Schlechte Nachrichten überbringenWarum es schwer fällt, schlechte Nachrichten zu überbringen

Wer anderen eine schlechte Nachricht überbringt, sollte die emotionale Wirkung beachten, die er beim Gesprächspartner damit auslöst. Das kann weitreichende Folgen haben. Deshalb sollten Sie einige Regeln beachten, wenn Sie für Kollegen, Mitarbeiter oder Vorgesetzte eine schlechte Botschaft haben.

Gründe für schlechte Nachrichten

Das macht keiner gerne: Den Mitarbeitern, Kollegen oder Vorgesetzten schlechte Nachrichten überbringen. Doch Anlässe und Gründe dafür gibt es immer wieder:

  • Das Budget wird gekürzt und das Projektteam aufgelöst.
  • Der Urlaubsantrag eines Mitarbeiters kann nicht bewilligt werden, weil zu viel zu tun ist.
  • Die Leistung eines Mitarbeiters war schlecht und Sie müssen ihm das sagen.
  • Sie müssen als Projektleitung Ihren Vorgesetzten mitteilen, dass Sie den Termin nicht einhalten.
  • Im schlimmsten Fall müssen Vorgesetzte Mitarbeitern die Kündigung aussprechen.

Solche Nachrichten haben für den betroffenen Mitarbeiter negative Folgen. Das macht sie zu einer schlechten Nachricht. Die Folgen passen nicht zu den persönlichen Zielen, Interessen oder Wünschen des Mitarbeiters. Er bekommt dadurch Probleme, die er nicht so einfach lösen kann, er fühlt sich missachtet, nicht anerkannt oder zurückgesetzt. Seine Lebensplanung gerät ins Wanken.

Schlechte Nachrichten haben eine emotionale Wirkung

Neben die sachliche Betroffenheit tritt mit einer schlechten Nachricht meistens auch die emotionale Betroffenheit. Deshalb erfolgt dieses Gespräch unter vier Augen. Das ist auch wichtig. Denn der Mitarbeiter wird durch eine schlechte Nachricht, die ihn persönlich betrifft, nicht nur durch die Nachricht als solche emotional belastet. Bekommt es jemand anderes mit, fühlt er sich häufig auch noch bloßgestellt. Deshalb sollen Sie schlechte Nachrichten – wenn immer es möglich ist – den Betroffenen allein und persönlich mitteilen. So schwer das im Einzelfall sein kann.

Gleichwohl kann es auch Situationen geben, in denen Sie eine schlechte Nachricht vor mehreren Mitarbeitern verkünden müssen. In den allermeisten Fällen ist dann aber nicht der Einzelne betroffen, sondern das gesamte Team. Das heißt, der Mitarbeiter bezieht die schlechte Nachricht nicht unmittelbar auf sich. Beispiele dafür sind: Sie müssen Ihrem Projektteam mitteilen, dass das Projekt gestoppt wird und das Team aufgelöst wird. Sie müssen als Geschäftsführung oder Betriebsrat in der Betriebsversammlung ankündigen, dass mehrere Mitarbeiter entlassen werden müssen.

Die emotionale Betroffenheit, die eine schlechte Nachricht beim Empfänger auslöst, führt auch dazu, dass der Sender der Nachricht, der sie ausspricht, sich ebenfalls emotional betroffen fühlt. Es belastet die meisten Menschen, wenn sie anderen etwas Negatives mitteilen sollen. Das führt dazu, dass man solche Situationen gerne vor sich herschiebt.

Schlechte Nachrichten nicht hinauszögern

Aber: Sie dürfen solche Gespräche nicht hinauszögern, sondern sollten sie möglichst zeitnah führen. Gehen Sie professionell in das Gespräch. Das bedeutet, Sie müssen das Interesse des Unternehmens verfolgen und gleichzeitig fair sein und den Mitarbeiter als Menschen sowie seine Interessen und Bedürfnisse achten.

Wie Sie schlechte Nachrichten professionell und fair vermitteln

Wenn Sie über Situationen nachdenken, in denen schlechte Nachrichten überbracht wurden und wo Sie selbst der Überbringer oder der Betroffene waren, dann können Sie vielleicht nachvollziehen, inwiefern die folgenden Aspekte wichtig sind:

  • Übermitteln Sie Ihre schlechte Nachricht schnell, wenn klar ist, dass sie gesagt werden muss; aber machen Sie nicht unnötig die Pferde scheu.
  • Seien Sie professionell. Es geht immer um den Sachverhalt, nie um die Person.
  • Seien Sie offen. Sagen Sie gleich (innerhalb der ersten fünf Sätze), was Sache ist und reden Sie nicht um den heißen Brei herum.
  • Wählen Sie Ihre Worte mit Bedacht. Der Ton macht die Musik. Damit es sachlich bleibt und den anderen nicht persönlich verletzt.

Worauf Sie im Einzelfall besonders achten müssen, hängt vor allem vom Sachverhalt ab. Einem Mitarbeiter, den man ansonsten schätzt, wegen schlechter Leistung eine Rückmeldung zu geben, ist etwas anderes, als das Kündigungsgespräch. Den gewünschten Urlaub zu versagen, das macht manche Führungskraft zwischen Tür und Angel; für den Betroffenen kann es mit großen Schwierigkeiten verbunden sein. Außerdem spielen das persönliche Verhältnis von Überbringer und Betroffenem sowie das allgemeine Betriebsklima eine Rolle. Wie das Gespräch geführt wird, hängt also von vielen einzelnen Faktoren ab, die in den folgenden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels erläutert werden.

Praxis

Erinnern Sie sich:

  • Wann haben Sie zuletzt einem Mitarbeiter, einem Kollegen oder gar einem Vorgesetzten eine schlechte Nachricht mitgeteilt, weil es Ihre Aufgabe war?
  • Wann waren Sie selbst Betroffener einer schlechten Nachricht?
  • Wie haben Sie sich dabei gefühlt?
  • Was wäre/ ist Ihnen dabei wichtig gewesen?

Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit und reflektieren Sie ein Ereignis, das Sie besonders betroffen hat. Halten Sie Ihre Gedanken in der folgenden Vorlage fest.

Lesen Sie im folgenden Abschnitt, wie Sie sich auf die unterschiedlichen Situationen einstellen, die dazu führen, dass Sie anderen Personen in Ihrem Unternehmen eine schlechte Nachricht überbringen müssen. Bereiten Sie sich auf diese Gespräche immer entsprechend vor.