Entscheidungsvorlage erstellenEntscheidungsvorlage schreiben

Eine Entscheidungsvorlage muss immer in schriftlicher Form vorliegen. Sie dient später der Nachvollziehbarkeit und der Dokumentation einer Entscheidung. Gliedern Sie Ihre Entscheidungsvorlage so, dass Sie Schritt für Schritt Ihren Vorschlag herleiten. Eine Gliederung und Vorlagen für die Ausarbeitung und Präsentation Ihrer Entscheidungsvorlage helfen Ihnen.

Form der Entscheidungsvorlage wählen

Erstellen Sie im letzten Schritt die schriftliche Entscheidungsvorlage und übergeben Sie diese den Entscheidern und den Gremien, die darüber befinden sollen. Das bedeutet: Sie bringen Ihre Erkenntnisse als Entscheidungsvorlage zu Papier.

Diese Entscheidungsvorlage kann in folgenden Varianten erstellt werden:

  • die schriftliche Variante in Form eines Konzepts oder einer Dokumentation mit Text und Bild und ausführlichen Informationen; die „Langfassung“. Dazu finden Sie unten im Praxisteil einen Gliederungsvorschlag.
  • eine Präsentation als Vortrag mit ergänzenden PowerPoint-Folien, die wichtige Inhalte zusammenfassen. Dazu finden Sie im Praxisteil eine Präsentationsvorlage.
  • ein Formblatt mit den wichtigsten Stichworten und Informationen in Kurzform. Dazu finden Sie im Praxisteil eine Formular-Vorlage.

Gliederung einer Entscheidungsvorlage

So kann die Gliederung für eine Entscheidungsvorlage aussehen:

Titel/Deckblatt: Thema

Aufgabe

1.1 Ist-Situation

1.2 Grund oder Anlass für Entscheidungs- und Handlungsbedarf

1.3 Darüber soll entschieden werden

Ziele und Rahmenbedingungen

2.1 Ziele

2.2 Rahmenbedingungen

2.3 K.-o.-Kriterien

Lösungen

3.1 Lösungen und Alternativen (Übersicht)

3.2 wichtige, entscheidungsrelevante Merkmale der Lösungen (Details)

Bewertungskriterien

4.1 aus den Zielen abgeleitete Bewertungskriterien

4.2. Bedeutung, Gewichtung und Messung der Bewertungskriterien

Bewertung und Lösungsvergleich

5.1 Bewertung der Lösungen (Übersicht)

5.2 Methoden und Vorgehensweise

5.3 Lösungsvergleich anhand Bewertungskriterien (Details)

5.4 Belege, Zahlen, Fakten, Beispiele

Vorschlag

6.1 favorisierte Lösung

6.2 wichtige Gründe dafür

6.3 Gründe dagegen

6.4 Chancen und Risiken

Umsetzung

7.1 nächste Schritte

7.2 Maßnahmen, um Entscheidung abzusichern und die ausgewählte Lösung zum Erfolg zu führen

Inhalte der Entscheidungsvorlage zusammenstellen und aufbereiten

Füllen Sie die genannten Gliederungspunkte mit den Informationen, die Sie dazu recherchiert und aufbereitet haben. Achten Sie dabei auf die Art der Darstellung. Vermeiden Sie lange Fließtexte und schwierige Satzkonstruktionen. Überfrachten Sie die Ausführung nicht mit vielen Daten oder unnötigen Details.

Beachten Sie beim Aufbereiten der Inhalte:

  • Nutzen Sie Zwischenüberschriften.
  • Schreiben Sie einfache, kurze Sätze, die jeweils eine Information enthalten.
  • Gliedern Sie den Text in Absätze (lieber mehr als weniger).
  • Nutzen Sie Punktaufzählungen.
  • Visualisieren Sie Ihre Informationen in Form von Tabellen, Schaubildern.

Gerade die Visualisierung Ihrer Informationen hat viele positive Effekte. Sie lenken die Aufmerksamkeit der Entscheider auf die wichtigen Aspekte, zum Beispiel die besonderen Chancen und Risiken, die beachtet werden sollten. Sie helfen den Lesenden, dass die Informationen schneller und einfacher verarbeitet werden; das führt oft auch zu schnelleren Entscheidungen.

So tragen Sie mit einer professionellen, verständlichen und gut aufbereiteten Entscheidungsvorlage zu besseren Entscheidungen in Ihrem Unternehmen bei.

Präsentation einer Entscheidungsvorlage

Wenn Sie Ihre Entscheidungsvorlage selbst präsentieren dürfen oder wenn Sie für Ihre Vorgesetzten eine Präsentation vorbereiten sollen, dann erstellen Sie wahrscheinlich PowerPoint-Folien. Beachten Sie, dass die Präsentation vor allem auf dem „gesprochenen Wort“ beruht.

Sie müssen mit Ihrem Auftreten und mit dem, was Sie sagen, den Entscheidern die Informationen vermitteln, die diese für eine Entscheidung brauchen. Wenn Sie wollen, dass diese Ihrem Vorschlag folgen, dann müssen Sie diese sogar überzeugen. Die PowerPoint-Folien sind dazu da, das gesprochene Wort anschaulich und nachvollziehbar zu machen.

Dazu können Sie Ihren Vortrag und die Präsentation in der gleichen Weise gliedern wie Ihre Dokumentation. Sie beschränken sich allerdings auf die wichtigsten Aspekte.

Wenn die Zuhörerinnen und Zuhörer mehr Informationen brauchen, verweisen Sie auf Ihre Dokumentation und stellen diese Informationen vor – im Allgemeinen nach der Präsentation in der Diskussionsrunde (sogenannte Backup-Folien).

Der Aufbau Ihrer Präsentation kann nach diesem Schema erfolgen:

  1. Thema und Anlass für die Entscheidungsvorlage
  2. Bedeutung: warum muss eine Entscheidung getroffen werden
  3. Ziele und Rahmenbedingungen, die wichtig sind und beachtet werden sollen oder müssen
  4. Vorstellung der Handlungsoptionen und Lösungen (kurz)
  5. Bewertung der Lösungen im Vergleich und anhand der Ziele und Bewertungskriterien
  6. Ergebnisse aus der Bewertung, Chancen und Risiken
  7. Vorschlag für eine Entscheidung
  8. mögliche nächste Schritte
  9. Aufforderung, die Entscheidung nun zu treffen

Formular und Formblatt für eine Entscheidungsvorlage

Oft erwarten Entscheider eine „Kurzfassung“ der Entscheidungsvorlage, die nur die wichtigsten Informationen enthält und dabei die wichtigsten Punkte benennt, die relevant sind. Dazu haben manche Unternehmen ein Formular oder ein Formblatt, das Mitarbeitende ausarbeiten und ausfüllen müssen, wenn sie von den Verantwortlichen eine Entscheidung haben wollen.

Falls es in Ihrem Unternehmen eine solche Vorgabe und entsprechende Formblätter oder Formulare gibt, nutzen Sie diese. Erarbeiten Sie die Inhalte nach dem hier vorgestellten Vorgehen und füllen Sie das Formblatt entsprechend aus.

Praxis

Entscheidungsvorlage ausarbeiten

Entwickeln Sie die Gliederung für Ihre „Langfassung“ der Entscheidungsvorlage. Arbeiten Sie entsprechend die Inhalte dazu aus. Klären Sie mit Ihrem Auftraggeber, welche der folgenden Formen von Entscheidungsvorlagen Sie für ihn erstellen sollen:

  • Dokumentation
  • Präsentation
  • Formblatt

Nutzen Sie für die Dokumentation und die Präsentation die folgende Vorlage als Gliederung. Sie hilft Ihnen außerdem bei der Stoffsammlung für Ihren Text.

Präsentation einer Entscheidungsvorlage

In der folgenden Vorlage ist der Aufbau einer PowerPoint-Präsentation für eine Entscheidungsvorlage in Form von Folien vorbereitet.

  • Erstellen Sie nach diesem Schema oder mit dieser Vorlage Ihre Präsentation zu Ihrem Thema und Ihrer Entscheidungsvorlage.
  • Passen Sie die Form und die Inhalte an.
  • Erarbeiten Sie ein Schema, das Sie auch zukünftig für andere Entscheidungsvorlagen nutzen können.

Damit haben Sie einen Standard, auf dem Sie alle Ihre Entscheidungsvorlagen und Präsentationen aufbauen können. Die Vorlage enthält alle wichtigen Aspekte, die Sie vorstellen und erläutern sollten. Sie können diese leicht auf Ihr Thema übertragen und an Ihre Layout-Vorgaben anpassen.

Sie können Ihre Präsentation als Handout aufbereiten, das alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus Ihrer Präsentation mitnehmen können und das auf einer Seite alle wichtigen Informationen zu Ihrem Vorschlag zusammenfasst.

Nutzen Sie dazu eine der beiden folgenden Vorlagen und füllen Sie diese mithilfe der vorgeschlagenen Struktur für Handouts aus.

Formular und Formblatt für eine Entscheidungsvorlage

Erstellen Sie das Formular oder das Formblatt für Ihre Entscheidungsvorlage, das von Ihren Entscheidern erwartet wird. Nutzen Sie die Vorlagen Ihres Unternehmens.

Sie können auch selbst ein entsprechendes Formblatt oder Formular für Ihre Entscheidungsvorlagen erstellen. Die beiden folgenden Vorlagen sind dafür Muster. Sie können dies direkt übernehmen oder für Ihre Zwecke anpassen.

Dazu im Management-Handbuch

Vorlagen nutzen

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