Arbeitszeit erfassen, verwalten, auswertenArbeitszeiten der Mitarbeiter auswerten

Für die Personalplanung und Personalsteuerung müssen die Arbeitszeiten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig ausgewertet werden. Krankheitstage oder viele Überstunden machen spezielle Maßnahmen erforderlich. Dazu finden Sie im Folgenden ein Excel-Tool für die automatische Auswertung der Arbeitszeit-Aufschreibungen Ihrer Beschäftigten.

Warum Arbeitszeiten ausgewertet werden

Im ersten Abschnitt dieses Handbuchs sind die wichtigen Zwecke zur Erfassung der Arbeitszeit benannt. Das sind:

  • Selbstkontrolle des Beschäftigten
  • Leistungskontrolle durch das Unternehmen
  • Schutz vor Überlast
  • Abrechnung der geleisteten Arbeit
  • Preis- und Projektkalkulation
  • Projektsteuerung und Projektcontrolling
  • Dokumentation in Bezug auf rechtliche Anforderungen (zum Beispiel nach dem Mindestlohngesetz)

Damit diese Zwecke erfüllt werden können, sollten die Aufschriebe der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ihrer jeweiligen Arbeitszeit gesammelt und ausgewertet werden.

Personalplanung und Personalmanagement auf Basis der Arbeitszeit-Auswertungen

Darüber hinaus benötigen die Personalplanung und das Personalmanagement die Auswertungen, um zu erkennen, wo zusätzlicher Personalbedarf besteht, in welchen Bereichen oder bei welchen Personen es eine temporäre Überlast gibt, wo Aufgaben anders verteilt werden können und vieles mehr. Die Auswertungen der Arbeitszeit dienen damit der kurz- und mittelfristigen Planung und Steuerung des Personaleinsatzes.

Tipp: Personalplanung im Unternehmen

Im Handbuch-Kapitel Personalplanung mit Excel finden Sie zahlreiche Werkzeuge, um den Personalbedarf auch langfristig zu planen und zu steuern.

Mit der Arbeitszeiterfassung werden auch spezielle Zeiten erfasst, die für personalpolitische und organisatorische Fragen wichtig sind. Zum Beispiel zum Krankenstand:

  • Wie viele Krankheitstage wurden gemeldet?
  • Wie hoch ist der Krankenstand?
  • In welchen Bereichen ist er besonders hoch?

Daraus lassen sich gezielt Maßnahmen ableiten für das Gesundheitsmanagement im Unternehmen.

Urlaubszeiten müssen ebenfalls geplant werden – insbesondere in den typischen Urlaubs- und Ferienzeiten eines Unternehmens. Mit den Arbeitszeiten werden deshalb auch die Urlaubstage erfasst. Das Personalmanagement kann erkennen, wer noch wie viel Resturlaub hat – der dann vielleicht bis Ende des Jahres genommen werden muss.

Entsprechendes gilt auch für Schulungs- und Trainingszeiten. Die Arbeitszeitauswertung kann sichtbar machen, wann Weiterbildung am besten möglich ist oder wie viele Schulungstage es in einem Bereich oder für einzelne Beschäftigte überhaupt gibt.

Im folgenden Praxisteil dieses Handbuch-Kapitels finden Sie ein Excel-Tool, mit dem Sie alle einzelnen Dateien, in denen die Beschäftigten ihre Arbeitszeit erfasst haben, automatisch zusammenführen und auswerten können.

Praxis

Sie können mit den folgenden Excel-Vorlagen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfassen, zusammenführen und dann unter unterschiedlichen Gesichtspunkten auswerten.

Beschäftigte erfassen monatlich ihre Arbeitszeiten und geben die Erfassungsdatei ab

Grundlage ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit pro Monat selbstständig erfassen. Geben Sie die folgende Vorlage an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Anweisung weiter, an jedem Tag die Arbeitszeiten (Beginn und Ende) einzutragen. Urlaub, Krankentage, freie Tage und Feiertage müssen ebenfalls erfasst werden.

Sammeln Sie alle ausgefüllten Vorlagen mit den jeweiligen Arbeitszeiten und speichern Sie diese in einem Verzeichnis ab. Da jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin in jedem Monat eine entsprechende Excel-Datei liefert, speichern Sie diese am besten unter folgenden Namen ab für das entsprechende Jahr (JJJJ) und den Monat (MM):

Personalnummer_JJJJMM.xlsx, Beispiel: 0001_202006.xlsx

Sie können dafür ein Dateiverzeichnis anlegen, zum Beispiel mit dem Namen:

Arbeitszeit-2020 (das wird später für den Import aller Dateien benötigt).

Daten aus Erfassungsdateien einlesen

Wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiterfassung (für den Vormonat) abgegeben haben, liegen diese gesammelt im dafür eingerichteten Verzeichnis vor. Mit dem folgenden Excel-Tool können diese Daten dann automatisch eingelesen und im Anschluss ausgewertet werden.

Für das Einlesen wählen Sie im Tabellenblatt MENÜ die Funktion DATEN AKTUALISIEREN (siehe Abbildung 2). Alle Daten aus den Erfassungsdateien werden dann im Tabellenblatt DATEN zusammengeführt. Diese sollten Sie dort nicht verändern.

Abbildung 2: Menü des Excel-Tools für die Auswertung der Arbeitszeiten

Hinweis: Damit die Daten korrekt und aus dem richtigen Importpfad eingelesen werden, müssen Sie die Tabelle mit den Daten mit diesem Pfad verbinden. Dies ist nur einmalig erforderlich. Die Erläuterungen dazu finden Sie in der folgenden Vorlage.

Daten zur Arbeitszeit auswerten und Berichte (Reports) erstellen

Wenn alle Dateien mit den Arbeitszeiten importiert sind und in der Tabelle DATEN vorliegen, können diese ausgewertet werden. Im Excel-Tool sind dazu mehrere Auswertungen und Berichte oder Reports erstellt, die auf der Pivot-Funktion von Excel basieren. Das bedeutet, dass Sie diese Reports einfach anpassen oder ergänzen können.

Abbildung 3 zeigt einen Report für die Übersicht über die Urlaubstage in den einzelnen Abteilungen.

Abbildung 3: Übersicht Urlaubstage in Abteilungen

In der Auswertung in Abbildung 4 ist die Dauer der Arbeit pro Tag aufgeführt (Auszug aus der gesamten Liste). So lässt sich erkennen, welcher Mitarbeiter wie viele Überstunden ansammelt.

Abbildung 4: Report Arbeitszeit der Mitarbeiter

Für diese Art von Übersichten genügen meist Tabellen. Weitere Auswertungen können mit der Pivot-Analyse auch in Form von Diagrammen durchgeführt werden.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie die Arbeitszeiten daraufhin ausgewertet werden, für welche Tätigkeiten sie eingesetzt werden. Das können sein: Arbeit an Kundenaufträgen, Mitarbeit in Projekten, Verwaltungsaufgaben und andere mehr.

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