Quality-Gate-KonzeptSo entwickeln Sie ein Quality-Gate-Konzept – Schritt für Schritt

Worum geht es beim Quality-Gate-Konzept?

Mit dem Quality-Gate-Konzept wird ein Prozess in mehrere Abschnitte unterteilt. Wenn das Ende eines Abschnitts erreicht ist, wird geprüft, ob die Prozessziele erreicht und die Prozessqualität erfüllt ist.

Dafür müssen Bewertungskriterien für jeden Prozessabschnitt festgelegt werden, mit denen die Zielerreichung und die Prozessqualität geprüft und bewertet werden können.

Werden am Ende eines Prozessabschnitts die Kriterien nicht erfüllt, stoppt der Prozess. Er wird erst fortgeführt, wenn er so verbessert ist, dass die Ziele und Qualitätsanforderungen erfüllt sind. Oder aber der Prozess wird endgültig abgebrochen und nicht weitergeführt.

Die Entscheidung, ob ein Prozess fortgeführt wird oder nicht, unterliegt beim Quality-Gate-Konzept formalen Regeln und kann dementsprechend von allen Betroffenen nachvollzogen werden. Letztlich will man vermeiden, dass viel Zeit und Geld in die Entwicklung oder den Betrieb eines Prozesses gesteckt wird und am Ende nicht das gewünschte Ergebnis herauskommt.

Für welche Art von Prozessen wird das Quality-Gate-Konzept eingesetzt?

Das Quality-Gate-Konzept hat sich insbesondere bei aufwendigen Entwicklungsprozessen, komplexen Projekten oder langwierigen Testverfahren etabliert.

In solchen Prozessen werden eine oder mehrere Lösungen entwickelt oder getestet, für die sich vorab aber nicht sagen lässt, ob sie funktionieren und die gewünschten Ergebnisse liefern. Durch die Bewertung des definierten Prozessabschnitts können funktionierende Lösungen erkannt und weiterverfolgt werden. Alle anderen werden aussortiert.

Typische Prozesse, bei denen das Quality-Gate-Konzept angewendet wird, sind:

• Entwicklung eines neuen Produkts
• Aufbau einer neuen Produktionsstraße
• Auswahl und Einbindung neuer Lieferanten in die Wertschöpfungskette
• Aufbau einer Vertriebsorganisation in einem neuen Absatzmarkt

Da solche Prozesse meist sehr aufwendig sind, sollen mithilfe des Konzepts Qualitäts- oder (noch) unlösbare Probleme möglichst frühzeitig erkannt werden. Dann kann über Fortführung oder Abhilfe entschieden werden, bevor (weiter) viel Geld investiert wird. So werden:

• Fehlentwicklungen vermieden
• fehlerhafte Ergebnisse nicht weitergegeben

Mögliche Ziele des Quality-Gate-Konzepts sind in den genannten Fällen:

• Ein Produkt soll sich nicht nach der Markteinführung als Flop herausstellen.
• Es soll verhindert werden, dass eine neue Produktionsstraße aufgebaut wird, und am Ende stellt sich heraus, dass die Steuerungssoftware nicht funktioniert.
• Lieferanten, die nicht in der Lage sind, die geforderte Qualität zu liefern, sollen frühzeitig erkannt werden und aus dem Auswahlprozess fallen.
• Ob sich ein Unternehmen mit seinen Produkten in einem völlig neuen Absatzmarkt etablieren kann, soll Schritt für Schritt getestet werden – bevor eine teure Vertriebsorganisation aufgebaut wird.

In wie viele Abschnitte wird ein Prozess unterteilt?

Es gibt keine eindeutige Regel, mit der sich bestimmen lässt, in wie viele Abschnitte ein Prozess unterteilt wird und wie viele Gates er entsprechend haben sollte. Maßgeblich für die Unterteilung sind folgende Aspekte:

• Wie umfangreich ist der Prozess insgesamt; gemessen an Prozessschritten, Aufgaben und Zeitbedarf?
• Wo und wann liegen Zwischenergebnisse im Prozess vor, deren Qualität sich mit vertretbarem Aufwand messen oder bewerten lässt?
• Welche Phasen oder Aufgaben im Prozess erfordern besonders viel Zeit und Geld (Projektbudget)?
• Wo gibt es im Prozess Übergänge zwischen Verantwortungsbereichen; zum Beispiel Unternehmen, Geschäftsbereiche, Abteilungen, Teams?

Auf der Grundlage dieser Heuristiken werden Prozesse für das Quality-Gate-Konzept meist intuitiv in mehrere Abschnitte oder Phasen unterteilt. Entscheidend dürfte sein, wo und wann bewertbare Zwischenergebnisse vorliegen.

Die Aufteilung eines umfangreichen Prozesses lässt sich anhand eines Schaubilds darstellen.

Beispiel: Aufbau einer neuen Produktionslinie

Ein Anlagenbauer stellt Abfüllanlagen her. Die einzelnen Komponenten werden teilweise selbst, teilweise von Lieferanten entwickelt und hergestellt.

Mit dem Quality-Gate-Konzept soll vermieden werden, dass Fehler, Mängel oder andere Qualitätsprobleme der Gesamtanlage erst am Ende eines langen, komplexen Prozesses erkannt werden. Im schlimmsten Fall tauchen Sie erst beim Kunden auf – was zu Kundenunzufriedenheit, Reklamationen oder Konventionalstrafen führen kann.

Deshalb wird ein Wertschöpfungsprozess zur Herstellung eines Produkts in mehrere Abschnitte unterteilt. Beispiele für Abschnittsübergänge und entsprechende Prozessphasen sind:

• Übergabe von Komponenten eines Lieferanten an den Hersteller: Wareneingang
• Übergabe von Modulen aus der Fertigung an die Vormontage
• Testaufbau vor Transport zum Kunden
• Abschluss Aufbau und Endmontage beim Kunden

Bewertungskriterien zur Fortführung eines Prozesses

Die Prüfung eines Prozessabschnitts am Quality-Gate ist mit Aufwand verbunden und hat oft weitreichende Folgen. Deshalb sollte im Vorfeld sehr genau überlegt werden, anhand welcher Kriterien die Prozessergebnisse und die Prozessqualität bewertet werden.

Die wichtige Frage ist: Welche Kriterien werden für die Bewertung am Ende eines Prozessabschnitts genutzt?

Die Antwort lautet: Das muss für jeden Prozessabschnitt individuell festgelegt werden. Denn jeder Abschnitt hat einen anderen Zweck, und für jeden Abschnitt wurden spezielle Ziele festgelegt.

Bei der (agilen) Softwareentwicklung hat sich dafür der Begriff Definition of Done etabliert. Damit werden die Kriterien und die Merkmale genau spezifiziert, die eindeutig zeigen, dass das Produkt fertig ist.

Die Bewertungskriterien können sich beziehen auf die:

• Ergebnis- und Produktqualität: Hat das erstellte Zwischenprodukt die geforderten Merkmale, Eigenschaften und Funktionen?
• Prozessqualität: Ist der Prozess zur Herstellung des Zwischenprodukts so abgelaufen wie geplant? Hat er länger gedauert? Kam es zu Störungen?

Wichtig ist, die Bewertungskriterien exakt und nachvollziehbar zu definieren. Es wird festgelegt,

• welches Kriterium geprüft,
• was genau dazu gemessen, beobachtet oder bewertet wird,
• wie das Mess- und Bewertungsprocedere abläuft,
• welche Sollvorgaben oder Spezifikationen erreicht werden müssen und
• was passiert, wenn diese nicht erfüllt sind.

Dabei lassen sich zwei grundsätzliche Fälle unterscheiden:

• K.-o.-Kriterien oder Ja/Nein-Kriterien: Ergebnis muss zu 100 Prozent vorliegen
• diskrete oder stetige Bewertungskriterien: Kriterium gilt als in Ordnung, wenn X Prozent erfüllt sind

Da für jeden Prozessabschnitt spezifische Bewertungskriterien gefunden und festgelegt werden müssen, ist eine entscheidende Frage: Wie werden diese Kriterien festgelegt?

Letztlich ist dies ein Aushandlungsprozess zwischen den Prozessverantwortlichen und Prozessbeteiligten. Maßgeblich sind dabei die Kunden: Das sind die Verantwortlichen für den jeweils nachfolgenden Prozessabschnitt sowie für das Gesamtergebnis.

Sie müssen mit dem Ergebnis weiterarbeiten und haben deshalb konkrete Erwartungen und Anforderungen an den vorgelagerten Prozess. Sie legen fest: Dieses Ergebnis und diese Qualität akzeptieren wir.

Das muss vom vorangehenden Prozessabschnitt, dem Lieferanten, auch leistbar sein. Deshalb werden die Beteiligten aus beiden Abschnitten im Vorfeld abstimmen, was erwartet wird und was leistbar ist.

Außerdem kann eine dem Gesamtprozess übergeordnete Person eingebunden werden, wenn es darum geht, die Bewertungskriterien zu fixieren und konkrete Sollvorgaben zu machen. Das kann die Gesamtprojektleitung, das Produktmanagement oder die Geschäftsleitung sein – je nachdem, um welchen Prozess es geht.

Zu Beginn eines Planungsprozesses oder des Projektstarts treffen sich die betroffenen und alle verantwortlichen Personen in einem Meeting und legen fest:

• In welche Abschnitte lässt sich ein Prozess unterteilen?
• An welchen Stellen werden Quality-Gates definiert?
• Welche Bewertungskriterien gelten am einzelnen Quality-Gate?
• Welche Vorgaben gelten für diese Kriterien?
• Wann werden die Kriterien überprüft?
• Wer führt die Prüfung durch?
• Wie geht es danach weiter – je nach Ergebnis der Prüfung?

Die Antworten auf diese Fragen werden im Meeting erarbeitet und in einer Dokumentation genau festgehalten. Grundlage dafür ist die folgende Vorgehensweise.

Vorgehensweise zur Definition der Quality-Gates

Um ein Quality-Gate-Konzept für Ihren ausgewählten Prozess zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor.

Schritt 1: Beschreibung des Gesamtprozesses

Beschreiben Sie den Prozess, in dem Sie Quality-Gates vorsehen wollen. Beispiele dafür sind oben benannt. Hier stellen Sie die einzelnen Prozessphasen und die Prozessschritte dar. Meist erfolgt dies in Form eines grafischen Ablaufplans.

Die Prozessbeschreibung sollte beinhalten:

• die einzelnen Prozessschritte
• der wichtige Input für den einzelnen Prozessschritt
• der Output, das Ergebnis oder Zwischenprodukt, das im Prozessschritt hergestellt wird
• die verantwortlichen Organisationseinheiten oder Personen für den Prozessschritt

Die Darstellung muss nicht zu detailliert sein. Wesentlicher Zweck dieser Prozessbeschreibung ist, zu erkennen, an welchen Stellen ein Quality-Gate sinnvoll ist.

Schritt 2: Unterteilung in Prozessabschnitte

In diesem Schritt legen Sie fest, wo im Prozessablauf ein Quality-Gate eingerichtet werden soll. Also: Nach welchem Prozessschritt soll entschieden werden, ob der Prozess fortgeführt werden kann?

Schauen Sie sich dazu die Zwischenergebnisse oder Zwischenprodukte aus Ihrer Prozessbeschreibung an:

• Welche Zwischenergebnisse entstehen, deren Qualität sich messen oder bewerten lässt?
• Wie wichtig sind diese Zwischenergebnisse für den oder die nachfolgenden Prozessschritte?
• Welche Folgen hat es für diese nachfolgenden Prozessschritte, wenn die Zwischenergebnisse fehlen oder mangelhaft sind?

Aus diesen Überlegungen ergeben sich die Stellen im Prozessablauf, an denen ein Quality-Gate vorgesehen werden sollte. Markieren Sie dies in Ihrer Prozessbeschreibung.

Die Prozessschritte zwischen zwei Quality-Gates können dann als Prozessphase oder Prozessabschnitt gesehen werden.

Schritt 3: Ziele und Bewertungskriterien definieren für jeden Prozessabschnitt

Für die definierten Quality-Gates müssen Sie nun jeweils festlegen, was genau dort geprüft wird. Das sind die Bewertungskriterien, die das Zwischenergebnis erfüllen muss; wie Sie diese Bewertungskriterien finden und festlegen, ist oben erläutert.

Beschränken Sie sich auf die Kriterien, anhand derer Sie möglichst zuverlässig sagen können, ob die nachfolgenden Prozessschritte wie geplant durchgeführt werden können und der Gesamtprozess zum Erfolg führt.

Schritt 4: Bewertungsprozess festlegen

Legen Sie schließlich noch fest, wie die Prüfung am jeweiligen Quality-Gate abläuft, damit sich alle Betroffenen darauf vorbereiten und einstellen können. Dazu bestimmen und erklären Sie:

• in welcher Form das Zwischenergebnis vorliegen muss: als Bericht, als Prototyp, in Form von Testergebnissen, als Datensatz …
• wer die Prüfung vornimmt: ein Lenkungskreis, ein bestimmtes Gremium, die Geschäfts- oder Bereichsleitung, ein externer Gutachter …
• welche Entscheidung von den Prüfenden getroffen werden muss: Freigabe des Zwischenergebnisses, Auflagen zur Nacharbeit, (vorläufiger) Stopp des Prozesses …
• in welcher Form die Entscheidung dokumentiert wird: mit Begründung, mit Abstimmungsergebnis, mit Erläuterungen durch die Betroffenen …

Außerdem können Ort und Zeit oder Fristen für die Prüfung vorgegeben werden.

In vielen Fällen ist es hilfreich, wenn nicht eine einzelne Person das Zwischenergebnis prüft und bewertet, sondern wenn mehrere, neutrale Personen dabei mitwirken. Das trägt dazu bei, dass unterschiedliche Erfahrungen und Sichtweisen in die Bewertung einfließen und diese tatsächlich fachlich und neutral getroffen wird.

Aufgaben im Prüfungsprozess eines Quality-Gates

Sind die Quality-Gates festgelegt und ist der Prozess gestartet, müssen im Prozessverlauf die jeweiligen Prüfungen stattfinden. Die Aufgaben zur Vorbereitung und Durchführung sind:

Meldung: Zwischenergebnis liegt vor

Die für den Prozessschritt, welcher vor dem Quality-Gate stattfindet, verantwortliche Person meldet das Ende ihres Prozessschritts; das erfolgt zum Beispiel in Form eines Statusberichts an das für das Quality-Gate zuständige Gremium.

Einberufung des Prüfgremiums

Möglichst bald danach wird das Prüfgremium einberufen. Die Mitglieder legen den Termin und den Ort der Prüfung fest und laden entsprechend ein. Ebenfalls eingeladen werden können weitere verantwortliche oder betroffene Personen aus dem Gesamtprozess, insbesondere die Verantwortlichen des dem Quality-Gate vorangehenden Prozessschritts und des nachfolgenden Prozessschritts.

Außerdem wichtig: Alle Informationen, die für die Prüfung und Bewertung relevant sind, werden den eingeladenen Personen vorab und rechtzeitig zur Verfügung gestellt.

Durchführung der Prüfung

Die Prüfung selbst erfolgt meist in Form eines Meetings. Das zu prüfende Ergebnis wird vorgestellt und die Bewertungen werden besprochen. Die Beiträge und Bewertungen werden protokolliert, eine Entscheidung zum weiteren Vorgehen wird getroffen.

Dokumentation der Prüfung

Möglichst bald werden das Prüfergebnis und die Entscheidung dokumentiert und den Betroffenen mitgeteilt. In der Dokumentation ist eindeutig festgehalten:

• ob der Prozess wie geplant weiter fortgesetzt wird: ja/nein,
• welche Auflagen bei einer Fortsetzung zu beachten sind: Maßnahmenplan,
• was folgt, wenn der Prozess gestoppt wird: kompletter Abbruch mit Auflösung des Prozess- oder Projektteams; vorläufiger Stopp, bis offene Fragen geklärt sind; Neuplanung des Prozesses

Um das Ergebnis der Prüfung allen deutlich zu vermitteln, wird oft eine Ampeldarstellung verwendet. Der Prozess erhält vom Quality-Gate-Gremium die Farbe:

• Grün: wenn der Prozess fortgeführt werden kann
• Gelb: gegebenenfalls unter Beachtung der genannten Auflagen
• Rot: wenn der Prozess gestoppt ist

Vorteile des Quality-Gate-Konzepts

Mit diesen Erläuterungen zum Vorgehen beim Quality-Gate-Konzept wird deutlich, dass ein Aufwand damit verbunden ist. Die Vorteile sollten diesen Aufwand überwiegen. Dazu zählen:

• Planungsfehler werden früh erkannt
• die First-pass-yield-Rate wird gesteigert
• Nacharbeits- und Ausschussquote werden verringert
• damit werden Qualitätskosten gesenkt
• die Prozesse werden transparenter
• so steigt die Robustheit der Prozesse
• das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen) wird gefördert

Wichtig: Das Quality-Gate-Konzept muss streng und konsequent angewendet werden. Wenn es Schlupflöcher im Tor gibt, werden diese genutzt. Das Konzept wird konterkariert. Es ist damit aufwendig, aber nutzlos.

Damit dies beherzigt wird, muss die Einführung des Quality-Gate-Konzepts mit den Betroffenen abgestimmt werden. Diese müssen von Sinn und Zweck überzeugt werden. Sie dürfen das Konzept nicht als weiteren bürokratischen Ballast missverstehen.

Anwendung im Projektmanagement

Das Quality-Gate-Konzept lässt sich auf jede Art von Prozess anwenden. Es lohnt sich aber vor allem dann, wenn es um neuartige und komplexe Prozesse geht. Sind daraus Routineprozesse geworden, braucht es diese Form der Zwischenprüfung meist nicht mehr – oder sie ist fester Bestandteil des Prozesses selbst.

Neue und komplexe Prozesse werden meist in Form von Projekten entwickelt und realisiert. Deshalb wird das Quality-Gate-Konzept oft im Zusammenspiel mit dem Projektmanagement und seinen Methoden eingesetzt.

Dort werden dafür sogenannte Meilensteine im Projektverlauf eingeplant. Hier finden vergleichbare Prüfungen der Projektergebnisse und der Projektzwischenstände statt. Neben der Projekt- und Ergebnisqualität geht es bei einem Meilenstein zusätzlich um die Prüfung von Termin- und Kostenplänen.