ProzessmanagementProzessanalyse – Schwachstellen in Prozessen erkennen

Wie ermittelt man Schwachstellen mithilfe der Prozessanalyse? Wie funktioniert die Portfolio-Analyse? Welche Methoden zur Prozessanalyse gibt es noch? Eignet sich die SWOT-Analyse besser? Wie kann man Blindleistung aufdecken und vermeiden? Außerdem: Ein Beispiel für die Prozessanalyse im Bereich Bestellbearbeitung.

Strategische Analyse der Kernprozesse und Hauptprozesse

Da es kaum Prozesse ohne Schwachstellen geben dürfte, ist die Prozessanalyse eine kontinuierliche Aufgabe der Unternehmens- und Organisationsentwicklung. Allerdings ist es in der Praxis kaum möglich, alle Prozesse im Unternehmen im Blick zu haben und ständig so zu verändern, dass die Schwachstellen beseitigt werden.

Wichtig ist deshalb, dort anzusetzen, wo sich die großen Probleme zeigen oder wo Verbesserungen die besten Effekte bringen. Die Auswahl der Prozesse, die genauer auf ihre Schwachstellen hin analysiert werden, basiert auf den Ergebnissen der Prozessmodellierung, der Leistungsindikatoren zur Prozessqualität und der Analyse der Prozesskosten (wie in den vorigen Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels erläutert).

Um „Kandidaten“ für eine genauere Prozessanalyse und Schwachstellenanalyse zu finden, ist ein hierarchisches Vorgehen hilfreich. Im ersten Schritt nimmt man die Kernprozesse eines Unternehmens unter die Lupe. Dafür gibt es zwei Herangehensweisen:

Herangehensweise an die Prozessanalyse – Variante 1

Es werden erst die übergeordneten Prozesse, Hauptprozesse oder Kernprozesse, identifiziert, modelliert, beschrieben und dann analysiert und bewertet. Später lassen sich untergeordnete Prozesse oder Teilprozesse im Detail betrachten.

Herangehensweise an die Prozessanalyse – Variante 2

Es werden zunächst nur die wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren als Bewertungskriterien genutzt, um die Prozesse grob zu „sortieren“.

Ziele können sich beispielsweise auf Servicequalität, Durchlaufzeit oder Kosten beziehen. Später lassen sich für einzelne Prozesse spezielle Leistungsmerkmale formulieren und im Detail analysieren, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu finden.