ProzessmanagementProzesse analysieren und planen – mit Vorlage

Wie funktionieren die Prozessanalyse und die Prozessplanung? Wie läuft die Einführung passender IT-Systeme ab? Wie reduzieren Sie Kosten? Worauf Sie beim Prozessmanagement achten müssen, zeigen wir anhand von Beispielen. Vorlagen finden Sie ganz am Ende.

Warum ist das Prozessmanagement wichtig?

Es gibt keine Unternehmen ohne Prozesse. Ein Unternehmen funktioniert nur, wenn die Handlungen der Mitarbeiter entlang von Prozessen oder Ablaufketten koordiniert werden. Da es unzählige Handlungsmöglichkeiten und viele Mitarbeiter geben kann, ist diese Koordination außerordentlich komplex.

Deshalb ist Prozessmanagement eine, wenn nicht die zentrale Aufgabe des Organisierens. Prozesse festzulegen und zu optimieren, ist eine permanente Aufgabe für alle Unternehmen und ihr Management.

Prozessmanagement ableiten aus Unternehmenszielen und Strategie

Prozesse sollen so gestaltet sein, dass sie helfen, die Ziele zu erreichen, die sich das Unternehmen selbst gesetzt hat. Außerdem müssen sie auf die Anforderungen der Stakeholder ausgerichtet werden. Beispiele dafür sind:

Beispiele für Prozesse im Unternehmen

Produktinnovation

Das Unternehmen setzt sich zum Ziel, jedes Jahr ein neues Produkt auf den Markt zu bringen. Dazu müssen die Prozesse zu Markterkundung, Produktentwicklung, Produktherstellung, Marketing und Vertrieb optimal aufeinander abgestimmt werden.

Produktion

Ziel des Unternehmens ist eine hohe Kundenzufriedenheit und ein hoher Net Promotor Score (Weiterempfehlungen). Wenn der Kunde ein Produkt bestellt, erwartet er es in der zugesicherten Qualität, zur versprochenen Zeit und zum angebotenen Preis. Das ist die Grundlage der Kundenzufriedenheit, und alle Prozesse zur Logistik, Herstellung, Montage und Auslieferung eines Produkts müssen darauf ausgerichtet sein.

Buchhaltung

Das Finanzamt erwartet jedes Jahr einen korrekten Jahresabschluss, der alle steuerlichen und sonstigen Vorgaben erfüllt. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die damit verbundenen Anforderungen erfüllt werden. Aus diesem Grund müssen alle zahlungswirksamen Vorgänge jeden Tag richtig verbucht und abgerechnet werden. Die dabei relevanten Prozesse müssen so gestaltet sein, dass keine Fehler entstehen.

Diese drei ganz unterschiedlichen Beispiele zeigen, welche Rolle Prozesse im Unternehmen spielen. Immer geht es um diese drei Zielkategorien:

  • Qualität: Prozesse müssen ein Ergebnis liefern und die Qualität des Ergebnisses muss den Anforderungen des nächsten Prozessschritts sowie den Kunden und anderen Stakeholdern genügen.
  • Zeit: Prozesse und die damit verbundenen Handlungen müssen in der geplanten Zeit ablaufen oder durchgeführt werden.
  • Kosten: Der Aufwand für die Durchführung der einzelnen Prozessschritte darf den vorgesehenen Budgetrahmen nicht überschreiten oder muss nach den Regeln der Wirtschaftlichkeit minimal sein.

Die Leistung eines Prozesses wird immer anhand von Indikatoren zur Qualität, zur Zeit oder zu den Kosten gemessen. Deshalb steht bei der Gestaltung und Optimierung von Prozessen immer im Fokus: Qualität verbessern, Zeitaufwand verkürzen und Termine einhalten sowie Ressourcenverwendung und Kosten minimieren. Das sind die Ziele des Prozessmanagements.