MitarbeiterentsendungZentrale Inhalte des Entsendungsvertrags

Unternehmen, die weltweit tätig sind, entsenden häufig Mitarbeiter ins Ausland. Die Entsendungskonditionen werden in einem Entsendungsvertrag geregelt.

Die weiterhin steigende globale Vernetzung deutscher Unternehmen lässt auch die Relevanz von Entsendungen eigener Mitarbeiter ins Ausland anwachsen. Egal, ob zum Know-how-Transfer oder zur lokalen Unterstützung von Projekten – kleine und mittelständische Unternehmen aus zahlreichen Branchen stehen vor der Herausforderung, Arbeitsverträge richtig zu gestalten und geltende Rechte bei der Entsendung ihrer Mitarbeiter einzuhalten. Es gibt vier zentrale Elemente, die jeder Entsendungsvertrag beinhalten sollte:

Weisungsrecht und Berichtsstruktur

Bei der rechtlichen Gestaltung der Auslandsentsendung empfiehlt sich ein Blick auf den Arbeitsalltag des Entsendeten: Was sind die Aufgaben des Mitarbeiters vor Ort? Was sind die Ziele der Auslandsentsendung? Sind beide Aspekte definiert, kann festgelegt werden, wer gegenüber dem Mitarbeiter in Zukunft weisungsberechtigt ist und an wen der Expat vor Ort berichtet.

Maßgeblich für die während der Entsendung geltende Berichtsstruktur ist der wirtschaftliche Zweck, der mit der Entsendung des Mitarbeiters erreicht werden soll. Darin fließt auch die Überlegung ein, welchem wirtschaftlichen Interesse sie dienen soll – dem der Home-Gesellschaft oder dem der Host-Gesellschaft?

Für jede Entsendung bedarf es einer individuellen Anpassung der Weisungsberechtigung und Berichtslinie an lokale und projektspezifische Notwendigkeiten der Entsendung. Dadurch entstehen in der Praxis oftmals, je nach Firmenstruktur, auch doppelte Weisungs- und Berichtsstrukturen.

Mitarbeiterentsendung

Der Begriff Mitarbeiterentsendung hat seinen Ursprung im deutschen Sozialversicherungsrecht. Er bedeutet die weisungsgemäße Aufnahme einer Tätigkeit in einem anderen Land als der Bundesrepublik Deutschland für einen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber im Rahmen eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses. Die Mitarbeiterentsendung wird unterschieden nach:

  • Dienstreise: bis zu drei Monate
  • Abordnung: drei bis zwölf Monate
  • Delegation: zwölf Monate bis drei Jahre
  • Versetzung: befristeter/unbefristeter Zeitraum

Eine Mitarbeiterentsendung liegt auch dann vor, wenn ein Arbeitnehmer nur für eine bestimmte Tätigkeit im Ausland eingestellt wird und vorher für den entsendenden Arbeitgeber im Inland noch nicht tätig war.

finanztip.de/hs-augsburg.de

Reisekosten und Nebenleistungen

Auslandsentsendungen sind in der Regel mit hohen Kosten verbunden. Dem Arbeitnehmer entstehen durch die Entsendung zusätzliche monetäre und nicht-monetäre Aufwendungen, die der Arbeitgeber ausgleichen muss. Dies sind beispielsweise Kosten für das Visum, eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, den Hinflug zwecks Arbeitsaufnahme sowie Umzugskosten. Darüber hinaus können die Lebenshaltungskosten, wie zum Beispiel für Wohnung oder Schulen, im Gastland teurer sein. Diese zusätzlichen Kosten oder Wertdifferenzen muss der Arbeitgeber ausgleichen. Hierfür sind vertragliche Regelungen erforderlich. Der damit verbundene administrative Aufwand sowie die durch Einzelabrechnungen entstehenden Kosten können vermieden werden, indem ein monatlicher Pauschalbetrag an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird.

Darüber hinaus erfolgt in der Regel ein Ausgleich von erschwerten Lebensbedingungen (allgemeine Lebensumstände, wie etwa Klima oder Sicherheitsstandards), die den Arbeitnehmer im Gastland erwarten. Üblicherweise wird dies durch eine pauschale Zulage abgegolten.

Auch bei der Erstattung von Flügen in die Heimat geht die Entwicklung hin zur Zahlung eines Pauschalbetrags. Diese Handhabung ist oftmals kostengünstiger als eine Zusage für ein fixes Kontingent an Flügen. Letzteres kann gegebenenfalls hohe Kosten verursachen, wenn etwa Flüge erst kurzfristig gebucht werden.

Versicherungen und Krankheitsfall

Abhängig von der gewählten Entsendeform und der Dauer kann es passieren, dass der Mitarbeiter seinen Schutz aus der bestehenden gesetzlichen Krankenversicherung verliert oder die Leistungen nicht ausreichen, um die Krankenkosten im Ausland abzudecken. Dann muss der Abschluss einer privaten Krankenversicherung vertraglich geregelt werden.

Arbeitszeiten und Urlaubstage

Grundsätzlich gelten bei einer Entsendung für Arbeitszeiten und Urlaub die gesetzlichen Regelungen des Tätigkeitslandes. Eine Aufnahme der zu leistenden Arbeitsstunden in den Vertrag ist besonders bei projektbezogenen Einsätzen ratsam; denn oftmals ist der Arbeitnehmer aufgrund der Gegebenheiten vor Ort und enger Zeitvorgaben dazu angehalten, wesentlich mehr Arbeitsstunden zu leisten als im Heimatland üblich ist. Auch wenn die gesetzlichen Regelungen des Gastlandes längere Arbeitszeiten zulassen, sollte vertraglich festgelegt werden, wie die entsendungsbedingte Mehrarbeit ausgeglichen werden soll.

In der Praxis geschieht dies häufig durch pauschale Projektzulagen, mit denen die geleistete Mehrarbeit ausgeglichen wird. Im Hinblick auf die Anzahl der Urlaubs- und Feiertage bedarf es oftmals ebenfalls einer vertraglichen Regelung eines Ausgleichs, wenn die Anzahl der Urlaubs- und Feiertage im Gastland weniger oder mehr beträgt als im Heimatland.

Fazit

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die möglicherweise nur vereinzelt Mitarbeiter ins Ausland entsenden, ist es empfehlenswert, einheitliche vertragliche Standards für die zu regelnden Themen festzulegen. Speziell zu Nachteilsausgleichen, festgelegten Arbeits- und Urlaubszeiten sowie Kostenerstattungen sollten allzu große Differenzen von Fall zu Fall (und damit von einem Mitarbeiter zum anderen) unbedingt vermieden werden. Eine sorgfältig erstellte Vorlage für einen Entsendungsvertrag kann hier eine solide Grundlage bilden.

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