließe. Sollte der Auftraggeber das Projekt weiterhin unbedingt durchziehen wollen, besteht nun immerhin die Chance, dass er auf Ihre Bedingungen eingeht.

Wenn Ihre Ausführungen und Argumente erfolglos bleiben und der Auftraggeber weiterhin unverändert am Projekt festhält, bleibt Ihnen noch eine wichtige Vorkehrung zu treffen: Vereinbaren Sie klare Ausstiegskriterien. Nur so können Sie das Projekt noch stoppen, wenn die geschätzten Zeit- und Kostenaufwände später tatsächlich aus dem Ruder laufen.

Survival-Tipps

  • Sammeln Sie Argumente. Versuchen Sie, anhand von Zahlen, Daten und Fakten klar zu belegen, wie hoch der wirkliche Aufwand an Zeit, Geld und Personal sein wird.
  • Konkretisieren Sie Ihre Schätzgrundlage und ziehen Sie Experten zu Rate, um Aufwand, Kosten und Zeiten realistisch abschätzen zu können.
  • Nutzen Sie geeignete Schätzmethoden, um zu realistischen Ergebnissen zu gelangen. Unterscheiden Sie dabei zwischen optimistischen, realistischen und pessimistischen Zahlen.
  • Umgehen Sie die Optimismusfalle, indem Sie durch umfangreiche Tests die Machbarkeit überprüfen. Ein Proof of Concept bewahrt Sie später vor bösen Überraschungen.
  • Legen Sie fest, unter welchen Bedingungen ein Projekt notfalls gestoppt wird. So lässt sich der Schaden für das Unternehmen in Grenzen halten.
  • Auch wenn Sie als Nein-Sager zunächst keinen Orden bekommen: Auf längere Sicht gewinnen Sie durch Charakterstärke den Respekt Ihrer Vorgesetzten.

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