ProtokollführungWie Sie einen Besuchsbericht erstellen – mit Vorlage

Ein Besuchsbericht ist ein schriftliches Dokument, das die wichtigsten Punkte und Ergebnisse eines Gesprächs im beruflichen Kontext zusammenfasst. Er dient als Gedächtnisstütze für die Teilnehmenden und als Informationsquelle für Personen, die nicht anwesend waren.

Festgehalten werden besprochene Themen, getroffene Entscheidungen sowie vereinbarte Maßnahmen und Zuständigkeiten. Ziel ist es, eine eindeutige und nachvollziehbare Dokumentation von Treffen und Gesprächen zu erstellen, die zur Nachverfolgung von Aufgaben und als Referenz für zukünftige Entscheidungen genutzt werden kann.

Ein Besuchsbericht ist zum Beispiel in den folgenden Situationen sinnvoll:

• Kundenbesuch am Standort des Kunden oder im eigenen Unternehmen
• Außendienstaktivität
• bei Tagungen
• bei Seminaren
• während Messen

Idealerweise notieren Sie die wichtigsten Fakten stichpunktartig schon während des Gesprächs. Falls Sie sich uneingeschränkt auf Ihre Gesprächspartnerin oder Ihren Gesprächspartner konzentrieren möchten, schreiben Sie die wichtigsten Fakten direkt nach dem Treffen auf.

Maximal 24 Stunden sollten zwischen Gespräch und Dokumentation liegen. Planen Sie für das Notieren zusätzliche Zeit nach dem Termin oder zwischen zwei Terminen ein.

Die zeitnahe Erstellung gewährleistet, dass die Details des Treffens noch frisch im Gedächtnis sind, was zu einer genaueren und umfassenderen Dokumentation führt. Ein früher Berichtszeitpunkt hilft auch dabei, Informationen gleich an Teammitglieder oder Entscheidungsträger weiterzuleiten, sodass notwendige Entscheidungen getroffen und Folgemaßnahmen ergriffen werden können.

Der Besuchsbericht erfüllt je nach Situation und Zielsetzung folgende Zwecke:

• Dokumentation: Festhalten von Details des Besuchs, wie Datum, Ort, Teilnehmende und besprochene Themen
• Kommunikation: Teammitglieder über die Ergebnisse und Erkenntnisse des Besuchs informieren, die für weitere Geschäftsaktivitäten relevant sein könnten
• Nachverfolgung: Durchführung zugesagter Maßnahmen oder Anschlussaktivitäten sicherstellen
• Analyse und Planung: Informationen auswerten für strategische Entscheidungen, Kundenbeziehungsmanagement und die Planung zukünftiger Aktionen oder Projekte

Mit dem Besuchsbericht erfassen Sie die wichtigsten Ergebnisse des Gesprächs, indem Sie die wichtigen Fakten kurz und knapp notieren. Daher ähnelt der Besuchsbericht einem klassischen Protokoll.

In einen aussagekräftigen Besuchsbericht gehören vertiefende Erläuterung zu folgenden Punkten:

Allgemeine Informationen

Zu den allgemeinen Informationen zählen mindestens Datum, Uhrzeit und Ort des Besuchs und Gesprächs. Diese Informationen geben den zeitlichen und räumlichen Rahmen des Besuchs wieder. Außerdem werden alle Anwesenden namentlich genannt, inklusive ihrer Positionen und Zugehörigkeiten.

Besuchsziel

Wenn das Ziel klar definiert ist, kann die Zielerreichung festgestellt werden. Eine Formulierung des Besuchsziels vermittelt den Lesenden zudem den Kontext des Besuchs.

Zusammenfassung der Gespräche

Eine Zusammenfassung der diskutierten Themen bietet einen Überblick über den Inhalt des Treffens. Wichtige Aussagen sollten hervorgehoben werden, um die Perspektiven der Teilnehmenden nachvollziehbar darzulegen.

Die Dokumentation von Meinungen oder Bedenken der Teilnehmenden gibt Einblick in ihre Einstellungen und kann für zukünftige Entscheidungen wichtig sein.

Ergebnisse und Vereinbarungen

Alle wichtigen getroffenen Entscheidungen sollten festgehalten werden, inklusive der Gründe und der erwarteten Auswirkungen.

Konkrete Vereinbarungen über die nächsten Schritte mit festgelegten Fristen und Verantwortlichkeiten sind entscheidend für die Umsetzung der besprochenen Punkte.

Eindrücke, Analyse und Empfehlungen

Die persönlichen Eindrücke und Wahrnehmungen des Berichterstatters und seine darauf basierende Analyse und Bewertung des Besuchs und der Gesprächspartner bieten zusätzliche Einblicke. Sie dienen als Basis für strategische Überlegungen. Basierend auf der Analyse können Empfehlungen für das weitere Vorgehen formuliert werden. Diese sollten realistisch und umsetzbar sein.

Anhänge

Alle relevanten Materialien, die während des Besuchs verwendet oder besprochen wurden, sollten angehängt oder verlinkt werden, um eine umfassende Informationsbasis zu bieten. Die Bereitstellung von Kontaktinformationen erleichtert die Nachverfolgung und weiterführende Kommunikation.

Aktionsplan

Ein Aktionsplan für die nächsten Schritte muss beantworten: Wer hat was und bis wann zu erledigen?

Vor allem bei der Formulierung des Aktionsplans sollten Sie sich klar und präzise ausdrücken und gleichzeitig genug Detailtiefe bieten, um den Lesenden ein vollständiges Bild des Besuchs und der Absprachen zu vermitteln. Die Informationen sollten so strukturiert sein, dass sie leicht verständlich und eindeutig sind.

Je nach Anlass müssen einzelne Abschnitte des Berichts detaillierter ausgeführt werden als andere. Entwickeln Sie eine Vorlage, Formular oder Richtlinie, in der die erforderlichen Informationen und die gewünschten Details festlegt sind, um Konsistenz über alle Berichte hinweg zu gewährleisten.

Besonders wichtig sind meistens die folgenden Aspekte:

• kundenspezifische Bedürfnisse, Präferenzen, Einwände oder Bedenken sowie Ergebnisse oder Vereinbarungen
• nächste Aktionsschritte, einschließlich der Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Fristen; diese Informationen müssen eindeutig und detailliert aufgeführt sein, um Missverständnisse zu vermeiden und die Nachverfolgung zu erleichtern
• Reaktionen der Kundinnen und Kunden, verbal und nonverbal

Die Detailebene sollte auch an den Empfänger des Berichts angepasst sein. Während das Vertriebsteam möglicherweise detaillierte Informationen über Kundengespräche benötigt, bevorzugt das Management eine zusammengefasste Bewertung mit den wichtigsten Erkenntnissen und Ergebnissen.

Obwohl Details wichtig sind, sollten Sie redundante Informationen vermeiden und sich auf die wesentlichen Punkte konzentrieren. Eine klare und präzise Sprache hilft Lesenden dabei, den Bericht schnell zu erfassen und zu verstehen.

Der Besuchsbericht sollte also keine langatmige, textliche Beschreibung sein, sondern die wichtigen Fakten übersichtlich aufzählen und einfach lesbar und schnell verständlich sein.