Shared Service CenterLeistungen des Shared Service Centers optimieren

Während des Betriebs eines Shared Service Centers werden die Leistungen und die Kosten regelmäßig überprüft. Fehler und Mängel im Prozess werden beseitigt und Kosten reduziert. Dazu kann ein Benchmarking durchgeführt werden. Schließlich kann das Shared Service Center als eigenständiges Unternehmen am freien Markt agieren.

Kontinuierliche Verbesserung im Shared Service Center

Aufgrund der komplexen Aufgabenstellung bei der Gestaltung eines Shared Service Centers muss man davon ausgehen, dass die erste Lösung nicht die beste ist. Deshalb kommt es darauf an, das Shared Service Center mit seinen Leistungen und Kosten schrittweise zu verbessern und zu optimieren. Mögliche Methoden dafür sind:

  • Benchmarking
  • Ausgliederung in eine eigenständige Gesellschaft (Outsourcing)
  • Kundenbefragungen oder Einrichtung eines Kundenbarometers
  • Kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) oder Kaizen

Benchmarking mit externen Serviceanbietern

Das Shared Service Center sollte sich kontinuierlich mit den besten Dienstleistern seiner Klasse – also mit externen Dienstleistern mit einem vergleichbaren Leistungsspektrum – messen und von diesen lernen. Wichtig dabei ist:

  • Den richtigen Partner für ein Benchmarking finden; das können externe „Wettbewerber“ sein oder Unternehmen, die vergleichbare Aktivitäten ausführen, aber aus einer anderen Branche stammen.
  • Genau festlegen, was verglichen wird; das sind Leistungskennzahlen (Performance-Kriterien), die zeigen, wo Schwächen und Defizite des Shared Service Centers liegen.
  • Prozesse und angewendete Methoden oder eingesetzte Technologien mit einem Benchmarking-Partner vergleichen; hieraus können Verbesserungen im Prozessablauf oder bei einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten abgeleitet werden.
  • Möglichst regelmäßig die Leistungen miteinander vergleichen.
  • Klare Verbesserungs- und Lernziele formulieren und die Zielerreichung überwachen.

Wie Sie dazu im Einzelnen vorgehen, ist im Handbuch-Kapitel zum Benchmarking im Detail erläutert.

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