SabbaticalRegeln für ein Sabbatical – Leitfaden für Beschäftigte

Warum Unternehmen Sabbaticals anbieten sollten

Manche Beschäftigte in den Unternehmen hegen den Wunsch, mal eine längere Auszeit zu nehmen und ein Sabbatical einzulegen. Die Gründe sind immer sehr individuell. Die Mitarbeitenden wollen:

• auf einer langen Reise neue Erfahrungen sammeln,
• Angehörige pflegen,
• sich weiterbilden,
• ein großes, privates Projekt stemmen (Hausbau) oder
• neue Kraft für zukünftige berufliche Aufgaben tanken.

Wenn Unternehmen für solche Zwecke Sabbaticals anbieten, profitieren sie auch selbst davon. Mitarbeitende, die das Angebot annehmen, entwickeln sich weiter und gewinnen zusätzliche Kompetenzen, die sie nach dem Sabbatical im Unternehmen einbringen.

Ziel ist es, mit einem passenden Sabbatical-Angebot die interessierten und für das Unternehmen wichtigen Mitarbeitenden nicht zu verlieren. Denn wenn diese ihren Wunsch nach einer längeren Auszeit nicht erfüllen können, droht, dass sie für ihr Sabbatical kündigen – und das Unternehmen verlassen.

Sabbaticals können demnach ein wichtiger Baustein für die Mitarbeiterbindung sein. Und ein entsprechendes Angebot stärkt auch das Image des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber.

Voraussetzung ist, dass man gemeinsam mit den Beschäftigten Regeln aufstellt, die für ein Sabbatical gelten. So wissen alle, was möglich ist und wie ein Sabbatical abläuft.

Was sollte dazu im Einzelnen für das Sabbatical geregelt werden?

Regelungen für das Sabbatical als Grundlage für einen Sabbatical-Leitfaden

Wenn Sie für Ihr Unternehmen Regeln für ein Sabbatical entwickeln und einen entsprechenden Leitfaden für Ihre Beschäftigten erstellen wollen, sollten diese folgende Aspekte beinhalten.

Ziele des Sabbatical-Angebots

Erläutern Sie zunächst, warum Ihr Unternehmen es ermöglicht, ein Sabbatical einzulegen. Berücksichtigen Sie dabei die Perspektive der Mitarbeitenden und deren Ziele, aber auch die Ziele des Unternehmens.

Nennen Sie dazu die Gründe, warum Mitarbeitende ein Sabbatical beantragen können, aus Sicht der Interessierten. Das können etwa Weiterbildung, Pflege von Angehörigen etc. sein. Damit wissen die Mitarbeitenden, worauf sie sich bei ihrem Sabbatical-Wunsch beziehen sollten.

Sie können zudem den Nutzen erläutern, den ein Sabbatical für Mitarbeitende und für das Unternehmen bringt.

Voraussetzungen und Anspruch

Erklären Sie, für welche Beschäftigten Ihres Unternehmens das Sabbatical-Angebot gilt. Nennen Sie die Kriterien, die erfüllt sein müssen. Zum Beispiel:

• Dauer der Betriebszugehörigkeit
• Art des Arbeitsverhältnisses (unbefristet)
• Leistungsbeurteilung durch Vorgesetzte

Beziehen Sie sich gegebenenfalls auf Regelungen aus Ihrem Branchentarifvertrag oder aus bestehenden Betriebsvereinbarungen, sofern diese einen Bezug zum Sabbatical oder zu einer längeren Auszeit haben.

Beachten Sie zudem die gesetzlichen Bestimmungen – zum Beispiel zur Pflegezeit für Angehörige.

Merkmale eines Sabbaticals

Nennen Sie, was ein Sabbatical in Ihrem Unternehmen auszeichnet. Dazu gehört insbesondere die mögliche Dauer, die beispielsweise zwischen 3 Monaten und 1 Jahr liegen kann.

Zudem erklären Sie, welche Sabbatical-Modelle infrage kommen. Das können sein:

• Teilzeitmodell: Mitarbeitende wechseln zur Teilzeitarbeit mit entsprechender Bezahlung, arbeiten aber in der ersten Phase zu 100 Prozent (Vollzeit) und in der zweiten Phase (Sabbatical) zu 0 Prozent.
• Ansparmodell: Mitarbeitende sparen Überstunden und Urlaubstage auf einem Zeit- oder Geldwertkonto an und nehmen diese dann während ihres Sabbaticals in Anspruch, bis das Konto ausgeglichen ist.
• Unbezahlte Freistellung: Die Mitarbeitenden lassen sich für die Sabbatical-Zeit freistellen und bekommen in dieser Zeit auch kein Gehalt.
• Mischformen aus diesen Modellen.

Arbeitsrechtliche und weitere Folgen eines Sabbaticals

Erläutern Sie für Ihre Beschäftigten, was diese bei einem Sabbatical außerdem beachten sollten. Das betrifft insbesondere:

• Hinweise zu Gehaltsregelungen (unbezahlte Freistellung oder Ansparmodell)
• Auswirkungen auf Sozialversicherungsbeiträge, Rentenansprüche, Krankenversicherung und mögliche private Vorsorge
• Informationen zu weiteren Benefits wie Betriebsrente, Bonuszahlungen, Versicherungen oder Firmenwagen
• Anpassungen im Arbeitsvertrag: mögliche Zusatzvereinbarungen
• Möglichkeit oder Verbot von Nebenbeschäftigungen
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Urlaubsanspruch während des Sabbaticals
• Krankheit während des Sabbaticals
• Kündigungsschutz während des Sabbaticals
• Wiedereinstellungsvereinbarungen

Pflichten der Mitarbeitenden

Nennen Sie die Pflichten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, die diese mit ihrem Sabbatical übernehmen. Zum Beispiel:

• Meldepflichten bei Krankheit
• Erreichbarkeit in Notfällen (falls vorgesehen)
• Einhaltung von Nebenbeschäftigungsverboten

Antrags- und Genehmigungsverfahren für ein Sabbatical

Beschreiben Sie, wie ein Antrag auf ein Sabbatical in Ihrem Unternehmen bearbeitet und behandelt wird und wer darüber entscheidet.

Ein möglicher Ablauf für den Sabbatical-Antrag könnte dann sein:

1. Mitarbeitende klären – auch mit ihrem privaten Umfeld –, wofür, wann und wie lange sie ein Sabbatical einlegen wollen.
2. Sie können sich dazu auch von Ihrer Personalabteilung (Kontakt nennen) beraten lassen. Diese kann beraten im Hinblick auf finanzielle Planung, Reisezielplanung oder Weiterbildung und Hilfe anbieten bei Visaanträgen oder Versicherungen.
3. Wenn Mitarbeitende ein Sabbatical in Anspruch nehmen wollen, nennen sie diesen Wunsch ihrer oder ihrem Vorgesetzten. Gegebenenfalls stimmen sie dabei Zeitpunkt, Dauer und Modell mit ihr oder ihm ab.
4. Mitarbeitende stellen den Antrag (siehe Antragsformular) und beachten dabei Fristen und das gewählte Sabbatical-Modell: 3 Monate vor Beginn der Teilzeit (Phase 1), vor Einrichtung des Zeit- oder Geldwertkontos oder vor Start der unbezahlten Freistellung.
5. Antrag wird in der Personalabteilung (Kontakt nennen) abgegeben und von einem Gremium (Vorgesetzte, Personalleitung, Betriebsratsmitglied) geprüft. Die Prüfung dauert maximal 2 Wochen.
6. Der Antrag kann aus bestimmten Gründen, die in der Regelung benannt sind und vom Gremium erklärt werden, abgelehnt werden. Eine spätere Antragstellung bleibt möglich.
7. Wird der Sabbatical-Antrag genehmigt, wird eine Vereinbarung zwischen Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und Unternehmen erstellt. Darin sind wichtige vertragliche Aspekte benannt.

Die genannten Fristen sind Beispiele, die Sie an Ihre Rahmenbedingungen oder an bestehende Vereinbarungen und Vorgaben anpassen.

Vorlage für einen Sabbatical-Antrag

Stellen Sie ein Formular zur Verfügung, mit dem interessierte Mitarbeitende einen Antrag auf ein Sabbatical stellen können. Diese Vorlage ist dafür ein Muster.

Erläutern Sie, was beim Ausfüllen des Formulars zu beachten ist.

Vorbereitung des Sabbaticals

Erklären Sie, was die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter vor Beginn des Sabbaticals tun und sicherstellen muss. Dazu gehören insbesondere

• die Vertretung durch Kolleginnen und Kollegen und
• eine entsprechende Übergabe von Aufgaben und Projekten sowie der dafür notwendigen Informationen.

Zudem können Sie weitere Aspekte regeln wie die Übergabe des Dienstwagens und anderer Arbeitsmittel (Laptop, Smartphone, Werkzeuge etc.) oder die Erreichbarkeit während des Sabbaticals – falls erforderlich.

Rückkehr und Wiedereinstieg

Beschreiben Sie, wie die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter nach dem Sabbatical wieder in das Unternehmen einsteigt und wie die Wiedereingliederung erfolgt. Wichtige Aspekte – insbesondere bei einer längeren Auszeit – sind:

• Wiedereinstiegsgespräch
• mögliche Einarbeitungsphase
• Weiterbildungsangebote
• Reintegration ins Team

In der Sabbatical-Vereinbarung sollte festgehalten sein, ob man nach dem Sabbatical wieder an seinem „alten Arbeitsplatz“ einsteigt oder eine neue, gleichwertige Stelle in einem anderen Team angeboten bekommt.

Weitere Angaben im Sabbatical-Leitfaden

Sie können in einen Sabbatical-Leitfaden, der entsprechende Regeln enthält und erläutert, auch weitere Informationen für Ihre Beschäftigten einbauen. Wichtig sind vor allem Kontaktdaten und Ansprechpersonen aus der Personalabteilung oder im Betriebs- oder Personalrat.

Zudem können Sie externe Beratungsstellen nennen und gegebenenfalls auf die wichtigen Gesetze zur Teilzeit, Pflege, Sozialversicherung etc. verweisen.

Besonders hilfreich für Ihre Mitarbeitenden ist es, wenn Sie die wichtigsten Regeln als FAQ aufbereiten. Stimmen Sie sich dazu mit möglichen Betroffenen ab, welche Fragen diese zu einem Sabbatical im Unternehmen haben – und geben Sie in den FAQ die Antworten dazu, verständlich und auf den Punkt.