ProzessmanagementVorgehensweise zur Prozessvisualisierung

Prozesse lassen sich besonders gut durch Bilder und Diagramme darstellen. Das hilft, auch komplexe Abläufe zu verstehen und zu analysieren. Deshalb werden Prozesse in Form von Ablaufdiagrammen visualisiert. Diese Darstellung kann auf unterschiedlichen Ebenen erfolgen – mit einem zunehmenden Detaillierungsgrad, wie bei der folgenden Vorgehensweise.

1. Kernprozesse auf Unternehmensebene identifizieren und festlegen

Wählen Sie im ersten Schritt den Kernprozess Ihres Unternehmens, den Sie darstellen wollen. Achten Sie darauf, dass die Kernprozesse in sich insoweit geschlossen sind, als durch sie eine strategisch wichtige Unternehmensleistung erbracht wird – zum Beispiel im Hinblick auf die Kunden oder Produkte Ihres Unternehmens. Grenzen Sie unterschiedliche Kernprozesse voneinander ab und unterscheiden Sie wertschöpfende Prozesse und unterstützende Prozesse. Die Zusammenstellung aller Kernprozesse und unterstützenden Prozesse entspricht dem Unternehmensprozessmodell oder dem Wertkettenmodell nach Michael Porter. Abbildung 5 zeigt ein Beispiel, wie Kernprozess und unterstützende Prozesse auf der Unternehmensebene dargestellt werden können.

Abbildung 5: Ebene Unternehmen der Prozessbeschreibung mit Kernprozessen und unterstützenden Prozessen
Quelle: Guido Fischermanns, Praxishandbuch Prozessmanagement, 2006

2. Auswahl eines Kernprozesses für die Prozessanalyse, Prozessgestaltung und Prozessoptimierung

Im zweiten Schritt wählen Sie den Kernprozess aus, den Sie genauer analysieren, gestalten oder optimieren wollen. Dies können wertschöpfende Prozesse, aber auch unterstützende Prozesse sein. Diesen Prozess zerlegen Sie in Einzelprozesse, die als Prozessgruppe zu diesem Kernprozess gehören und die Sie zunächst nur benennen. Sie können die Einzelprozesse auch in eine logische Abfolge bringen. Der Einzelprozess wird anschließend genauer und eigenständig analysiert und visualisiert – und ist im Folgenden der sogenannte Hauptprozess. Abbildung 6 zeigt, aus welchen Hauptprozessen der Kernprozess Produktentwicklung bestehen kann.

Abbildung 6: Ebene Unternehmensbereich mit Kernprozess und seinen Einzelprozessen bzw. Hauptprozessen
Quelle: Guido Fischermanns, Praxishandbuch Prozessmanagement, 2006

3. Visualisieren Sie den Hauptprozess

Dann visualisieren Sie den Hauptprozess, den Sie genauer analysieren, gestalten und optimieren wollen. Auf der Ebene der Hauptprozesse setzten die Maßnahmen des Prozessmanagements meistens an. Hier findet die Schwachstellenanalyse statt und hierauf wird die Prozessgestaltung meistens ausgerichtet (zum Beispiel in Form eines Change-Management-Projekts).

Hilfreich ist, wenn Sie einen Hauptprozess in Form einer sogenannten Swimlane abbilden. Damit zeigen Sie auf, welche Akteure in diesem Prozess beteiligt sind (Abteilungen) und wie die logische Abfolge ist. Außerdem können Sie die Prozessschritte auf einer Zeitskala abbilden und damit die Dauer einzelner Prozessschritte sichtbar machen (vgl. Abbildung 7). Hier werden Abhängigkeiten, die Problematik der Schnittstellen und mögliche Doppelarbeit oder Blindleistung deutlich.

Abbildung 7: Ebene Abteilung mit Hauptprozess und seinen Teilprozessen in einer Swimlane-Darstellung
Quelle: Guido Fischermanns, Praxishandbuch Prozessmanagement, 2006

4. Teilprozessschritte logisch anordnen

Für eine Detailanalyse und Detailplanung müssen Sie aus Ihrem Hauptprozess die Teilprozesse herausnehmen und analysieren, bei denen Sie die wesentlichen Schwachstellen vermuten oder die Sie neu gestalten wollen. Dazu bringen Sie die einzelnen Schritte und Handlungen, die in einem Teilprozess durchgeführt werden (sollen) in eine logische Abfolge; dies entspricht dem sogenannten Ablaufplan wie in Abbildung 8.

Hier wird sichtbar, welcher Prozess-Input notwendig ist, welche Entscheidungen getroffen werden und welcher Prozess-Output als Prozessergebnis entsteht. Sie arbeiten damit auf der Ebene, auf der Prozesse aus Ereignissen und Aktivitäten modelliert werden.

Abbildung 8: Ebene Team mit einzelnen Ereignissen und Aktivitäten des Teilprozesses im Ablaufdiagramm
Quelle: Guido Fischermanns, Praxishandbuch Prozessmanagement, 2006

5. Teilprozessschritte (Ereignisse und Aktivitäten) beschreiben und analysieren

Schließlich wird auf der fünften Ebene ein Teilprozess bezüglich seiner Leistungsmerkmale genau analysiert und beschrieben. Dazu werden die Ereignisse und Aktivitäten des Teilprozesses weiter in einzelne Teilaktivitäten zerlegt. Für diese wird ermittelt (gemessen, beobachtet, geschätzt):

  • notwendige Ressourcen oder Hilfsmittel
  • Dauer der Teilaktivität
  • entstehende Kosten, Kostenarten, Kostentreiber
  • Störungen oder Probleme

Die Teilaktivitäten lassen sich meistens einer Stelle (siehe Stellenbeschreibungen) oder einer Person im Unternehmen zuordnen. Die notwendigen Informationen und Daten können in einer Tabelle wie in Abbildung 9 zusammengestellt werden.

Abbildung 9: Ebene Stelle mit Teilaktivitäten und Leistungsparametern
Quelle: Guido Fischermanns, Praxishandbuch Prozessmanagement, 2006

Technisch-organisatorische Hilfsmittel für das Prozessmanagement

Visualisierung

Für die Visualisierung Ihrer Prozesse brauchen Sie geeignete Hilfsmittel. Ob Sie handschriftlich mit Papier und Bleistift arbeiten, mit Powerpoint oder speziell für die Prozessvisualisierung entwickelter Software wie Visio von Microsoft oder SmartDraw von SmartDraw Software, hängt vor allem von der Vielzahl der Prozesse und ihrer Komplexität ab.

Modellierung

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Modellierungswerkzeuge, mit denen sich Prozesse nicht nur abbilden, sondern auch simulieren oder optimieren lassen. Sie sind häufig die Schnittstelle zu Workflow-Systemen oder betriebswirtschaftlicher Standardsoftware wie SAP, die damit auf die Prozesse des Unternehmens eingestellt werden können. Beispiele für solche Prozessmodellierungssysteme sind:

  • Prometheus (IBO)
  • ADONIS (BOC Group)
  • Aris (Software AG)
  • SemTalk (Semtation)
  • Innovator (MID)
  • LANA (Lana-Labs)

Workflow-Management

Sind die Prozesse beschrieben und modelliert, können sie in sogenannten Workflow-Management-Systemen abgebildet werden. Diese unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei den einzelnen Schritten ihrer Aufgabe, indem sie alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, Schnittstellen zur Bearbeitung der Informationen (Eingabemasken, Algorithmen etc.) anbieten und für die Weiterleitung der bearbeiteten Informationen sorgen. Hier einige Produkte beziehungsweise Anbieter:

  • Flow (Microsoft)
  • iGrafx
  • BIC Cloud BPM Suite (GBTEC)
  • Signavio Process Manager
  • sycat Process Designer Pro

Wenn standardisierte betriebswirtschaftliche Software wie SAP oder andere im Einsatz sind, werden Prozesse auch über diese Systeme als Workflows abgebildet.

Schließlich sind klassische Organisationshilfsmittel wie Handbücher, Prozessbeschreibungen, Stellenbeschreibungen, Aufgabenbeschreibungen oder Wikis im Intranet hilfreich, um allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sichtbar zu machen,

  • wie die Prozesse funktionieren und ablaufen,
  • wie sie darin eingebunden sind,
  • welche Aufgaben und Tätigkeiten sie übernehmen müssen,
  • worauf es dabei zu achten gilt.
Praxis

Prozessvisualisierung

Visualisieren Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen. Denn Prozessbeschreibung und Prozessmodelle sind grundlegende Organisationshilfsmittel – vergleichbar mit Stellenbeschreibungen für den einzelnen Arbeitsplatz.

Oft genügt eine Beschreibung der Hauptprozesse wie oben in Schritt 3 erläutert. Nur für die Prozessanalyse und Prozessoptimierung benötigen Sie weitere Visualisierungen auf einer genaueren Ebene in Form von Swimlanes, Ablaufdiagrammen oder Tabellen. Dadurch erhalten Sie Einsichten und Erkenntnisse, um Schwachstellen und ihre Ursachen zu identifizieren und Potenzial zur Prozessverbesserung und Prozessoptimierung zu erkennen.

  • Entwickeln Sie Ihr Unternehmensprozessmodell.
  • Beschreiben Sie dabei die Kernprozesse und die Hauptprozesse.
  • Analysieren Sie bei Bedarf einzelne Hauptprozesse.

Nutzen Sie dazu die Elemente zur Prozessvisualisierung aus der folgenden Vorlage.

Swimlanes zur Darstellung von Abläufen und Prozessen

Mit den beiden folgenden Excel-Vorlagen können Sie aus einer tabellarischen Prozessbeschreibung automatisch ein Swimlane-Diagramm erstellen. Sie legen dazu die Organisationseinheiten oder Stellen Ihres Unternehmens fest und weisen diesen einzelne Prozessschritte oder Aufgaben zu. Die Darstellung ergibt sich durch die Reihenfolge (Nummer) der Prozessschritte, die Sie festlegen.

Informationsrecherche und Prozessbeschreibung

Die grafische Darstellung der Prozesse sollte für die Analyse, Optimierung oder Dokumentation um weitere Informationen zum Prozess ergänzt werden. Mit der folgenden Vorlage können Sie Schritt für Schritt alle für Ihre Zwecke notwendigen Prozessinformationen recherchieren und die wichtigen Prozessmerkmale zusammenstellen. Diese können sich auf Hauptprozesse, Teilprozesse, Ereignisse, Aktivitäten oder Teilaktivitäten beziehen. Je nach Zweck legen Sie den Detaillierungsgrad der Visualisierung und Beschreibung fest.

Damit haben Sie dann alle Informationen beisammen, die Sie brauchen, um die Prozesse und ihre Effekte genauer zu prüfen und zu analysieren. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels ermitteln Sie, wie gut Prozesse zu den Unternehmenszielen und Strategien beitragen und bewerten dies mithilfe von Kennzahlen zur Prozess- und Ergebnisqualität.