BudgetplanungWorauf es bei der Budgetplanung ankommt

Mit der Budgetplanung sollen Geld und Ressourcen auf die richtigen Aktivitäten und Projekte verteilt werden. Doch der Kampf um das jährliche Budget ist zu einem aufwendigen Ritual geworden. Ziele müssen der Maßstab für die Verteilung der Budgets sein, und die Budgetplanung muss flexibel bleiben.

Der Kampf um die Budgets gleicht in vielen Unternehmen einem Ritual. Jedes Jahr aufs Neue streiten die verantwortlichen Manager, Abteilungsleiter, Teamleiter und Projektleiter um knappe Gelder, die das Unternehmen für ihre Bereiche zur Verfügung stellen soll. Das bindet viele Kräfte, schafft Konflikte und führt oft dazu, dass Ressourcen an den falschen Stellen eingesetzt, ja sogar verschwendet werden, während andere mit viel zu knappen Mitteln nichts zustande bringen.

Budget

Der Begriff Budget oder Budgetplan wird in unterschiedlichen Zusammenhängen verwendet. In Unternehmen ist damit meist ein Plan gemeint, in dem festgelegt ist, wie viel Ressourcen (vor allem Geld) eine Einheit (Unternehmen, Abteilung, Projektteam) für die Leistungserbringung einsetzen kann oder darf. Das Budget steuert damit den Einsatz der Ressourcen wie Personal, Maschinen oder Kapital. Das Budget ist für eine bestimmte Zeitperiode verbindlich. Es lassen sich unter anderem unterscheiden: Budgets, die sich auf Auszahlungen beziehen, und solche, die sich auf Kosten oder Aufwendungen beziehen. Teilweise werden auch Einzahlungen und Erlöse in die Budgetplanung einbezogen.

Die Budgetierung oder Budgetplanung ist der Prozess, der in den Unternehmen abläuft, bis eine Organisationseinheit ihre Ressourcen aktiv zugewiesen bekommt und über diese verfügen kann. Sie ist ein Teil der Unternehmensplanung. Oft werden die Erfolgsplanung (für das Budget) und die Aktionsplanung miteinander verknüpft. Die Kernfrage für diesen Prozess und die jeweilige Budgeteinheit lautet: Mit welchen Ressourcen führen wir welche Aktionen durch?

Rahmenbedingungen der Budgetplanung

Die Budgetplanung ist ein komplexer Prozess im Unternehmen, in dem viele Rahmenbedingungen eine Rolle spielen:

Budgets sollen zum Unternehmenserfolg beitragen
Die finanziellen und personellen Ressourcen eines Unternehmens sollten dort eingesetzt werden, wo sie die meisten Früchte tragen. Es gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Maßgeblich ist, dass das Budget und die Ressourcen so eingesetzt werden, dass die Unternehmensziele möglichst gut erreicht werden (Effektivität) und dass dabei keine Ressourcen unnötig verschwendet werden (Effizienz).

Die richtige Verteilung von Budgets ist schwierig
Die Entscheider können nur schwer erkennen und abschätzen, wo sie die verfügbaren Ressourcen am besten einsetzen. Ein Grund: Sie werden nur sehr selektiv informiert. Die Budgetempfänger informieren gerade so, dass ihre Budgetforderungen erfüllt werden.

Budgets basieren auf Annahmen zur zukünftigen Entwicklung
Budgetplanung ist auf Prognosen zur zukünftigen Entwicklung angewiesen. Auch noch so ausgeklügelte Methoden und Verfahren zur Analyse der Wirtschaftlichkeit basieren auf Annahmen über die Zukunft, die häufig zu optimistisch, manchmal auch zu pessimistisch sind – je nach Interesse der Protagonisten.

Budgets sind ein Statussymbol
Deshalb rangeln die Manager in Unternehmen heftig um ein möglichst hohes Budget. Es wird intrigiert, politisiert, schöngerechnet, übertrieben oder schlecht gemacht. Wer in das ausbalancierte Kräfteverhältnis eingreift, schürt Neid, Missgunst und Konflikte. Das führt zu Demotivation oder sogar zur Sabotage.

Was Budgets und Budgetplanung bewirken sollen

Ziel der Entscheidungsträger ist es, die Budgetplanung auf eine möglichst objektive Basis zu stellen und bei den betroffenen Budgetempfängern Akzeptanz und Verbindlichkeit zu gewinnen. In der Fachwelt wurden dafür viele Methoden und Werkzeuge entwickelt, um das zu unterstützen. Je nach Größe des Unternehmens, nach Komplexität der Aufgaben und Abläufe und nach dem gewählten Detaillierungsgrad zur Budgetaufschlüsselung sind diese Methoden und Werkzeuge sehr komplex. Es müssen viele Zahlen zusammengetragen, Annahmen getroffen, Ziele formuliert und Berechnungen angestellt werden, um einen Budgetplan und die dazu gehörenden Aktionspläne zu entwickeln.

Wichtig im Prozess der Budgetplanung ist, dass die strategischen Ziele des Unternehmens der Maßstab für die Verteilung der Budgets sind. Die Budgetplanung muss flexibel und dynamisch sein, so dass sie sich an die jeweilige Situation im Unternehmen anpassen kann – und Geld nicht unnötig verschwendet wird. Die Methoden dafür stammen aus der klassischen Kosten- und Leistungsrechnung und der Liquiditätsplanung sowie aus modernen Budgetplanungsmethoden wie dem Zero Based, Advanced Budgeting und Kaizen Budgeting.

Planen Sie nur für die Projekte ein Budget ein, für die Sie bereits eine Machbarkeitsstudie durchgeführt haben. Prüfen Sie dabei vor der eigentlichen Budgetplanung und damit vor der Budgetbindung für alle Projektideen, ob diese realisierbar sind im Hinblick auf:

  • rechtlich zulässig
  • technisch und organisatorisch machbar
  • strategisch wertvoll
  • wirtschaftlich sinnvoll

Für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit nutzen Sie betriebswirtschaftliche Methoden wie Rentabilitätsrechnungen oder Amortisationsrechnung. Ausführliche Erläuterungen und Vorlagen dazu finden Sie im Handbuch-Kapitel zur Bewertung von Investitionen.

Praxis

Bestandsaufnahme zur Budgetplanung

  • Wie werden Budgets bislang in Ihrem Unternehmen geplant?
  • Was kennzeichnet den Prozess der Budgetplanung?
  • Wie zufrieden sind Sie und die Manager in Ihrem Unternehmen mit dem Ergebnis der Budgetplanung und den zugewiesenen Budgets?
  • Wo sehen Sie Defizite bei Ihrer Budgetplanung?

Analysieren Sie diese Fragen mit Hilfe der folgenden Vorlage:

Machen Sie außerdem deutlich, inwiefern die geplanten Budgets für Ihr Unternehmen tatsächlich wichtig sind. Zeigen Sie dazu auf, für welche Ziele die Projekte, Aktionen und Maßnahmen Beiträge zur Zielverbesserung leisten sollen, für die Sie die Budgets benötigen. Erstellen Sie eine Liste der Unternehmensziele, der Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators) und der Plan- und Soll-Werte, die Sie erreichen wollen und verknüpfen Sie diese mit Ihrem Maßnahmenplan und den dafür notwendigen Budgets.

Prüfen Sie im Rahmen der Budgetplanung immer, ob die Projekte, für die Sie Budgets vorsehen, auch tatsächlich umgesetzt werden können. Ansonsten binden Sie Budgets für Projekte, bei denen sich schnell zeigt, dass sie nicht machbar oder sinnvoll sind. Überprüfen Sie deshalb vor der Budgetplanung alle Projektvorschläge und Projektideen, für die Budgets eingefordert werden:

  • Sind die Projekte rechtlich zulässig?
  • Sind sie technisch und organisatorisch machbar?
  • Tragen Sie zu den strategischen Zielen des Unternehmens bei?
  • Sind Sie wirtschaftlich?
  • Passen die Projekte überhaupt in den Gesamtbudget-Rahmen des Unternehmens?

Fassen Sie diese gestufte Bewertung in der folgenden Excel-Vorlage zusammen und erstellen Sie so ein Trichtermodell für die Projektauswahl und Budgetplanung in Ihrem Unternehmen.