Aufgaben delegierenAufgaben delegieren als Führungskraft – worauf es ankommt

Aufgaben delegieren ist eine Frage des Führungsstils

Managerinnen und Manager klagen oft über eine hohe Arbeitsbelastung. Ein Grund dafür ist, dass sie Aufgaben nicht ausreichend delegieren. Dabei ist die Aufgabendelegation eine zentrale Kompetenz, die jede Führungskraft mitbringen sollte.

Der Grund für mangelhafte Aufgabendelegation ist: Die Führungskraft meint, dass

• niemand die Aufgabe in der Qualität erfüllt, wie sie selbst;
• das Delegieren mehr Zeit braucht, als die Aufgabe selbst zu erledigen.

Um diese Überzeugungen und Vorurteile zu überwinden, braucht es für das Delegieren von Aufgaben einen Führungsstil, der darauf baut, dass man seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vertrauen kann. Dieses Vertrauen muss vorhanden sein oder erst aufgebaut werden.

Worum geht es bei der Aufgabendelegation?

Aufgabendelegation beschreibt den Prozess, bei dem eine Führungskraft einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin eine mehr oder weniger komplexe Aufgabe überträgt.

Sie muss dazu die dafür notwendigen Befugnisse einräumen und sicherstellen, dass die betroffene Person über die notwendigen Kompetenzen verfügt. Zudem überträgt die Führungskraft (nur) einen Teil der Verantwortung für die sachgerechte Erledigung der Aufgabe. Und schließlich muss sie das Ergebnis der Aufgabenausführung überprüfen.

Das Delegieren von Aufgaben ist also eine Beziehung zwischen zwei Personen in Bezug auf die Erfüllung von Aufgaben. Diese Beziehung muss sich im Laufe der Zeit entwickeln.

Im Allgemeinen werden Aufgaben delegiert. Es können aber auch komplexe Tätigkeitsbereiche oder Funktionen im Unternehmen an andere Personen übertragen werden. Oder es wird das Erreichen eines Ziels delegiert.

Was gehört zur Aufgabendelegation?

Das Delegieren von Aufgaben umfasst mehrere Aspekte:

• die Aufgabe, die man nicht mehr selbst erledigt, sondern die von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin erledigt wird;
• die Befugnisse, die diese Person braucht, um die Aufgabe ausführen zu können – sie darf die Aufgabe erledigen;
• die Kompetenzen oder Qualifikationen, die diese Person dafür braucht – sie kann die Aufgabe erledigen; und
• die Verantwortung, die Führungskraft und Mitarbeiter gemeinsam dafür tragen, dass die Aufgabe in einer bestimmten Form erfüllt und ein erwartetes Ergebnis erzielt wird.

Wenn also eine Person A eine Aufgabe an eine Person B delegiert, muss im Delegationsprozess geklärt werden, welche Aufgabe übertragen wird, welche Befugnisse und Kompetenzen dafür vorliegen und wer wofür die Verantwortung trägt.

Wie umfangreich sind delegierte Aufgaben?

Das Spektrum der Delegation von Aufgaben beginnt bei der einfachen Übertragung einer Tätigkeit ohne besondere Befugnisse oder Abtretung von Verantwortung: „Machen Sie doch mal …“.

Es reicht bis zur Delegation komplexer Aufgaben, ganzer Tätigkeitsbereiche und Funktionen oder von Projekten, bei denen mit der Aufgabe auch ein hohes Maß an Befugnissen eingeräumt, besondere Kompetenzen erwartet und Verantwortung übertragen wird.

Wichtig ist: Wenn eine Person eine Aufgabe delegiert, kann sie niemals die gesamte Verantwortung für die sachgerechte Erledigung der Aufgabe übertragen. Sie trägt immer die Verantwortung dafür mit, dass die Aufgabe zufriedenstellend erledigt wird, – und muss deshalb die Aufgabendurchführung im notwendigen Maße überwachen.

Aufgaben oder ganze Tätigkeitsbereiche, die dauerhaft an einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin übertragen werden, sollten nicht jedes Mal neu delegiert werden. Sie werden dann entsprechend in die Stellenbeschreibung übernommen.

Was mit der Aufgabendelegation erreicht werden soll

Ziel der Delegation von Aufgaben ist: Die Produktivität des Teams soll erhöht werden! Sie hat nichts mit Macht und Status einer Person zu tun.

Die Vorteile der Aufgabendelegation sind:

• Führungskräfte gewinnen mehr Zeit für andere Aufgaben.
• Aufgaben werden von den Personen erfüllt, die die beste Qualifikation dafür mitbringen.
• Wer delegiert, erkennt Prioritäten besser.
• Führungskräfte setzen sich mit den Potenzialen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter intensiver auseinander.
• Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind motivierter, wenn sie interessante Aufgaben übertragen bekommen.
• Sie können sich besser entwickeln.
• Ihre Identifikation mit dem Unternehmen kann sich verbessern.
• Nachfolger können leichter eingelernt werden.

Probleme der Aufgabendelegation

Aufgaben delegieren – das klingt einfach, ist es aber oft nicht.

Denn beim Delegieren muss bedacht werden: Delegieren heißt, Vertrauen und Zeit investieren, um anderen eine Aufgabe zu übertragen, ihnen Freiräume zu geben, diese Aufgabe zu erfüllen und das erwartete Ergebnis abzuliefern. Am Ende muss das Ergebnis kontrolliert und bewertet werden.

Es bleibt immer ein Risiko, dass die Aufgabe nicht in dem Maße erfüllt wird, wie die Führungskraft das erwartet hat.