Präsentationsfolien erstellen und gestaltenWie Sie Inhalte und Struktur für Ihre Präsentationsfolien finden

Die Stoffsammlung ist der nächste Schritt, wenn Sie Ihren Vortrag vorbereiten und Ihre Präsentation gestalten. Mithilfe von Mindmaps können Sie mögliche Inhalte sammeln und Informationen übersichtlich darstellen. Daraus ergibt sich die Struktur für Ihre Präsentation. Dann ordnen Sie diese Inhalte wirkungsvoll an und legen die Gliederung fest.

Stoffsammlung für die Präsentationsfolien

Sind die Erwartungen des Publikums und Ihre Ziele als Vortragender geklärt und passen diese zueinander, geht es an die Stoffsammlung. Damit werden mögliche Inhalte des Vortrags und der Folien zusammengestellt – noch ohne Reihenfolge oder Gliederung. Im einfachsten Fall ist das eine Liste von Inhalten, Informationen oder Aspekten, die Sie ansprechen oder vorstellen wollen.

Für die Stoffsammlung gibt es zwei unterschiedliche Startpunkte:

  • Sie formulieren auf der Grundlage Ihrer Ziele und der Erwartungen des Publikums eine Kernbotschaft. Damit sagen Sie in einem Satz, was die wichtigste Aussage Ihres Vortrags sein soll: Das sollten die Zuhörenden in jedem Fall verstehen, mitnehmen, erkennen, tun, …
  • Zum Thema des Vortrags lassen sich viele unterschiedliche Aussagen machen und Informationen anführen, die Ihnen als Experte oder Expertin bekannt sind oder die Sie mit dem Auftrag erhalten haben („Sprechen Sie beim Vortrag vor allem über …“, „Erzählen Sie uns von …“).

In beiden Fällen können Sie mit einem Brainstorming beginnen. Halten Sie sich Ziele und Publikum, die Kernbotschaft, den Auftrag und die Erwartungen vor Augen und schreiben Sie diese sichtbar auf. Dann starten Sie ein Brainstorming: „Was fällt mir dazu alles ein? Was sollte ich dazu alles sagen?“

Nutzen Sie außerdem die W-Fragen für diese Stoffsammlung: Wer, was, wann, wie lange, wo, wie, womit, wie viele, warum, wofür, weshalb, …?

Tipp: Fragetechniken und Kreativitätstechniken nutzen

Brainstorming und Stoffsammlung sind oft ein kreativer Prozess. In den Handbuch-Kapiteln zu Kreativität und Kreativitätstechniken sowie zu Fragetechniken und Systemischen Fragen finden Sie zahlreiche Anregungen, Methoden und Werkzeuge, die in dieser Phase der Stoffsammlung hilfreich sind.

Stoffsammlung in Form einer Mindmap

Besonders hilfreich ist, die Stoffsammlung in Form einer Mindmap zu erstellen. Diese Gedankenbilder haben den Vorteil, dass:

  • Sie bis zu 90 Prozent Zeit beim Notieren einsparen
  • immer wieder neue Ideen und Gedanken angeregt werden
  • Zusammenhänge oder Lücken schnell sichtbar werden
  • komplexe Sachverhalte begreifbar bleiben
  • Sie auch bei vielen Informationen den Überblick behalten
  • schon beim Notieren Strukturen sichtbar werden

Aus der Mindmap können Sie die Inhalte für Ihren Vortrag und Präsentation oft direkt herausziehen und eine Gliederung entwickeln. Abbildung 2 zeigt dazu das Beispiel einer Mindmap für das Thema Kundenzufriedenheit.

Abbildung 2: Beispiel für eine Mindmap

Tipp: Wie Sie Mindmaps erstellen

Mindmaps erstellen Sie sehr schnell und einfach mit Papier und Stift. Wie Sie dabei vorgehen und was Sie beachten sollten, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zu Arbeitstechniken und Arbeiten mit Mindmap.

Dort finden Sie auch Beispiele für Software, die Sie für Mindmapping nutzen können. Der Vorteil dabei: Änderungen sind schnell und einfach möglich und ein Ausdruck ist mit wenigen Handgriffen professionell gestaltet.

Von der Stoffsammlung zur Gliederung der Präsentation

Ganz unabhängig vom Thema oder von der Dauer des Vortrags können Sie dessen Struktur und Gliederung nach dem gleichen Schema aufbauen. Denn bei jedem Vortrag müssen Sie Folgendes leisten:

Kontakt herstellen

Stellen Sie den Kontakt zum Publikum her, indem Sie mit etwas beginnen, das für die Zuhörenden interessant, ansprechend, wichtig, relevant, berührend oder spannend ist. So erfährt das Publikum mit Ihren ersten Sätzen und damit auch auf den ersten Folien, warum es Ihrem Vortrag unbedingt aufmerksam zuhören soll.

Argumente vorbringen und Informationen vermitteln

Bringen Sie Argumente oder Informationen vor, die zu den Erwartungen des Publikums passen und die für Ihr Thema und Ihre Zielsetzung notwendig sind. Sie präsentieren also Ihr Thema und alle dazugehörenden Aspekte, die Sie zuvor im Rahmen der Stoffsammlung zusammengestellt haben und die für Ihren Vortrag wichtig sind. Dazu erläutern und begründen Sie, warum die einzelnen Aspekte wichtig sind.

Belege anführen und Details vorstellen

Führen Sie Belege oder Details an, die Ihre Argumente untermauern, beweisen oder stützen oder die Ihre Informationen ergänzen, vertiefen, veranschaulichen. Vermitteln Sie also Beispiele, Geschichten, Zahlen, Daten und Fakten, die Ihre Aussagen nachvollziehbar machen.

Aktivierung auslösen

Aktivieren Sie Ihr Publikum, indem Sie Ihren Vortrag damit beenden, dass Sie das Publikum zu etwas aufrufen, es motivieren, zum Nachdenken oder Nachmachen ermuntern. Fordern Sie Ihr Publikum also auf, etwas Bestimmtes zu tun. Das ist verknüpft mit Ihren Zielen, die Sie mit dem Vortrag verfolgen, und mit den Erwartungen des Publikums.

Diese vier Aspekte sollten Sie beachten, wenn Sie aus der Stoffsammlung zu Ihrem Thema eine Gliederung erarbeiten. Damit entwickeln Sie eine Struktur für Ihre Präsentation, die auf das Publikum wirkt, weil sie nachvollziehbar, schlüssig und logisch ist. Abbildung 3 zeigt, wie jede Präsentation aufgebaut sein sollte, sodass diese vier Aspekte zum Tragen kommen.

Abbildung 3: Grundstruktur, Aufbau, Roter Faden der Präsentation

Gliederung der Präsentation

Abbildung 3 zeigt die einzelnen Elemente der Präsentation und in welcher Reihenfolge sie angeordnet werden. Zudem ist dargestellt, an welcher Position die entsprechenden Folien kommen (Nummer der Präsentations- oder PowerPoint-Folie). Die Präsentation beginnt mit Folie 1, dem Titel. Auf den folgenden Präsentationsfolien (2a, 2..) werden Anlass oder Auslöser für Ihre Beschäftigung mit dem Thema benannt. Auf Folie 3a und folgende wird die Aufgabenstellung oder das daraus resultierende Problem vorgestellt und so weiter.

Daraus ergibt sich schließlich die folgende Gliederung, die Sie als Grundstruktur für jede Präsentation nutzen können:

  1. Titel und Thema der Präsentation
  2. Anlass für die Präsentation, Bedeutung des Themas, besondere Situation
  3. Aufgaben oder Probleme, die sich daraus ergeben
  4. Ziele, die bei dem Thema wichtig sind
  5. alle Inhalte und Informationen zum Thema, die beim Vortrag präsentiert werden
  6. Fazit oder Kernbotschaft
  7. Ausblick, nächste Schritte
  8. Backup: Quellen, Literatur, Zahlen, Beispiele, Fotos, Muster, Weblinks etc.

Tipp: Keine Agenda-Folie zu Beginn des Vortrags!

Wichtig: Nach der Titelfolie (1) sollte keine Folie mit der Agenda an Position 2 kommen. Diese sind meist sehr langweilig und ermüdend. Erklären Sie erst, warum Ihr Thema wichtig ist (Position 2 bis 4). Zum Einstieg in den Informationsblock oder Hauptteil des Vortrags (Position 5) können Sie eine einfache und kurze Agenda als Übersicht zu den Inhalten zeigen, die Sie in diesem Block vorstellen.

Varianten für die inhaltliche Gliederung des Hauptteils

Nach welchen Prinzipien Sie die Position 5, den Hauptteil Ihres Vortrags, gliedern, hängt vom Thema, von der Aufgabe, von Ihrem Ziel und von den Erwartungen Ihrer Zielgruppe ab. Hilfreich ist eine hierarchische Gliederung mit zwei bis vier Punkten auf einer Ebene. Mögliche Inhalte für die Gliederung des Hauptteils sind:

Variante 1

  1. Überblick über die Lösung: Darum geht es
  2. Merkmale der Lösung: Wichtige Elemente und Details
  3. Umsetzung der Lösung: Vorgehensweise und Wirkung

Variante 2

  1. Ist-Zustand: Merkmale der aktuellen Situation
  2. Soll-Zustand: Das wollen wir erreichen
  3. Weg dahin: Das müssen wir dafür tun

Variante 3

  1. Anforderungen an eine Lösung: Was eine Lösung leisten muss
  2. Lösung 1 – Lösung 2 – Lösung 3: Die Lösungen und ihre Merkmale
  3. Vergleich: Die Bewertung der drei Lösungen

Variante 4

  1. Investition für die Lösung: Was zu Beginn notwendig ist
  2. Kosten: Das kostet der laufende Betrieb
  3. Erlöse: Das wird eingenommen
  4. Finanzierung: Das Budget wird benötigt

Weitere Varianten für die Gliederung der Inhalte und Informationen im Hauptteil Ihrer Präsentation finden Sie in den Vorlagen im folgenden Praxisteil dieses Abschnitts.

Praxis

Inhalte für eine Präsentation sammeln

Sammeln Sie zunächst alle möglichen Inhalte für Ihren Vortrag und Ihre Präsentation:

  • Was ist das Thema?
  • Was könnten Sie dazu sagen?
  • Was erwartet das Publikum?
  • Was wollen Sie sagen?
  • Was ist wichtig?

Sammeln Sie die Inhalte und Informationen, die für Sie zum Thema relevant sind. Nutzen Sie dazu Methoden des Brainstormings wie Mindmapping. Orientieren Sie sich an folgendem Beispiel.

Klären Sie, was Sie sagen sollten, unter den folgenden Aspekten:

  • Anlass oder Auslöser
  • Bedeutung und Probleme
  • Aufgabe und Ziele
  • Lösungen und ihre Merkmale
  • Folgen oder Bewertung der Lösungen
  • Kernbotschaft oder Fazit
  • Ausblick und nächste Schritte (auch des Publikums)

Informationen in der Präsentation strukturieren

Gliedern und strukturieren Sie die Informationen für Ihre Präsentation. Nutzen Sie dafür die oben genannte Grundstruktur für die Gliederung und die folgenden Vorlagen.

Nachdem Sie alle wichtigen Inhalte zusammengestellt und eine passende Gliederung entwickelt haben, erstellen Sie die einzelnen Präsentationsfolien – oft mithilfe von PowerPoint. Wie Sie Text, Grafik, Bild und Foto auf der Folie platzieren, erfahren Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

Weitere Kapitel zum Thema