Krankenstand mit Fehlzeitenmanagement senkenWie Sie die Ursachen von Fehlzeiten analysieren

Zur Umsetzung des Arbeitsschutzgesetzes müssen Sie eine Gefährdungsbeurteilung im Unternehmen durchführen. Eine „Gefährdung“ bedeutet dabei jede Quelle für arbeitsbedingte Unfälle oder Beeinträchtigungen der Gesundheit. Erfahren Sie, welche Gefährdungen unterschieden werden und wie Sie eine Gefährdungsbeurteilung durchführen.

Gefährdungsbeurteilung zeigt mögliche Ursachen für Fehlzeiten

Eine hohe Fehlzeitenquote kann zum einen ein großes personalwirtschaftliches Problem (Vertretungsregelung, zusätzliche Überstunden oder Terminschwierigkeiten) und zum anderen hohe Kosten verursachen. Die zusätzlichen Kosten, die entstehen, wenn ein Arbeitnehmer fehlt, setzen sich zusammen aus der Lohn- und Gehaltsforderung, den zusätzlichen Überstunden, die ein Kollege übernehmen muss, sowie gegebenenfalls eine ungenügende Auslastung der Maschinen. Außerdem steigt der Organisationsaufwand.

Um die zusätzlich anfallenden Kosten zu senken, müssen zunächst die Ursachen für das Fehlen der Beschäftigten und für einen hohen Krankenstand geklärt werden. Die Ursachen und Einflussfaktoren für die Abwesenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind vielseitig und in unterschiedlichen Bereichen zu finden. Dabei variieren die Fehlzeiten je nach Größe des Unternehmens, der Beschäftigungsstruktur und der Branche. Eine Gefährdungsbeurteilung ist der erste Schritt, der mögliche Ursachen und Einflussfaktoren aufzeigt.

Rechtlicher Rahmen der Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung von physischen und psychischen Belastungen bei der Arbeit ist im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) festgeschrieben. Im „Gesetz zur Neuorganisation der bundesunmittelbaren Unfallkassen“ sind Änderungen des Arbeitsschutzgesetzes enthalten, in denen klar zum Ausdruck kommt, dass psychische Belastungen zu berücksichtigen sind.

Zudem müssen auch Kleinbetriebe (bis maximal zehn Beschäftigte) das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die von Arbeitgeber festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung dokumentieren. Die bisherige Herausnahme von Kleinbetrieben aus der Dokumentationspflicht wurde gestrichen. Somit haben alle Beschäftigten Anspruch auf physische und psychische Gesundheit bei der Arbeit:

§ 4 ArbSchG - Allgemeine Grundsätze
(1) Die Arbeit ist so zu gestalten, dass eine Gefährdung für das Leben sowie die physische und die psychische Gesundheit möglichst vermieden und die verbleibende Gefährdung möglichst gering gehalten wird.

§ 5 ArbSchG - Beurteilung der Arbeitsbedingungen
(3) Eine Gefährdung kann sich insbesondere ergeben durch […] psychische Belastungen bei der Arbeit.

Im Arbeitsschutz bezeichnet „Gefährdung“ eine jede Quelle für arbeitsbedingte Unfälle oder für arbeitsbedingte Gesundheitsbeeinträchtigungen. Dabei sind die Einwirkungen von schädlichen Stoffen, Energien und die Belastungen gemeint, die aus der Arbeitsumwelt negativ auf den Beschäftigten einwirken.

Zur Umsetzung des Arbeitsschutzgesetzes wird dem Verantwortlichen (Arbeitgeber) ein breiter Spielraum vom Gesetzgeber eingeräumt, da im Gesetz nicht detailliert festgeschrieben ist, wie die Gefährdungsbeurteilung durchzuführen ist. Wichtig ist, dass die Existenz spezieller Gefährdungen im Unternehmen bewusst gemacht wird. Es muss erkannt werden, wo Handlungsbedarf besteht, und es müssen eventuelle Missstände behoben werden.

Welche Gefährdungen unterschieden werden

Gemäß der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin werden im Ratgeber zur Gefährdungsbeurteilung folgende Gefährdungen unterschieden:

  • mechanische Gefährdungen, zum Beispiel kontrolliert bewegte, ungeschützte Teile
  • elektrische Gefährdungen, zum Beispiel elektrischer Schlag und Störlichtbögen
  • Gefahrstoffe, zum Beispiel Einatmen von Giften
  • biologische Arbeitsstoffe, zum Beispiel Infektionen
  • Brand- und Explosionsgefährdungen, zum Beispiel brennbare Feststoffe, Flüssigkeiten, Gase
  • thermische Gefährdungen, zum Beispiel heiße Medien oder Oberflächen
  • Gefährdungen durch spezielle physikalische Einwirkungen, zum Beispiel Lärm
  • Gefährdungen durch Arbeitsumgebungsbedingungen, zum Beispiel Klima
  • physische Belastung oder Arbeitsschwere, zum Beispiel Heben, Halten, Tragen
  • psychische Faktoren: zum Beispiel
    - ungenügend gestaltete Arbeitsaufgabe
    - ungenügend gestaltete Arbeitsorganisation
    - ungenügend gestaltete soziale Bedingungen
    - ungenügend gestalteter Arbeitsplatz
    - schlechte Arbeitsumgebung
    - Arbeitszeitgestaltung
  • sonstige Gefährdungen, zum Beispiel Gewalt am Arbeitsplatz oder Mobbing

Wie Sie psychischen Gefährdungen entgegenwirken

Im Folgenden sollen von den oben dargestellten Gefährdungen insbesondere die psychischen Faktoren betrachtet werden.

1. Ungenügend gestaltete Arbeitsaufgabe

Arbeitstätigkeiten können so gestaltet sein, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten erweitern können und dass sie gesund und motiviert ihre Arbeit bewältigen. Häufig stimmen jedoch die Anforderungen aus der Arbeitsaufgabe nicht mit den individuellen Leistungsvoraussetzungen überein. Mögliche Folgen sind psychische Über- oder Unterforderung.

Fragen, die einer ungenügend gestalteten Arbeitsaufgabe entgegenwirken, sind zum Beispiel:

  • Welche Qualifikationen weist der oder die Beschäftigte auf?
  • Welche persönlichen Präferenzen im Hinblick auf das Tätigkeitsfeld hat der oder die Beschäftigte?
  • Stimmt die Arbeitsaufgabe mit der Qualifikation sowie den persönlichen Neigungen überein?

2. Ungenügend gestaltete Arbeitsorganisation

Störungen des Arbeitsablaufes, beispielsweise durch Unterbrechungen der Arbeit oder technische Ausfälle, können nicht nur zum Erleben von Stress und zu psychischer Ermüdung führen, sondern auch die Arbeitszufriedenheit beeinträchtigen. Fragen, die der Beurteilung der Arbeitsorganisation dienen, sind zum Beispiel:

  • Sind die Arbeitsabläufe transparent?
  • Sind Verantwortlichkeiten klar abgegrenzt?
  • Ist bei Tätigkeiten mit hoher emotionaler Inanspruchnahme, zum Beispiel in der Kranken- und Altenpflege oder bei der Sozialarbeit, eine ausreichende Unterstützung in Problemsituationen vorhanden?

3. Ungenügend gestaltete soziale Bedingungen

Soziale Beziehungen bei der Arbeit umfassen zum einen die Beziehungen zwischen den Kollegen und zwischen den Vorgesetzten und zum anderen zwischen den Beschäftigten und den Kunden, Klienten oder Patienten. Das Führungsverhalten fällt hierunter, bezieht sich jedoch lediglich auf die Aktivitäten, also auf die beobachtbaren Handlungen des Führenden, die situationsabhängig sind. Ein mangelhaftes Führungsverhalten und ein schlechtes Betriebsklima können demotivieren und Ängste hervorrufen.

Fragen, die zur Beurteilung der sozialen Beziehungen gestellt werden, lauten unter anderem:

  • Gibt es häufig Konflikte oder Streitigkeiten zwischen den Kollegen?
  • Kommt schlimmstenfalls Mobbing vor?
  • Ist das Führungsverhalten mitarbeiterorientiert?  
  • Werden Führungskräfteschulungen angeboten?

4. Ungenügend gestaltete Arbeitsplätze und Arbeitsumgebungen

Die Arbeitsumgebung wird durch physikalische Faktoren wie Beleuchtung, Klima, Lärm und die Arbeitsplatzgestaltung bestimmt. Die Gestaltung der Arbeitsplätze schließt dabei neben den räumlichen Verhältnissen die Interaktion des Menschen mit Arbeitsmitteln (zum Beispiel PC, Bedien- und Stellteile, Software) ein. Durch eine schlechte Gestaltung der Arbeitsumgebung und ungünstige Umgebungsfaktoren wie Lärm, Hitze etc. können psychische Fehlbelastungen verstärkt werden und zu negativen Auswirkungen auf die Gesundheit und die Sicherheit führen.

Eine wichtige Frage, die sich der Arbeitgeber stellen sollte, lautet:

  • Sind die Arbeitsplätze in jeder Hinsicht ergonomisch gestaltet?

5. Arbeitszeitgestaltung

Wesentlich bei der Betrachtung der Arbeitszeit sind Dauer, Lage und Verteilung der Arbeitszeit. Daran gekoppelt sind die Ruhezeiten oder Pausenzeiten, die zur Erholung während der Arbeitszeit dienen und somit Übermüdung vorbeugen und das Fehler- und Unfallrisiko vermindern. Wesentliche Fragen zur Einschätzung der Arbeitszeitgestaltung, sind:

  • Wie lang ist die durchschnittliche tägliche, wöchentliche und monatliche Arbeitszeit?
  • Liegen die Arbeitszeiten in eher ungünstigen Tageszeiten und Wochenzeiten (nachts oder am Wochenende)?
  • Werden Pausen und Ruhezeiten eingehalten?
  • Wie häufig und in welchem Ausmaß kommen Abweichungen von der vereinbarten Arbeitszeit vor?

Was Sie bei der Beurteilung psychischer Gefährdungsfaktoren beachten sollten

Die Erfassung und Beurteilung psychischer Gefährdungsfaktoren sollte auf keinen Fall die individuelle psychische Situation der Beschäftigten abfragen. Vielmehr geht es darum, die betrieblichen Faktoren wie Arbeitsorganisation, Über- und Unterforderung, Qualifikation, Kommunikation und Führungsmethoden zu erkennen, zu bewerten und gesundheitsfördernd zu verändern.

Die Beachtung, Ermittlung und daraus angestrebte Reduktion von Gefährdungen ist eine wesentliche Aufgabe der Arbeitsgestaltung. Welche Gefährdungen an einem konkreten Arbeitsplatz vorliegen, wird innerhalb einer Gefährdungsbeurteilung protokolliert, die sich an den oben aufgeführten Faktoren orientiert.

Wie Sie eine Gefährdungsbeurteilung durchführen

Zur Gefährdungsbeurteilung können verschiedene Methoden und Verfahren angewendet werden: Betriebsbegehungen, Mitarbeiterbefragungen, sicherheitstechnische Überprüfungen von Arbeitsmitteln, spezielle Ereignis-, Sicherheits- oder Risikoanalysen sind Beispiele. Welche Methoden für den zu beurteilenden Arbeitsbereich gewählt werden, wird bestimmt durch das zu erwartende Gefährdungspotenzial, die angewendeten Arbeitsverfahren und Arbeitsmittel, die vorhandenen Vorinformationen und Erfahrungen sowie die personellen und organisatorischen Voraussetzungen im Betrieb.

Wichtige Vorinformationen über Gefährdungen können Auswertungen der Unfallmeldungen, der Eintragungen in Verbandsbücher, des Krankenstandes und von Betriebsstörungen geben. Statistische Auswertungen solcher Daten durch Großbetriebe, Berufsgenossenschaften, Gewerbeaufsichtsämter und Krankenkassen weisen innerhalb einer Branche Unfall- und Belastungsschwerpunkte aus, die besonders beachtet werden sollten.

Sieben Schritte der Gefährdungsbeurteilung

Ein typischer Ablauf zur Ermittlung und Realisierung gefährdungsbezogener Arbeitsschutzmaßnahmen gemäß der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Medizin ist:

  1. Aufgabenstellung festlegen
  2. Gefährdungen ermitteln 
  3. Risiko beurteilen 
  4. Ziele und Maßnahmen festlegen
  5. Maßnahmen durchführen
  6. Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen
  7. Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung nach Arbeitsschutzgesetz

Für die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung trägt stets der Arbeitgeber die Verantwortung. Einzelne Aufgaben können schriftlich an zuverlässige und fachkundige Personen delegiert werden, ohne sich dabei von der Gesamtverantwortung zu befreien.

Externe wie arbeitsmedizinische Dienste oder Berufsverbände und interne Experten wie zum Beispiel Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärzte und der Arbeitsschutzausschuss können beratend hinzugezogen werden.

Welche Analysetools Sie bei der Gefährdungsbeurteilung nutzen können

Bestimmen Sie mit einer gesicherten Analyse, wo Ihr Betrieb aktuell steht. Wo liegen Ihre Hunde begraben? Decken Sie Ihre Stärken und Potenziale auf. Nur so können Sie den Handlungsbedarf festlegen, der Sie zielgerichtet und effizient auf den richtigen Weg bringt. Grundsätzlich lassen sich vier Analyseverfahren unterscheiden:

  1. Quantitative objektive Verfahren: Fehlzeitenanalyse, Altersstrukturanalyse, Unfallstatistiken, Gesundheitsbericht der gesetzlichen Krankenversicherung
  2. Qualitative objektive Verfahren: Gefährdungsbeurteilungen, Arbeitsplatzanalysen, arbeitsmedizinische Untersuchungen
  3. Quantitative subjektive Verfahren: Mitarbeiterbefragung
  4. Qualitative subjektive Verfahren: Gesundheitszirkel mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Führungskräften, Einzelinterviews

Vor- und Nachteile der Analysetools für die Gefährdungsbeurteilung

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht, die für jedes Verfahren ein Analysetool beispielhaft herausgreift und jeweils die Vor- und Nachteile aufzeigt.

Fehlzeitenanalyse

Kurzcharakteristik: Analyse der Fehlzeitendaten

Chancen:

  • Welche Beschäftigten oder Mitarbeitergruppen sind wann, wie lange und wie oft nicht anwesend

Grenzen:

  • Keine Aussagekraft über die Ursachen der Abwesenheit
  • Keine Ableitung von Maßnahmen möglich

Gefährdungsbeurteilung

Kurzcharakteristik: Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung und Festlegung, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind (§ 5 ArSchG)

Chancen:

  • Beurteilung des Arbeitssystems
  • Erste Hinweise auf Belastungsschwerpunkte
  • Ableiten erster Maßnahmen

Grenzen:

  • Beanspruchungen der Beschäftigten werden kaum erhoben
  • Weiche Faktoren werden kaum erfasst
  • Zusammenhangsanalysen sind nicht möglich (Ursache und Wirkung)

Mitarbeiterbefragung

Kurzcharakteristik: Schriftlich oder online durchgeführte Befragung der Beschäftigten

Chancen:

  • Beurteilung der Arbeitsbedingungen aus Sicht der Beschäftigten
  • Erfassung von weichen Faktoren
  • Erstellung von Zusammenhangsanalysen
  • Beteiligung der Beschäftigten

Grenzen:

  • Je nach Beschäftigtenzahl hohe Kosten
  • Oft noch keine vollständige Beschreibung der aufgedeckten Problemfelder möglich
  • Maßnahmen sind nicht immer direkt ableitbar
Praxis

Betriebsbedingte Ursachen mit der Gefährdungsbeurteilung erkennen

Welche Gefährdungen an einem Arbeitsplatz vorliegen, protokollieren Sie innerhalb der Gefährdungsbeurteilung. Nutzen Sie die folgende Vorlage, um die Relevanz der mitarbeiterbezogenen Faktoren anhand der fünf unterschiedlichen Einflussfelder zu prüfen.

Tipp: Vorlagen für Arbeitsschutz und Gefährdungsbeurteilung

Mehr zum Arbeitsschutz und zur Gefährdungsbeurteilung sowie weitere Vorlagen und Checklisten finden Sie im Handbuch-Kapitel Arbeitsschutz.

Im nächsten Abschnitt des Handbuch-Kapitels erfahren Sie, welche Maßnahmen geeignet sind, die erkannten Ursachen für Fehlzeiten und hohen Krankenstand zu beseitigen, und wie Sie diese Maßnahmen umsetzen.