Angebote schreibenAngebotsunterlagen zusammenstellen, abgeben und nachverfolgen

Achten Sie bei allen Ihren Angeboten nicht nur auf den Inhalt, sondern auch auf die äußere Form. Sie zeigt, wie Sie den Kunden wertschätzen und wie professionell Sie den möglichen Kundenauftrag erfüllen. Ob Sie den Kundenauftrag tatsächlich erhalten und was die Gründe sind, wenn Ihr Unternehmen nicht zum Zuge kommt, sollten Sie mit der Angebotsverfolgung ermitteln.

Angebot schreiben und in die richtige Form bringen

In diesem Schritt der Angebotserstellung schreiben Sie das Angebot. Denn Sie haben alle Informationen für Ihre Leistungsbeschreibung und die Angebotspreise ermittelt und Sie wissen: „Das ist die Aufgabe oder das Problem des Kunden, so werden wir das mit unseren Produkten und Dienstleistungen lösen, daraus erhält der Kunde einen wertvollen Nutzen zu dem von uns angebotenen Preis.“

Ist das Angebot geschrieben, muss es zu einem attraktiven Leistungspaket zusammengestellt werden. Das bedeutet, es wird ansprechend formatiert und gestaltet, es wird ein motivierendes Anschreiben erstellt, und es werden ergänzende Unterlagen oder Informationen beigefügt. Das können sein:

  • Produktbeschreibungen
  • Technische Informationsblätter
  • Hintergrundinformationen
  • ergänzende Produkt- oder Leistungsangebote
  • Serviceangebote (Beratung, Schulung, weitergehende Garantieleistungen, Finanzierung etc.)
  • Anwendungsbeispiele
  • Referenzen
  • Methodenbeschreibungen
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen
  • Normen und Gesetze

Die äußere Form des Angebots sollte die Wertigkeit des Kunden unterstreichen. Deckblatt, hochwertige Bindung, Papierqualität und Corporate Design wirken professionell. Ein Begleitbrief unterstreicht die Bedeutung des Kunden und kann individuelle Aspekte des Angebots und des Anbieters herausstellen. Manche Verkäufer meinen sogar, es spiele eine Rolle, wie die Angebotsunterlagen duften. Dann überbringen Sie das Angebot persönlich oder Sie versenden es in der Form, wie es der Kunde erwartet; per Briefpost oder elektronisch.

Tipp

Elektronisches Versenden von Angebotsinformationen

Achten Sie beim elektronischen Versand besonders auf Sicherheit und Verschlüsselung. Eine einfache Variante des verschlüsselten elektronischen Versands kann sein:

  1. Packen Sie alle Angebotsunterlagen inklusive Anschreiben in eine Zip-Datei, die Sie mit einem Kennwortschutz versehen.
  2. Senden Sie diese Zip-Datei an den Empfänger Ihres Angebots per E-Mail.
  3. Teilen Sie dem Kunden das Kennwort zum Öffnen der Zip-Datei getrennt davon mit; telefonisch, per Briefpost oder in einer separaten E-Mail.

Einige Kunden und Auftraggeber (öffentliche Auftraggeber) machen strenge Formvorschriften, wie das Angebot bei ihnen eingehen soll. Das betrifft beispielsweise die Art der Verpackung und Adressierung. Achten Sie bei der Ausschreibung für das Angebot auf diese Formvorschriften und halten Sie sich strikt daran.

Angebote dokumentieren und aufbewahren

Wichtig ist, dass Sie alle abgegebenen Angebote erfassen und dies auch dokumentieren. Legen Sie also einen Ordner mit allen Angeboten an und nummerieren Sie die Angebote eindeutig (zum Beispiel fortlaufend). Fassen Sie in dem Ordner (elektronisch oder in Papierform) alle mit dem Angebot versendeten Unterlagen zusammen.

Das Steuerrecht und das Handelsrecht schreiben vor, welche Geschäftsunterlagen in welcher Form und über welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die wesentlichen Vorschriften dazu finden sich in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB). Angebote gehören zu den Geschäftsunterlagen, wenn daraus ein Auftrag wurde (erfolgreiches Angebot); sie müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Ist ein Angebot nicht erfolgreich, muss es nicht aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich jedoch, alle abgegebenen Angebote für eine Auswertung zu dokumentieren.

Alle Angebote nachverfolgen

Behalten Sie Ihr Angebot auch nach der Abgabe beim Kunden immer im Blick. Sie können drei bis fünf Arbeitstage, nachdem der Kunde das Angebot vermutlich erhalten hat, nachfragen,

  • ob das Angebot angekommen ist,
  • ob alle Informationen darin enthalten sind, die der Kunde für seine Entscheidung benötigt,
  • wann Sie mit einer (vorläufigen) Entscheidung durch den Kunden rechnen können.

Zu diesem Termin fragen Sie wieder nach, wie die Entscheidung ausgefallen ist. Es kann mit dem Kunden also vereinbart werden, wann man nachhaken kann. Halten Sie sich dann an diese Vereinbarung.

Angebote anpassen

Falls der Kunde einzelne Punkte des Angebots geändert haben möchte, müssen Sie im Einzelfall entscheiden, ob Sie das Angebot nachbessern und ändern. Oft wird über Leistungen und häufiger noch über den Preis verhandelt. Dann passen Sie gegebenenfalls die entsprechenden Positionen des Angebots an und geben ein geändertes oder neues Angebot ab.

Falls nun eine Bestellung durch den Kunden erfolgt, müssen Sie prüfen, ob diese Ihrem Angebot entspricht. Möglicherweise hat der Kunde mit seiner Bestellung eine Modifikation vorgenommen, die so in Ihrem Angebot nicht vorgesehen war. Dann müssen Sie prüfen, ob Sie dem mit einem neuen Angebot entsprechen wollen – oder durch Ihre Bestellbestätigung Ihrerseits eine Willenserklärung zu diesem Kaufvertrag abgeben, der damit zustande kommt.

Angebote und Angebotserstellung überwachen und verbessern

Achten Sie darauf, dass Sie überprüfen, wie erfolgreich Sie mit Ihren Angeboten sind. Machen Sie ein Angebot-Controlling. Da der Aufwand für die Erstellung eines Angebots oft sehr hoch ist, sollten Sie klären, wie erfolgreich Sie mit Ihren Angeboten sind – und gegebenenfalls Defizite beheben. Halten Sie im Rahmen des Angebot-Controllings für jedes Kundenangebot fest:

  • Zeitpunkt der Angebotsabgabe
  • Dauer und Aufwand für die Angebotserstellung
  • Leistungen und Preise, die angeboten wurden
  • Leistungen und Preise, die gegebenenfalls in Auftrag gegeben wurden
  • Gründe für die Ablehnung des Angebots, falls es nicht zum Auftrag kommt

Fragen Sie den Kunden, wenn er sich für einen anderen Anbieter entschieden hat, woran es lag. Betonen Sie dabei, dass es nicht darum geht, den Kunden umzustimmen; Sie wollen zukünftig Ihre Angebote verbessern.

Denn Ihr Angebot ist eine wichtige Grundlage, um die Leistungen Ihres Unternehmens mit denen der Wettbewerber zu vergleichen. Wenn Sie oft den Kürzeren ziehen, ist das ein wichtiger Indikator, dass etwas bei Ihren Produkten und Dienstleistungen, bei den Preisen oder im Verkaufs- und Angebotsprozess nicht stimmt. Dem müssen Sie nachgehen, um dauerhaft mit Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein.

Der Angebotsprozess endet im besten Fall mit der Bestellung durch den Kunden (seine Willenserklärung) und Ihrer Auftrags- oder Bestellbestätigung. Und dann kommen schon die nächsten Kundenanfragen mit der Bitte um ein Angebot.

Praxis

Stellen Sie alle Informationen zusammen, die der Kunde benötigt, um eine Kaufentscheidung zu treffen. Erläutern Sie in Ihrem Angebot insbesondere Ihre Leistungen und die Preise und ergänzen Sie dies durch weitere Informationen, die für den Kunden wichtig sind und die Ihren Verkauf im Verkaufsprozess unterstützen können.

Formblätter für Angebote

Entwickeln Sie daraus ein professionelles, schriftliches Angebot. Dabei helfen die folgende Excel-Vorlage und das Formblatt für die Angebotserstellung. Mit diesen beiden Vorlagen können Sie direkt alle Bestandteile eines Angebots erfassen und so darstellen, dass Sie das Angebot abgeben können.

Angebote überwachen und verbessern

Welche Verbesserungspotenziale erkennen Sie bezüglich Form und Formvorschriften bei Ihren Angeboten? Halten Sie dies in der folgenden Vorlage fest. Orientieren Sie sich dabei an den Beispielen und Hinweisen in der Vorlage.

Prüfen Sie außerdem:

  • Wie fassen Sie bei Ihren abgegebenen Angeboten nach?
  • Wie wollen Sie das verbessern?
  • Wie messen Sie den Erfolg Ihrer Angebote?

Halten Sie für Ihr Angebot-Controlling fest, aus welchen Angeboten Aufträge resultieren und aus welchen nicht. Sie können dafür Kennzahlen wie in der folgenden Excel-Tabelle nutzen.

Die wichtigsten Kriterien zur Analyse der Angebotsqualität und zur Verbesserung finden Sie in der folgenden Vorlage.