MitarbeiterführungSo gelingt die Führung virtueller Teams

Bei der Führung virtueller Teams ist der Teamstart entscheidend. Was beim Start der Zusammenarbeit geregelt werden sollte und warum persönliche Kontakte auch in virtuellen Teams wichtig sind.

Die Führung virtueller Teams bringt einige besondere Herausforderungen mit sich. Die Kommunikation läuft überwiegend über Medien und erschwert den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen. Ein motivierender Teamgeist kann sich nur schwer ausbilden. Kulturelle Unterschiede führen leicht zu Missverständnissen und zu unterschiedlichen Interpretationen der Aufgaben und Rollen. Damit die Führung virtueller Teams gelingt, braucht es eine gute Vorbereitung des Teamstarts und persönliche Kontakte der Teammitglieder im Alltag.

Teamstart vorbereiten und durchführen

Je besser Führungskräfte den Start eines virtuellen Teams vorbereiten und durchführen, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit des Teamerfolgs. Dazu eignet sich ein ein- bis zweitägiges Kick-Off-Meeting mit allen Teammitgliedern. Idealerweise treffen die Teammitglieder persönlich aufeinander, also von Angesicht zu Angesicht. Welche Inhalte sind beim Kick-Off-Meeting wichtig?

Kennenlernen und persönliche Interaktion

Das Ziel des Kennenlernens ist das Teambuilding, also der Aufbau vertrauensvoller Beziehungen. Vertrauen entsteht leichter, wenn sich die Teammitglieder persönlich sehen, sozial interagieren und eine Grundsympathie entwickeln.

Klärung der Gruppenaufgaben

Ziel ist die Klärung des Auftrags, der Rollen und Aufgaben der einzelnen Teammitglieder, die Einbeziehung von Stakeholdern vor Ort sowie die Benennung der wichtigen Deadlines.

Technologische Umsetzung

Ziel ist eine Definition der zu nutzenden Kommunikationsmittel:

  • Wann wird via Telefon, Video-, Audiokonferenz, E-Mail oder persönlich kommuniziert?
  • Wo werden gemeinsam bearbeitete Dokumente abgelegt?
  • Wer beantwortet bis wann welche Anfragen?
  • Wer stellt kompatible und geeignete Kommunikationstechnologie zur Verfügung?
  • Wird diese Technologie von jedem beherrscht und haben alle Teammitglieder Zugang?

Entwicklung von Teamnormen und Regeln

In einem „Face-to-Face-Team“ entwickeln sich ungeschriebene Regeln der Zusammenarbeit in einem gruppendynamischen Prozess. Anders bei virtuellen Teams. Die Teamnormen und Regeln des virtuellen Teams müssen vereinbart und niedergeschrieben werden. Das geschieht nach einer ein- bis zweistündigen Diskussion im Meeting. Standard-Themen sind:

  • Telefon-, Video-, E-Mail- und Audio-Etikette
  • Entwicklung von Richtlinien zur zeitlichen Bearbeitung von Telefongesprächen, E-Mails und Voice-Mails
  • Meeting-Management
  • Einräumen von mehr Zeit für Nicht-Muttersprachler
  • Nutzung einer Meeting-Agenda
  • Protokollführung
  • Umgang mit unterschiedlichen Zeitzonen
  • Festlegung einer gemeinsamen Sprache
  • Umgang mit Konflikten (Definition eines Konflikts und dessen Eskalation)

Warum virtuelle Teams oft scheitern

In der Praxis scheitern virturelle Teams häufig und bringen nicht die erwarteten Ergebnisse. Woran liegt das?

Wenig persönliche Kontakte
Vertrauen ist die Grundlage funktionierender Teams und braucht persönliche Kontakte, nicht nur digitale.

Fehlende gemeinsame Regeln
Jedes funktionierende Team besitzt ein Set von gemeinsamen Regeln, nach denen sich zwischenmenschliche Interaktion und Kooperation abspielen. Diese bilden sich in der Regel im Laufe der Zusammenarbeit heraus. Doch virtuelle Teams haben diese Zeit nicht.

Schwelende Konflikte
In virtuellen Teams werden Konflikte aufgrund der räumlichen Distanz meist erst erkannt, wenn es schon zu spät ist und Teammitglieder das Arbeiten einstellen oder das Team verlassen.

Fehlende oder falsche Führung
Virtuelle Teams führen sich nicht von selbst. Sie benötigen einen strukturierten, aber wenig kontrolllastigen Führungsstil.

Kulturelle Unterschiede
Kulturelle Unterschiede in virtuellen Teams werden oft nicht thematisiert. Dies können Unterschiede sein zwischen nationalen Kulturen, Unternehmenskulturen oder funktionalen Kulturen, also zwischen Abteilungen.

Kulturelle Aspekte thematisieren

Im Meeting sollten die kulturellen Unterschiede der Teammitglieder angesprochen werden. Ziel ist es, die vorhandenen kulturellen Unterschiede optimal zu nutzen und kulturelle Konflikte möglichst zu vermeiden. Bei nationalen kulturellen Unterschieden sollten Führungskräfte die typischen kulturellen Unterschiede beziehungsweise Verhaltensweisen mit ihrem Team offen besprechen und klarstellen, dass diese Unterschiede ausreichend Konfliktpotenzial bieten. Auch zwischen Teammitgliedern aus unterschiedlichen Unternehmen kann es kulturelle Unterschiede geben. Die einen geben sich vielleicht eher harmonisch, andere lieben die ellbogengeprägte Konkurrenz. Selbst innerhalb eines einzelnen Unternehmens kann es kulturelle Unterschiede geben. Spannungen können zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams innerhalb eines Unternehmens entstehen.

Eine tiefgehende Diskussion der Konfliktpunkte versetzt virtuelle Projektteams in die Lage, in potenziellen Konfliktsituationen die emotionale Struktur und die Denkstruktur der anderen zu verstehen und dementsprechend zu agieren.

Virtuelle Teams im Alltag führen

Wenn das Kick-off-Meeting beendet ist, beginnt für Führungskräfte der Alltag der virtuellen Teamführung. Das Erarbeitete muss umgesetzt, gefestigt und das Team engagiert, leistungsstark und erfolgreich gehalten werden. Wie gelingt das?

Informellen Austausch fördern

Erfahrungsgemäß fokussieren sich Mitglieder virtueller Teams schnell auf die aufgabenbezogenen Aspekte der Teamarbeit. Das ist der Sinn und Zweck eines Teams. Allerdings kommt dabei die soziale Seite oft zu kurz. Virtuell erfahrene Führungskräfte richten es so ein, dass vor und nach virtuellen Konferenzen kurz Zeit für etwas Smalltalk bleibt, an dem sie selbst regelmäßig teilnehmen und so als Vorbild fungieren.

Persönlichen Kontakt pflegen

Auch virtuelle Teams leben von persönlichen Beziehungen. Ein bis zwei Meetings im Jahr reichen aus und leisten gute Dienste im Vertrauensaufbau. Die Teammitglieder, die öfter reisen und häufig in anderen Niederlassungen unterwegs sind, können dies für die Pflege informeller Kontakte nutzen.

Gemeinsam feiern

Anlässe für Teamfeiern sind erreichte Ziele und Meilensteine in Projekten, aber auch Jubiläen, Hochzeiten und Geburtstage. Ob der kurze Dankesanruf bei einem Kollegen für die schnelle Hilfe oder eine Webkonferenz, um die erfolgreiche Beendigung eines Projekts gebührend zu feiern: Gesten erhalten die Freundschaft, fördern Vertrauen und Teamkohäsion und untermauern die natürliche Autorität der Führungskraft.

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