Was ist Benchmarking?

Benchmarking ist ein Verfahren, mit dem die eigenen Produkte, Prozesse, Dienstleistungen, Strategien, Strukturen, Aktivitäten oder Verhaltensweisen mit denen von anderen Unternehmen verglichen werden. Ziel ist, sich mit den jeweils besten Unternehmen zu vergleichen und von ihnen zu lernen.

Dazu werden in einem Benchmarking-Projekt „Best Practices“ identifiziert, auf die eigenen Belange angepasst und umgesetzt. Wenn man herausragende Leistungen bringen will, hat es sich schon immer bewährt, sich am Erfolg anderer zu orientieren. Der oberste Grundsatz von Benchmarking ist daher: Lernen von den Besten! Sie sind der Benchmark.

Benchmarking sollte als ein ständiger Prozess im Unternehmen etabliert werden, um langfristig und in allen Bereichen Verbesserungen zu erzielen. Das bedeutet, dass immer wieder von neuem Benchmarking-Projekte durchgeführt werden müssen.

Die vier Phasen im Benchmarking-Prozess

Im Folgenden werden die Phasen eines Benchmarking-Projekts, der typische Benchmarking-Prozess, vorgestellt, in dem das Verfahren einmal durchlaufen wird. Die Dauer der einzelnen Phasen, der Ressourcenbedarf und die Detailplanung variieren von Projekt zu Projekt. Insgesamt zeigt die Erfahrung, dass für den Durchlauf eines kompletten Benchmarking-Prozesses mit etwa 5 bis 12 Monaten zu rechnen ist.

Phase 1: Benchmarking-Objekte auswählen

In dieser Phase analysieren Sie das eigene Unternehmen mit dem Ziel, die strategisch richtigen Objekte für das Benchmarking-Projekt auszuwählen. Sie identifizieren also die wichtigsten Problembereiche, die mittels eines Benchmarkings verbessert werden sollen. Das sind meist einzelne Prozesse, die besonders wichtig sind, oder Produkte und Services, die verbessert werden sollen.

Die zentrale Frage ist: Was soll gebenchmarkt werden?

Phase 2: Benchmarking-Partner auswählen

In dieser Phase suchen Sie einen oder mehrere Benchmarking-Partner, mit denen Sie sich vergleichen und von denen Sie lernen können. Sie können:

  • intern einzelne Unternehmensbereiche miteinander vergleichen,
  • sich mit Konkurrenzunternehmen vergleichen oder
  • sich mit anderen Unternehmen vergleichen, die in einem bestimmten Verfahren oder einer bestimmten Methode weltweit als führend gelten.

Die zentralen Fragen sind: Mit wem vergleichen wir uns? Wer ist Benchmark und zeigt Best Practice?

Phase 3: Benchmarking durchführen und Benchmarking-Studie erstellen

In dieser Phase kommt es zum Vergleich zwischen den Benchmarking-Partnern. Es müssen die Leistungslücken identifiziert und die Ursachen für diese herausgefunden werden. Dazu gehören:

  • Sie schauen das Produkt oder den Prozess bei Ihrem Benchmarking-Partner sehr genau an.
  • Sie ermitteln Merkmale, Funktionen, Abläufe, Hilfsmittel, Regeln, Methoden, die der Benchmarking-Partner einsetzt.
  • Sie bewerten, inwiefern diese für die herausragenden Leistungen, die Benchmark, verantwortlich sind.
  • Sie prüfen, inwiefern diese auf Ihr Unternehmen übertragbar sind oder wie sie angepasst werden.

Die zentralen Fragen sind: Was macht der Benchmarking-Partner im Detail? Warum ist er die Benchmark? Was können wir daraus lernen? Ihre Ergebnisse und Erkenntnisse fassen Sie in einer Benchmarking-Studie zusammen.

Phase 4: Ergebnisse umsetzen

In der letzten Phase planen und realisieren Sie die Umsetzung der Maßnahmen, die aus den Ergebnissen der Studie abgeleitet werden. Sie führen also die Best Practices der Benchmarking-Partner ein und kontrollieren die Ergebnisse. Danach können Sie ein neues Benchmarking-Projekt starten.

Die zentralen Fragen sind: Was ist zu tun? Wie sind die gesteckten Ziele zu erreichen? Wie setzen wir die gewonnenen Erkenntnisse in unserem Unternehmen um?

Hintergrund

Xerox

Die amerikanische Firma Xerox gilt als Erfinder des Benchmarking. Nach einem kometenhaften Aufstieg in der Nachkriegszeit wurde das Unternehmen, das sich bis dahin quasi in einer Monopolstellung befand, in den 1970er-Jahren vom japanischen Wettbewerb immer stärker bedrängt. Zunächst ignorierte Xerox die Konkurrenz noch, was dazu führte, dass sich sein Weltmarktanteil in nur vier Jahren von 80 auf 30 Prozent reduzierte.

Die Wende kam erst, als das Unternehmen interne Analysen und dann Vergleiche mit seiner japanischen Tochtergesellschaft sowie mit externen Konkurrenten durchführte und Prozesse, Methoden und Strategien radikal verbesserte. Dies sicherte dem Unternehmen nicht nur die Rückkehr an die Weltspitze, sondern brachte ihm auch etliche Qualitätspreise ein.

Praxis

Benchmarking planen und vorbereiten

Wenn Sie ein Benchmarking-Projekt durchführen wollen, durchlaufen Sie die vier Phasen. Damit sind zahlreiche Aufgaben verbunden, die Sie sorgfältig planen müssen.

Benchmarking ist Projektmanagement. In der folgenden Excel-Vorlage finden Sie die Phasen des Benchmarkings und Fragen, die dabei jeweils wichtig sind. Sie können in der Tabelle Ihre jeweiligen Aufgaben für die einzelnen Phasen ergänzen. Damit haben Sie einen übersichtlichen Projektstrukturplan für Ihr Benchmarking-Projekt.

Für die im Folgenden beschriebenen Schritte und Aufgaben des Benchmarkings sind eine Reihe von Excel-Vorlagen als Tabellen und Diagramme hilfreich, die Sie für die Dokumentation, Bewertung und Visualisierung nutzen können.

Benchmarking-Partner finden

Wählen Sie mögliche Vergleichsunternehmen: den Benchmarking-Partner oder einfach Benchmark genannt. Nutzen Sie die folgenden Vorlagen, um eine Liste möglicher Unternehmen mit den jeweiligen Merkmalen zu erstellen. Bewerten Sie diese Unternehmen anschließend, um Ihren Benchmark zu finden.

Benchmarking durchführen

Analysieren Sie zunächst die ausgewählten Prozesse, Produkte oder Services des Benchmarks-Partners. Dokumentieren Sie in den folgenden Vorlagen, was die herausragenden Leistungen des Partners, die Best Practice, in Bezug auf die Prozesse ausmacht.

Leistungen vergleichen

Vergleichen Sie dann die Prozesse oder Produkte der Benchmarking-Partner mit Ihrem Unternehmen und identifizieren Sie die Verbesserungspotenziale. Definieren Sie dazu wichtige Erfolgsfaktoren und Leistungskennzahlen.

Ermitteln Sie, welche Leistungen Ihre Benchmarking-Partner bringen und welche Leistungen im Vergleich dazu Ihr Unternehmen erbringt. Nutzen Sie dafür die folgenden Vorlagen.

Verbesserungen im eigenen Unternehmen umsetzen und sichtbar machen

Leiten Sie Maßnahmen zur Verbesserung ab und überwachen Sie die Umsetzung und die tatsächliche Verbesserung anhand von Kennzahlen im Zeitverlauf. Zeigen Sie den Erfolg mithilfe der folgenden Vorlagen.