Angebote schreibenAngebotsunterlagen zusammenstellen, abgeben und nachverfolgen

Angebot schreiben und in die richtige Form bringen

In diesem Schritt der Angebotserstellung schreiben Sie das Angebot. Denn Sie haben alle Informationen für Ihre Leistungsbeschreibung und die Angebotspreise ermittelt, und Sie wissen:

„Das ist die Aufgabe oder das Problem des Kunden (seine Pain Points), so werden wir das mit unseren Produkten und Dienstleistungen lösen, daraus erhält der Kunde einen wertvollen Nutzen zu dem von uns angebotenen Preis.“

Achten Sie beim Erstellen des Angebots insbesondere auf:

• Die Lesenden sollen das Wichtigste im Angebot schnell erkennen und erfahren.
• Sie sollen schnell überblicken, wo sie die für sie relevanten Informationen finden.
• Ihre Hauptbotschaft sollte besonders hervorgehoben sein; zum Beispiel Ihre Unique Selling Proposition für diesen Kunden.
• Die Sprache sollte leicht verständlich sein.

Die äußere Form des Angebots sollte die Wertigkeit des Kunden unterstreichen. Deckblatt, hochwertige Bindung, Papierqualität und Corporate Design wirken professionell.

Ein Begleitbrief unterstreicht die Bedeutung des Kunden und kann individuelle Aspekte des Angebots und des Anbieters herausstellen.

Manche Verkäufer meinen sogar, es spiele eine Rolle, wie die Angebotsunterlagen duften.

Kundenvorgaben beachten

Einige Kunden und Auftraggeber (öffentliche Auftraggeber) machen strenge Formvorschriften, wie das Angebot bei ihnen eingehen soll. Das betrifft beispielsweise die Art der Verpackung und Adressierung, kann aber auch die Struktur und die Reihenfolge der Inhalte betreffen.

Achten Sie bei der Ausschreibung für das Angebot auf diese Formvorschriften und halten Sie sich strikt daran.

Gliederung der Inhalte des Angebots

Was ein Angebot im Einzelnen beinhaltet und wie diese Inhalte gegliedert und strukturiert sind, ergibt sich aus der Ausschreibung des Kunden, aus den Gesprächen mit dem Kunden und aus Ihrer Analyse der Kundenanforderungen.

Daraus leiten Sie ab, was dem Kunden besonders wichtig ist. Das müssen Sie erfüllen und das stellen Sie an den Beginn Ihres Angebots. Dementsprechend ist diese Gliederung sinnvoll:

• Hauptbotschaft: Das ist das Kernproblem des Kunden und so lösen Sie es.
  Beispiele: Wir liefern am schnellsten. Wir haben das beste Produkt. Wir bieten den günstigsten Preis.
• Aufgabe oder Problem des Kunden: Die Anforderungen des Kunden und der Beleg, dass Sie diese verstanden haben.
  Beispiele: Sie benötigen die Produkte nächste Woche. Sie müssen sich auf die Qualität verlassen können. Sie haben nur ein begrenztes Budget.
• Leistungsbeschreibung: Die Produkte, Dienstleistungen und Services, mit denen Sie die Anforderungen des Kunden erfüllen. Was Sie von Wettbewerbern unterscheidet, kommt zuerst, alles andere danach.
• Preise: Was der Kunde für diese Leistungen bezahlen muss – und warum diese Investition wertvoll für den Kunden ist.
• Formale Angaben: Zeitpläne, Zahlungsziele, Zahlungsarten, rechtliche Hinweise.
• Anhang mit weiteren Informationen: Alles, was für den Kunden und die Mitglieder im Buying-Center außerdem wichtig sein könnte.

Ergänzende Unterlagen zum Angebot

Ist das Angebot geschrieben, muss es zu einem attraktiven Leistungspaket zusammengestellt werden. Das bedeutet, es wird ansprechend formatiert und gestaltet, es wird ein motivierendes Anschreiben erstellt, und es werden ergänzende Unterlagen oder Informationen beigefügt. Das können sein:

• Produktbeschreibungen
• Technische Informationsblätter
• Hintergrundinformationen
• ergänzende Produkt- oder Leistungsangebote
• Serviceangebote (Beratung, Schulung, weitergehende Garantieleistungen, Finanzierung etc.)
• Anwendungsbeispiele
• Referenzen
• Methodenbeschreibungen
• allgemeine Geschäftsbedingungen
• Normen und Gesetze

Überbringen oder Versenden des Angebots

Dann überbringen Sie das Angebot persönlich oder Sie versenden es in der Form, wie es der Kunde erwartet; per Briefpost oder elektronisch.

Achten Sie beim elektronischen Versand besonders auf Sicherheit und Verschlüsselung. Eine einfache Variante des verschlüsselten elektronischen Versands kann sein:

1. Packen Sie alle Angebotsunterlagen inklusive Anschreiben in eine Zip-Datei, die Sie mit einem Kennwortschutz versehen.
2. Senden Sie diese Zip-Datei an den Empfänger Ihres Angebots per E-Mail.
3. Teilen Sie dem Kunden das Kennwort zum Öffnen der Zip-Datei getrennt davon mit; telefonisch, per Briefpost oder in einer separaten E-Mail.

Beachten Sie, dass viele Unternehmen das Empfangen und Öffnen von Zip-Dateien verbieten und die IT solche E-Mails abfängt. Schreiben Sie Ihrem Kunden deshalb in einer gesonderten E-Mail mit dem Hinweis, wie Sie das Angebot versendet haben.

Klären Sie bei Bedarf, wie der Kunde Ihr Angebot sicher empfangen kann.

Angebote dokumentieren und aufbewahren

Wichtig ist, dass Sie alle abgegebenen Angebote erfassen und dies auch dokumentieren. Legen Sie also einen Ordner mit allen Angeboten an und nummerieren Sie die Angebote eindeutig (zum Beispiel fortlaufend).

Fassen Sie in dem Ordner (elektronisch oder in Papierform) alle mit dem Angebot versendeten Unterlagen zusammen.

Das Steuerrecht und das Handelsrecht schreiben vor, welche Geschäftsunterlagen in welcher Form und über welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die wesentlichen Vorschriften dazu finden sich in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB).

Angebote gehören zu den Geschäftsunterlagen, wenn daraus ein Auftrag wurde (erfolgreiches Angebot); sie müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Ist ein Angebot nicht erfolgreich, muss es nicht aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich jedoch, alle abgegebenen Angebote für eine Auswertung zu dokumentieren.

Alle Angebote nachverfolgen

Behalten Sie Ihr Angebot auch nach der Abgabe beim Kunden immer im Blick. Sie können drei bis fünf Arbeitstage, nachdem der Kunde das Angebot vermutlich erhalten hat, nachfragen,

• ob das Angebot angekommen ist,
• ob alle Informationen darin enthalten sind, die der Kunde für seine Entscheidung benötigt,
• wann Sie mit einer (vorläufigen) Entscheidung durch den Kunden rechnen können.

Zu diesem Termin fragen Sie wieder nach, wie die Entscheidung ausgefallen ist. Es kann mit dem Kunden besprochen werden, wann man nachfassen kann. Halten Sie sich dann an diese Vereinbarung.

Angebote anpassen

Falls der Kunde einzelne Punkte des Angebots geändert haben möchte, müssen Sie im Einzelfall entscheiden, ob Sie das Angebot nachbessern und ändern. Oft wird über Leistungen und häufiger noch über den Preis verhandelt.

Dann passen Sie gegebenenfalls die entsprechenden Positionen des Angebots an und geben ein geändertes oder neues Angebot ab.

Auf das Angebot folgt die Bestellung

Falls nun eine Bestellung durch den Kunden erfolgt, müssen Sie prüfen, ob diese Ihrem Angebot entspricht. Möglicherweise hat der Kunde mit seiner Bestellung eine Modifikation vorgenommen, die so in Ihrem Angebot nicht vorgesehen war

Dann müssen Sie prüfen, ob Sie dem mit einem neuen Angebot entsprechen wollen – oder durch Ihre Bestellbestätigung Ihrerseits eine Willenserklärung zu diesem Kaufvertrag abgeben, der damit zustande kommt.

Angebote und Angebotserstellung überwachen und verbessern

Achten Sie darauf, dass Sie überprüfen, wie erfolgreich Sie mit Ihren Angeboten sind. Machen Sie ein Angebot-Controlling.

Da der Aufwand für die Erstellung eines Angebots oft sehr hoch ist, sollten Sie klären, wie erfolgreich Sie mit Ihren Angeboten sind – und gegebenenfalls Defizite beheben. Halten Sie im Rahmen des Angebot-Controllings für jedes Kundenangebot fest:

• Zeitpunkt der Angebotsabgabe
• Dauer und Aufwand für die Angebotserstellung
• Leistungen und Preise, die angeboten wurden
• Leistungen und Preise, die gegebenenfalls in Auftrag gegeben wurden
• Gründe für die Ablehnung des Angebots, falls es nicht zum Auftrag kommt

Fragen Sie den Kunden, wenn er sich für einen anderen Anbieter entschieden hat, woran es lag. Betonen Sie dabei, dass es nicht darum geht, den Kunden umzustimmen; Sie wollen zukünftig Ihre Angebote verbessern.

Denn Ihr Angebot ist eine wichtige Grundlage, um die Leistungen Ihres Unternehmens mit denen der Wettbewerber zu vergleichen. Wenn Sie oft den Kürzeren ziehen, ist das ein wichtiger Indikator, dass etwas bei Ihren Produkten und Dienstleistungen, bei den Preisen oder im Verkaufs- und Angebotsprozess nicht stimmt.

Dem müssen Sie nachgehen, um dauerhaft mit Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein.

Der Angebotsprozess endet im besten Fall mit der Bestellung durch den Kunden (seine Willenserklärung) und Ihrer Auftrags- oder Bestellbestätigung. Und dann kommen schon die nächsten Kundenanfragen mit der Bitte um ein Angebot.