Führungsmethode für Komplexität, Agilität und VeränderungKonzept für die Planung und Vorbereitung von Zielklausuren

Grundlagen der zielorientierten Führung

Um Zielklausuren im Unternehmen einzuführen, müssen einige Vorbereitungen getroffen und Rahmenbedingungen beachtet werden. Folgende Aspekte sind wichtig und Teil des Konzepts für die Einführung und Arbeit mit Zielklausuren und der zielorientierten Führung:

• Organisatorische Rahmenbedingungen schaffen
• Geschäftsplan erstellen
• Verantwortlichkeiten festlegen
• Zielklausur vorbereiten und durchführen: Schlüsselelement des Zielmanagementsystems
• Zielverantwortung zuweisen
• Big Points identifizieren
• Ziele SMART formulieren
• vom Entgeltsystem entkoppeln: keine variablen Gehaltsbestandteile damit verbinden
• mit dem Projektmanagement verknüpfen
• Regeln festlegen: Grundlage für Offenheit und Vertrauen

Wenn Sie Zielklausuren in Ihrem Unternehmen oder Verantwortungsbereich einführen wollen, müssen Sie für diese Aspekte entsprechende Vorbereitungen treffen und die (erstmalige) Durchführung planen. Worauf Sie dabei achten sollten und welche Aufgaben dabei im Einzelnen anfallen, wird im Folgenden erläutert.

Beachten Sie: Dieses Konzept zur Zielvereinbarung ist ein wachsendes Konzept. Sie sollten einfach beginnen und es aufgrund von Erfahrungen aller Beteiligten weiter optimieren.

1. Grundlagen und organisatorische Rahmenbedingungen schaffen

Führung in einer turbulenten, komplexen Umwelt muss stabile Grundlagen für Arbeit und Zusammenarbeit schaffen und gleichzeitig Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten. Zielsysteme können eine solche stabile Grundlage sein.

Wenn Vorgesetzte mithilfe von Zielen führen, brauchen Sie immer folgende Elemente als Grundlage. Sie schaffen damit die organisatorischen Rahmenbedingungen:

• Gesamtkonzept und Regeln, die für die Zielfindung und Zielvereinbarung gelten
• Maßnahmen und Prozesse, mit deren Hilfe Ziele ermittelt, vereinbart und überprüft werden
• Instrumente und Methoden, die dabei eingesetzt werden

2. Geschäftsplan erstellen

Ausgangspunkt ist die operative und strategische Planung der Unternehmensleitung. Daraus entsteht der Geschäftsplan für das Folgejahr.

Oft wird dieser in einem „Bottom-up-Prozess“ entwickelt: Die operativen Ebenen liefern alle wichtigen Grundlagen und Informationen dafür (zum Beispiel Sales Forecast), die Geschäftsleitung macht daraus einen Plan. Der verabschiedete Geschäftsplan wird dann über einen „Top-down-Prozess“ heruntergebrochen, bis in die Bereiche und bis auf die operative Ebene.

Das Schlüsselelement für diesen Top-down-Prozess der zielorientierten Führung ist die Zielklausur, in der es um die Big Points, die wesentlichen Zielfelder oder Ziele geht, mit denen die Unternehmensziele im Geschäftsplan erreicht werden sollen.

3. Verantwortlichkeiten festlegen

Zielorientierte Führung funktioniert nur dann, wenn Verantwortlichkeiten eingehalten werden. Die Geschäftsleitung ist der Auftraggeber für das Zielmanagement. Sie ist dafür verantwortlich, dass die vereinbarten Regeln eingehalten werden. Sie prüft zudem die Funktionalität und die Ergebnisse des Zielmanagements.

Alle Führungskräfte sind verantwortlich für die

• Auswahl, Definition und Vereinbarung von Zielen in ihrem Verantwortungsbereich
• Einhaltung der Regeln
• Planung und Controlling der Umsetzungsmaßnahmen
• Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Zielerreichung

Das Personalwesen oder eine vergleichbare Funktion im Unternehmen steuert den Gesamtprozess und ist verantwortlich für die Prozess- und Maßnahmenqualität. Dazu gehören auch die Qualität und Anwendung der Instrumente und Methoden für das Zielmanagement. Mitarbeitende aus dem Personalwesen unterstützen die Beteiligten bei der Durchführung der Zielklausur(en). Sie sollten deshalb Workshops moderieren können.

In der Rolle der Moderation steuern sie auch den Prozess nach der Zielklausur. Sie senden die Klausurergebnisse an die Teilnehmenden, sie bekommen die von den Führungskräften überarbeiteten SMART-Ziele und Projektpläne und füllen damit das Ziele-Pläne-Tool.

Dabei beurteilen sie insbesondere die Ergebnisqualität der Zielerarbeitung unter dem Aspekt der SMART-Formulierung der Ziele und der Qualität der Projektblätter zur Zielplanung. Und sie unterstützen Führungskräfte und ihre Mitarbeitenden, wenn Fragen oder Probleme auftauchen.

4. Zielklausur vorbereiten und durchführen

Die Zielklausur ist das Schlüsselelement des Zielmanagements. Sie läuft in neun Schritten ab:

1. Einleitung und kurze Darstellung des Konzepts zur zielorientierten Führung
2. Rückschau auf das vergangene Jahr: Ziele und Zielerreichung
3. Ziele aus dem Geschäftsplan der Unternehmensleitung sowie der Führungskräfte und der Mitarbeitenden erfassen
4. Identifikation der Big Points
5. Zuordnung der Ziele zu Bereichen und Personen (Zielverantwortliche)
6. SMART-Formulierung der Ziele
7. Präsentation, Diskussion der Ziele
8. Projektplanung
9. Vereinbarung nächster Schritte

Eine Zielklausur dauert 1 bis 1,5 Tage und wird von einer qualifizierten Person, zum Beispiel aus dem Personalwesen moderiert. Jede Zielklausur ist gleichzeitig ein Workshop zur Teamentwicklung.

Zielverantwortung, die Konzentration auf Big Points und die SMART-Formulierung von Zielen sind wesentliche Erfolgsfaktoren für Zielklausuren. Sie werden deshalb in den folgenden Punkten gesondert erläutert.

5. Zielverantwortung zuweisen

Für jedes Ziel gibt es immer nur einen Zielverantwortlichen. Personen, die einbezogen werden müssen oder sollen, um das Ziel zu erreichen, ergeben sich aus dem Projektplan zur Zielerreichung.

Der Zielverantwortliche ist dafür verantwortlich, diese Personen frühzeitig in den Zielerreichungsprozess einzubeziehen. Der Zielverantwortliche kann also durch ein Team unterstützt werden und braucht auch nicht alle Maßnahmen zur Zielerreichung selbst durchführen.

6. Big Points identifizieren

In der Zielklausur sollen Ziele erarbeitet oder konkretisiert werden, um die im Geschäftsplan oder in der strategischen Planung enthaltenen Zielfelder oder Ziele zu erreichen. Hierbei sollen Big Points, nicht Peanuts im Mittelpunkt stehen.

Big Points sind je nach Unternehmen und Branche höchst unterschiedlich. Sie können sich aus folgenden Überlegungen ergeben:

• Wichtige Ziele für den Unternehmenserfolg
  In der Geschäftsplanung und Strategieplanung sind Ziele enthalten, deren Zielerreichung, aus welchen Gründen auch immer, schwierig oder kritisch ist. Je wichtiger diese Ziele sind, desto eher handelt es sich um Big Points.
• Viele betroffene Bereiche
  Grundlegende Veränderungen im Unternehmen, zum Beispiel durch Digitalisierung von Aufgaben oder Prozessen, beschränken sich niemals auf Veränderungen in einem Unternehmensbereich. Je mehr Bereiche oder Personen betroffen sind, desto eher handelt es sich um Big Points.
• Weitreichende Vorarbeiten oder Veränderungen
  Um die funktionalen Ziele eines Bereichs (Vertriebsziele, Produktionsziele …) zu erreichen, müssen oft erst Entwicklungsziele für den Bereich realisiert werden. Das sind beispielsweise Ziele zu: neue Aufgabenverteilung, Qualifizierung von Mitarbeitenden, Einführung neuer IT-Konzepte oder die Realisierung von Projekten. Je stärker die funktionale Zielerreichung eines Bereichs von der vorhergehenden Entwicklung des Bereichs abhängt, desto eher handelt es sich um Big Points.

7. Ziele SMART formulieren

Die SMART-Formulierung von Zielen ist die entscheidende methodische Hilfe, um die richtigen Ziele zu finden und zu erreichen. Ziele, die nicht SMART formuliert sind, heißen Zielfelder. Ziele sollen SMART formuliert sein, also:

• Specific (genau beschrieben)
• Measurable (messbar)
• Attainable (anspruchsvoll, erreichbar)
• Relevant (wichtig)
• Timed (zeitlich bestimmt)

In klassischen Management by Objectives-Konzepten werden Ziele hauptsächlich zur Kontrolle der Zielerreichung benutzt; oft, um variable Gehaltsbestandteile zu begründen. Der wesentliche Nutzen SMART formulierter Ziele entsteht aber am Anfang des Zielfindungsprozesses, nicht bei der Kontrolle!

Nur wer seine Ziele messbar formulieren kann, hat klare Vorstellungen von dem, was erreicht werden soll, kann den Weg zur Zielerreichung besser planen, wird effektiv (das Richtige tun und nicht nur etwas richtig tun) und kann die Erfolgschancen zur Erreichung von Oberzielen beurteilen.

Ob der Erfolg gemessen wird, hängt auch davon ab, ob der Messaufwand nicht höher ist als der Ergebnisbeitrag des Ziels.

8. Anbindung von variablen Gehaltsbestandteilen vermeiden

Von der Anbindung variabler Gehaltsbestandteil an Ziele wird abgeraten. Erfahrungen zeigen, dass dann unproduktive Verhandlungsprozesse entstehen: Der Mitarbeiter will bei der messbaren Formulierung der Ziele möglichst einen Sicherheitspuffer einbauen, während die Führungskraft dann erhöhte Anforderungen stellt, damit man sich auf das von der Führungskraft gewünscht Maß, in der Mitte treffen kann.

Der wesentliche Zweck von Zielmanagement besteht darin, die richtigen Ziele zu finden und die dafür notwendigen Aktionen und Veränderungen zu planen und zu realisieren. Warum dies so wichtig ist, wird in der Vorlage im Praxisteil zu den Grundlagen, Hintergründen und Merkmalen von SMARTen Zielen ausführlich erläutert.

9. Aus Zielen Projekte ableiten

Ohne Projektmanagement können die Big Points nicht erreicht werden. Ziele erfordern immer einen Projektplan, wenn

• ein Prozess mit mehreren Schritten notwendig ist,
• mehrere Personen oder Verantwortungsbereiche betroffen sind,
• die Zielerreichung große Bedeutung hat,
• die Zielerreichung erhebliche Veränderungen voraussetzt und
• der Weg zur Zielerreichung mit hohen Kosten verbunden ist.

Das sind die Merkmale der Big Points, die in der Zielklausur identifiziert werden.

10. Offenheit und Vertrauen sicherstellen

Im Mittelpunkt der zielorientierten Führung steht die Führungsfunktion: „Ziele zusammen mit Mitarbeitenden oder mit dem Team über die besten Wege, Aufgaben und Prozesse, erreichen.“

Gerade die messbare Formulierung von Zielen schafft bei vielen Führungskräften und Mitarbeitenden Widerstände. Denn der individuelle Arbeitserfolg kann nun auf der Basis einer messbaren Vereinbarung beurteilt werden.

Damit zielorientierte Führung funktioniert und nicht zu Widerständen und unproduktiven Verhandlungsprozessen führt, gilt es Regeln einzuhalten, in denen die Philosophie des Konzepts und der Zweck zum Ausdruck kommen. Diese Regeln sind wesentlicher Bestandteil des Gesamtkonzeptes.

Sie sollten in Führungsgrundsätzen enthalten sein. Ihre Einhaltung kann nur von der Unternehmensleitung sichergestellt werden.

Die wichtigen Regeln sind:

• Wir setzen uns herausfordernde, aber erreichbare Ziele.
• Wir dürfen aus Fehlern lernen.
• Die Zielerreichung des Vorjahres ist nicht automatisch die Grundlage für die Ziele des Folgejahres.
• Der Zielverantwortliche besitzt die komplette Ergebnisverantwortung.
• Es gibt auch Ziele und Aufgaben neben den Big Points.
• Die SMART-Formulierung von Zielen ist die Grundlage.
• Die zielorientierte Führung kann ständig verbessert werden.

Diese Regeln sind in der Vorlage im Praxisteil ausführlich erläutert.

Bevor das Führungssystem Zielmanagement eingeführt wird, sind folgende Aktivitäten notwendig.

Zielorientierte Führung im Unternehmen einführen

Schaffen Sie die wesentlichen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die zielorientierte Führung. Das sind insbesondere:

• Passen Sie das Führungssystem der zielorientierten Führung mit allen Elementen auf Ihr Unternehmen an; erstellen Sie ein entsprechendes Konzept.
• Stellen Sie sicher, dass die Rollenverteilung akzeptiert ist.
• Der Auftraggeber für das System ist die Unternehmens- oder Bereichsleitung. Sie stellt die Verbindlichkeit sicher.

Grundlage ist das Konzept der zielorientierten Führung, das hier beschrieben ist und deren Elemente in den folgenden Vorlagen erläutert werden.

• Prüfen Sie, inwieweit dieses in Ihrem Unternehmen eingeführt werden kann und was angepasst werden muss.
• Klären Sie, worin mögliche Risiken bestehen.
• Halten Sie dies in der folgenden Vorlage fest.

Klären Sie, inwiefern die wichtigen Regeln für Vertrauen und Offenheit, Grundlage der zielorientierten Führung, in Ihrem Unternehmen angewendet und beachtet werden. In der folgenden Vorlage sind diese Regeln ausführlich erläutert. Sie klären, was sichergestellt ist und wo Sie Probleme sehen.

Planen Sie den Rollout

In Unternehmen, in denen das Geschäftsjahr am 1. Januar beginnt, gibt es zwei Termine, an denen die Einführung der zielorientierten Führung besonders sinnvoll ist:

• im Dezember des Vorjahres oder im Januar des zu planenden Jahres, so direkt wie möglich nach der Geschäftsplanung
• im Juni oder Juli des laufenden Jahres, um die zweite Jahreshälfte zu planen

Im zweiten Fall beziehen sich die Informationen über die Vergangenheit, die in der Klausur vorgestellt werden, auf das erste Halbjahr. Dies ist auch ein guter Testlauf für das folgende Jahr.

Informieren Sie im Unternehmen zum System Zielmanagement

Wichtig ist die Akzeptanz aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese sollen in der Zielklausur an der Zielfindung und der Zielvereinbarung mitwirken.

Informieren Sie deshalb, worum es geht. Berücksichtigen Sie die Ergebnisse der Ist-Analyse. Die Regeln für zielorientierte Führung müssen auf jeden Fall veröffentlicht und erklärt werden.

Stellen Sie die Unternehmensziele zusammen

Stellen Sie mit der Unternehmens- oder Bereichsleitung zusammen, welche Ziele im abgelaufenen Jahr wichtig waren und wie diese erreicht wurden. Diese Informationen stellen Sie in der Zielklausur vor. Erstellen Sie dazu eine PowerPoint-Unterlage.

Erarbeiten Sie außerdem in ähnlicher Form eine Unterlage, in der die Einschätzungen und Prognosen über unternehmensrelevante Entwicklungen im Folgejahr enthalten sind.

Erstellen Sie ebenfalls eine Unterlage mit Zielen und Zielfeldern, die deshalb im kommenden Jahr aus Sicht der Unternehmensleitung erreicht werden sollen. Dabei geht es um die Big Points des Folgejahres.

• Diese Big Points, als Ziele oder Zielfelder formuliert, müssen von der Unternehmens- oder Bereichsleitung definiert werden.
• Sie können dann in der Zielklausur durch weitere Ziele ergänzt werden.

In Konzernen gibt es Abteilungen, die im Auftrag der Unternehmensleitung die strategischen und operativen Ziele erarbeiten und vorschlagen. In kleineren, insbesondere mittelständischen Unternehmen macht das die Geschäftsleitung selbst.

Die wirklich wichtigen Big Points auszuwählen, ist grundlegende Voraussetzung für den Nutzen der gesamten Investition. Dabei kann folgende Vorlage helfen.

Das folgende Excel-Tool können Sie als Grundlage nutzen und anpassen, um mit der Erfolgsrechnung die Big Points zu finden.

Das folgende Tool können Sie als Grundlage nutzen und anpassen, um mit einer Analyse grundsätzlicher Herausforderungen für Ihr Unternehmen die Big Points zu finden. Diese Analyse sollte von den an der Klausur teilnehmenden Führungskräften oder Mitarbeitenden gemacht werden.

Die Ergebnisse können schnell und einfach zusammengefasst werden. So werden aus Betroffenen Beteiligte und es ergeben sich aufgrund des „Mehr-Augen-Prinzips“ zusätzliche Hinweise auf mögliche Big Points.

Formulieren Sie die Ziele SMART

Ganz entscheidend ist, dass Sie die Ziele, die Sie erreichen wollen, SMART formulieren. Warum das wichtig ist, was Sie damit erreichen und wie Sie dazu vorgehen, ist in der folgenden Vorlage ausführlich erklärt.

Planen sie die Zielklausur

Hier geht es um Ort, Zeit, Dauer der Zielklausur sowie um die Einladung und Vorbereitung. Sie legen fest, welche Tagesordnungspunkte behandelt werden und was Sie dafür vorbereiten müssen.

Erfahren Sie hier, wie Sie eine Zielklausur durchführen und moderieren. Es werden die einzelnen Tagesordnungspunkte erläutert. So wird deutlich, was Sie dafür jeweils vorbereiten müssen.