ProzessmanagementProzesskosten ermitteln mit Prozesskostenanalyse

Wie ermittelt man Prozesskosten? Ist die Prozesskostenanalyse in jedem Fall nötig? Wie kommt es zu ungeplanten Kosten? Warum sind die Kosten höher als erwartet? Und wie hoch muss das Prozessbudget sein? Mit der folgenden Schritt-für Schritt-Analyse dokumentieren Sie Prozesskosten für einzelne Prozessschritte.

Abgrenzung Prozesskostenanalyse und Prozesskostenrechnung

Prozesse verursachen Kosten. Denn für jeden Prozessschritt werden Ressourcen benötigt: Personal, Maschinen, Anlagen, Geräte, Räume, Energie, Lizenzen und vieles mehr. Jeder Ressourcenverbrauch führt im Unternehmen zu zahlungswirksamen oder kalkulatorischen Kosten.

Diese Kosten können aus dem Ruder laufen. Das bedeutet, dass sie steigen, ohne dass die Gründe dafür (sofort) sichtbar werden. Oft ist nicht klar, dass ein Prozess mehr Kosten verursacht als geplant. Zudem ist es schwierig zu erkennen, woran das liegt.

Zum Prozessmanagement, zur Prozessanalyse und zur Prozessoptimierung gehört deshalb immer eine Kostenbetrachtung. Dazu wird ein Prozess dargestellt (wie in diesem Handbuch-Kapitel beschrieben) und dann im Hinblick auf seine Kosten analysiert.

Die Ergebnisse der Prozesskostenanalyse werden im Rahmen der Prozesskostenrechnung genutzt, um Produkte und Dienstleistungen und deren Preise verursachergerecht kalkulieren zu können. Wie Sie diese Preiskalkulation durchführen, ist im Handbuch-Kapitel zur Prozesskostenrechnung erläutert.

In diesem Abschnitt zur Prozesskostenanalyse geht es nicht um die richtige Preiskalkulation, sondern um die Identifikation von unnötigen oder hohen Kosten in einzelnen Prozessschritten und deren Ursachen. Damit lassen sich diese Prozessschritte gezielt verbessern und Kosten senken.

Im Praxisteil dieses Abschnitts finden Sie dafür Excel-Vorlagen. Eine dieser Vorlagen dient im Folgenden dazu, die einzelnen Schritte der Prozesskostenanalyse zu erklären und an einem Beispiel sichtbar zu machen (die Abbildungen sind Auszüge aus dieser Excel-Vorlage).