Portfoliotechnik und PortfolioanalysePortfolios für Ressourcen und Lieferanten erstellen

Portfoliotechniken helfen bei strategischen Entscheidungen zu Themen wie Beschaffung, Einkauf und Logistik eines Unternehmens. Unter anderem im Einkaufsportfolio müssen langfristige Chancen und Risiken erkannt und bewertet werden. Die Beschaffungs-Portfolios machen sichtbar, wie Unternehmen positioniert sind, wo Lieferrisiken bestehen und was Unternehmen deshalb tun sollten.

Bedeutung von Rohstoffen, Materialen, Bauteilen und Produktkomponenten

Produkte werden von Kunden unter anderem deshalb gekauft, weil sie bestimmte Merkmale oder Funktionen besitzen. Diese wiederum können nur dadurch erfüllt werden, dass spezielle Komponenten, Bauteile oder Materialien eingesetzt werden. Manchmal kommt es sogar auf spezielle Rohstoffe an, wie das Beispiel der sogenannten „seltenen Erden“ in der Halbleiterindustrie zeigt. Viele dieser Produktkomponenten und Produktbestandteile müssen von externen Lieferanten beschafft werden.

Wenn die Produktkomponenten und Bestandteile teuer, selten oder schwierig zu beschaffen sind, kann damit ein großes Risiko für den Hersteller als Nutzer verbunden sein. Um diese Risiken besser zu bewerten und sich darauf einzustellen, werden für Beschaffung und für Lieferanten Portfolios entwickelt und analysiert. Dabei geht es vor allem darum:

  • Materialien, Bauteile oder Komponenten zu erkennen, die für das eigene Unternehmen besonders wichtig sind;
  • die Risiken und die Folgen einzuschätzen, wenn solche wichtigen Ressourcen (plötzlich) fehlen oder wenn sie lange Lieferzeiten haben;
  • die Abhängigkeit von Lieferanten frühzeitig zu erkennen.

Daraus lassen sich dann Maßnahmen für die strategische Beschaffung und für das Lieferantenmanagement ableiten. So können geeignete Strategien entwickelt werden, um eine kritische Situation zu vermeiden.

Das Beschaffungs- oder Lieferanten-Portfolio

Wie immer bei der Portfoliotechnik geht es auch bei Beschaffungs- oder Lieferanten-Portfolios darum, verschiedene, aber vergleichbare Betrachtungsobjekte zueinander in Beziehung zu setzen und die Zusammenhänge zu betrachten. Dabei spannen zwei Erfolgsfaktoren oder Merkmale das Portfolio-Diagramm auf, und ein Betrachtungsobjekt wird darin verortet. Je nach Position werden dann unterschiedliche Strategien und Maßnahmen hergleitet und ausgearbeitet.

Externe Einflussfaktoren auf der y-Achse des Portfolio-Diagramms

Meistens werden beim Beschaffungs- oder Lieferanten-Portfolio auf der vertikalen y-Achse des Portfolio-Diagramms externe Faktoren oder potenzielle Risiken, Gefahren oder Bedrohungen abgebildet. Diese beschreiben den externen Beschaffungsmarkt. Sie können sich beispielsweise ausdrücken in:

  • Lieferantenmacht
  • Verfügbarkeit von Produktbestandteilen
  • Aufwand für die Beschaffung
  • Risiko der Lieferantenabhängigkeit
  • Preisschwankungen für Rohstoffe oder Materialien

Auswirkungen auf das Unternehmen auf der x-Achse des Portfolio-Diagramms

Als Variable der horizontalen x-Achse werden solche Faktoren betrachtet, die den Beitrag für den Unternehmenserfolg oder die möglichen Folgen für das Unternehmen abbilden. Das können beispielsweise sein:

  • Bedeutung für Umsatz und Gewinn des Unternehmens
  • Anzahl der betroffenen Bereiche, Geschäftseinheiten oder Produkte
  • Folgen für Prozessstabilität, Qualität oder Lieferfähigkeit
  • Folgen in Bezug auf Kundenzufriedenheit oder Wettbewerbsstellung

Produkte als Betrachtungsobjekte im Portfolio-Diagramm

Als Betrachtungsobjekte werden bei Beschaffungs- und Lieferanten-Portfolios dann die Produktbestandteile oder Produkte bewertet und verortet, die für den Unternehmenserfolg wichtig sein können. Das sind beispielsweise wichtige Rohstoffe oder Materialien, für die Funktion entscheidende Baugruppen oder Komponenten oder Ressourcen für die Anlagenverfügbarkeit und Prozesssicherheit. Beispielsweise spielen Bildschirme und Akkus eine sehr wichtige Rolle für die Hersteller von Smartphones. Batterien sind entscheidend für Elektrofahrzeuge.

So lassen sich schließlich eine Fülle unterschiedlicher Portfolio-Diagramme erstellen und auswerten. Sie alle sehen im Wesentlichen aus, wie das Beispiel in Abbildung 9.

Abbildung 9: Portfolio-Diagramm für die Beschaffung

Die Größe der blauen Kreise in Abbildung 9 für die Betrachtungsobjekte könnte beispielsweise ausdrücken: Einkaufsvolumen pro Jahr, Beschaffungs- und Logistikkosten oder Wertschöpfungsanteil im Endprodukt (jeweils in Euro).

Strategieempfehlungen für die strategische Beschaffung

Je nach Einordnung des Betrachtungsobjekts, Produkt, Produktkomponente, Material, Bauteil oder Rohstoff ergeben sich unterschiedliche strategische Handlungsempfehlungen:

  • Prüfen Sie, ob Sie kritische Einkaufsteile durch Änderungen beim Produkt und durch Konstruktionsänderungen ersetzen können.
  • Führen Sie eine Beschaffungsrecherche durch. Gibt es alternative Lieferanten? Wer könnte im Bedarfsfall einspringen?
  • Passen Sie Produktion und Logistik an. Können Sie das Einkaufsteil zur Not auch selbst herstellen? Ist das Risiko geringer, wenn Sie von kritischen Beschaffungsteilen einen höheren Lagerbestand anlegen?
  • Wie lange wird das Produkt noch seine große Bedeutung behalten? Sind die Beziehungen zu den Lieferanten und die Rohstoffversorgung so lange noch gewährleistet?
  • Verbessern Sie Ihre persönlichen Beziehungen zu kritischen Lieferanten. Entwickeln Sie diese zu Ihrem wichtigen strategischen Partner und binden Sie diesen an Ihr Unternehmen. Starten Sie eine Imagekampagne gegenüber Ihren Lieferanten.

Entscheidung zum Outsourcing und Insourcing treffen

Die Portfoliotechnik kann hilfreich sein, wenn es um strategische Entscheidungen zum Outsourcing oder Insourcing geht. Das Unternehmen kann unkritische Bauteile oder Produktkomponenten, die es bislang selbst hergestellt hat und die zu einem hohen Eigenfertigungsanteil führten, von Lieferanten herstellen lassen. Voraussetzung ist, dass das Bauteil nicht erfolgskritisch im Wettbewerb ist. Die entsprechende Strategie ist das Outsourcing.

Umgekehrt sollte es solche Bauteile und Produktkomponenten selbst herstellen, die wichtig im Wettbewerb sind. Wenn Lieferanten ausfallen, Komponenten nicht verfügbar sind, Lieferzeiten extrem lang sind oder Preise sehr stark schwanken, dann hat das immer schwerwiegende Folgen für das Unternehmen und Nachteile gegenüber Wettbewerbern oder Kunden. Aus der Portfolioanalyse kann sich für solche Fälle zeigen, dass die Strategie des Insourcing richtig ist.

Diese Zusammenhänge lassen sich in einem Portfolio-Diagramm wie in Abbildung 10 visualisieren. Die Kreisgröße kann in diesem Fall beispielsweise bedeuten: Menge oder Wert der hergestellten oder beschafften Teile pro Jahr. Beispiel: Die Produktkomponente, die in Abbildung 10 im Quadrant unten rechts verortet ist, führt zu hohen Produktions-, Logistik- und Lagerkosten. Da es für den Erfolg des Unternehmens unkritisch ist, kann es outgesourct werden.

Abbildung 10: Portfolio-Diagramm zur Bewertung Insourcing oder Outsourcing
Praxis

Erstellen Sie Portfolio-Diagramme für Beschaffung, Einkauf und Logistik

Prüfen Sie:

  • Gibt es kritische Lieferanten, von denen Sie abhängig sind?
  • Haben einzelne Lieferanten eine Alleinstellung?
  • Wodurch ist die Abhängigkeit gekennzeichnet?
  • Gibt es für Ihr Unternehmen einzelne Rohstoffe, Materialien, Teile oder Baugruppen, die nur sehr schwer zu beschaffen sind?
  • Warum sind diese knapp?

Wählen Sie zunächst aus, ob Sie Ihre Lieferanten oder die Verfügbarkeit von Einkaufsteilen generell bewerten wollen.

Ermitteln Sie, durch welche (externen) Faktoren Risiken für die Beschaffung und auf den Beschaffungsmärkten existieren. Welche Gefahren, Bedrohungen, Einschränkungen, Abhängigkeiten kennzeichnen die entsprechenden Beschaffungsmärkte?

Prüfen Sie dann die Bedeutung dieser Produktbestandteile für den Erfolg Ihres Unternehmens im Hinblick auf Kunden, Wettbewerb, Öffentlichkeit oder Kostenentwicklung sowie mögliche negative Folgen für Ihr Unternehmen.

Dann sollten Sie für die kritischen Produktbestandteile prüfen, ob Sie von einem wichtigen Lieferanten abhängig sind oder ob es wichtige Rohstoffe gibt, auf die Sie nicht verzichten oder die Sie nicht ersetzen können. Die folgenden Vorlagen dienen als Grundlage, um die Beschaffungsseite in einem Portfolio-Diagramm für Ihr Unternehmen darzustellen.

Im nächsten Abschnitt des Handbuch-Kapitels wird die Portfoliotechnik für die Bewertung des Technologieeinsatzes und die Technologieplanung eingesetzt. Hier geht es meistens um langfristige und hohe Investitionen und um Abhängigkeiten von speziellen Technologien.