Total Cost of Ownership (TCO)Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die TCO-Analyse

Eine TCO-Analyse lohnt sich dann, wenn es bei der Investitionsentscheidung um ein hochwertiges Produkt, Investitionsgut oder Gebrauchsgut geht. Sie sollten deshalb zunächst klären, ob folgende Voraussetzungen und Rahmenbedingungen zutreffen:

• Es soll ein Gebrauchs- oder Investitionsgut analysiert werden, das nach der Anschaffung noch eine längere Zeit im Einsatz ist und dabei Kosten verursacht.
• Es liegt eine echte Entscheidungssituation vor; das heißt, es stehen mehrere (mindestens zwei) vergleichbare Alternativen zur Auswahl.
• Die Kosten für den Kauf und für den Betrieb des Produkts sind ein wesentliches Entscheidungs- und Auswahlkriterium.
• Jede Alternative führt zu unterschiedlichen Kosten während der Nutzung, des Betriebs und über die gesamte Lebensdauer des Produkts.
• Die für die Analyse notwendigen Informationen liegen vor, lassen sich mit vertretbarem Aufwand erheben, oder lassen sich realistisch abschätzen.

Mit diesen Voraussetzungen sollten Sie für Ihr Unternehmen festlegen, ab welcher Investitionssumme oder bei welcher Größenordnung der gesamten Betriebskosten eine TCO-Analyse durchgeführt werden muss. Legen Sie eine praktikable Grenze fest.

Gehen Sie dabei von den möglichen Kosteneinsparungen aus, die durch die richtige Entscheidung realisiert werden können. Je nachdem, wie routiniert Sie eine TCO-Analyse durchführen und um welchen Anteil Ihres gesamten Budgets es geht, kann sich eine Kostenbetrachtung nach dem TCO-Konzept immer lohnen.

In Unternehmen betrifft dies beispielsweise die Entscheidung für ein IT-System, eine Maschine oder ein Fahrzeug. Im privaten Bereich kann sich die TCO-Analyse schon bei der Entscheidung für den günstigsten Mobilfunkvertrag lohnen.

Beachten Sie, dass die TCO-Analyse in den meisten Fällen auf Annahmen über den zukünftigen Betrieb und auf Abschätzungen zu zukünftigen Kosten basiert. Beispiele sind:

• Die Gesamtkosten einer Maschine ergeben sich aus ihrer späteren Auslastung, aus dem Betrieb und der Sorgfalt, mit der sie gepflegt und gewartet wird; die Auslastung lässt sich aber nicht vorhersagen.
• Die Anwendung einer neuen Software hängt davon ab, wie gut die Nutzer damit zurechtkommen, welche Kompetenzen sie mitbringen und welche Motivation sie haben, das Neue zu erlernen.
• Die Kosten eines 24-monatigen Vertrags für ein Mobiltelefon hängen unter anderem von der Zahl und Dauer der Telefonate und der Höhe des genutzten Datenvolumens ab.

Es gibt keine Regel, wie solche Unwägbarkeiten oder Einflussfaktoren bei der TCO-Analyse berücksichtigt werden. Das Ergebnis hängt immer von den Annahmen sowie vom betrachteten Produkt und den Rahmenbedingungen innerhalb des Unternehmens ab.

Nur im Einzelfall kann ermittelt werden, welche direkten und indirekten Kostenarten in die Analyse einfließen, zu welchem Anteil Gemeinkosten eingehen, wie kalkulatorische Kosten berücksichtigt werden und wie die Schätzungen für zukünftige Kosten ausfallen.

Eine große Rolle spielen dabei organisatorische und personelle sowie rechtliche Rahmenbedingungen. Oft werden die Betriebskosten stark beeinflusst von:

• der Art und Weise der Einführung eines Produkts
• den Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• ihrem Verhalten und der Akzeptanz
• Veränderungen bei den Kosten für Betriebsstoffe (Benzinpreis oder Strompreis für die nächsten fünf Jahre?)
• Veränderungen bei Gesetzen und Normen, die zu anderen Kosten führen können

Wodurch Unwägbarkeiten und Schwierigkeiten bei der Kostenabschätzung bedingt sind, zeigen die folgenden Beispiele. Sie machen deutlich, was mit den versteckten Kosten, den sogenannten Hidden Costs, gemeint ist.

Wie eine neue Bürosoftware eingesetzt wird und wie hoch die Kosten für IT-Service und Schulung ausfallen, hängt davon ab, wie intensiv die Anwender geschult werden, wie sie bei späteren Problemen unterstützt und betreut werden, wen sie bei Fragen kontaktieren.

Wie hoch die Betriebskosten für einen neuen Lkw ausfallen, hängt zu einem großen Teil vom Fahrverhalten des Fahrers ab. Außerdem verändert sich der Benzinpreis durch Änderungen beim Ölpreis oder durch Steueränderungen. Auch die Wartungskosten können sehr unterschiedlich sein. Wenn Ihr Unternehmen nur eine Herstellermarke einsetzt, sind die Wartungskosten geringer, als wenn Sie Lkws von unterschiedlichen Herstellern nutzen.

Wie hoch am Ende der Lebensdauer eines Produkts die Entsorgungskosten ausfallen, hängt von den dann geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen oder von den marktüblichen Kosten oder Preisen für die Rücknahme ab.