ProjektmanagementMit dem Projektstrukturplan Projekte strukturieren

Der Projektstrukturplan (PSP) ist das zentrale Werkzeug für Projektleiter und Projektleiterinnen. Im Englischen hat sich der Begriff „Work Break Down Structure“ etabliert. Im Deutschen ist der Arbeitsstrukturplan als Synonym zu finden.

Mit dem Projektstrukturplan verschafft sich die Projektleitung den Überblick über das gesamte Projekt und plant und strukturiert alle Projektaufgaben. Dazu werden alle Aufgaben eines Projekts in handliche Arbeitspakete zerlegt und im Projektstrukturplan dargestellt.

In den Projektstrukturplan gehört der gesamte Leistungsumfang eines Projekts. Dieser wird gegliedert in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Dadurch wird der Leistungsumfang vollständig dargestellt und erleichtert das

• Planen,
• Steuern und
• Überwachen im Projektverlauf.

Dank des PSP steht von Anfang an fest, was alles getan und geliefert werden muss. Der Projektstrukturplan kann ein Projekt auf nur einer Seite darstellen, damit alle eine einfache Übersicht haben. In diesem Fall werden Aufgaben zusammengefasst und Arbeitspakete zu Teilprojekten gebündelt. Diese knappe Übersicht des Projektstrukturplans ist dann eine besonders aggregierte Form.

Mit dem Projektstrukturplan erhält die Projektleitung ein hilfreiches Werkzeug für die Planung und Steuerung eines Projekts. Die Übersicht des Projektstrukturplans unterstützt eine Projektleiterin und einen Projektleiter bei der Führung des Projektteams. Sie erleichtert auch die zielgruppengerechte Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.

Zudem ist der Projektstrukturplan eine notwendige Grundlage, um die wichtigen Aufgaben im Projektmanagement zu bewältigen. Das sind:

Anforderungen managen

Der Anforderungsmanager strukturiert das Lastenheft in Kapitel und Unterkapitel. Genauso, wie die Arbeitspakete zusammengestellt wurden. Dann beschreibt er detailliert alle Anforderungen.

Meilensteine ermitteln

Die Projektleitung erstellt auf Basis der Arbeitspakete die spätere Ablaufstruktur des Projekts. Aus der Hierarchie leitet sie die Reihenfolge der Arbeitspakete ab. Dann bildet sie Vorgänger- und Nachfolgebeziehungen. Für jedes Arbeitspaket legt die Projektleitung Start- und Endtermin und damit die Eingangsgrößen für den Terminplan fest.

Ressourcen planen

Auch die Aufwandsplanung profitiert vom Projektstrukturplan. Denn aus der Beschreibung des Arbeitspakets leitet sich ab, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten im Team arbeiten müssen, um die gestellten Aufgaben zu bewältigen.

Risiken bewerten

Ist der Projektstrukturplan unvollständig, signalisiert er das durch eine weiße Lücke. Kann die Projektleitung die Lücke nicht füllen, beschreibt sie diese im Risikoregister. Vergisst sie es, kann sich die Lücke zu einem Risiko auftürmen.

Fortschritt überwachen

Die Projektleitung kontrolliert und steuert ihr Projekt auf Basis des Projektstrukturplans. Die Ergebnisse fasst sie im Berichtswesen zusammen. Das bedeutet für die Stakeholder: transparente Kommunikation mit aktuellen Zahlen und Prognosen.

Zielgerichtet informieren

Teilprojekte, Teilaufgaben und Aufgabenpakete sind in einem Diagramm, ähnlich dem Organisations-Chart strukturiert. Diese bildhafte Darstellung prägt sich gut ein. Damit besitzt die Projektleitung ein mächtiges Werkzeug, um über die Arbeitsinhalte des Projekts kompakt zu berichten. Ob in einem turnusmäßigen Treffen, im Fahrstuhl, auf dem Flur oder in der Warteschlange zum Mittagessen.

Teammitglieder themengerecht auswählen

Der Projektstrukturplan dient der Projektleitung als Führungsinstrument. Mit ihm wählt sie ihre Projektmitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. Orientierung bieten dabei der Inhalt und der Schwierigkeitsgrad des Aufgabenpakets. Planerische Aufgaben mit strategischem Hintergrund überträgt die Projektleitung an Kollegen, die gern strategisch denken und handeln. Aufgaben mit starkem Praxisbezug delegiert sie an Praktiker.

Außenwirkung verbessern

Nutzt die Projektleitung den Projektstrukturplan, signalisiert sie dem Projektumfeld: Hier steht eine Expertin, die über methodisches Wissen verfügt. Diese Botschaft hilft, das Image als Expertin zu untermauern.

Projektwissen archivieren

Der Projektstrukturplan speichert alle Aufgaben, die erfüllt werden müssen, um das Projektziel zu erreichen. Nachfolgende Projekte mit ähnlichem Charakter können von diesem Wissen profitieren, was Kosten und Zeit spart. Sollte ein Mitarbeiter oder Experte das Projekt kurzfristig und unerwartet verlassen, bleibt das Wissen erhalten. Neue Kolleginnen und Kollegen können sich auf dieser Basis schnell einarbeiten.

Projektstrukturpläne werden in jedem größeren Projekt in der Phase der Projektplanung erstellt, da sie hauptsächlich dann einen großen Nutzen bieten, wenn sie von Anfang an als Hilfsmittel zur Planung und zur besseren Übersicht eingesetzt werden.

Wichtig: Der Projektstrukturplan wird erstellt, bevor das Projekt beginnt. Im Laufe des Projekts kann er angepasst werden, wenn es dafür triftige Gründe gibt; wenn sich beispielsweise Projektziele ändern, wenn die Kunden andere oder neue Anforderungen formulieren oder wenn sich Rahmenbedingungen ändern.

Der Projektstrukturplan-Code (PSP-Code) ist die eindeutige Bezeichnung jedes Elements innerhalb des Projektstrukturplans. Diese eindeutige Bezeichnung erlaubt es, jedes Element des Projekts in die Struktur des Projekts einzuordnen. Solche Elemente können unter anderem sein:

• Bericht
• Risiko
• Kosten
• Ressource

Der PSP-Code ist eine wichtige formelle Festlegung – vor allem, wenn spezielle Software-Programme für die Erstellung des PSP genutzt werden.

In der simplen Form des PSP-Codes wird die Projektstrukturebene benannt und die Elemente einer Projektstrukturebene durchlaufend nummeriert. In komplexen Projekten enthält der PSP-Code weitere Informationen, etwa über parallel existierende Strukturen wie Phasen oder Organisationen. Wenn mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitet werden, benötigen Sie einen eindeutigen Projektcode, um die Projekte zu unterscheiden.

Einen Projektstrukturplan zu erstellen ist einfach, denn er sieht aus wie ein Organisationsdiagramm, wie das Beispiel in der folgenden Abbildung zeigt. Auf der obersten Hierarchiestufe steht das Projekt als Ganzes oder der Liefergegenstand. Es handelt sich um das Ergebnis, das im Projekt erzeugt oder erreicht werden soll.

Auf der zweiten Ebene verteilen sich Teilprojekte oder Teilaufgaben. Auch einzelne Aufgaben kann diese Ebene enthalten. Auf der dritten Ebene drängeln sich Arbeitspakete. Sie sind die kleinsten, nicht mehr teilbaren Komponenten. Arbeitspakete sind in sich geschlossen und einzeln bearbeitbar. Eine weitere Aufteilung oder Detaillierung der Arbeitspakete ist nicht erforderlich oder zu aufwendig.

Die Bezeichnung Arbeitspaket trifft im wahrsten Sinne des Wortes zu, denn einzelne Teammitglieder können sie schultern und abarbeiten. Die Summe der Arbeitspakte ergibt das Projekt als Ganzes. Was nicht im Projektstrukturplan steht, gehört nicht dazu. Im Projektstrukturplan stehen alle Tätigkeiten, die zur Erfüllung des Projektauftrags notwendig sind, auch die, die sich nicht im Ergebnis wiederfinden. Dazu gehören unter anderem die Aufgaben der Projektleitung.

Die Projektleiterin oder der Projektleiter plant die Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete gemeinsam mit dem Projektteam sowie den Stakeholdern und den Betroffenen und Beteiligten des Projekts. Auf diese Art und Weise bezieht die Projektleitung die Projektmitglieder rechtzeitig und aktiv in ihre Planungen ein.

Idealerweise beschreiben die für ein Arbeitspaket verantwortlichen Personen selbst ihre Aufgaben. Das hat den Vorteil, dass sie sich von Beginn an mit dem Projektinhalt detailliert auseinandersetzen müssen. Dies wiederum hilft ihnen, den Anforderungen des Kunden besser gerecht zu werden.

Die Projektleitung muss sich entscheiden, welche Art der Strukturierung sie für ihr Projekt verwenden möchte. Im Allgemeinen wählt sie zwischen funktionsorientiert, objektorientiert oder einer Mischform von beiden.

Funktionsorientierte Projektstruktur

In der funktionsorientierten Struktur stellen sich die Fragen:

• Was muss ich tun, um diesen Liefergegenstand zu produzieren?
• Welche Funktionen muss ich verrichten?

Im Beispiel der vorigen Abbildung strukturiert die Projektleitung ihr Projekt anhand der Teilprojekte Konzept, Realisierung, Marketing und Projektmanagement.

Objektorientierte Projektstruktur

Die objektorientierte Darstellung gliedert den Projektstrukturplan ausgehend vom Projektergebnis. Die Projektleiterin oder der Projektleiter greift dieses vorweg.

Die Projektleitung geht also von den Komponenten des fertigen Liefergegenstandes aus. Von diesem leitet sie die Einzelelemente ab und benennt diese auf den unteren Ebenen. Im Beispiel der vorigen Abbildung könnte die zweite Ebene diese Teilprojekte enthalten: Hoster, Website, Visitenkarte und so weiter. So kann der Projektstrukturplan immer detaillierter werden.

Nicht jeder Strang muss der gleichen Gliederung folgen. Die Projektstruktur kann zwischen funktionsorientiert und objektorientiert wechseln.

Die folgende Abbildung zeigt, wie ein Projektstrukturplan aufgebaut und visualisiert sein kann. In diesem Beispiel geht es um das Projekt „Webseite erstellen“. Das ist die Gesamtaufgabe des Projekts.

Auf der ersten Strukturebene ist das Projekt in Teilaufgaben untergliedert. Eine Teilaufgabe ist so umfangreich, dass daraus ein Teilprojekt gemacht wird: die Realisierung. Hier ist der Aufbau eines Webshops eine Teilaufgabe, für die ein eigener Teil-Projektstrukturplan erstellt wird.

Auf der zweiten Strukturebene zeigt das Beispiel einige Arbeitspakete. Sie werden im Projektstrukturplan nur benannt. Eine genauere Beschreibung der Arbeitspakete wird dem Projektstrukturplan bei Bedarf angehängt. In diesem Beispiel gehören die Arbeitspakete Domain-Verwaltung, Hosting und Recht zu den Arbeitspaketen der Teilaufgabe Betrieb (vorbereiten).

Wenn die Teilaufgaben oder Arbeitspakete in eine logische Ablauffolge gebracht werden, entsteht aus dem Projektstrukturplan ein Ablaufplan oder Netzplan.

Die Abbildung zeigt eine Möglichkeit, einen Projektstrukturplan zu visualisieren und zu beschreiben. Andere Möglichkeiten, die in der Praxis oft vorkommen, sind Tabellen oder Mindmaps.