WissensmanagementKurze Erklärvideos erstellen und Mitarbeitenden helfen

Warum Erklärvideos?

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie bei Start-ups stellt sich eine zentrale Frage: Wie verhindern wir, dass geschäftskritisches Wissen verloren geht, wenn erfahrene Fachkräfte das Team verlassen oder Prozesse komplexer werden?

Die klassische Antwort war oft ein seitenlanges Wiki oder ein Handbuch im PDF-Format. Doch die Realität im Alltag zeigt:

• Leserinnen und Leser am Bildschirm haben eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne.
• Sie suchen gezielte Antworten auf drängende Probleme.
• Und sie möchten keine theoretischen Abhandlungen lesen.

Hier setzt das Konzept des visuellen Storytellings an. Es geht nicht darum, „Unterhaltungsfilme“ zu produzieren, sondern Wissen so aufzubereiten, dass es intuitiv verstanden und dauerhaft gespeichert wird.

Erklärvideos sind dabei das Werkzeug der Wahl, um implizites Wissen in explizites, teilbares Wissen zu verwandeln.

Warum Storytelling? Die Psychologie hinter dem Prozesswissen

Handbücher, PDFs und ausgedruckte Prozessbeschreibungen haben einen entscheidenden Nachteil: Sie werden selten gelesen, noch seltener wirklich verstanden und fast nie konsequent aktualisiert. Das liegt nicht am fehlenden Willen der Mitarbeitenden, sondern an der Art der Darstellung.

Text eignet sich gut für Regeln, Definitionen und rechtliche Anforderungen. Für Abläufe, Zusammenhänge und Handlungsschritte ist er dagegen eine schwache Form.

Das menschliche Gehirn verarbeitet visuelle Informationen um ein Vielfaches schneller als Geschriebenes und behält sie besser. Wenn ein Ablauf erklärt wird und dabei gleichzeitig Bilder, Bewegung und Sprache zusammenspielen, werden Inhalte greifbarer und einprägsamer als jede noch so sorgfältig formulierte Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Unser Gehirn ist darauf programmiert, Informationen in Form von Geschichten zu speichern. Ein Beispiel?

• Trocken: „Klicken Sie auf ‚Alle Änderungen synchronisieren‘.“
• Verankert: „Um zu vermeiden, dass Ihre Arbeit von heute Morgen überschrieben wird, wenn Ihre Kollegen die Datei öffnen, klicken Sie kurz auf ‚Synchronisieren‘.“

Warum es funktioniert? Es erzeugt das dringliche Schreckensszenario „Datenverlust“, das man unbedingt vermeiden will. Visuelles Storytelling nutzt dabei Bilder, um komplexe Zusammenhänge zu simplifizieren, und Emotionen, um die Merkfähigkeit zu steigern.

Genau hier setzen Erklärvideos an. Sie verbinden Sprache, Bild und Bewegung zu einer kompakten Einheit – und lassen sich jederzeit, an jedem Ort und beliebig oft abrufen.

Für Mitarbeitende bedeutet das: kein Nachfragen, kein Suchen, kein Warten auf eine Erklärung vom Kollegen, der gerade im Urlaub ist.

Einsatzgebiete: Wofür können Sie Erklärvideos nutzen?

Erklärvideos sind in einer Reihe typischer Situationen anderen Formaten deutlich überlegen. Besonders groß ist ihr Nutzen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Statt langer Einführungsgespräche, die auf einmal zu viel vermitteln, können neue Kolleginnen und Kollegen Abläufe in ihrem eigenen Tempo nachschauen, pausieren und wiederholen. Das spart Zeit auf beiden Seiten und führt zu einer verlässlicheren Wissensvermittlung.

Ein weiteres klassisches Einsatzfeld ist die Dokumentation von Expertenwissen. Wenn erfahrene Fachkräfte ihr Know-how in kurzen Videos festhalten, bleibt dieses Wissen im Unternehmen – auch dann, wenn die Person nicht mehr da ist.

Bei Software-Einführungen zeigt das audiovisuelle Medium ebenfalls seinen Wert: Ein kurzes Video, das den realen Anwendungsfall zeigt, macht den Unterschied zwischen zögerlicher und selbstständiger Nutzung.

Konkrete Einsatzfelder sind dabei unter anderem:

• Onboarding und Mitarbeiter-Integration: Statt neue Kollegen in den ersten Tagen mit Dokumenten zu überfluten, können standardisierte Abläufe wie Zeiterfassung, CRM-Nutzung oder interne Kommunikationsregeln in kurzen Video-Modulen vermittelt werden.
• Software- und Tool-Schulungen: Komplexe Klickpfade in neuer Software lassen sich durch Screencasts mit begleitender Erklärung deutlich effizienter vermitteln als durch statische Screenshots.
• Sicherung von Erfahrungswissen: Bevor ein langjähriger Mitarbeiter in den Ruhestand geht, können die wichtigsten Kniffe und Sonderfälle, die in keinem Handbuch stehen, per Video konserviert werden.
• Sicherheits- und Compliance-Unterweisungen: Jährliche Pflichtschulungen werden durch praxisnahe Fallbeispiele und gezieltes Storytelling greifbarer. Die Akzeptanz im Team steigt unmittelbar durch den komfortablen, audiovisuellen Wissenstransfer.

Was Sie wissen müssen, bevor Sie ein Video erstellen und einsetzen

Ein Bewegtbild zu produzieren, ist technisch einfach geworden. Doch der Erfolg hängt von der Vorbereitung und Kommunikationsfähigkeit ab. Bevor die erste Aufnahme startet, müssen Sie drei strategische Leitplanken setzen:

Die Fragestellung präzisieren

Ein Erklärvideo sollte immer eine konkrete Frage beantworten. Überlegen Sie: Welches spezifische Problem hat der Zuschauer in seinem Arbeitsalltag? Je präziser die Fragestellung, desto hilfreicher ist das Ergebnis.

Beispiel: „Wie werden Kundenreklamationen im CRM-System erfasst?“

Formulieren Sie parallel ein klares Lernziel. Zum Beispiel: „Nach dem Video weiß die Person, wie sie einen Reklamationsfall im CRM-System erfasst.“ Dieses Ziel steuert den gesamten Inhalt. Alles, was nicht auf dieses Ziel einzahlt, gehört nicht ins Video.

Das Format wählen

Dann stellt sich die Frage nach dem Format:

• Screencasts sind ideal für Software-Anleitungen.
• Animierte Erklärvideos eignen sich besser für abstrakte Konzepte.
• Talking-Head-Videos funktionieren, wenn persönliche Glaubwürdigkeit wichtig ist.

Für die meisten internen Wissensinhalte ist ein Kombinationsformat erste Wahl: strukturierter Text, einfache Grafiken und eine ruhige Sprecherstimme.

Holen Sie dabei die Experten ins Boot. Oft ist das wertvollste Wissen bei den Mitarbeitenden vorhanden, die es seit Jahren anwenden. Lassen Sie diese Mitarbeitenden den Prozess erklären, während Sie ihn aufzeichnen.

Es muss nicht perfekt sein. Authentizität und fachliche Korrektheit sind in dieser Phase entscheidend.

Auf die richtige Laufzeit achten

Eng damit verbunden ist die Frage nach der Dauer. Die Faustregel lautet: so kurz wie möglich, so lang wie nötig. Für die meisten internen Erklärvideos sind zwei bis fünf Minuten ideal.

Längere Inhalte sollten Sie lieber in mehrere kurze Videos aufteilen, denn so sind sie leichter konsumierbar als ein zwanzigminütiges Sammelsurium.

Anleitung: Schritt für Schritt zum effektiven Wissenstransfer

Um den Prozess in Ihrem Unternehmen zu etablieren, empfiehlt sich folgendes methodisches Vorgehen:

Schritt 1: Sprechertext schreiben

Das Skript ist das Rückgrat jedes guten Erklärvideos. Schreiben Sie es so, wie Sie sprechen würden: natürlich, einfach, ohne unnötige Fachbegriffe. Faustregel: 130 bis 150 gesprochene Wörter entsprechen etwa einer Minute Video. Lesen Sie das Skript laut vor. Klingt es natürlich und alltagstauglich? Super, genau das ist gewollt.

Jetzt kommt der kreative Teil: Wie verpacken Sie das Wissen in eine Geschichte? Ein bewährtes Schema ist die Heldenreise in Miniatur. Gutes Storytelling folgt dabei einer Struktur:

1. Problem

Im ersten Schritt identifizieren Sie also die konkrete Hürde, vor der ein Mitarbeiter in seinem Arbeitsalltag steht. Es ist dabei entscheidend, dass die beschriebene Frage oder das Problem den Anwendern bereits aus ihrer eigenen Praxis bewusst ist. Indem Sie dieses Problem zu Beginn des Skripts direkt benennen, stellen Sie sicher, dass sich der Zuschauer sofort in seiner typischen Arbeitssituation abgeholt fühlt.

2. Lösungsweg

Im zweiten Teil des Skripts konzentrieren Sie sich auf den eigentlichen Lösungsweg. Hierbei formulieren Sie eine präzise Anleitung, die dem Zuschauer hilft, eine bestimmte Aufgabe erfolgreich zu erledigen. Achten Sie darauf, dass Sie sich strikt auf die wesentlichen Schritte konzentrieren und unnötige Abschweifungen vermeiden.

3. Ergebnis

Den Schluss bildet die Darstellung des Ergebnisses. Sie zeigen dem Betrachter auf diese Weise ganz konkret auf, wie die Situation nach der erfolgreichen Anwendung des Wissens aussieht.

Schritt 2: Das Storyboard erstellen

Das Storyboard legt fest, was zu welchem Satz zu sehen ist. Einfache Skizzen oder Stichwortlisten genügen. Wichtig: Bild und Ton müssen aufeinander abgestimmt sein. Was gesprochen wird, sollte auch sichtbar sein.

Schritt 3: Die Produktion des Videos

Für einfache Screencasts ist Loom besonders einsteigerfreundlich: Aufnahme starten, sprechen, fertig – ohne Nachbearbeitung.

Wer animierte Videos erstellen möchte, findet in Vyond oder Animaker vorgefertigte Elemente, mit denen auch Nicht-Designer ansprechende Ergebnisse erzielen. Diese dienen als einfacher Einstieg, erfordern aber Einarbeitungszeit.

Für professionelle Ergebnisse und animierte Erklärvideos empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer spezialisierten Agentur. Diese bringt nicht nur technisches Know-how mit, sondern auch Erfahrung in der didaktischen Aufbereitung von Inhalten.

Wenn Sie intern mit Ihrem Smartphone in die Kamera sprechen möchten, achten Sie auf gute Tonqualität, ausreichende Beleuchtung und einen ruhigen Aufnahmeort.

Wie bereiten Sie Ihr Team auf den Einsatz von Erklärvideos vor?

Die beste Videoproduktion bringt wenig, wenn niemand das Video nutzt. Die Einführung von Erklärvideos als Wissenswerkzeug erfordert eine kurze, aber gezielte Vorbereitung – und beginnt mit einer einfachen, aber wichtigen Frage: „Warum machen wir das überhaupt?“

Beantworten Sie diese Frage direkt und ehrlich, bevor Mitarbeitende sie sich selbst stellen.

Nicht „Wir modernisieren unsere Wissensformate“, sondern: „Damit Sie nicht erst lange suchen müssen, wenn Sie einen Prozess nicht mehr genau kennen. Und damit wir das Wissen im Team halten, auch wenn jemand gerade nicht da ist.“

Solche konkreten Antworten schaffen Verständnis und nehmen den möglichen Widerstand gegen etwas Neues.

Praxis-Tipp: Geben Sie den Menschen, die die Videos nutzen sollen, eine kurze Einweisung. Zeigen Sie ihnen, wo sie die Inhalte finden und wie sie Feedback geben können.

Wissenstransfer ist keine Einbahnstraße. Wenn ein Video eine Frage nicht vollständig beantwortet, muss es einfach sein, dies zu melden und das Video zu aktualisieren.

Videos aufbereiten und Zugang erleichtern

Videos, die schwer zu finden sind, werden nicht genutzt. Binden Sie Erklärvideos in bestehende Strukturen ein:

• im Intranet,
• in der Lernplattform oder
• direkt im Prozesshandbuch als Link.

Ein QR-Code an einer Maschine, der direkt zum Anleitungsvideo führt, ist im Arbeitsalltag Gold wert.

Damit Ihr Projekt nicht als Eintagsfliege endet, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Aktualität: Prüfen Sie Videos mindestens einmal jährlich auf Richtigkeit. Veraltetes Wissen ist gefährlicher als kein Wissen.
• Auffindbarkeit: Nutzen Sie klare Titel und Tags. Nicht „Anleitung 1“, sondern „Wie Sie eine Reklamation im CRM in unter 2 Minuten erfassen“. Wer das Video bei Bedarf schnell findet, wird es nutzen. Wer suchen muss, gibt auf.
• Feedback-Schleife: Ermuntern Sie die Nutzenden, Videos zu bewerten. So sehen Sie sofort, welche Erklärungen funktionieren.

Was Sie beim Einsatz von Bewegtbild vermeiden sollten

Aus der Praxiserfahrung lassen sich drei häufige Fehler ableiten, die sich aber ganz leicht vermeiden lassen:

• Zu viel Theorie: Die Zuschauenden wollen wissen, wie sie ihre Aufgabe erledigen. Sparen Sie sich lange Einleitungen über die Firmengeschichte oder theoretische Herleitungen.
• Schlechte Qualität: Ein unscharfes Bild ist ein No-Go, schlechter Ton führt zum sofortigen Abbruch. Investieren Sie in eine professionelle Grundausstattung.
• Fehlende Struktur: Ohne ein kurzes Skript wirken Videos oft sprunghaft. Strukturieren Sie die Inhalte logisch, damit der Zuschauer geistig folgen kann.

Fazit: Wissen sichern und Handlungsfähigkeit stärken

Visuelles Storytelling ist ein mächtiges Werkzeug, um das Fundament des Unternehmens zu schützen: das Wissen Ihrer Köpfe.

Indem Sie von der reinen Textdokumentation zu interaktiven, visuellen Formaten wechseln, erhöhen Sie nicht nur die Lerngeschwindigkeit, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.

Wer Antworten auf seine täglichen Fragen schnell und unkompliziert findet, kann effizienter arbeiten und fühlt sich im Unternehmen besser unterstützt.

Fangen Sie klein an: Wählen Sie einen Prozess, der regelmäßig Fragen aufwirft, und erstellen Sie Ihr erstes kurzes Video. Sie werden sehen, wie schnell sich der Aufwand durch gesparte Zeit bei Rückfragen amortisiert.