Kritische PersonalgesprächeVorbereitung eines schwierigen Personalgesprächs

Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch oder Personalgespräch muss sorgfältig vorbereitet werden. Dazu gehören die inhaltliche, organisatorische sowie die persönliche Vorbereitung. Sie sollte schriftlich erfolgen.

Die Vorbereitung schafft nicht nur die innere Überzeugung, sie sorgt auch für ein sicheres Auftreten im Gespräch. Die Vorbereitung hilft vor allem, sich über das Ziel des Gesprächs klar zu werden, um es entsprechend im Gesprächsaufbau und der Argumentation zu berücksichtigen. Außerdem werden mögliche Gegenargumente, Mitarbeiterreaktionen und Schwierigkeiten im Vorfeld reflektiert und im Vorfeld bedacht.

Inhaltliche Vorbereitung:

• Formulieren Sie Ihr Gesprächsziel oder entsprechende Teilziele.
• Sammeln Sie Zahlen, Daten und Fakten und trennen Sie diese Punkte von persönlichen Einschätzungen, Meinungen und Stimmungen.
• Beachten Sie die Vorgeschichte des Problems.
• Beachten Sie die Sichtweise des betroffenen Mitarbeiters, Ihrem Gesprächspartner, zum Sachverhalt.

Organisatorische Vorbereitung:

• Überlegen Sie sich, wo das Gespräch stattfinden soll und welche Sitzanordnung günstig ist.
• Planen Sie den Zeitrahmen für das Gespräch.
• Überlegen Sie sich, wann und wie Sie zum Gespräch einladen.

Persönliche Vorbereitung:

• Reflektieren Sie Ihre persönliche Einstellung zur Situation und zum Gespräch.
• Formulieren Sie Ihr Anliegen: Was ist Ihnen beim Gespräch wichtig?
• Prüfen Sie, ob Sie gegebenenfalls eine Mitverantwortung tragen.

Gesprächseröffnung

Die Gesprächseröffnung dient dazu, Kontakt herzustellen, eine der Situation und dem Anlass angemessene Atmosphäre zu schaffen und Spannung abzubauen.

Bearbeitung des Sachverhalts

Der Hauptteil des Gesprächs soll als respektvolle Situation empfunden werden. Die Ansprache sollte offen, sachlich, ruhig und respektvoll erfolgen. Dem Mitarbeiter soll genügend Raum für sachliche Argumente, aber auch für emotionale Reaktionen gegeben werden. Gemeinsam wird das Thema besprochen und – je nach Anlass und Gesprächsziel – eine Lösung gesucht oder eine Vereinbarung getroffen.

Gesprächsabschluss

Das Gespräch soll positiv – oder vielmehr nicht negativ – in Erinnerung bleiben. Zumindest sollte Verständnis für die jeweilige Situation oder Sichtweise entstanden sein. Dazu sollte das Gespräch freundlich, aber bestimmt abgeschlossen werden. Wie genau das Gespräch abgeschlossen wird, hängt vom Anlass, Thema, Ihrem Gesprächsziel und dem Verlauf ab.

Inhaltlich sollten Sie folgende Punkte abarbeiten:

Gesprächseröffnung

• Begrüßung
• Thema, Anlass und Ziel des Gesprächs nennen
• Gesprächsrahmen festlegen

Hauptteil des Gesprächs

• Thema und Situation darlegen (Zahlen, Daten, Fakten)
• Sicht des Gesprächspartners erfragen und Möglichkeit zur Darstellung geben (mögliche Einwände etc.)
• Beide Sichtweisen zusammenbringen und Ergebnisse zusammenfassen
• Eine gemeinsame Lösung erarbeiten und Ziele definieren
• Entscheidungen treffen und Vereinbarungen festhalten (gegebenenfalls schriftlich)

Gesprächsschluss

• Gesprächsergebnis und Vereinbarungen zusammenfassen
• Dank aussprechen
• Positiver Ausblick (Zuversicht äußern etc.)
• Gegebenenfalls neuen Gesprächstermin vereinbaren