Auszeit planenGestaltung von Vereinbarungen für ein Sabbatical

Urlaubsansprüche, Sozialversicherungsschutz oder Kündigung während des Sabbaticals. Wer ein Sabbatical macht, sollte die wichtigsten Rahmenbedingungen vertraglich regeln.

Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Sabbatical planen, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen und Vereinbarungen vertraglich festzuhalten. Eine entsprechende Vereinbarung sollte insbesondere die folgenden Themenbereiche abdecken.

Laufzeit des Sabbaticals

Zunächst ist es wichtig, die für das Sabbatical maßgeblichen Zeiträume festzulegen. Dabei muss sowohl die Laufzeit für die sogenannte Ansparphase vor der Freistellung festgelegt werden, als auch die Dauer der Freistellung selbst. Die Ansparphase ist der Zeitraum, in dem der Mitarbeiter bestimmte Entgelt- und/ oder Zeitbestanteile erarbeitet. Regelungsbedürftig ist außerdem, ob die Freistellungsphase unmittelbar an die Ansparphase anknüpfen soll und inwiefern davon abgewichen werden kann.

Hinsichtlich der Ansparphase müssen die Arbeitsvertragsparteien bei einer sogenannten Wertguthabenvereinbarung, festlegen, auf welche Entgelt- und Zeitanteile Mitarbeiter in der Ansparphase verzichten:

  • Wie viel Prozent seines monatlichen Entgelts sollen zum Beispiel angespart werden?
  • Verzichten Mitarbeiter eventuell auf die Auszahlung von Bonusansprüchen oder auf einen den gesetzlichen Mindesturlaub übersteigenden Mehrurlaub, und erfolgt stattdessen eine entsprechende Gutschrift auf seinem Zeitwertkonto?

Bei der Wertguthabenvereinbarung werden angesparte Entgelt- und Zeitanteile auf einem Zeitwertkonto in Geld geführt und während der Freistellung ausgezahlt.

Zeitwertkonto

Ein Zeitwertkonto – auch Wertguthaben, Langzeitkonto oder Langzeitarbeitskonto genannt – hält die Abweichung der geleisteten Arbeitszeit von der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit fest. Das Zeitwertkonto dient dazu, Arbeitszeit oder Arbeitsentgelt anzusparen für eine spätere bezahlte Freistellung von der Arbeit. Zwecke der Freistellung sind meist Vorruhestand, Elternzeit, Pflegezeit, Fort- und Weiterbildung und Sabbatical.

Dient die Freistellung dem Abbau von Arbeitszeitguthaben, kommt es für das Ansparen darauf an, dass den Mitarbeitern zustehende Zeitanteile (zum Beispiel Überstunden oder Mehrurlaub) auf einem entsprechenden Arbeitszeitkonto festgehalten und durch die Freistellung abgegolten werden.

Vereinbarung zur Rückkehr nach dem Sabbatical

In den Vertrag zum Sabbatical muss eine Regelung zur Rückkehr nach dem Sabbatical aufgenommen werden: Sollen die Mitarbeiter nach dem Sabbatical wieder in ihren bisherigen Arbeitsbereich zu den bisherigen Bedingungen eingesetzt werden oder danach eine andere Aufgabe übernehmen? Üblich ist die Regelung, dass Mitarbeiter jedenfalls Anspruch auf eine gleichwertige Beschäftigung haben.

Angemessenes Bruttogehalt

Der Vertrag über ein Sabbatical muss das monatliche Bruttogehalt während der Freistellung festlegen. Es ist gesetzlich geregelt und muss vom Arbeitgeber beachtet werden, dass dieses Gehalt angemessen ist. Dies ist der Fall, wenn es mindestens 70 Prozent und maximal 130 Prozent der durchschnittlichen Vergütung in den der Freistellung unmittelbar vorangegangenen 12 Monaten beträgt.

Im Falle von Wertguthabenvereinbarungen ist außerdem zu beachten, dass das monatliche Entgelt 450 Euro übersteigen muss, sofern der Mitarbeiter nicht bereits vor der Freistellung geringfügig beschäftigt war.

Krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit

Hinsichtlich krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit müssen die vertraglichen Regelungen danach unterscheiden, ob diese in der Phase des Ansparens eintritt oder während der Freistellung. Gereglt werden sollte in diesem Zusammenhang beispielsweise, ob eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit während der Ansparphase zu einer Verlängerung dieser Phase um den entsprechenden Zeitraum führen soll.

Verschieben der Freistellungsphase aus betrieblichen Gründen

Es kann vertraglich geregelt werden, ob und unter welchen Voraussetzungen sich der Arbeitgeber vorbehalten kann, die Freistellungsphase zu verschieben.

Urlaubsansprüche

Vertragliche Vereinbarungen sollten außerdem bezüglich Urlaubsansprüchen getroffen werden:

  • Was passiert mit Urlaubsansprüchen während der Ansparphase?
  • Können Urlaubsansprüche zum Beispiel zur Verlängerung der Freistellungsphase eingesetzt werden?
  • Können nicht in Anspruch genommene Urlaubstage nach dem Sabbatical noch genommen werden oder sollen sie nach den gesetzlichen beziehungsweise arbeitsvertraglichen Regelungen verfallen?

Kündigung während des Sabbaticals

Fragen, die der Vertrag über das Sabbatical regeln sollte, sind:

  • Unter welchen Voraussetzungen ist eine Kündigung während des Sabbaticals möglich?
  • Sollen die bisherigen vertraglichen beziehungsweise die gesetzlichen Regelungen gelten, oder soll während des Sabbaticals eine Kündigung nur aus wichtigem Grund möglich sein?
  • Welche Folgen treten hinsichtlich etwaiger nicht verbrauchter Arbeitszeitguthaben nach einer Kündigung ein?

Solche Fragen sollten bei der Vertragsgestaltung offen diskutiert und schließlich vertraglich konkret geregelt werden.

Fortzahlung von freiwilligen Leistungen durch den Arbeitgeber

Es sollten konkrete vertragliche Regelungen dazu getroffen werden, ob und inwieweit der Arbeitgeber während der Freistellung freiwillige Leistungen wie Bonuszahlungen oder betriebliche Altersversorgung fortzahlt.

Versicherungsschutz

In bestimmten Fällen kann eine Freistellung zu Einbußen hinsichtlich des Sozialversicherungsschutzes führen. Dies sollte vorab genau geprüft und sollte bei der vertraglichen Gestaltung unbedingt berücksichtigt werden.

Insolvenzschutz

Bei Wertguthabenvereinbarungen tritt der Arbeitnehmer in Vorleistung, so dass es für den Arbeitgeber gesetzlich verpflichtend ist, das angesparte Guthaben für den Insolvenzfall zu schützen. Dies sollte vertraglich aufgegriffen werden.

Dazu im Management-Handbuch

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