Machbarkeitsstudie erstellenGliederung und Inhalte der Machbarkeitsstudie

Eine Machbarkeitsstudie bezieht sich immer auf eine Idee oder ein bestimmtes Vorhaben. Sie nimmt Bezug zu einem Ort oder einem Raum, in dem das Vorhaben geplant, umgesetzt und betrieben werden soll. Und sie nimmt Bezug auf einen Zeitpunkt oder einen Zeitraum, der für das Vorhaben relevant ist.

Diese Aspekte sind in der Machbarkeitsstudie zu Beginn benannt und erläutert. Sie beschreiben in Ihrer Studie zunächst also:

• die Idee oder das Vorhaben, soweit sie bereits bekannt sind;
• den Ort, die Region, das Land oder die Länder, wo das Vorhaben realisiert werden soll oder die in anderer Weise direkt oder indirekt davon betroffen sind;
• den Zeitpunkt, an dem das Vorhaben realisiert sein soll oder den Zeitraum für Planung, Umsetzung und Betrieb.

Mit diesen Gegebenheiten werden in der Machbarkeitsstudie dann beleuchtet:

• die gesellschaftlichen, politischen und rechtlichen Rahmenbedingungen, die zu beachten sind,
• technische Möglichkeiten und Risiken,
• Vereinbarkeit mit übergeordneten Werten, Zielen und Strategien des Unternehmens oder der Stakeholder,
• vorhandene oder nicht vorhandene Voraussetzungen in Bezug auf das Umfeld; Prozesse, Schnittstellen, Menschen etc.,
• Verfügbarkeit von Ressourcen und Zeit,
• Wirtschaftlichkeit und
• Finanzierbarkeit.

Für alle diese Aspekte wird in der Machbarkeitsstudie benannt, was gegeben oder vorhanden ist und was fehlt. Es wird außerdem erläutert, was in absehbarer Zeit vermutlich verfügbar ist. Diese Einschätzungen werden begründet und belegt.

Ergänzend werden Risiken sowie erkennbare Einflussfaktoren benannt und erläutert, die für den Erfolg des Vorhabens maßgeblich sind. Für manche Aspekte kann die Marktstudie benennen, in welchem Fall der Abbruch eines Vorhabens erfolgen oder zumindest geprüft werden sollte.

Im Folgenden werden die Inhalte einer Machbarkeitsstudie und die dabei jeweils zu betrachtenden und zu beachtenden Aspekte genauer erläutert. Die Reihenfolge ist so gewählt, dass das strengere Prüfkriterium dem weniger strengen vorangeht.

Stellt sich beispielsweise heraus, dass ein Vorhaben rechtlich nicht zulässig ist, brauchen die technische Machbarkeit oder die Wirtschaftlichkeit nicht mehr überprüft werden. Die Machbarkeitsstudie kann entsprechend verkürzt werden.

Aber: Meist lassen sich solche „Abbruchkriterien“ nicht eindeutig benennen. Dann werden in der Studie alle folgenden Aspekte behandelt.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen in der Machbarkeitsstudie betrachtet werden, hängt von der Art Ihres Vorhabens ab. Es kann eine Vielzahl von Gesetzen, Verordnungen oder Richtlinien von Bedeutung sein.

Wenn Sie in anderen Ländern aktiv werden wollen, müssen Sie auch die dortigen gesetzlichen Bestimmungen prüfen. Zudem können Regeln oder Einschränkungen für den Handel relevant sein (Einfuhrbestimmungen, Zölle etc.).

Relevante, rechtliche Bestimmungen finden sich beispielsweise in folgenden Bereichen:

• Verbraucherschutz
• Arbeitsschutz
• Umweltschutz und Nachhaltigkeit
• Gesundheitsschutz und Hygiene
• Lebensmittel
• medizinische Produkte
• Sicherheit im öffentlichen Raum
• Handel, Wettbewerb, Steuer und Kapitalmarkt
• Voraussetzungen für die Gründung oder Betrieb eines Gewerbes (zum Beispiel in der Gastronomie oder im Handwerk)

In der Europäischen Union (EU) müssen außerdem Richtlinien und Verordnungen beachtet werden. Beispiele sind die REACH-Verordnung, Maschinen-Richtlinie oder die Öko-Design-Richtlinie.

Für Ihr Vorhaben können auch besondere Dokumentations- und Berichtspflichten gelten, die Sie beachten und erfüllen müssen. Beispiel dafür ist das Lieferkettengesetz oder die Nachhaltigkeitsberichterstattung.

Wo Sie eine Relevanz für Ihr Vorhaben erkennen oder vermuten, müssen Sie in der Machbarkeitsstudie die genauen gesetzlichen Bestimmungen benennen und erläutern, inwiefern diese Ihr Vorhaben beeinflussen, beschränken oder sogar verhindern.

Bedenken Sie dabei auch, dass sich gesetzliche Rahmenbedingungen ändern können. Weisen Sie in der Studie darauf hin, wenn im Betrachtungszeitraum Änderungen geplant oder absehbar sind.

Wenn für die Umsetzung oder den Betrieb Ihres Vorhabens technische Einrichtungen oder besondere Technologien erforderlich sind, müssen Sie im Rahmen der Machbarkeitsstudie prüfen, ob – und unter welchen Bedingungen – diese Einrichtungen oder Technologien

• existieren,
• verfügbar sind und
• zu beschaffen sind.

Zu den Technologien zählen Produkte, Materialien, Werkstoffe oder komplexe Systeme wie zum Beispiel eine Ladeinfrastruktur für Elektro-Autos.

Dabei betrachten Sie jeweils die Eigenschaften, Merkmale und Funktionen sowie Aspekte der Sicherheit und der Lebensdauer. Außerdem berücksichtigen Sie Beschaffungskosten und rechtliche Voraussetzungen für den Erwerb und die Anwendung der Technologie.

Beachten Sie dabei, inwiefern die Technologien selbst noch entwickelt werden, bereits erprobt oder seit Längerem im Einsatz sind.

Außerdem berücksichtigen Sie für Ihr Vorhaben, welche technischen Normen, Regeln oder Branchenrichtlinien relevant sind. Benennen Sie also DIN-Normen, Europäische Normen (EN) und ISO-Normen und welche Anforderungen an Ihr Vorhaben daraus jeweils abgeleitet werden.

So erkennen Sie auf der Grundlage der möglichen, groben Lösungsideen für Ihr Vorhaben, ob es technisch machbar ist.

Wenn Sie Ihre Idee oder Ihr Vorhaben innerhalb Ihres Unternehmens umsetzen wollen, müssen Sie in der Machbarkeitsstudie erläutern, inwiefern diese zu den übergeordneten Leitlinien des Unternehmens passen. Das betrifft:

• Vision, Mission, Leitbilder und Werte des Unternehmens
• Unternehmensziele
• übergeordnete Strategien des Unternehmens

Zeigen Sie, ob und inwiefern Ihr Vorhaben einen Beitrag zu diesen Werten, Zielen und Strategien leistet – oder wo es Abweichungen gibt und wodurch diese begründet sein können.

Betrachten Sie dabei nicht nur wirtschaftliche Aspekte, sondern auch:

• ethische Werte, die in Ihrem Unternehmen (bei Eigentümern, Management und Belegschaft) wichtig sind
• Umweltschutz und Nachhaltigkeit
• Unternehmensimage und Markenpflege

Wenn es um Werte, Ziele und Interessen geht, sind nicht nur Unternehmen und Geschäftsleitung zu berücksichtigen, sondern auch andere Stakeholder. Klären Sie, welche Stakeholder für Ihr Vorhaben zu beachten sind und wie Sie deren Einflussnahme im Hinblick auf Ihr Vorhaben bewerten.

Von der Planung, Umsetzung und Betrieb eines Vorhabens ist auch die Organisation betroffen, in der die damit verbundenen Aufgaben erledigt werden sollen – Ihr Unternehmen. Es muss geprüft werden, ob die organisatorischen Voraussetzungen durch Sie oder Ihr Unternehmen vorliegen oder geschaffen werden können.

Erläutern Sie deshalb in Ihrer Machbarkeitsstudie in Bezug auf:

Prozesse

• Welche bestehenden Prozesse sind von Ihrem Vorhaben betroffen?
• Inwiefern können diese für Ihr Vorhaben genutzt werden?
• Was muss gegebenenfalls angepasst oder verändert werden?

Menschen

• Welches Know-how ist für das Vorhaben erforderlich?
• Welche Personen werden für das Vorhaben deshalb benötigt?
• Inwiefern stehen diese Personen zur Verfügung?

Einrichtungen im Unternehmen

• Welche Anlagen, Maschinen, Geräte, Räume, Fahrzeuge etc. werden für das Vorhaben benötigt?
• Inwiefern stehen diese zur Verfügung?

Klären Sie, zu welcher Zeit und in welchem Zeitraum Sie Prozessleistungen und andere Ressourcen benötigen. Benennen Sie mögliche Konflikte und Veränderungsbedarf.

Sie beantworten in der Studie die Frage: Ist das Vorhaben im Unternehmen realisierbar, stehen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung und ist es zeitlich machbar?

In einem unternehmerischen Umfeld muss ein Vorhaben – zumindest langfristig – wirtschaftlich sein. Um die Wirtschaftlichkeit zu prüfen, müssen Sie im Rahmen der Machbarkeitsstudie die Rentabilität des Vorhabens berechnen. Dazu ermitteln Sie:

• Welchen Umsatz, welchen Nutzen oder welche Erlöse oder Einzahlungen erzielen Sie mit dem Vorhaben?
• Welche Kosten, welchen Aufwand oder Auszahlungen werden Planung, Umsetzung und Betrieb verursachen?

Indem Sie Umsatz und Kosten in Beziehung setzen, ermitteln Sie den möglichen Gewinn und die Rentabilität mit Ihrem Vorhaben; oder Sie zeigen, dass kein Verlust eintritt. Dazu nutzen Sie in der Marktstudie gängige Verfahren der Investitionsrechnung.

Je nachdem, um was für ein Vorhaben es geht, kann ein qualitativer Nutzen von großer Bedeutung sein, der sich aber nur schwer in Geldwerten ausdrücken lässt. In diesem Fall erstellen Sie eine Nutzwertanalyse oder eine Kosten-Nutzen-Analyse.

Ihre Machbarkeitsstudie kann aufdecken, wodurch besonders hohe Kosten entstehen. Damit geben Sie Anlass und Anreize, über andere, kostengünstigere Lösungen nachzudenken; ein wichtiger Impuls für die Planung.

Für die Berechnungen zur Wirtschaftlichkeit und für die Nutzwertanalyse müssen Sie eine Reihe von Daten auswerten oder Annahmen treffen. Zum Beispiel müssen Sie für die Umsatzrechnung klären, zu welchem Preis Sie das geplante Produkt verkaufen können und wie hoch der Absatz sein wird.

Deshalb wird die Machbarkeitsstudie an dieser Stelle mit einer Marktstudie verknüpft – vor allem dann, wenn es sich bei dem Vorhaben um die Einführung eines neuen Produkts im Markt oder um den Eintritt in einen neuen Markt handelt.

Wenn mit der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit die Daten zu Umsatz und Kosten ermittelt sind, prüfen Sie damit den Finanzbedarf und die Finanzierbarkeit Ihres Vorhabens. Dazu erstellen Sie einen Finanzplan. Er enthält:

• Investitionen und Kosten für die Planung
• Investitionen und Kosten für die Umsetzung
• Kosten für Betrieb, Instandhaltung, Modernisierung und Entsorgung – sofern dies für Ihr Vorhaben relevant ist
• Erlöse, die Sie mit dem Vorhaben erzielen

Beachten Sie dabei, dass Sie bei der Finanzplanung die Zahlungsströme, also Auszahlungen und Einzahlungen betrachten und Cashflows berechnen.

Für manche Vorhaben wird es keine Erlöse geben; zum Beispiel für die Einführung eines neuen IT-Systems im Unternehmen. Dann müssen Sie in der Machbarkeitsstudie erläutern, welche indirekten Erlöse ein solches Vorhaben bewirken kann. Zum Beispiel:

• mögliche Kosteneinsparungen
• mehr Umsatz durch stärkere Wettbewerbsfähigkeit
• Vermeidung von Umsatzverlusten oder Strafzahlungen

Aus dem Finanzplan ergibt sich unmittelbar der Kapitalbedarf für Ihr Vorhaben. Diesen benennen Sie und erklären damit: Für das Vorhaben ist ein Budget von … EUR notwendig.

Kann dieses Budget nicht aus den Eigenmitteln des Unternehmens stammen, müssen Sie mögliche alternative Finanzierungsarten benennen. Zum Beispiel:

• Bankkredite
• Fördermittel
• Anleihen
• Beteiligungen

In der Machbarkeitsstudie bewerten Sie, ob es solche Finanzierungsquellen gibt und wie zuverlässig sie über die Zeit, in der dieses Kapital notwendig ist, die Finanzierung sicherstellen. Bedenken Sie dabei auch Risikozuschläge.

Mit der Beleuchtung und Analyse aller genannten Aspekte lässt die Machbarkeitsstudie abschließend eine Bewertung der Idee oder des Vorhabens zu. Möglich sind diese Schlussfolgerungen:

• Das Vorhaben ist – in der gedachten Form – nicht machbar, weil … Die entsprechenden K.O.-Kriterien werden noch einmal benannt und begründet.
• Das Vorhaben ist uneingeschränkt machbar; wichtige Erfolgsfaktoren sind … Die Erfolgsfaktoren werden benannt und erläutert.
• Das Vorhaben ist machbar, wenn folgende Bedingungen und Voraussetzungen beachtet werden … Die entsprechenden Aspekte werden benannt und begründet.
• Das Vorhaben ist machbar; allerdings bestehen die folgenden (großen) Risiken … Die entsprechenden Risiken werden benannt und begründet.

Ist das Vorhaben machbar, besteht der Wert der Machbarkeitsstudie darin, die Erfolgsfaktoren, die Bedingungen und Voraussetzungen sowie die Risiken identifiziert und erläutert zu haben. Das sind wichtige Informationen für Planung, Umsetzung und Betrieb eines Vorhabens.

Die Risiken stecken meist in den Annahmen, die man gemacht hat und in den Voraussetzungen oder Bedingungen, die vorliegen müssen, damit die Machbarkeit gegeben ist. Denn treffen die Annahmen nicht zu oder die Voraussetzungen sind nicht (so) gegeben. Das Risiko steigt.

Entsprechendes gilt für die Erfolgsfaktoren. Das sind alle die Dinge, die man besonders im Blick haben sollte, damit die Umsetzung funktioniert.

Welche Risiken werden in der Machbarkeitsstudie erläutert?

Führen Sie am Ende Ihrer Machbarkeitsstudie folgende Risiken auf – sofern sie relevant sind:

• technische Risiken: Eine wichtige Technologie für das Vorhaben befindet sich noch in der Entwicklung oder Erprobung; es fehlen Erfahrungen zum langjährigen Einsatz.
• Planungsrisiken: Wichtige Detailfragen können mit der Machbarkeitsstudie nicht beantwortet werden. Erst mit der genauen Planung kann geklärt werden, ob das Vorhaben so funktioniert. Möglicherweise passieren aber auch Planungsfehler, auf die in der Studie bereits hingewiesen wird.
• vertragliche Risiken: Für das Vorhaben müssen Verträge vereinbart werden; zum Beispiel mit Lieferanten, Technologiepartnern oder Kapitalgebern. Es bleibt offen, welche Vertragsbedingungen ausgehandelt werden und ob die Partner die Vertragspflichten erfüllen können.
• kaufmännische Risiken: Einschätzungen über Erlöse und Kosten sind nur grob; Marktpotenziale und Verhalten der Wettbewerber können nur schwer eingeschätzt werden.
• personelle Risiken: Bei der Umsetzung des Vorhabens ist die Expertise von bestimmten Personen entscheidend; fallen diese Personen aus, besteht für den Erfolg ein großes Risiko.
• Politik- und Umweltrisiken: Die politischen Rahmenbedingungen, die natürliche Umwelt, das Klima und das Verhalten der Stakeholder können sich (schnell) ändern. In der Folge werden Gesetze und Vorschriften so verändert, dass das Vorhaben nicht mehr oder nur mit Mehraufwand realisierbar ist. Außerdem kann das Unternehmensimage Schaden nehmen.

Gemeinsam mit diesen Risiken können die Bedingungen und Erfolgsfaktoren benannt werden. Sie zeigen, wie sich Risiken einschränken, vermindern oder bewältigen lassen.