Meetings und Besprechungen verbessernAnlass des Meetings klären

Um die Zeitverschwendung durch viele Meetings einzudämmen, sollten Sie zuerst prüfen, welche Meetings gestrichen werden können. Und bevor Sie ein Meeting einberufen, sollten Sie überlegen: Brauchen wir das wirklich? Die Antwort ergibt sich aus dem Anlass und den Zielen und Zwecken. Diese müssen Sie im ersten Schritt genau klären.

Alternativen zum Meeting

Ist eine Besprechung überhaupt notwendig? Das ist die erste und wichtigste Frage, die Sie sich vor jeder Besprechung stellen sollten. Gerade regelmäßige Besprechungstermine, sogenannte „Jour fixe“, gehören immer wieder auf den Prüfstand. Vor allem dann, wenn Sie das Gefühl haben, dass keiner mehr wirklich dabei sein will.

Wenn es nur darum geht, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu informieren und auf den Stand der Dinge zu bringen, dann ist eine Nachricht per E-Mail meistens die bessere Lösung. Die schriftliche Information kann durch Gespräche mit Einzelnen ergänzt werden. Oft werden wichtige Informationen zwischen Tür und Angel weitergegeben; auch das kann völlig ausreichen. Manche nutzen das Intranet, zum Beispiel ein Projekt- oder Abteilungs-Wiki, um über alles Neue und Wichtige zu informieren.

Wichtig ist, dass Sie mit allen betroffenen Personen klären: Alle wissen um die Bedeutung dieser Art von Informationsweitergabe. Jeder, der etwas Relevantes für seine Kollegen zu sagen hat, ist in der Bringschuld. Und jeder, der wissen will oder wissen muss, was es Neues und Wichtiges gibt, ist in der Holschuld. Alle wissen, in welcher Form und an welche Stelle sie die Informationen bringen müssen, per E-Mail an den passenden Verteiler oder im Einzelgespräch; und wo sie die wichtigen Informationen bei Bedarf abholen müssen.

Mögliche Anlässe für Meetings

Meetings mit mehr als zwei Teilnehmerinnen oder Teilnehmern sind dann zu planen, wenn folgende Aspekte im Vordergrund stehen:

Informationen besprechen und Meinungen diskutieren

Es geht nicht nur darum, Informationen weiterzugeben, sondern diese müssen besprochen werden – und zwar im gesamten Team; ansonsten genügt wiederum das bilaterale Gespräch. Das heißt, es werden Fragen gestellt, Meinungen eingeholt, Sachverhalte geklärt. Auch wenn eine Person schnell von mehreren anderen informiert werden muss, kann die Besprechung sinnvoll sein.

Gemeinsam kreativ sein und gute Ideen finden

Es geht um möglichst viele Ideen, um Kreativität und um die Betrachtung eines Sachverhalts aus unterschiedlichen Perspektiven. Dann kann eine Teambesprechung mehr leisten, als der Einzelne in seinem stillen Kämmerlein. Gerade dann, wenn das Team aus unterschiedlichen Charakteren mit unterschiedlichen Kompetenzen besteht, kommen in Besprechungen Ergebnisse heraus, die vorher niemand für möglich gehalten hätte. Voraussetzung ist, dass sich alle Anwesenden an die Regeln für Kreativ-Meetings halten.

Knifflige Probleme mit vereinten Kompetenzen lösen

Die Kompetenzen aller Teammitglieder nutzen, neue Ideen einbringen und Dinge aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten – das kann auch bei der Lösung von Problemen helfen. Das Know-how der Besprechungsteilnehmer fließt unmittelbar zusammen und kann unter der Leitung eines Moderators zu einer Lösung oder Lösungsskizze zusammengeführt werden.

Verständnis herstellen und Konflikte lösen

Besprechungen können wichtig sein, um Emotionen zu kanalisieren, soziale Beziehungen zu pflegen oder Konflikte zu lösen. Alle mal an einen Tisch! Das schafft Verständnis für die Position der anderen, für deren Ziele, Interessen, Wünsche oder Befürchtungen. Es kann eine verfahrene Situation wieder in eine positive Richtung bringen. Hier ist vor allem wichtig: Gut, dass wir einmal gemeinsam darüber geredet haben.

Entscheidungen treffen und akzeptieren

Wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen, dann wollen viele Mitarbeiter mit einbezogen werden. Meist geht es gar nicht darum, dass alle gemeinsam die Entscheidung treffen oder ein Kompromiss gefunden wird. Den Betroffenen ist nur wichtig, dass sie gehört werden, dass Argumente abgewogen werden und dass sie so von Betroffenen zu Beteiligten werden. Die letzte Entscheidung muss die Führungskraft treffen – schließlich wird sie dafür bezahlt und muss dafür die Verantwortung tragen.

Ziele und Strategie sichtbar und erlebbar machen

Diese Anlässe für notwendige, wichtige oder wertvolle Besprechungen machen einen weiteren Effekt sichtbar: Die Mitarbeiter erfahren und erleben, oft nebenbei, was dem Unternehmen wirklich wichtig ist, was gemeinsame Werte und Überzeugungen sind, was die Organisationskultur ausmacht. So haben Meetings und Besprechungen einen für das Unternehmen wichtigen Nebeneffekt: Visionen, Ziele und Strategien werden an die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vermittelt und deren Bedeutung wird verständlich und nachvollziehbar.

Das setzt allerdings voraus, dass die Vorgesetzten die Vision, Ziele und Strategien auch einbringen und zeigen, inwiefern diese für das aktuelle Besprechungsthema von Bedeutung sind. Etwa in dem Sinn: „Wir wollen ja dieses Ziel erreichen. Genau deshalb müssen wir heute besprechen, wie wir …“.

Hinweis: Vision und Strategie kommunizieren

Wie Sie als Führungskraft Visionen, Ziele und Strategien im operativen Alltag und bei Meetings vermitteln und erlebbar machen, ist in den folgenden Handbuch-Kapiteln ausführlich erläutert: Vision und Mission sowie Strategiekommunikation.

Dafür sollten Meetings nicht herhalten

Gerade Chefs, die nicht richtig delegieren können oder die sich in alles einmischen wollen (Mikromanagement), beraumen häufig Besprechungen an. Sie monologisieren dort und nutzen dies, um Mitarbeiter zu überwachen oder um ihre eigene Kompetenz und Unabkömmlichkeit unter Beweis zu stellen. Wer stattdessen klar weiß, was er will, die Aufgaben richtig verteilt und seinen Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringt, sorgt auf andere Weise für einen guten Informationsfluss und braucht Besprechungen nur für die oben genannten Anlässe.

Um eine vom Chef ausgelöste Besprechungsflut etwas einzudämmen, können Sie bei der nächsten dieser Besprechungen oder besser: bei einem persönlichen Gespräch mit dem Chef Alternativen vorschlagen. Fragen Sie aktiv nach den Zielen und den Gründen dafür, dass der Chef eine Besprechung anberaumt.

Vorsicht: Keinesfalls dürfen Sie vor anderen Mitarbeitern gegenüber Ihrem Vorgesetzten Kritik äußern, die ihn bloßstellt!

Praxis

Anlässe für Besprechungen klären

Was sind für Sie wertvolle, also Wert schaffende Anlässe für Besprechungen? Überlegen Sie, was in diesen Besprechungen an Wert für Sie, das Team oder das Unternehmen geschaffen wird und warum die Besprechung deshalb bestehen bleiben sollte.

Klären Sie aber auch:

  • Welche Besprechungen können aus Ihrer Sicht eingespart werden?
  • Welche Gründe sehen Sie dafür?
  • Was würde passieren, wenn wir alle Besprechungen streichen? Was würde uns dann fehlen?
  • Welche Alternativen brauchen Sie und welche können Sie nutzen?

Halten Sie dann für die Besprechungen, die Sie nach wie vor für wichtig und wertvoll halten, fest: Was sind jeweils die Anlässe für die Besprechung? Klären Sie dies mithilfe der folgenden Vorlage.

Wer soll bei welcher Besprechung dabei sein?

Mit dem Anlass einer Besprechung ist eng verknüpft, wer dabei sein sollte. Klären Sie, welche Art von Besprechung für Ihr Team wichtig ist und wer davon profitieren kann. Dazu können Sie zunächst ermitteln, welche Besprechungen es in der letzten Vergangenheit gab und wer jeweils dabei war. Sie können diesen „Selbstaufschrieb“ auch für die nächsten anstehenden Meetings durchführen und so eine Bestandsaufnahme machen – um dann zu klären, welche Besprechung nach wie vor wichtig ist und wer jeweils dabei sein sollte.

Nutzen Sie dazu die folgende Excel-Matrix und verschaffen Sie sich einen Überblick.

Bedeutung von Besprechungen aus unterschiedlichen Perspektiven sehen

Ein großer Vorteil von Besprechungen ist: Sachverhalte werden aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet und besprochen. Genau darauf kommt es an, und das ist der wesentliche Zweck einer Besprechung. Um das zu unterstützen, können Sie mit der Methode „Sechs Denkhüte“ von Edward de Bono arbeiten. Jeder Denkhut und seine Farbe steht für eine besondere Perspektive zu einem gegebenen Sachverhalt. In der Besprechung werden diese alle eingebracht. Das trägt maßgeblich zu guten Lösungen bei.

Wenn Sie erkannt haben, dass die Besprechung wirklich wichtig ist und wenn Sie die Verantwortung für eine erfolgreiche Durchführung tragen, dann beginnen Sie mit der Planung des Meetings. Dazu der folgende Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

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