Aufgaben delegierenSo delegieren Sie Aufgaben richtig

Wenn Sie selbst zur Aufgabendelegation bereit sind und die Voraussetzungen bei sich und ihren Mitarbeitern geschaffen haben, dann muss bei der Übertragung einer einzelnen Aufgabe darauf geachtet werden, dass die vereinbarten und die allgemeinen Regeln für die Aufgabendelegation eingehalten werden.

Rechtzeitig Aufgaben delegieren

Wichtig ist, rechtzeitig zu delegieren. Also nicht erst, wenn man die Aufgabe selbst aus Zeitmangel nicht mehr schaffen kann, bevor der Endtermin erreicht ist; sondern am besten möglichst kurz nachdem sich die Aufgabe stellt. Dann sollte schon entschieden werden, ob die Aufgabe delegiert werden kann. Wenn ja, dann sollten Sie die Aufgabe schnell an die geeignete Person delegieren.

Sind die Voraussetzungen der Aufgabendelegation gegeben?

Vor der Aufgabendelegation und dem Delegationsgespräch müssen Sie in jedem Einzelfall folgende Punkte prüfen:

  • Sind die Aufgabe und alles, was dafür notwendig ist, übertragbar?
  • Gibt es eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die die notwendigen Voraussetzungen dafür mitbringen, die Aufgabe zu übernehmen?
  • Können und dürfen Sie die notwendigen Befugnisse und die Verantwortung für die Aufgabenerfüllung übertragen?
  • Bekommt die Person, an die eine Aufgabe delegiert wird, die notwendigen Freiräume und Entscheidungsspielräume?
  • Welche Ressourcen in zeitlicher, materieller und persönlicher Hinsicht bekommt diese Person?
  • Ist klar, was das Ergebnis sein soll? Was nach der Erledigung der Aufgabe vorliegen oder der Fall sein soll?
  • Welche Möglichkeiten zur Kontrolle und zum Eingriff sind notwendig und möglich?
  • Welche Unterstützung können und wollen Sie als Führungskraft anbieten, wenn Probleme auftauchen?
  • Ergeben sich aus der Aufgabendelegation Konsequenzen für das Umfeld? Kollegen, Abteilung, Unternehmen, Kunden? Müssen Sie als Führungskraft die Prioritäten für Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter neu setzen?

Gespräch zur Aufgabendelegation führen

Um die Aufgabe an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter zu übertragen, muss ein Delegationsgespräch geführt werden. Das braucht ausreichend Zeit, um alle wichtigen Fragen zu klären. Besprechen Sie folgende Punkte:

  • Bedeutung und Sinn der Aufgabe
  • Beschreibung und Erläuterung der Aufgabe
  • Befugnisse und Freiräume, die der Mitarbeiter dafür erhält
  • weitere Vorteile, die der Mitarbeiter daraus ziehen kann; „What is in it for him?“
  • erwartetes Ergebnis
  • Zeitrahmen
  • Details zur Aufgabe
  • wichtige Rahmenbedingungen
  • Meilensteine, Zwischenberichte
  • Vorgehen, wenn Fragen oder Probleme auftauchen
  • gegebenenfalls nächste Schritte (erleichtert den Einstieg)

Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sollte jederzeit Rückfragen stellen können, wenn etwas unklar ist. Als Führungskraft sollten Sie darum auch bitten. Im Idealfall erfolgt am Ende eine Spiegelung. Das bedeutet, die betreffende Person sagt in ihren Worten, wie sie die Aufgabe verstanden hat. So prüfen Sie, ob ein gemeinsames Verständnis von der Aufgabe und dem erwarteten Ergebnis besteht.

Um das Gespräch positiv abzuschließen, sollten Sie sich als Führungskraft dafür bedanken, dass die Person die Aufgabe übernimmt. Wenn nötig, sollten die zentralen Punkte schriftlich festgehalten und von der Führungskraft und der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter bestätigt werden.

Praxis

Klären Sie als Führungskraft vor dem nächsten Gespräch, mit dem Sie eine Aufgabe an eine Mitarbeiterin oder Mitarbeiter delegieren:

  • Worauf wollen Sie besonders achten?
  • Was müssen Sie in jedem Fall sagen?

Nutzen Sie zur Vorbereitung des Delegationsgesprächs und für das Gespräch selbst das folgende Formular, damit Sie die wichtigen Punkte, die Sie besprechen sollten, nicht vergessen.

Manchmal reicht es nicht aus, nach der Delegation einer Aufgabe darauf zu warten, dass alles genauso gemacht wird, wie Sie es sich vorstellen – pünktlich zum vereinbarten Termin. Sie müssen zwischendurch mit dem betreffenden Mitarbeiter Detailfragen besprechen oder prüfen, ob alles im Zeitrahmen bleibt und der Mitarbeiter auf dem richtigen Weg ist. Wie Sie dabei vorgehen, ohne den Mitarbeiter zu frustrieren oder ins Mikromanagement zu verfallen, lesen Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.