ZeitmanagementWarum Zeitmanagement nützlich ist

Wenn der Tag nicht genug Stunden hat, um alles zu erledigen, was man sich vorgenommen hat, dann kann das an schlechtem Zeitmanagement liegen. Es gibt jedoch Strategien, um die Zeit besser einzuteilen und mehr Zeit zu haben. Dazu ist entscheidend zu wissen, welche Ziele man verfolgt. Ein Experiment verdeutlicht das.

Zeit muss immer mehr verplant werden

Zeit kann man nicht vermehren, konservieren, oder abspeichern. Zeit verrinnt und an manchen Tagen stellt man fest, dass man davon nicht mehr genug hat, um das zu tun, was man noch tun wollte oder tun muss. Die Fragen, wie man mit dieser kostbaren Ressource Zeit umgeht, wie man sie einteilt, für welche Tätigkeiten man sie einsetzt, lassen sich aber gar nicht so einfach beantworten.

Zeit wird unterschiedlich wahrgenommen. Objektiv betrachtet, stehen jeder Person 24 Stunden Zeit am Tag zur Verfügung. Aber: Aus subjektiver Sicht hat jede Person eine andere Zeit; wie viel Zeit, hängt von den Prioritäten, dem Menschentyp, der Art der Tätigkeiten und davon ab, wie man seine Zeit einteilt und plant. Die einen können sich in eine Aufgabe vertiefen und vergessen darüber die Zeit. Andere übernehmen immer mehr Aufgaben und fühlen die Zeit so schnell verrinnen, dass sie in Stress geraten.

Viele beklagen, dass ihr Leben immer schneller verläuft, dass der Stress zunimmt, die Aufgaben immer vielfältiger werden und ein Termin den nächsten jagt. Der Einzelne fühlt sich überfordert. Hier setzt das Zeitmanagement an. Es will einfache Regeln und Methoden vermitteln, wie die vielen Anforderungen des Arbeitslebens und Privatlebens besser und im Idealfall stressfrei bewältigt werden können.

Die Vorteile eines guten Zeitmanagements

Gutes Zeitmanagement und ausgefeilte Arbeitstechniken beeinflussen Ihre Leistungsfähigkeit, vermindern den Leistungsdruck, erhöhen Ihre Produktivität und damit Ihren Erfolg. Wer die Prinzipien und Methoden des Zeitmanagements beherzigt und umsetzt, profitiert von folgenden Vorteilen:

  • mehr Überblick über anstehende Arbeiten
  • klare Prioritäten, sodass nichts Wichtiges vergessen wird
  • mehr Freiraum für Kreativität und wichtige Aufgaben
  • persönliche und berufliche Ziele werden besser erreicht
  • Stressabbau und Stressvermeidung
  • mehr Freizeit und sinnvollere Freizeitgestaltung

Kurze Geschichte zum Zeitmanagement – mit großer Wirkung

Folgende Geschichte erzählt Stephen R. Covey in seinem Buch „Der Weg zum Wesentlichen“ [1997]:

Eines Tages war ein alter Professor beauftragt, einer Gruppe von Geschäftsführern einen Kurs in effizienter Zeitplanung zu geben. Dieser Kurs machte eine von fünf Einheiten eines Seminartages aus, daher hatte der Professor nur eine Stunde zur Verfügung, um seine Botschaft zu vermitteln.

Aufrecht vor dieser Elitetruppe, die bereit war, alles aufzuschreiben, was der alte Professor sagte, schaute der Dozent einem nach dem anderen langsam in die Augen, um schließlich langsam anzukündigen: „Wir werden miteinander ein kleines Experiment machen.“

Der alte Professor stellte vorsichtig einen großen Glaskrug auf den Tisch und füllte ihn mit etwa einem Dutzend tennisballgroßer Steine, die er bedächtig in den Glaskrug setzte, bis der Krug randvoll war und darin kein Platz mehr war. Da erhob der alte Professor den Kopf: „Ist der Krug voll?“, fragte er. Alle antworteten: „Ja!“ Er wartete und fragte nach: „Tatsächlich?“

Darauf bückte er sich, holte ein Gefäß mit Kieselsteinen hervor und füllte bedächtig den Glaskrug – rührte um – füllte nach – bis die Kieselsteine alle Lücken füllten.

Der alte Professor hob erneut den Kopf und fragte: „Ist der Krug voll?“ Die Teilnehmer waren unruhig – einer antwortete „Wahrscheinlich nicht.“ – „Gut“, antwortete der Professor. Er neigte sich nach unten und holte diesmal einen Eimer mit Sand. Bedächtig goss er den Sand in den Glaskrug. Der Sand schickte sich an, die Räume zwischen den großen Steinen und dem Kies zu füllen.

Noch einmal fragte der Professor: „Ist der Krug voll?“ – Ohne zu zögern, entgegneten alle Schüler „Nein!“ – „Gut.“ Gerade so als ob die hochgepriesenen Schüler eine Fortsetzung erwarteten, nahm der Professor eine Kanne mit Wasser und goss das Wasser in den Krug, bis der Krug randvoll war. Nun erhob sich der Professor und fragte die Gruppe: „Was will uns dieses Experiment sagen?“

Der Mutigste unter den Zuhörern meinte, in Anbetracht des Kursthemas: „Es zeigt uns, dass wir sogar dann, wenn wir meinen, dass unser Kalender randvoll ist, noch weitere Termine vereinbaren und Dinge erledigen können, wenn wir es wirklich wollen.“

„Nein“, sagte der alte Professor – „Darum geht es nicht. Die große Wahrheit, die uns dieses Experiment zeigt, ist die folgende: Wenn wir nicht als Erstes die großen Steine in den Krug setzten, bringen wir sie später neben allen anderen Dingen nicht mehr hinein.“ Darauf erfolgte tiefes Schweigen, die Offensichtlichkeit seiner Worte leuchtete jedem ein.

„Was sind die großen Steine in Ihrem Leben?“, fragte der Professor. „Gesundheit? – Familie? – Freunde? – Die Verwirklichung Ihrer Träume? – Tun, was Ihnen gefällt? Oder: Etwas ganz anders?“

„Nehmen Sie daraus mit, dass es wichtig ist, zuerst die großen Steine im Leben zu platzieren, sonst laufen wir Gefahr, erfolglos zu sein. Wenn wir den Nebensächlichkeiten den Vorrang geben, also etwa Kies, Sand und Wasser, dann füllen wir unser Leben damit auf, und am Ende fehlt uns die kostbare Zeit, um uns den wichtigen Aspekten unseres Lebens zu widmen. Vergessen sie daher nicht die Frage: Was sind die großen Steine in Ihrem Leben?“

Praxis

Ihr persönliches Experiment

Machen Sie Ihr eigenes Experiment und überlegen Sie zu diesem Zweck:

  • Was sind die großen Steine in Ihrem Leben? Was also sind die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Leben?
  • Wo stehen diese wichtigen Dinge in Ihrem Terminkalender?

Für das persönliche Zeitmanagement ist es wichtig zu erkennen, welche Sicht man selbst auf die Zeit hat. Welche Bedeutung haben Termine? Wofür nutzt man die Zeit am liebsten? Welche Beziehung hat man zu Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft?

Um diese Fragen zu beantworten, wurde im Neurolinguistischen Programmieren (NLP) das Modell der Timeline entwickelt. Sie verknüpft Zeit mit einer räumlichen Vorstellung. Das soll helfen, seine Sichtweise auf Zeit und vergangene, gegenwärtige und zukünftige Ereignisse zu hinterfragen und zu klären. In der folgenden Vorlage finden Sie eine Beschreibung und Erklärung zum Modell der Timeline. Erstellen Sie damit Ihr eigenes „Zeitbild“.

Mit einem persönlichen Zeitverständnis und den Einsichten zum Zeitmanagement wird deutlich, warum Zeitmanagement wichtig ist. Um zu klären, wie man das Zeitmanagement betreibt, braucht es zunächst eine Ist-Analyse. Damit lassen sich die eigenen Schwachstellen beim Zeitmanagement erkennen und dann beseitigen. Dazu finden Sie im folgenden Abschnitt einen Selbsttest und eine umfangreiche Checkliste für mögliche Defizite beim Zeitmanagement.