Ressourcen und Dienste planenDienstplanung und Belegungsplanung
Wofür braucht es einen Dienstplan oder Belegungsplan?
Mit der Dienstplanung und Belegungsplanung behalten Sie die Übersicht über die Belegung von Räumen und Geräten und die Besetzung von wichtigen Servicestellen in Ihrem Unternehmen. Sie stellen damit beispielsweise sicher, dass die Telefonzentrale besetzt ist.
Mit dieser Planung sorgen Sie dafür, dass es eine eindeutige Zuordnung von Diensten und Ressourcen einerseits und von Dienstleistern und Nutzern andererseits gibt:
- Bei der Ressourcenplanung darf es keine doppelte Zuordnung geben, da ansonsten Konflikte oder Störungen im Ablauf entstehen.
- Bei der Dienstplanung ist es wichtig, dass ein Dienst ohne Unterbrechung sichergestellt ist – seine Belegung also keine Lücken aufweist.
Ressourcen mit dem Belegungsplan nicht doppelt einplanen
Mit der Belegungsplanung können Sie einzelne Ressourcen und Arbeitsmittel für unterschiedliche Nutzer einplanen. Eine Belegungsplanung erfolgt in den Unternehmen meistens für:
- Räume
- Fahrzeuge
- Werkzeuge
- IT-Geräte (Hardware, Software)
- Labore
Dabei geht es hauptsächlich darum, eine Doppelbelegung oder Wartezeiten und Ärger zu vermeiden. Außerdem kann jeder Nutzer im Belegungsplan erkennen, wann er die jeweilige Ressource nutzen kann. So kann er die eigenen Aufgaben und Abläufe darauf ausrichten.
Belegungsplan als Liste führen
Listen zur Belegungsplanung werden an vielen Stellen im Unternehmen geführt – je nachdem, wer welche Ressource verwaltet und betreut. Wichtig ist:
- Es gibt für jede Ressource nur eine Liste.
- Jeder potenzielle Nutzer weiß, wo sich diese Liste befindet.
- Die Liste wird von den Nutzern gemeinsam gepflegt oder von einer verantwortlichen Person, die alle Anfragen zur Ressourcennutzung sammelt und entsprechend einplant.
- Die Listen können als einfache Kalender (Papierform), mithilfe von Excel oder mit spezieller Software gepflegt werden.
Beispiele für solche einfachen Belegungsplanungen sind:
- Besprechungsräume in Unternehmen
- Fahrzeuge in einem Fahrzeugpool
- Computer mit spezieller Simulationssoftware
- Konferenzräume in einem Hotel oder bei der Messe
Bei der Planung der Belegung von Ressourcen sollten die Verantwortlichen darauf achten, dass die Wartezeiten oder andere Probleme, die sich aus der Knappheit der Ressourcen ergeben, die Prozesse nicht zu sehr beeinträchtigen. Im Zweifel müssen die Ressourcen erweitert oder aufgestockt werden, sodass sie kein Engpass sind, aber die Auslastung dennoch hoch ist.
Die folgende Abbildung zeigt, wie eine einfache Belegungsplanung dargestellt werden kann.
Durch die Visualisierung in Form eines Balkenplans wird schnell sichtbar, wann die Ressource frei ist und wann sie belegt ist. Zudem wird sichtbar, wie sie ausgelastet ist und wann oder wodurch es Engpässe geben könnte.
Indem gleichzeitig ermittelt wird, welcher Nutzer die Ressource wie intensiv nutzt, können die entsprechenden Kosten der Ressource dem jeweiligen Nutzer zugeordnet werden. Dazu wird der Stundensatz der Ressource berechnet und festgelegt.
Dienstplan erstellen
Die Belegungsplanung kann auch als Dienstplanung verstanden werden. Hier müssen Sie im Rahmen Ihrer Planung sicherstellen, dass ein Dienst während der geplanten Dienstzeiten auch erfüllt wird.
Das bedeutet, dass Sie eine Belegungsplanung durchführen, die dafür sorgt, dass eine Ressource ständig belegt ist. Die folgende Abbildung zeigt, wie der Belegungsplan als Dienstplan aussehen kann.
Dabei können Sie die Einteilung der Dienste unterschiedlich visualisieren. In der Abbildung ist die Dienstplanung für einen ausgewählten Dienst und einen gesamten Monat dargestellt.
Eine Variante ist, dass mehrere Dienste in einer Übersicht dargestellt werden (siehe folgende Abbildung).
Dienstplanung und Aufgabenplanung im Jahreskalender abbilden
In einigen Fällen ist es hilfreich, wenn Sie für ein gesamtes Jahr im Überblick haben, wer welche Aufgaben übernimmt, wann welche Projekte laufen oder wer wann bei welchem Kunden im Einsatz ist. Sie planen dazu für die einzelnen Tage den jeweiligen Zeitaufwand und haben im Jahreskalender wie bei einer Plantafel immer den entsprechenden Überblick.
Die folgende Abbildung zeigt an einem Ausschnitt, wie das aussehen kann.
Raumbelegungsplan: Belegung und Nutzung von Räumen oder Fahrzeugen planen
Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie ausgewählte Ressourcen wie Räume, Fahrzeuge, Anlagen oder Werkzeuge auf eine einfache Art und Weise unterschiedlichen Nutzerinnen und Nutzern zuweisen.
Mit der Darstellung erkennen Sie schnell, welcher Nutzer eine Ressource in welchem Zeitraum nutzt – sodass es nicht zu Überschneidungen und Doppelbelegungen kommt, die Prozesse erheblich stören können.
Die Excel-Vorlagen sind vorbereitet für die Wochenplanung, Monatsplanung oder Jahresplanung. Geben Sie mögliche Nutzerinnen und Nutzer an und verplanen Sie dann die einzelnen Ressourcen im Zeitplan und Belegungsplan.
Es wird jeweils berechnet, wie viele Stunden die Ressource durch den einzelnen Nutzer belegt ist.
Ermitteln Sie den Stundensatz der jeweiligen Ressource mithilfe der folgenden Excel-Vorlagen. Damit können Sie die Kosten der Ressource den einzelnen Nutzern zuweisen und in Rechnung stellen.
Vorlagen für Ihre Dienstplanung
Nutzen Sie die folgenden Excel-Vorlagen für Ihre Dienstplanung. Machen Sie damit sichtbar, wer in welcher Zeit welche Aufgaben oder Dienste in Ihrem Unternehmen übernimmt.
Damit gewährleisten Sie, dass diese ohne Störung oder Unterbrechung erbracht werden. Das ist vor allem dann wichtig, wenn es sich um Serviceleistungen für Kunden handelt; zum Beispiel: Telefonzentrale, Hotline, Kundenberatung.
Die folgende Excel-Vorlage eignet sich insbesondere für Arztpraxen, Physiotherapie-Einrichtungen, Behörden, Service-Schalter oder vergleichbare Institutionen.
- Sie können bis zu 10 Mitarbeitende und die Belegung von mehreren Räumen planen.
- Sie sehen am Ende des Plans, wie viele Stunden pro Tag und pro Woche ein Mitarbeiter eingeplant ist.
- Sie erkennen, wenn Räume gleichzeitig für mehrere Mitarbeitende eingeplant sind (hellrot). So können Sie diese Konflikte erkennen und auflösen.
- Außerdem können Sie einen besonderen Raum farblich hervorheben (rot).
Mit der folgenden Excel-Vorlage planen Sie den Einsatz Ihres Teams im Laufe einer Woche für Projekte, Aufgaben oder andere Aktivitäten.
Sie legen für jeden Wochentag fest, wer vormittags im Einsatz ist und wer am Nachmittag. In der Liste werden die Mitarbeiternamen jeweils angezeigt.
Das Besondere ist: Die Planung erfolgt mit einer dynamischen Dropdown-Liste; Sie können also nur die Mitarbeitenden auswählen, die Sie zuvor noch nicht eingeplant haben.
Mit dem folgenden Excel-Tool können Sie Dienste Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder den Einsatz für einzelne Kunden oder Projekte in einem Jahreskalender eintragen.
Sie stellen dar, welche Aufgaben an welchen Tagen durchgeführt werden und wie viel Zeit diese in Anspruch nehmen. Neben Aufgaben können Sie beliebige andere Planungsobjekte planen.
Für jedes Planungsobjekt wird eine andere Farbe genutzt. So behalten Sie den Überblick über die Aufgaben im Jahresverlauf.
Teilzeitarbeit planen – Jahreskalender für Teilzeitkräfte pflegen
Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie für alle Teilzeitkräfte in Ihrem Team oder Unternehmen die Arbeitszeit und Anwesenheit planen. Tragen Sie dazu für alle Teilzeitkräfte ein:
- übliche Arbeitstage
- übliche Arbeitsstunden (Anzahl) an diesen Tagen
- geplante Urlaubstage
- Krankheitstage
- freie Tage wegen Zeitausgleich
- Tage der Nichtanwesenheit aufgrund einer Verschiebung
So haben alle im Team über das gesamte Jahr einen Überblick, wer wann da ist und wann nicht.
Für die Personaleinsatzplanung müssen Sie wissen, welche Person wie viele Stunden arbeitet oder gearbeitet hat. Sie müssen die Arbeitszeit erfassen.
