Problemlösung – Vorgehen und MethodenVorgehensweise für das Problemlösen

Wenn Sie eine schwierige Aufgabe bekommen oder ein kniffliges Problem lösen sollen, kann eine systematische Vorgehensweise helfen. Denn die Lösung ist zunächst nicht bekannt und muss Schritt für Schritt erst erarbeitet werden. Dabei gibt es für (fast) jedes Problem einen generischen Prozess, der zu einer guten Lösung führen kann.

Wann sind neue Aufgaben ein Problem?

„Machen Sie mal …“, heißt es lapidar, wenn Vorgesetzte ihren Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern eine neue Aufgabe übertragen. Oft sind das nicht die Routine-Aufgaben, die zum gewohnten Arbeitsbereich gehören, sondern unbekannte, neuartige oder komplexe Aufgaben. Der Mitarbeiter soll in vorgegebener Zeit einen Vorschlag ausarbeiten, wie eine Lösung aussehen kann. Das kann ziemlich knifflig werden.

Es gibt unzählige Beispiele für solche kleinen oder großen „Projekte“ oder „Konzepte“. Einige sind:

  • eine neue gesetzliche Vorgabe für das eigene Unternehmen umsetzen
  • Abläufe im Unternehmen verbessern
  • eine neue Technik im Unternehmen einführen
  • ein Produkt oder eine Dienstleistung verbessern
  • mehr Verkäufe generieren

Was solche Aufgaben im Kern alle auszeichnet: Sie sind für den Mitarbeiter neu, denn er kennt die Lösung nicht im Voraus und weiß auch den Weg nicht genau, wie er die Lösung erarbeiten kann. Dabei helfen zwei Dinge:

  • Ein Schema und Ablaufplan, wie Lösungen generell entwickelt werden können.
  • Konkrete Methoden und Werkzeuge für die einzelnen Schritte in diesem Lösungsschema.

Vorgehensweise für Problemlösungen

Unabhängig davon, wie Ihre Aufgabe genau lautet und was daran das Problem ist, gibt es eine generische Vorgehensweise, die für jede Art von Problemen hilfreich ist. Das ist ein allgemeines Schema und eine bewährte Herangehensweise zur Problemlösung. Demnach sollten Sie immer dann, wenn Sie eine neue Aufgabe gestellt bekommen, die Sie in der Form noch nicht gelöst haben und die insofern ein Problem darstellt, die Schritte gehen, die in Abbildung 1 als Kreislauf zur Problemlösung dargestellt sind.

Abbildung 1: Generische und schematische Vorgehensweise zur Problemlösung

Das Schema und die einzelnen Schritte zur Problemlösung sind:

  1. Ausganspunkt ist eine Aufgabe, die Ihre Führungskraft Ihnen stellt und die Sie in dieser Form noch nicht gemacht haben. Sie kennen die Lösung oder den Lösungsweg noch nicht.
  2. Sie beginnen mit einer Situationsanalyse und ermitteln möglichst genau, was gegeben ist, wie der Ist-Zustand beschrieben werden kann, welche Punkte offen sind, was gelöst werden soll.
  3. Dazu klären Sie die Ziele. Was soll erreicht, verbessert, gelöst, verändert werden? Woran lässt sich erkennen, ob eine gute Lösung gefunden ist? Mit solchen Fragen können Sie ermitteln, welche Ziele erreicht und welche Ergebnisse am Ende vorliegen sollen.
  4. Dann brauchen Sie gute Ideen für mögliche Lösungen. Das kann ein kreativer Prozess sein, der Zeit und Einfälle braucht. Lösungsideen können aber auch auf gezielter Recherche beruhen, indem Sie beispielsweise Informationen dazu sammeln, wie andere vergleichbare Aufgaben und Probleme gelöst haben.
  5. Die Lösungsideen und ersten Entwürfe werden daraufhin geprüft und bewertet, ob und wie sie dazu beitragen, die Aufgabe zu erfüllen, das Problem zu lösen und die gesteckten Ziele zu erreichen. Einige Ideen werden verworfen, andere werden genauer betrachtet und gegebenenfalls verändert.
  6. Dann muss eine Entscheidung darüber getroffen werden, welche Lösungsidee die beste ist; das können auch mehrere – aber nicht zu viele – Lösungsideen sein. Diese Entscheidung können Sie selbst oder Ihr Auftraggeber oder ein Gremium treffen; je nachdem, wer die Entscheidungsbefugnis hat.
  7. Die Lösungen, für die Sie sich entschieden haben, werden ausgearbeitet. Alle notwendigen Details, Informationen, Zusammenhänge werden geklärt, recherchiert, dargestellt und beschrieben. Dieser Schritt endet dann, wenn Sie alles beisammenhaben, was Sie für die Realisierung der Lösung brauchen.
  8. Schließlich geht es in die Umsetzung. Die Lösung wird realisiert. Dabei wird geprüft, ob die Lösung die ursprüngliche Aufgabe löst, die Ziele erfüllt und das gewünschte Ergebnis liefert. Ansonsten wird nachgebessert. Oder es entsteht eine neue, anschließende Aufgabe – der Problemlösungszyklus beginnt von vorne.

Tipp: Kreativitätstechniken einsetzen

Ein wesentlicher Schritt im Problemlösungsprozess ist, gute Lösungsideen zu haben. Gerade bei kniffligen und ganz neuartigen Problemen kommt es dann besonders auf die Kreativität an. Worauf Sie dabei achten sollten und welche Methoden und Werkzeuge hilfreich sein können, erfahren Sie in den beiden Handbuch-Kapiteln:

Praxis

Klären Sie im Rahmen der Aufgabenstellung, inwiefern es sich bei der Aufgabe nicht um eine Routineaufgabe handelt, sondern ein neuartiges Problem besteht.

  • Warum ist die Aufgabe ein Problem – für Sie oder für das Unternehmen?
  • Beschreiben Sie Ihre Aufgabe und das Problem, insofern es bereits sichtbar ist.
  • Was genau wissen Sie nicht oder können Sie nicht so einfach lösen?
  • Beschreiben Sie diese Aspekte möglichst umfassend.

Prüfen Sie, inwiefern das generische Vorgehen zur Problemlösung, wie es in der folgenden Abbildung dargestellt ist, für Ihre Aufgabe zutrifft.

  • Können Sie diese Schritte in Ihrem Fall so gehen?
  • Wo vermuten Sie Schwierigkeiten?

Stellen Sie alle bereits vorhandenen Informationen zu Ihrer Aufgabe und dem damit verbundenen Problem zusammen. Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage.

Beschreiben Sie die Aufgabe, die Ziele und Ergebnisse sowie mögliche Rahmenbedingungen. Die wichtigen Informationen dazu können Sie in der folgenden Vorlage zusammenstellen.

In den folgenden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels werden die einzelnen, oben genannten Schritte genauer erläutert, und es werden Methoden und Werkzeuge vorgestellt, die bei den einzelnen Schritten hilfreich sind.