Projektkosten und Projektbudget planenProjektkosten Schritt für Schritt kalkulieren und planen

Für die Projektkostenplanung stellen Sie Schritt für Schritt alle Informationen zusammen, um die einzelnen Projektkosten schätzen, kalkulieren oder berechnen zu können. Im Folgenden sind diese Schritte an einem Beispiel erläutert. Grundlage dafür ist das Excel-Tool Projektkostenplaner, in dem Sie die Kosten berechnen und aufzeigen.

Wie Sie Projektkosten kalkulieren

Für die Planung und Kalkulation Ihrer Projektkosten finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel eine ausführliche Excel-Vorlage, mit der Sie Schritt für Schritt alle notwendigen Informationen erfassen und damit dann die Projektkosten berechnen. Die Vorlage ist so aufgebaut, dass Sie folgende Schritte durchlaufen:

1. Projektstruktur darstellen

Erstellen Sie Ihren Projektstrukturplan mit Projektphasen, Arbeitspaketen, Meilensteinen etc. und legen Sie die verantwortlichen Personen fest.

2. Bezeichnungen und Kategorien festlegen

Legen Sie Bezeichnungen und Kategorien für Ressourcen, Kostenarten, Einheiten etc. fest.

3. Partner und Ressourcen benennen

Legen Sie fest, welche Partner und Personen beteiligt sind (Abteilungen, Lieferanten, Vertriebspartner, Kunden oder sonstige Partner und Experten) und welche Ressourcen die Partner einbringen; zum Beispiel Anlagen, Maschinen, Werkzeuge, Produkte, Gutachten, Gewerke, Reisen zu Meetings, Räume, Verpflegung.

4. Kostensätze festlegen

Legen Sie fest, mit welchen Kostensätzen für Personal, Sachmittel, Reisen etc. Sie in Ihrem Projekt kalkulieren oder ermitteln Sie die maßgeblichen Kostensätze; wenn sich die Kostensätze im Projektverlauf aufgrund von Preissteigerungen oder Gehaltserhöhungen ändern können, erfassen Sie dies ebenfalls.

5. Ressourcenbedarf und Mengen planen

Planen Sie den Ressourcenbedarf für sämtliche im Projektverlauf benötigten und eingesetzten Ressourcen wie Personal, Sachmittel, Produkte, Dienstleistungen oder Reisen; ordnen Sie diese einzelnen Arbeitspakete in Ihrem Arbeitsplan zu und legen Sie fest, zu welcher Zeit die Ressourcen im jeweiligen Umfang genutzt werden.

6. Gesamtkosten und Einzelkosten aufzeigen

Damit haben Sie die Gesamtkosten für Ihr Projekt zusammengestellt und berechnet. Diese können Sie noch einmal differenzierter betrachten und Einzelkosten darstellen mithilfe eines Kosten-Reports. Darin lassen sich die Projektkosten einzeln aufzeigen; zum Beispiel für Arbeitspakete, Partner, Kostenart, Zeitraum (Jahr oder Monat).

Projektstruktur mit Arbeitspaketen und Aufgaben darstellen

Legen Sie den inhaltlichen Projektablauf und damit den Projektstrukturplan fest. Er umfasst sämtliche Aufgaben, die im Verlauf erledigt werden müssen, um Projektergebnisse und Projektziele zu erreichen. Die Aufgaben werden nach einer logischen Abfolge nummeriert. Dafür finden Sie in der Excel-Vorlage ein dreistufiges System für die Aufgabenplanung mit:

  • Projektphasen (P)
  • Arbeitspakete (AP)
  • Teilarbeitspakete (TAP)

Statt Projektphase können auch mehrere Projekte oder Teilprojekte über diese Struktur kalkuliert werden. Außerdem werden besondere Projektereignisse als Meilensteine (M) hervorgehoben. Ein Beispiel für einen entsprechenden Projektstrukturplan oder Projektablaufplan sehen Sie in Abbildung 1.

Abbildung 1: Projektstruktur als Liste sämtlicher Projektaufgaben

Bezeichnungen und Kategorien festlegen

Mit der Excel-Vorlage können Sie einige Bezeichnungen und Kategorien so benennen, wie es im Rahmen des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen üblich ist. Dazu sind in der Vorlage Auswahllisten hinterlegt, die Sie ergänzen oder umbenennen können. Das betrifft insbesondere:

  • Kostenarten: Personalkosten, Materialaufwand, Sachkosten, Miete, Reisekosten etc.
  • Einheiten für die Kostensätze und den Ressourcenbedarf für die Projektaufgaben: Stunden, Stück, Anzahl Reisen, Faktor etc.
  • die für einzelne Projektphasen oder Arbeitspakete verantwortlichen Personen: namentliche Nennung
  • Bezeichnung für die Elemente der Projektstruktur: Projektphase, Arbeitspaket, Teil-Arbeitspaket
  • Ressourcenbedarf und die Art seiner Festlegung: vertraglich vereinbart, variabel, optional etc.

Partner und notwendige Ressourcen zusammenstellen und benennen

Erstellen Sie eine Liste mit allen Partnern, die beim Projekt mitwirken können. Das können sein:

  • Fachbereiche, Teams oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen
  • Lieferanten
  • externe Dienstleister, Berater, Experten, Forschungseinrichtungen
  • Kunden, Vertriebspartner, Vertriebsniederlassungen

Benennen Sie diese Partner mit Namen; bei Bedarf können Sie erläutern, welche Rolle und Aufgaben diese im Projekt übernehmen und warum sie dabei sind.

Jeder Partner bringt unterschiedliche Ressourcen ein; der Beitrag oder Input des Partners für das Projekt. In einem Projekt sind das vor allem Menschen und ihre Expertise. Darüber hinaus können dies Maschinen, Anlagen, Geräte, Räume, Software, Produkte, aber auch Getränke, Speisen, Fahrdienste, Gutachten, Zugang zu Fachinformationen, Studien, Versicherungen, Gebühren, Erstellung und Hosting einer Webseite oder Dienstleistungen zur Öffentlichkeitsarbeit sein.

Im Rahmen der Projektkostenplanung betrachten Sie diese Ressourcen unter dem Aspekt, dass sie Kosten verursachen. Sie erfassen also die Ressourcen, die mit Kosten für das Projekt verbunden sind. Im Projektkostenplaner stellen Sie die Partner und ihre Ressourcen in einer Liste wie in Abbildung 2 zusammen.

Abbildung 2: Ressourcenmatrix für Partner und ihre Ressourcen

Kostensätze für die Projektressourcen ermitteln

Wenn Sie die Ressourcen für Ihr Projekt nutzen, verursachen Sie damit Kosten. In diesem Schritt müssen Sie ermitteln oder festlegen, welche Kosten eine Ressource verursacht. Zunächst ermitteln Sie dazu allerdings nur die Kosten für eine Einheit der jeweiligen Ressource; das ist der Kostensatz. Welche Einheit für den Kostensatz geeignet ist, hängt von der Ressource ab. Beispiele:

  • Personal: Kostensatz „Personalkosten pro Stunde“ oder „Personalkosten pro Monat“
  • Maschine: Kostensatz „Kosten für Maschinennutzung pro Stunde“
  • Produkt: Kostensatz „Preis pro Stück“ laut Angebot des Lieferanten
  • Raum: Kostensatz „Miete pro Tag“
  • Verpflegung: Kostensatz „Verpflegungspauschale pro Person“

Eine Ressource kann auch mehrere unterschiedliche Kostenarten verursachen. Zum Beispiel verursachen Projektbeteiligte Personalkosten durch ihren Arbeitseinsatz; falls sie dafür Reisen unternehmen müssen, verursachen sie außerdem Reisekosten.

Deshalb werden in diesem Schritt für jeden Partner und jede Ressource alle Kostenarten und Einheiten für die Kostensätze und dann die Höhe der jeweiligen Kostensätze erfasst (siehe Abbildung 3). Da sich Kostensätze im Projektverlauf ändern können, werden diese in dem Beispiel aus Abbildung 3 pro Jahr angegeben. Wenn durch Gehaltserhöhung, steigende Nebenkosten oder allgemeiner Teuerung die Kostensätze steigen, können Sie dies entsprechend erfassen.

Abbildung 3: Kostensätze für das Projekt erfassen

Die für Ihr Projekt maßgeblichen Kostensätze müssen Sie beschaffen oder berechnen. Grundlage dafür sind die Angaben aus der Buchhaltung oder aus der Kostenrechnung (Controlling) sowie die Preise, die Lieferanten und andere Partner in ihr Angebot zur Projektmitarbeit schreiben. Beispiele sind:

  • Personalkostensatz ergibt sich aus: Gehalt, Personalnebenkosten, Arbeitszeit
  • Maschinenstundensatz ergibt sich aus: Arbeitssystemkosten
  • Reisekosten ergeben sich aus: Fahrtkosten pro Kilometer (Pauschale) und Hotelübernachtung
  • Verpflegungskosten ergeben sich aus: Angebot des Caterers

Projektrisiken abschätzen

Alle so ermittelten Kostensätze sind berechnet oder geschätzt. Oft kann der Bedarf an Ressourcen im Vornherein nicht genau und endgültig geplant werden. Wichtig ist: Markieren Sie die Kostensätze oder Kosten, die Sie nur schätzen können und deren Höhe damit unsicher ist. Für diese Kosten können Sie dann einen Risikofaktor in die Kostenplanung einbauen.

Jedes Projekt birgt ein Risiko – auch in Bezug auf die Kosten. Um das Risiko abzuschätzen oder einzugrenzen und um einen Puffer zu haben für die Budgetplanung, kalkulieren Sie mit Risikokosten. Wie hoch diese sind, ergibt sich aus Erfahrungen, Vergleich zu anderen Projekten oder Indikatoren, die Sie sich beim Risikomanagement im Projekt anschauen.

In der Projektkostenkalkulation können Sie dann einen Risikozuschlag vorsehen. Dieser ist in Abbildung 3 als Pauschalwert erfasst, der dann für die Projektkostenkalkulation mit einem Faktor multipliziert werden kann; etwa für die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos oder für den benötigten Puffer beim Budget.

Tipp: Risiken identifizieren und einschätzen

Nutzen Sie für das Risikomanagement im Projekt die Erläuterungen und Vorlagen aus den Handbuch-Kapiteln zum Risikomanagement und zur Risikoanalyse. Dort erfahren Sie, wie Sie Risiken – auch für Projekte – identifizieren, ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadenshöhe einschätzen und welche Auswirkungen das auf Entscheidungen oder auf die Kostenplanung haben kann.

Ressourcenbedarf und Aufwand planen

Mit diesem Schritt ermitteln Sie nun die Kosten für Ihr Projekt. Dies ist die Kernaufgabe der Projektkostenkalkulation. Sie müssen kalkulieren, ermitteln oder festlegen, wie viele Ressourcen Sie für eine Aufgabe Ihres Projekts benötigen. Das bedeutet: Sie gehen alle Phasen, Arbeitspakete und Teilarbeitspakete aus dem Projektstrukturplan durch und legen fest:

  1. welcher Partner ist beteiligt,
  2. welche Ressourcen bringt er für diesen Projektteil ein,
  3. welche Kostenklasse oder Kostenart ist damit verbunden,
  4. in welchem Zeitraum (Monat oder Jahr) …
  5. werden wie viele Einheiten dieser Ressource benötigt (Ressourcenbedarf) und
  6. wie sicher lässt sich dieser Aufwand angeben (variabel, vertraglich fixiert etc.).

Dadurch entsteht eine Liste wie in Abbildung 4. Mit dem Projektkostenplaner werden dann auf der Basis der zuvor festgelegten Kostensätze die jeweiligen Kosten pro Zeitraum sowie die Gesamtkosten berechnet, die durch den Einsatz einer Ressource für eine Projektaufgabe entstehen.

Auch hier ist wichtig: Markieren Sie die Ressourcenbedarfe, die Sie nur schätzen können und deren Höhe auch anders ausfallen kann. Beachten Sie dies in der Form, dass Sie einen Risikofaktor in der Kostenplanung berücksichtigen.

Abbildung 4: Projektkostenplanung als Zuweisung von Ressourcen, Mengenbedarf zu Projektaufgaben
Praxis

Nutzen Sie den Projektkostenplaner

Das Vorgehen zur Planung und Kalkulation der Projektkosten finden Sie in der gleichen Schrittfolge in folgendem Excel-Tool Projektkostenplaner. Nutzen Sie diese Vorlage für Ihre Kostenplanung und Projektkalkulation.

Die folgenden beiden Excel-Vorlagen sind zwei Varianten zu diesem Projektkostenplaner: Zum können Sie damit einen für zwölf Perioden, statt vier planen (zum Beispiel Monate statt Jahre). Zum anderen gibt es eine „Light-Version“, wenn Sie die Projektkosten nur für einen Partner und nicht für einzelne Ressourcen planen wollen.

Projektaufgaben und Projektstruktur erarbeiten

Stellen Sie alle Aufgaben und Teilaufgaben zusammen, die notwendig sind, um die Projektergebnisse und Projektziele zu erreichen. Bedenken Sie dabei, in welchem Detailierungsgrad Sie diese Aufgabenliste erstellen. Grundsätzlich gilt: So genau wie nötig, so grob wie möglich, damit sich der Aufwand in Grenzen hält und damit Sie später im Projektverlauf nicht permanent umplanen müssen.

Nutzen Sie für die Darstellung der Projektstruktur die folgende Vorlage oder tragen Sie die Aufgaben direkt in den Projektkostenplaner ein.

Kostensätze berechnen

Ermitteln Sie die Kostensätze für die im Projekt eingesetzten Ressourcen und die jeweiligen Kostenarten. Nutzen Sie dafür die folgenden Berechnungs-Tools und Vorlagen.

Projektkosten ermitteln

Ermitteln oder legen Sie fest, welche Ressourcen Sie für eine einzelne Projektaufgabe benötigen und in welcher Menge Sie diese benötigen – wie oben erläutert. Daraus werden mit dem Projektkostenplaner die Projektkosten berechnet.

Die Höhe des Bedarfs für die jeweilige Ressource müssen Sie abschätzen oder mithilfe vorhandener Kenngrößen berechnen. Dies ist eine Kernaufgabe der Projektplanung und des Projektmanagements. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie in den Handbuch-Kapiteln zum Projektmanagement, zu Projektprozessen und zum Projektcontrolling.

Analysieren und bewerten Sie die Projektkosten

Je nach Zweck der Projektkostenplanung lassen sich die so berechneten Gesamtkosten noch einmal differenzierter betrachten. Zum Beispiel:

  • Welcher Partner verursacht welche Kosten?
  • Wie hoch sind die Projektkosten im Jahr 20XX?
  • Wie hoch sind die Personalkosten?
  • Wie hoch sind die Gesamtkosten für Projektphase 3?

Diese Auswertungen können Sie mit dem Excel Projektkostenplaner durch einzelne Reports auf Basis der Pivot-Funktion in Excel durchführen. Außerdem können Sie mithilfe eines Kosten-Szenarios sichtbar machen, wie sich die Projekt-Plankosten verändern können, wenn besondere Ereignisse eintreten. Wie das funktioniert, lesen Sie im folgenden Abschnitt des Handbuch-Kapitels.