Texte schreibenHandlungsempfehlung erstellen – so gehen Sie vor

Wofür braucht es eine Handlungsempfehlung?

Mit einer Handlungsempfehlung stellen Sie alle Informationen zusammen, die es braucht, damit andere Personen eine (von Ihnen) gewünschte Handlung ausführen. Sie stellen damit sicher, dass

• die angesprochenen Personen wissen, was zu tun ist oder was Sie empfehlen und
• die Handlung korrekt ausgeführt wird.

Eine Handlungsempfehlung kann unterschiedliche Formen, Inhalte und Gliederungen haben – je nachdem, um welche Art von Handlungen es geht und wie detailliert sie sein soll.

Beispiele für Handlungsempfehlungen sind:

• Entscheidungsvorlage
• Strategiepapier
• Roadmap
• Aktivitätenplan (für Marketing, Produktentwicklung, Personalentwicklung etc.)
• Bedienungsanleitung
• To-do-Liste

Klären Sie deshalb vor dem Schreiben der Handlungsempfehlung:

• Um welche Art von Information geht es? Strategische, technische, organisatorische, projektbezogene Informationen?
• Welche Ziele verfolgen Sie mit der Handlungsempfehlung? Umsetzung anstoßen, Entscheidungen vorbereiten, Verständnis fördern …?

An wen richtet sich die Handlungsempfehlung?

Grundsätzlich lassen sich zwei typische Adressaten oder Zielgruppen für Handlungsempfehlungen unterscheiden:

• Kollegen: eher operativ, umsetzend, brauchen klare Anweisungen
• Management: eher strategisch, entscheidungsorientiert, brauchen Argumente und Nutzen

Je nach Thema, Zweck und Zielgruppe hat eine Handlungsempfehlung andere Inhalte. Um die möglichen Inhalte zu erläutern, finden Sie im Folgenden zwei Beispiele.

Beispiel für eine Handlungsempfehlung: Technik und Organisation

Die folgenden Inhalte und ihre Gliederung eignen sich für ein eher technisches Thema; hier das Beispiel „Nutzung eines Ticketsystems“ in Form einer Bedienungsanleitung für das Team.

1. Titel und Zweck

Was gehört rein:

• Ein klarer, beschreibender Titel
• Kurze Einführung (2 bis 3 Sätze), warum dieses Dokument existiert und welches Ziel es hat

Beispiel:

Handlungsempfehlung zur Nutzung des neuen Ticketsystems 

Diese Handlungsempfehlung beschreibt die einheitliche Vorgehensweise bei der Nutzung des neuen Ticketsystems, um Supportanfragen effizienter zu bearbeiten.

2. Anlass und Hintergrund

Was gehört rein:

• Kurze Beschreibung des Ausgangspunkts oder Problems.
• Warum ist diese Maßnahme notwendig?
• Bezug zu übergeordneten Zielen oder Projekten.

Beispiel:

Mit der Einführung des neuen Systems sollen Doppelarbeiten vermieden und Bearbeitungszeiten verkürzt werden.

3. Ziele der Handlungsempfehlung

Was gehört rein:

• Konkrete, messbare Ziele oder Sollzustände.
• Fokus auf den Nutzen für die Mitarbeitenden und das Team.

Beispiel:

Ziel ist es, dass alle Supportfälle über das neue Ticketsystem erfasst und bearbeitet werden, um eine transparente Nachverfolgung zu gewährleisten.

4. Verantwortlichkeiten und Rollen

Was gehört rein:

• Wer ist wofür zuständig?
• Wer ist die zentrale Koordinationsstelle oder Ansprechperson?

Beispiel:

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter im Support-Team ist für die korrekte Erfassung der Anfragen verantwortlich. Die Teamleitung überwacht die Einhaltung der Abläufe.

5. Technische Voraussetzungen

Was gehört rein:

• Beschreibung der benötigten Systeme, Tools, Logins oder Zugänge.
• Gegebenenfalls Links, Installationshinweise oder Ansprechpartner bei Problemen.

Beispiel:

Das Ticketsystem ist über intranet.firma.de/tickets erreichbar. Zugangsdaten werden durch die IT bereitgestellt.

6. Abläufe und Vorgehensweise

Was gehört rein:

• Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Sollprozesses.
• Eindeutige Formulierungen: „Zuerst …“, „Dann …“, „Anschließend …“.
• Hilfreich sind: Ablauf- oder Flussdiagramme, Checklisten oder eine Übersicht über die Systemkomponenten mit Eingabe- oder Bearbeitungsmasken (Screenshots), die im Anhang aufgeführt sind (Verweis einbauen)

Beispiel:

1. Anfrage im Ticketsystem erfassen
2. Kategorie und Priorität auswählen
3. Rückmeldung an Anfragende über Antwort-Funktion
4. Ticketstatus nach Bearbeitung schließen

7. Besondere Hinweise – Dos and Don’ts

Was gehört rein:

• Häufige Fehler vermeiden.
• Praktische Tipps aus der Erfahrung.
• Wichtige Regeln, die einzuhalten sind.

Beispiel:

Do: Immer vollständige Beschreibungen eintragen.
Don’t: Supportfälle per E-Mail außerhalb des Ticketsystems abwickeln.

8. Zeitplan und Fristen (falls relevant)

Was gehört rein:

• Ab wann gelten die neuen Abläufe?
• Gibt es Schulungs- oder Übergangsphasen?

Beispiel:

Das neue Ticketsystem steht ab dem 01.11.XX allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Kundenanfragen ausschließlich so bearbeitet, wie es in dieser Handlungsempfehlung beschrieben ist.

9. Ansprechpartner und Unterstützung

Was gehört rein:

• Kontaktdaten der internen Ansprechpartner.
• Verweis auf Dokumentation, Handbuch oder FAQ.

10. Anhang (optional)

Was gehört rein:

• detaillierte Screenshots
• Checklisten
• Prozessdiagramme
• Glossar

Weitere Hinweise

Beachten Sie bei der Gestaltung der Handlungsempfehlung außerdem:

• Sprache: klar, aktiv, handlungsorientiert; „Bitte führen Sie …“, „Achten Sie darauf, dass …“
• Formatierung: kurze Absätze, Listen, Überschriften – keine (langen) Fließtexte.
• Design: einheitliches Template im Corporate Design; hilfreich sind eindeutige Symbole oder Icons für Aufgaben, Warnungen oder Tipps.

Beispiel für eine Handlungsempfehlung: gesetzliche Vorgaben beachten

Für Handlungsempfehlungen zu juristischen Themen für Nichtjuristen stehen im Zentrum:

• Verständlichkeit
• Eindeutigkeit
• Sicherheit (die gesetzliche Vorgabe wird beachtet)

Die Zielgruppe soll nicht juristische Details lernen, sondern wissen, was sie tun müssen, um rechtssicher zu handeln. Dementsprechend sollte Ihre Handlungsempfehlung folgende Inhalte mit entsprechender Reihenfolge umfassen.

1. Titel und Zweck der Handlungsempfehlung

Was gehört rein:

• Aussagekräftiger Titel mit Bezug zum Thema
• Kurzbeschreibung, warum das Thema wichtig ist und welchen praktischen Zweck das Dokument erfüllt

Beispiel:

Handlungsempfehlung zur Beachtung der DSGVO bei Kundenkontakten 

Diese Handlungsempfehlung erläutert, wie personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden rechtssicher verarbeitet werden, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.

2. Rechtlicher Hintergrund

Was gehört rein:

• Kurze, verständliche Zusammenfassung des relevanten Gesetzes oder der Verordnung.
• Fokus auf das, was für die Praxis unmittelbar relevant ist.
• Gegebenenfalls juristische Fachbegriffe – immer mit Erklärung.

Beispiel:

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt fest, dass personenbezogene Daten nur verarbeitet werden dürfen, wenn eine rechtliche Grundlage besteht. Für unsere Arbeit ist insbesondere Artikel 6 DSGVO relevant.

3. Ziel und Geltungsbereich

Was gehört rein:

• Klare Aussage, für wen und in welchen Fällen die Handlungsempfehlung gilt.
• Abgrenzung: Wann greift sie, wann nicht?

Beispiel:

Diese Handlungsempfehlung gilt für alle Mitarbeitenden, die Kundendaten in das CRM-System eingeben oder mit diesen Daten arbeiten.

4. Pflichten und Verantwortlichkeiten

Was gehört rein:

• Was von den Mitarbeitenden konkret verlangt wird.
• Wer Verantwortung für Kontrolle, Schulung, Freigabe trägt.

Beispiel:

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, Kundendaten ausschließlich im vorgesehenen System zu erfassen.

Die Teamleitung ist für die regelmäßige Überprüfung der Datenqualität verantwortlich.

5. Zulässige und unzulässige Handlungen

Was gehört rein:

• Konkrete Beispiele, was erlaubt ist und was nicht.
• Kurze Begründung in Alltagssprache: „weil das Gesetz es so verlangt“.
• Am besten tabellarisch oder als Dos and Don’ts.

Beispiel:

✅ Zulässig: Kundendaten im CRM-System speichern 
❌ Nicht zulässig: Kundendaten in Excel-Listen auf dem Desktop speichern

✅ Zulässig: Schriftliche Einwilligung einholen
❌ Nicht zulässig: Mündliche Zusagen ohne Dokumentation

6. Vorgehensweise und Ablauf in der Praxis

Was gehört rein:

• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur richtigen Vorgehensweise.
• Praxisorientierte Darstellung: „Was muss ich wann tun?“
• Beispiel oder Musterprozess zur Veranschaulichung.

Beispiel:

1. Kundendaten prüfen →
2. Rechtsgrundlage feststellen (Einwilligung oder Vertrag) →
3. Daten erfassen und dokumentieren →
4. Aufbewahrungsfristen beachten.

7. Besondere Risiken und Konsequenzen

Was gehört rein:

• Aufklärung über mögliche Folgen bei Fehlverhalten (rechtlich, organisatorisch, finanziell).
• Aber ohne Angst zu erzeugen – sachlich und lösungsorientiert formulieren.

Beispiel:

Verstöße gegen Datenschutzvorschriften können zu Bußgeldern führen. Wichtig ist daher, dass jede Verarbeitung dokumentiert wird. Bei Unsicherheiten steht die Rechtsabteilung zur Verfügung.

8. Unterstützung und Ansprechpartner

Was gehört rein:

• Kontakt zu interner Rechtsabteilung, Datenschutzbeauftragten oder Compliance-Stelle.
• Hinweis auf ergänzende Dokumente, FAQs oder Schulungen.

Beispiel:

Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die Rechtsabteilung (rechtsabteilung@firma.de) oder den Datenschutzbeauftragten [Kontakt].

9. Gültigkeit und Aktualisierung

Was gehört rein:

• Ab wann gilt die Handlungsempfehlung?
• Wer ist verantwortlich für die Aktualisierung bei Gesetzesänderungen?

Beispiel:

Diese Handlungsempfehlung gilt ab dem 1. Dezember 2025. Sie wird jährlich überprüft und bei rechtlichen Änderungen angepasst.

10. Anhang (optional)

Was gehört rein:

• Gesetzesauszüge in verständlicher Kurzform
• Checklisten
• Formulare
• Mustertexte
• Entscheidungshilfen

Was Sie bei gesetzlichen Handlungsempfehlungen außerdem beachten sollten

Weil die Sprache der Juristen und die Gesetzestexte für Laien meist nur schwer oder gar nicht verständlich sind, müssen Sie diese in einfache Sprache übertragen. Dabei hilft:

• Sprache: einfach, konkret, aktiv, keine juristischen Schachtelsätze.
• Beispielorientiert: Alltagsbeispiele helfen, Regeln zu verstehen.
• Visuell klar: Tabellen, Symbole, farbliche Hervorhebungen (zum Beispiel ✅/❌ oder ⚠️ für Risiken).
• Didaktisch: Ziel ist Verstehen und Anwenden, nicht Belehren.