Vertriebsplanung mit ExcelInhalte eines Vertriebsplans

Der Vertriebsplan ist ein Dokument, in dem alle Ergebnisse der strategischen und operativen Vertriebsplanung beschrieben sind. Außerdem werden darin die wichtigsten Kennzahlen des Vertriebserfolgs und des Vertriebscontrollings aufgezeigt. Der Vertriebsplan dient dem Vertriebsteam als Orientierung. Lesen Sie, was er beinhalten sollte.

Der Vertriebsplan als Leitlinie und Maßnahmenplan für alle Vertriebsmitarbeiter

Der Vertriebsplan ist das zentrale Dokument, in dem Sie alle Aktivitäten und Maßnahmen in Vertrieb und Verkauf zusammenfassen. Damit alle verstehen, was Sie vorhaben, sollten Sie diese Informationen ergänzen um Ziele und Rahmenbedingungen, wichtige Hintergründe und Kennzahlen. Im Vertriebsplan fassen Sie die Aspekte zusammen, die Sie in den vorigen Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels erarbeitet haben.

Der Vertriebsplan ist ein Instrument, mit dessen Hilfe sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren können und das, was sie selbst im Einzelnen planen und durchführen, aufeinander abstimmen. Insofern ist der Vertriebsplan eine Leitlinie für das Vertriebsteam. Damit diese Ziele mit dem Vertriebsplan erreicht werden, ist es wichtig, dass die Betroffenen in den Planungsprozess eingebunden werden und dass der Plan regelmäßig überarbeitet und angepasst wird.

Tipp: Vertriebsplan mit Geschäftsplan und Marketingplan abstimmen

Aus Sicht des Unternehmens müssen alle Teilplanungen aufeinander abgestimmt sein. Der Vertriebsplan leitet sich aus dem Geschäftsplan (Businessplan) für die jeweilige Geschäftseinheit ab und muss mit dem Marketingplan der Marketingabteilung abgestimmt sein. Welche Inhalte diese Pläne haben, lesen Sie in den Handbuch-Kapiteln Interner Businessplan und Marketingplan erarbeiten.

Inhalte und Aufbau des Vertriebsplans

Für den Inhalt und die Struktur eines Vertriebsplans gibt es keine allgemein gültigen Vorgaben. Entscheidend ist, was dazu beiträgt, alle Vertriebsaktivitäten aufeinander abzustimmen, das Vertriebsteam auf dem Stand der Dinge zu halten und die Vertriebsziele zu erreichen.

Folgende Inhalte finden sich in den meisten Vertriebsplänen:

  • Ziele im Vertrieb mit Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung
  • Zielgruppen und (potenzielle) Kunden mit wichtigen Erläuterungen; Informationen zum Buying Center
  • Übersicht zu Vertriebskanälen und deren Bedeutung
  • wichtige Partner für den Vertrieb und deren Anforderungen sowie Vereinbarungen; zum Beispiel Vertriebspartner im Ausland, Handelsvertreter, Franchise-Nehmer oder Einzelhandel
  • wichtigste Wettbewerber mit ihren Stärken und Schwächen
  • strategische Stoßrichtung und taktische Aktionen, um besser als der Wettbewerb zu sein
  • Übersicht zu Argumentation und Nutzen für den Kunden im Vergleich zum Wettbewerb
  • Unique Selling Proposition
  • Übersicht und Verweise auf aktuelles Informationsmaterial für Kunden und Partner
  • Verweis auf Produktkataloge und Serviceangebote
  • Liste mit Preisen und Spielräumen für Preisnachlässe und Rabatte
  • Übersicht und Zeitplan für operative Aktionen und Maßnahmen im Marketing; zum Beispiel Promotionen, Anzeigekampagnen, Direct-Mailings, Sonderangebote, Produkt-Relaunch
  • Kurzfristige Umsatzplanung und Sales Forecast
  • Operative Aktionen und Maßnahmen im Vertrieb und Verkauf soweit sie für alle Teammitglieder wichtig sind mit einer Liste der einzelnen Maßnahmen, Verantwortlichen und einem Zeitplan
  • Kennzahlen-Dashboard zum Verkaufsprozess mit Kennzahlen zum Stand der Kundenansprache, Anzahl Kunden in den einzelnen Phasen des Verkaufsprozesses, abgegebene Angebote, Angebotserfolg
  • Kennzahlen-Dashboard zum Verkaufserfolg mit Kennzahlen zum Umsatz, Deckungsbeitrag, Auftragsbestand, Gewinn, erzielte Straßenpreise
  • Übersicht über Maßnahmen bei Kundenbeschwerden und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit; zum Beispiel mit einer Liste der möglichen Reaktionen und Kompensationsmaßnahmen
  • Informationen zum Vertriebsteam und zu den technischen und organisatorischen Ressourcen im Vertrieb
  • Regeln und Leitlinien, die im Vertrieb und Verkaufsprozess allgemein zu beachten sind

Der Vertriebsplan kann als ein Dokument aufbereitet werden, das in einem Verzeichnis liegt, auf das alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innendienst und Außendienst Zugriff haben. Oder der Vertriebsplan wird als Webseite im Intranet aufbereitet.

Praxis

Erarbeiten Sie Ihren Vertriebsplan. Beachten Sie dabei insbesondere, dass Sie alle wichtigen Inhalte darin aufführen und erläutern – wie oben aufgeführt. Der Vertriebsplan sollte so knapp wie möglich und so umfangreich wie nötig sein. Entscheidend ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vertrieb den Vertriebsplan für ihre eigenen Aktivitäten nutzen können und dass alle damit arbeiten.

Dazu sollten Sie die Inhalte und die notwendige Detaillierung im Vertriebsteam abstimmen. Im besten Fall erarbeitet die Vertriebsleitung den Vertriebsplan in einem ersten Entwurf (Vertriebsplan 1.0). Der Entwurf wird dann auf dem (mindestens) jährlichen Meeting zur Vertriebsstrategie vorgestellt, diskutiert und angepasst. Daraus entsteht der Vertriebsplan 2.0. Anschließend werden im Verlauf des Jahres die Inhalte angepasst und aktualisiert (Vertriebsplan 2.X). Im folgenden Jahr werden die Inhalte wieder im Vertriebsteam besprochen und angepasst (Vertriebsplan 3.0).

Nutzen Sie die Vorlagen in diesem Handbuch-Kapitel und stellen Sie die wichtigsten für Ihren Vertriebsplan zusammen. Die wichtigsten Vorlagen zur Vertriebsplanung sind im folgenden Excel-Tool zusammengefasst.

In diesem Vertriebsplan stellen Sie Schritt für Schritt alle Informationen zusammen, die Sie im Vertrieb und im Vertriebsteam brauchen. Das Excel-Tool ist Ihr Vertriebsplan. Er lässt sich dynamisch anpassen und fortschreiben, sodass Sie immer mit aktuellen Informationen und Daten arbeiten.

Die Vorlage besteht aus 25 Tabellen mit vielen Diagrammen für eine übersichtliche Darstellung und Auswertung. Die einzelnen Inhalte sind in Themenblöcke eingeteilt. Das sind:

  • Ziele
  • Rahmenbedingungen
  • Strategie
  • Preisplanung
  • Umsatzplanung
  • Aktionsplanung
  • Kennzahlen
  • Ressourcen

Mit diesem Vertriebsplan können Sie die Strategie im Vertriebsteam entwickeln, die wichtigen Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren im Blick haben, Aktivitäten planen und Vertriebserfolge mit unterschiedlichen Kennzahlen und in einem Kennzahlen-Dashboard sichtbar machen.