Meetings und Besprechungen verbessernVisualisieren Sie in Besprechungen so viel wie möglich

Das Mitschreiben und Visualisieren von Redebeiträgen bringt einem Meeting einen straffen und zielgerichteten Ablauf. Wenn alle vor sich sehen, worum es gerade geht und was bereits besprochen und erreicht wurde, dann reden sie viel disziplinierter und konstruktiver. Das sollten Sie als Moderator unbedingt nutzen.

Redebeiträge sofort schriftlich festhalten

Ihr Meeting und alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer profitieren ungemein davon, wenn wichtige Beiträge, Aussagen oder Zwischenergebnisse sofort und für alle sichtbar aufgeschrieben oder visualisiert werden. Allein die Tatsache, dass etwas auf Papier vor aller Augen vorliegt, strukturiert nicht nur den Ablauf, sondern diszipliniert auch alle beim Einbringen ihrer Themen.

Oft genügt es, wenn die wichtigen Stichwörter, die bei einem Redebeitrag genannt werden, auf Flipchart festgehalten werden. Sie können die einzelnen Redebeiträge im einfachsten Fall der Reihe nach untereinanderschreiben. Dabei sollten Sie für jeden Tagesordnungspunkt und für jedes Thema eine neue Flipchart-Seite beginnen. Mitschreiben und Visualisieren sind Aufgaben des Moderators oder einer Person, die ihn dabei unterstützt.

Die Kunst, Redebeiträge simultan zu erfassen und aufzuschreiben

Es braucht viel Erfahrung, um Redebeiträge, ein Gespräch und eine Diskussion simultan zu erfassen und am Flipchart oder an der Tafel festzuhalten. Wer mitschreibt, muss den Kern der Aussage heraushören, ihn fachlich verstehen, einen Zusammenhang zum Thema und zu anderen Beiträgen erkennen, die Bedeutung einschätzen und sofort auf den Punkt genau formulieren. Das ist schwierig. Hilfreich ist:

  • Fassen Sie den Redebeitrag eines Teilnehmers in ein bis drei Punkten zusammen.
  • Schreiben Sie dabei, wenn möglich, Substantiv und Verb auf. Das Verb kann eine Aktion ausdrücken oder einen Zustand beschreiben. Zum Beispiel: Umsatz verringert, Ablauf klären, Maßnahmen entwickeln, Kennzahlen analysieren, Mängel überprüft.
  • Diese Bezeichnung können Sie dann leicht durch weiterführende Informationen ergänzen. Zum Beispiel: Umsatz in Europa im letzten Quartal um 5 Prozent verringert, Kennzahlen zur Kundenzufriedenheit analysieren, Mängel und ihre Ursachen überprüft.
  • Wenn dies schwerfällt, wenn zu schnell oder durcheinandergeredet wird, dann kann der Moderator die Teilnehmer bitten, die richtigen Stichwörter zu nennen: „Einen Moment bitte. Wie formulieren wir das für das Flipchart?“ Machen Sie dabei klar, dass es (meistens) nicht auf die exakte Formulierung ankommt, sondern darauf, dass alle sich daran erinnern und in etwa wissen, was gemeint war.

Redebeiträge visualisieren und in ein Bild bringen

Redebeiträge und die wichtigen Informationen, die darin stecken, werden noch besser sichtbar und sind leichter zu bearbeiten, wenn sie nicht nur als Punktaufzählung untereinandergeschrieben werden, sondern in ein Bild gebracht werden. Meistens gelingt das durch einfache Begriffe, Kästchen, Striche und Pfeile. Denn damit lassen sich leicht Zusammenhänge zwischen einem Ganzen und seinen Teilen aufzeigen, Ursache-Wirkungs-Beziehungen sichtbar machen oder Abläufe skizzieren.

Wichtig: Es kommt nicht darauf an, dass alles perfekt gezeichnet und sofort stimmig ist. Es muss nur erst einmal überhaupt am Flipchart stehen. Das inhaltlich richtige Bild entsteht dann durch die einzelnen Redebeiträge und Korrekturen. Wenn es unübersichtlich wird, fassen Sie die entscheidenden Punkte in einem weiteren Bild oder in Worten zusammen.

Tipp: Richtig gut visualisieren

Im Handbuch-Kapitel Visualisierungstechniken finden Sie detaillierte Anleitungen, wie Sie Flipcharts in Meetings gut nutzen und Wortbeiträge so visualisieren können, dass alle dabeibleiben und dem Thema folgen.

Varianten des Mitschriebs

Falls kein Flipchart zur Verfügung steht, ist auch eine Wandtafel hilfreich, um Redebeiträge aufzuschreiben. Dort ist der Platz allerdings beschränkt. Ein Tagesordnungspunkt sollte vollständig dargestellt werden können – auch wenn es aufgrund des knappen Platzes nur die wichtigsten Aspekte sind. Machen Sie am Ende des Tagesordnungspunkts ein Foto (mit dem Smartphone). Anschließend kann die Tafel für das nächste Thema freigewischt werden.

Manche schreiben alle Beiträge in einem Meeting in Form einer Mindmap an ihrem Laptop mit und zeigen dies direkt über den Beamer. So entwickeln sie gleich ein strukturiertes Bild des Gesprächs und der Diskussion. Genauso hilfreich ist es, wenn die Beiträge auf Karten geschrieben werden, die an einer Pinwand aufgehängt werden. Oder es werden große Haftnotizzettel auf einer Rolle Packpapier an der Wand aufgeklebt.

Wichtig ist: Alle Teilnehmer verfolgen mit und können nachlesen, was bereits gesagt und erarbeitet wurde. Und sie erkennen, welche Punkte noch offen sind.

Ein weiterer Vorteil ist: Diese Mitschriften helfen am Ende der Besprechung, einen Maßnahmenplan zu erstellen oder das zentrale Ergebnis festzuhalten. Zudem fällt es im Anschluss an die Veranstaltung leichter, die Besprechung zu protokollieren.

Themenspeicher einrichten

Manchmal kommt es vor, dass mit einem Redebeitrag ein Aspekt angesprochen wird, der nicht unmittelbar zum Thema der Veranstaltung oder zum Tagesordnungspunkt passt. Das kann aus unterschiedlichen Gründen passieren:

  • Dem Redner ist dieser Aspekt wichtig, er will es jetzt einfach mal loswerden.
  • Außer dem Redner sind alle anderen der Meinung, dass dieser Aspekt nicht zum gerade besprochenen Thema passt.
  • Der Redebeitrag geht zu sehr ins Detail. Die meisten anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer können dem nicht mehr folgen.
  • Mit dem Redebeitrag wird ein (wichtiger) Aspekt benannt oder eine Frage aufgeworfen, die aber nicht geklärt oder bearbeitet werden kann, weil dafür notwendige Informationen fehlen.
  • Der Beitrag ist ein weiterer Punkt, aber der gerade aktuelle ist noch nicht abgeschlossen.

Alle Redebeiträge, die in eine dieser Kategorien fallen, können wichtig und wertvoll sein. Sie können nur jetzt gerade nicht behandelt werden. Trotzdem sollten sie nicht vergessen werden. Hier hilft der Themenspeicher.

Diese Redebeiträge werden stichwortartig auf einem Flipchart oder einer gesonderten Seite notiert und festgehalten. Die Teilnehmer entscheiden, was mit diesen Themen (später) geschehen soll. Sollen sie noch während der laufenden Besprechung behandelt werden? Soll es eine gesonderte Besprechung oder eine Fortsetzung dafür geben? Oder sollen sie in einer anderen Form bearbeitet werden?

Hinweis: Mit Themenspeicher Redner bremsen

Der Ablauf eines Meetings wird erheblich gestört, wenn immer wieder Redebeiträge kommen, die nicht zum aktuellen Thema gehören. Oft kommen diese Beiträge mehrfach, weil die Vortragenden befürchten, dass ihr wichtiger Punkt untergeht.

Wenn Sie diese Redebeiträge im Themenspeicher erfassen, sind die Redner meistens beruhigt. Sie sehen unmittelbar, dass ihr Beitrag gehört und erfasst wurde. So können Sie leichter wieder zur eigentlichen Tagesordnung übergehen.

Praxis

Stellen Sie sicher, dass Sie die Redebeiträge im Meeting gleich mitschreiben oder visualisieren können. Sie sollten deshalb immer ein Flipchart mit ausreichend Papier oder eine Tafel zur Verfügung haben. Außerdem brauchen Sie funktionsfähige Stifte. Besorgen Sie diese Werkzeuge, die Sie bei jeder Besprechung brauchen.

Schaffen Sie Platz, um jeden einzelnen Tagesordnungspunkt und einzelne Themen sowie die Redebeiträge dazu mitzuschreiben; mit folgenden Regeln:

  • Thema als Titel oben auf das Flipchart
  • ein bis drei Kernaussagen eines Redebeitrags als Stichwörter (Substantiv und Verb) in der linken Hälfte des Flipcharts
  • rechte Hälfte für Ergänzungen oder Korrekturen vorsehen und nutzen

Wenn es schnell und hitzig hergeht oder wenn ein Redebeitrag nicht so leicht zu erfassen ist, bitten Sie alle, den Punkt zu formulieren.

Wenn möglich, zeigen Sie Zusammenhänge, Abläufe und andere Strukturen mit Kästchen, Strichen und Pfeilen auf. Außerdem können Sie mit Unterstreichungen und Farben einzelne Stichwörter noch besser sichtbar machen.

Wichtig:

  • Schreiben Sie so, dass es alle lesen können!
  • Es gibt keine Schönheitspreise zu vergeben!
  • Arbeiten Sie schnell und einfach!
  • Es muss nur verständlich sein!

Bereiten Sie sich darauf vor, wenn Sie eine Besprechung simultan für alle sichtbar mitschreiben oder die wesentlichen Beiträge festhalten wollen. Nutzen Sie dazu die Vorlagen und Erläuterungen aus dem Handbuch-Kapitel Visualisierungstechniken.

In der folgenden Vorlage können Sie erkennen, welche Aspekte von Redebeiträgen wichtig sein und wie diese in ein Bild gebracht werden können. Lasen Sie sich davon anregen und üben Sie entsprechende Darstellungen ein.

Mit solchen Methoden und Vorgehensweisen können Sie Ihre Besprechungen gut strukturieren und zu einem Ergebnis führen. Dennoch bleibt das Problem: Es gibt zu viele Besprechungen. Dazu finden Sie im folgenden Abschnitt noch einen Vorschlag.

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