Prioritäten setzenPrioritäten setzen durch Punktbewertung

In einer Gruppe und einem Entscheidungsgremium legen Sie Prioritäten dadurch fest, dass alle ihre Meinung sagen und danach gleichberechtigt abstimmen. Dafür eignen sich in Meetings Abstimmungen mit Klebepunkten. Lesen Sie, wie Sie bei dieser Methode zur Prioritätensetzung vorgehen.

Prioritäten führen zu besseren Ergebnissen im Meeting

In Meetings kommt es häufig vor, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Prioritäten setzen müssen. Das betrifft beispielsweise die Tagesordnungspunkte (TOP) auf der Agenda: Welche Themen müssen auf jeden Fall besprochen werden? Welche können verschoben werden? Oder Ergebnisse und Lösungen, die während der Besprechung erarbeitet wurden, müssen bewertet werden. Gemeinsam soll eine Liste der Lösungen erstellt werden, die bevorzugt weiter bearbeitet oder realisiert werden sollen.

Um im Team zu einer gemeinsam getragenen Prioritätenliste zu kommen, kann eine Punktbewertung durchgeführt werden. Sie hat den großen Vorteil, dass alle Teilnehmenden selbst entscheiden, was sie für wichtig erachten. Meinungsmacher oder Vielredner werden gebremst. Die knappe Zeit im Meeting wird für die wichtigen Themen genutzt. Und am Ende ist klar, welche Ergebnisse am besten sind und weiter verfolgt werden sollen.

Wie Sie Klebepunkte für Bewertungen einsetzen

Um in einem Meeting eine Prioritätenliste durch Punktbewertung zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Sie schreiben alle Ergebnisse oder Lösungen eindeutig in einem Stichwort auf das Flipchart oder jeweils auf eine Karte und hängen diese an eine Pinnwand. Wichtig ist, dass diese Ergebnisse und Lösungen vorher vorgestellt, erarbeitet und besprochen werden, sodass allen Anwesenden klar ist, worum es sich jeweils handelt.
  2. Dann verteilen Sie Klebepunkte an alle Teilnehmenden, die mitentscheiden dürfen oder sollen. Die Anzahl der Klebepunkte, die eine Person erhält, hängt von der Zahl der zu priorisierenden Lösungen ab. Für mehr als zwei Lösungen gilt die Regel: Anzahl der Lösungen geteilt durch zwei plus eins; Ergebnis abrunden. Bei fünf Lösungen erhält jede Person also drei Klebepunkte.
  3. Dann stehen alle Anwesende auf und verteilen ihre Klebepunkte am Flipchart, indem sie diese zu der von ihr oder ihm favorisierten Lösung kleben. Dabei ist das Kumulieren erlaubt; man kann also alle seine Klebepunkte für eine Lösung einsetzen.
  4. Das Ergebnis sieht dann so aus, wie in Abbildung 1 dargestellt. Die Teilnehmenden priorisieren also in diesem Fall die Lösung B. Die Prioritätenliste lautet: B – A – C.
Abbildung 1: Lösungen bewerten und priorisieren mit Klebepunkten

Tipp: Im Meeting mit Flipchart arbeiten

Diese Methode der Punktbewertung mit Klebepunkten und Flipchart basiert auf den Techniken zur Flipchart-Gestaltung und entsprechender Visualisierung. Sie können die Lösungen auf dem Flipchart darstellen und für die Punktbewertung unterschiedliche Alternativen wählen. Wie Sie diese Technik richtig einsetzen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel Visualisierungstechnik für das Flipchart.

Kriterien für die Punktvergabe und Priorisierung

Mit der Vergabe der Punkte geben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer jeweils ein Werturteil darüber ab, welche der vorgeschlagenen Lösungen sie bevorzugen. Sie bilden ihr Werturteil unter folgenden Aspekten:

  • Welche Lösung wäre für mich persönlich die beste im Hinblick auf meine Ziele, Interessen, Erwartungen, Befürchtungen?
  • Welche Lösung wäre für mein Team, meinen Verantwortungsbereich oder für das Unternehmen am besten?
  • Wo steht das meiste Geld auf dem Spiel?
  • Wo drohen besonders negative Konsequenzen – für mich persönlich oder für das Unternehmen?
  • Mit welcher Lösung lassen sich schnelle Erfolge erzielen? Was lässt sich leicht und ohne großen Aufwand realisieren?
  • Was passiert, wenn diese Lösung nicht realisiert wird?

Wenn die Prioritätenbildung persönlich und vertraulich ist

Wenn die Bewertung der einzelnen Lösungen vertraulich und die Abstimmung geheim sein soll, dann können Sie auch Zettel vergeben, auf denen alle Anwesenden ihre Favoriten aufschreiben. Sie können dabei so viele Favoriten aufschreiben, wie sie auch Klebepunkte setzen können.

Anschließend werden diese Stimmzettel eingesammelt und ausgezählt. Für jede Nennung markieren Sie die entsprechende Lösung mit einem Punkt oder Strich – sodass das Ergebnis für alle sichtbar ist.

Praxis

Probieren Sie die Methode der Punktbewertung in Ihren Meetings aus. Wenn Sie selbst ein Meeting moderieren, bereiten Sie sich dadurch vor, dass Sie:

  • die Lösungen, die zur Priorisierung anstehen, auf einer Karte eindeutig und in Stichworten aufschreiben können,
  • ausreichend viele Klebepunkte mitbringen (gibt es dort, wo es Moderationsmaterial gibt),
  • den Teilnehmerinnen und Teilnehmern erklären (können), wie die Punktbewertung mit Klebepunkten funktioniert – und warum Sie diese einsetzen wollen,
  • das Ergebnis der Bewertung und der Priorisierung würdigen, akzeptieren und festhalten – und dann entsprechend weitere Schritte einleiten.

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um diese Vorgehensweise zu planen und den Ablauf des Meetings entsprechend zu strukturieren.

In Unternehmen sollten Bewertungen und Priorisierungen vor allem nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten erfolgen. Einzelne Lösungen, Handlungs- und Entscheidungsmöglichkeiten werden dazu mithilfe von Methoden für den Kosten- oder Gewinnvergleich oder mit dem höchsten Kapitalwert oder der kürzesten Amortisationszeit verglichen und bewertet. Daraus lassen sich dann ebenfalls Prioritäten ableiten. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im folgenden Abschnitt des Handbuch-Kapitels.