ZeitmanagementMit der Pomodoro-Technik die eigene Effizienz steigern

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode für besseres Zeitmanagement. Sie funktioniert nach einem simplen Prinzip: Um die Produktivität zu steigern, wechseln Sie zwischen Phasen intensiver Arbeit (25 Minuten) und regelmäßigen Pausen (5 Minuten) ab – diese Zeitabschnitte werden als sogenannte „Pomodori“ bezeichnet.

Wichtig dabei ist: Während der Arbeitsphase lassen Sie sich nicht stören, unterbrechen oder ablenken. Sie bearbeiten konzentriert Ihre Aufgabe so weit, wie Sie in 25 Minuten eben kommen.

Der Pomodoro-Zyklus

Nach vier Pomodori legen Sie eine Pause von 20 bis 30 Minuten ein. Dann beginnt der Zyklus von Neuem. Ein vollständiger Pomodoro-Zyklus dauert folglich 2 Stunden und 25 Minuten; das sind vier Pomodori-Einheiten (4 × 25 Minuten Arbeit und 4 × 5 Minuten Pausen) und eine längere Pause (25 Minuten).

Die folgende Abbildung illustriert den Wechsel zwischen Arbeits- und Pausenphasen, auch Pomodoro-Zyklus genannt:

Die Zeit- und Selbstmanagement-Methode hat ihren Ursprung in den 1980er-Jahren. Ihr Erfinder ist der italienische Unternehmer Francesco Cirillo, der dieser Technik den Namen „Pomodoro“ gab.

Der Grund dafür war die Form seiner Küchenuhr, die angeblich einer Tomate (italienisch: „Pomodoro“) ähnelte.

Aus eigener Erfahrung wissen Sie: Ein Telefonanruf, das Beantworten oder Lesen einer E-Mail, das Erscheinen eines Kollegen an der Bürotür und andere „Zwischenfälle“ unterbrechen den Arbeitsfluss und können dazu führen, dass die Konzentration nachlässt. Dies kann die Motivation mindern und die Effizienz verringern.

Wenn Sie strikt nach der Pomodoro-Methode arbeiten, bleibt Ihr Konzentrationsniveau hoch und Sie erledigen jene Aufgaben eher, die Sie erledigen möchten oder müssen.

Der Grund: Durch die überschaubaren zeitlichen Intervalle fällt es Ihnen leichter, dem Drang zu widerstehen, die Arbeit zu unterbrechen, um zum Beispiel eine mehr oder weniger unwichtige E-Mail sofort zu lesen.

Dank der wiederkehrenden Pausen überanstrengen Sie sich dennoch nicht.

Während der fünfminütigen Pomodoro-Pausen sollten Sie nichts unternehmen, das mit Ihrer Arbeit zu tun hat. Verlassen Sie den Arbeitsplatz am besten kurz. Hier sind einige Ideen zur Pausengestaltung:

• Führen Sie leichte Dehnübungen im Stehen durch, um ein kleines Workout zu absolvieren. Wenn eine Treppe in der Nähe ist, gehen Sie einmal nach oben und wieder nach unten oder umgekehrt, um den Kreislauf und die Durchblutung anzuregen.
• Bereiten Sie sich einen frischen Kaffee, Tee oder ein Erfrischungsgetränk zu und genießen Sie es in Ruhe, während Sie konzentriert weiterarbeiten.
• Schauen Sie aus dem Fenster und lassen Sie sich vom beruhigenden Anblick der Natur oder vom Treiben der Passanten unterhalten. Dies lenkt ab und fördert die Entspannung.
• Führen Sie Gespräche mit Kollegen, Familienmitgliedern oder Freunden über Themen, die nichts mit Ihrer aktuellen Aufgabe zu tun haben.

Natürlich stehen Ihnen viele andere Möglichkeiten offen, die Pause zu nutzen. Erlaubt sind alle Aktivitäten, die ablenken, entspannen und nicht zu viel Zeit oder Konzentration beanspruchen.

Die Vorteile der Pomodoro-Methode sind:

• Optimale Ergebnisse: Konzentriertes Arbeiten führt zu besseren Ergebnissen.
• Höhere Leistungsfähigkeit: Der Wechsel zwischen konzentrierter Arbeit und regelmäßigen Pausen hält die Leistungsfähigkeit länger aufrecht.
• Bessere Impulskontrolle: Durch die häufige Anwendung der Pomodoro-Methode verbessert sich die Fähigkeit zur Konzentration und Impulskontrolle.
• Messbare Leistung: Am Ende des Arbeitstags haben Sie klare Erkenntnisse darüber, wie viel produktive Zeit Sie an welchen Aufgaben verbracht haben. Diese Daten können für Statistiken, Selbstreflexion und Selbstoptimierung genutzt werden.
• Mehr Zeit für angenehme Aktivitäten: Besseres Zeitmanagement führt zu einer höheren Arbeitsleistung und ermöglicht Ihnen, früher Feierabend zu machen und mehr Freizeit zu genießen.

Ein möglicher Nachteil der Pomodoro-Methode: Wenn Sie sich gerade „im Flow“ befinden und somit konzentriert, motiviert sowie produktiv arbeiten, kann eine Pause die Phase tiefer Konzentration unterbrechen. Möglicherweise führt dieser Effekt dazu, dass Sie den Faden nur schwer wieder aufnehmen können.

Daraus ergibt sich eine Anforderung für Sie als Anwender der Pomodoro-Methode: Sie müssen lernen einzuschätzen, wie viel Arbeit Sie innerhalb von 25 Minuten realistisch erledigen können. Entsprechend wird die Arbeit ausgeteilt und gegliedert.

Nicht jeder betrachtet die Pomodoro-Technik als geeignete Methode für ein besseres Zeitmanagement. Kritiker bemängeln, dass das Prinzip nicht in jeder Situation, jedem Kontext oder für jede Person funktioniert. Hier sind einige Gründe:

• Arbeitszeit ist nicht immer frei einteilbar, um nach exakt vorgeplanten Intervallen zu arbeiten und Pausen einzulegen.
• Wichtige oder dringende Aufgaben können den Pomodoro-Zyklus unterbrechen. Wenn das häufig passiert, kann das frustrierend sein.
• Personen, die kreative Tätigkeiten ausführen, sollten ihre Arbeit nicht wegen fest eingeplanter Pausenzeiten unterbrechen, sondern so lange fortsetzen, wie sie sich inspiriert, leistungsfähig und motiviert fühlen.
• Die Anwendung der Pomodoro-Methode kann das Empfinden von Stress verstärken. Schließlich soll in den 25 Minuten konzentrierter Arbeit viel erreicht werden.
• Die Konzentration kann durch die Pomodoro-Methode negativ beeinträchtigt werden, wenn der Blick zu oft zur Sanduhr oder zur Countdown-Anzeige am Smartphone oder PC schweift, um zu prüfen: Liege ich im Zeitplan? Wie lange dauert es noch bis zur nächsten Pause?

Bedenken Sie die obigen Punkte, indem Sie die Pomodoro-Technik nur anwenden, wenn die Dauer und Art Ihrer Aufgaben zu dieser Methode passen.