ProzesskostenrechnungBeispiel für die Prozesskostenrechnung

Am Beispiel der Seminarplanung wird anschaulich und Schritt für Schritt erklärt, wie Sie die Prozesskosten für unterschiedliche Kostentreiber berechnen. Damit können Sie für die Prozessleistung „Seminarteilnahme“ die Prozesskostenrechnung durchführen und einen Verrechnungspreis ermitteln, den Sie internen und externen Kunden in Rechnung stellen. Das Beispiel lässt sich leicht auf andere Fälle übertragen.

Die Vorgehensweise zur Ermittlung und Berechnung der Prozesskosten soll nun mithilfe eines Beispiels dargestellt und veranschaulicht werden. Die im Folgenden abgebildeten Tabellen sind der Excel-Vorlage entnommen, die Sie im Praxisteil herunterladen können.

Anwendungsbereich der Prozesskostenrechnung auswählen und abgrenzen

Der Bereich des Unternehmens, der in diesem Beispiel mit der Prozesskostenrechnung analysiert werden soll, ist die interne Schulung. Dazu gibt es ein Team im Unternehmen, das Seminare und Trainings konzipiert, plant und organisiert. Dieses Team gehört zum Personalmanagement und ist dort der Personalentwicklung zugeordnet.

An diesen Seminaren können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens, aber auch externe Partner und Kunden teilnehmen. Um die Kosten des Schulungsbereichs zu decken, sollen die internen und externen Kunden für diese Dienstleistung bezahlen. Externe Kunden erhalten eine Rechnung, internen Kunden wird ein interner Verrechnungspreis in Rechnung gestellt.

Mit der Prozesskostenrechnung soll das Ziel erreicht werden, angemessene Verrechnungspreise zu ermitteln. Zudem soll geprüft werden, welcher Aufwand mit einzelnen Aufgaben verbunden ist, um gegebenenfalls Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Hinweis: Seminarorganisation nach dem Center-Konzept

Es ist eine unternehmerische Entscheidung, ob das Team der Seminarorganisation nach dem Center-Konzept positioniert und betrieben werden soll. Möglich ist, es als Cost-Center zu betreiben; dann sollen die Gesamtkosten durch die Verrechnung an interne und externe Kunden gedeckt werden.

Oder das Team wird als Profit-Center betrieben; dann werden nicht nur die Gesamtkosten berechnet, sondern zusätzlich ein Gewinnaufschlag. Wie hoch der ist, hängt vom Wettbewerb und den Alternativen ab.

Mehr dazu im Handbuch-Kapitel Profit-Center.

Prozesse und Aufgaben ermitteln

Der Schulungsbereich führt unterschiedliche Aufgaben durch. Diese sind mit entsprechenden Teilprozessen verknüpft. Mit Blick auf die Zielsetzung sind folgende Teilprozesse von besonderer Bedeutung:

  1. Inhaltliche Konzeption eines Seminars und Auswahl der entsprechenden Trainer
  2. Planung des Seminarprogramms und der einzelnen Angebote (Termine, Veranstaltungsort, Trainer etc.)
  3. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Seminars mit Betreuung der Seminarteilnehmer

Um die damit verbundenen Aufgaben und Teilprozesse zu erfüllen, gibt es in diesem Bereich fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Eine Mitarbeiterin ist gleichzeitig Teamleiterin und übernimmt entsprechende Leitungsaufgaben. Zum Beispiel leitet sie Besprechungen und koordiniert Urlaub und Anwesenheit. Sie führt aber keine Personalgespräche durch; das ist Aufgabe der Abteilungsleiterin der Abteilung „Personalentwicklung“. Diese muss zudem regelmäßig Ziele und Leistung des Schulungsbereichs und des Teams prüfen. Ansonsten lässt sie dem Team und ihrer Leiterin freie Hand.

Kosten ermitteln

Die Kosten werden im Rechnungswesen nur auf der Ebene der Abteilung Personalentwicklung zur Verfügung gestellt. Die Kostenarten, die das Team betreffen, sind:

  • Personalkosten für Mitarbeiter, Teamleitung und anteilig Abteilungsleitung
  • Sachkosten für Schulungsunterlagen und Bürobedarf
  • Reisekosten für Mitarbeiter sowie interne und externe Trainer
  • Betriebsmittelkosten für EDV-Nutzung und Büroausstattung
  • Trainerhonorare
  • Raumkosten für Miete und Energie etc.

Die Personalkosten für Mitarbeiter und Teamleitung können in der Buchhaltung erfragt werden und sind bekannt. Die Kosten der Abteilungsleitung werden anteilig über einen Zeitfaktor ermittelt, der den Zeitaufwand des Teams für die Abteilungsleiterin ausdrückt. Der entsprechende Kostensatz der Abteilungsleitung kann mithilfe der Prozesskostenrechnung für den Hauptprozess Personalentwicklung ermittelt und dem Team zugeordnet werden. Der entsprechende Kostentreiber ist die Anzahl der Personen im Team.

Sachkosten für Schulungen, Reisekosten und Trainerhonorare werden von der Teamleiterin selbst erhoben und festgehalten. Sie sind also ebenfalls bekannt. Bürobedarf, Betriebsmittelkosten und Raumkosten werden über einen Personalschlüssel für fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verrechnet; sie entsprechen der Anzahl der Personen im Verhältnis zur Gesamtzahl an Personen in der Abteilung. In der folgenden Tabelle 1 sind die Kosten für dieses Beispiel zusammengestellt.

Tabelle 1: Kosten der Kostenstelle und des Teams Seminarorganisation

Kostentreiber für die Prozesskostenrechnung identifizieren und auswählen

Aus den Aufgaben und Teilprozessen sowie aus den jeweils erwarteten Leistungen ergeben sich folgende relevante Kostentreiber:

  • Anzahl der neu konzipierten oder inhaltlich überarbeiteten Seminare pro Jahr
  • Anzahl der angebotenen Seminare pro Jahr
  • Anzahl der durchgeführten Seminare pro Jahr
  • Anzahl der Seminarteilnehmenden pro Jahr

In Tabelle 2 sind diese Kostentreiber und die Mengen oder Häufigkeiten (pro Jahr) aufgeführt.

Tabelle 2: Kostentreiber der Teilprozesse und Mengen

Um den Verrechnungspreis für interne und externe Kunden zu ermitteln, werden die Teilprozesse im Team zu einem Hauptprozess zusammengeführt. Dieser soll für die Dienstleistung „Seminarorganisation“ stehen. Das Team entscheidet, dass ein Preis pro Teilnehmer ermittelt werden soll, der dann den Kunden in Rechnung gestellt wird. Der Kostentreiber für den Hauptprozess ist deshalb: Anzahl der Seminarteilnehmenden pro Jahr. Dies ist in der folgenden Tabelle 3 dargestellt.

Tabelle 3: Kostentreiber für den Hauptprozess und den Verrechnungspreis

Leistungsmengen der Kostentreiber und Ressourcennutzung bestimmen

Die Zahlen und Mengen der betrachteten Kostentreiber sind bekannt. Dazu zählen die Mitarbeiterinnen die entsprechenden Seminare und Teilnehmer und halten diese in einer Tabelle fest.

Außerdem schreiben alle Mitglieder des Teams auf, wie viel Zeit sie für welche Aufgaben investieren. Diese Zeitaufschreibungen werden ebenfalls intern erfasst und für alle Teammitglieder pro Aufgabe und Teilprozess zusammengeführt; dies erfolgt auf Monatsbasis. Aus den Zeitaufschreibungen ergibt sich, welche Anteile der Arbeitszeit auf die jeweiligen Teilprozesse entfallen. Diese Werte finden Sie in Tabelle 4.

Tabelle 4: Ressourcenverbrauch (Zeit) für Teilprozesse

Prozesskosten berechnen

Für diese Kostentreiber sollen die jeweiligen Prozesskosten ermittelt werden. Dazu werden die Gesamtkosten des Teams auf die einzelnen Teilprozesse verteilt. Ein Anteil wird den leistungsmengenneutralen, ein anderer den leistungsmengeninduzierten Teilprozessen zugerechnet. Die Höhe der jeweiligen Teilprozesskosten ergibt sich aus einem Schlüssel.

Einige Kosten lassen sich direkt den Teilprozessen zuordnen; zum Beispiel die Trainerhonorare den durchgeführten Seminaren. Andere Kosten werden nach den Zeitanteilen der Teilprozesse oder nach der Personenzahl zugeordnet; Beispiele dafür sind Personalkosten oder Betriebsmittelkosten.

Die leistungsmengenneutralen Teilprozesse und deren Kosten werden nach dem Zeitaufwand auf die leistungsmengeninduzierten Teilprozesse verrechnet. Daraus ergibt sich der Prozesskostensatz für eine Einheit des jeweiligen Kostentreibers. Damit haben Sie das Resultat der Prozesskostenrechnung, um das es letztlich geht. Die Ergebnisse und Zahlen für das Beispiel finden Sie in Tabelle 5.

Tabelle 5: Ergebnisse der Prozesskostenrechnung

Schließlich will das Team den Prozesskostensatz ermitteln, aus dem es den Verrechnungspreis für eine Seminarteilnahme ableiten kann. Dazu werden die Gesamtkosten des Teams, also alle Teilprozesskosten auf den Kostentreiber „Anzahl Seminarteilnehmer“ verrechnet. Das Ergebnis finden Sie in Tabelle 6. 

Tabelle 6: Prozesskosten und Verrechnungspreis für eine Seminarteilnahme

Verrechnungspreis festlegen

Der Verrechnungspreis für eine Seminarteilnahme kann vor dem Hintergrund folgender Überlegungen festgelegt werden.

Kosten decken

Die Prozesskostenrechnung mit den Zahlen und Annahmen aus dem Beispiel zeigt: Wenn ein Seminarteilnehmer rund 350 Euro bezahlt, sind die gesamten Kosten des Teams „Seminarorganisation“ gedeckt. Dieser Betrag könnte nun der Verrechnungspreis sein, der einem Mitarbeiter des Unternehmens intern in Rechnung gestellt wird, wenn er an einem Seminar teilnimmt. Die Seminarorganisation wird als Cost-Center geführt.

Gewinn erzielen

Wenn die Seminarorganisation als Profit-Center geführt werden soll, soll sie darüber hinaus einen Gewinn erwirtschaften. Die Geschäftsleitung kann vorgeben, wie hoch der Gewinnzuschlag ausfallen soll, der den anderen Bereichen im Unternehmen in Rechnung gestellt wird. Falls die interne Seminarorganisation mit externen Seminaranbietern konkurriert und die Mitarbeiter selbst entscheiden können, ob sie das Seminar intern oder extern besuchen, ist der Gewinnzuschlag so zu kalkulieren, dass das Team wettbewerbsfähig ist. Falls ein vergleichbares externes Seminar 400 Euro kostet, könnte es einen Gewinnzuschlag von etwa 14 Prozent ansetzen und läge damit unterhalb des Preises des Wettbewerbs. Wie hoch der Gewinnzuschlag ausfällt, ist also eine unternehmerische Entscheidung.

Risiko einkalkulieren

Damit bei einem Verrechnungspreis von 350 Euro pro Teilnehmer alle Kosten gedeckt sind, braucht es mindestens 4.000 Seminarteilnehmende pro Jahr. Ob so viele tatsächlich teilnehmen, ist nicht sicher. Vielleicht weiß das Team aus der Erfahrung der letzten Jahre, dass es genauso nur 3.600 Teilnehmer sein können. Auch für diesen Fall, sollen die gesamten Kosten gedeckt sein. Dann wird der Verrechnungspreis so ermittelt, dass zum Prozesskostensatz von 350 Euro noch ein Risikozuschlag addiert wird. Bei der geringeren Teilnehmerzahl von 3.600 Personen beträgt der Prozesskostensatz rund 385 Euro. Der würde dieses Risiko also abdecken. Der Risikozuschlag beträgt dann für diesen Fall 10 Prozent. Welcher Risikozuschlag angemessen ist, muss vor dem Hintergrund der Erfahrungen und der Preise von Alternativen entschieden werden.

Praxis

Das Beispiel in der folgenden Excel-Vorlage zeigt, welche Daten und Informationen Sie benötigen. Wenn Sie diese entsprechend in der Tabelle eingeben, wird automatisch der Prozesskostensatz für den jeweiligen Kostentreiber errechnet.

Zudem können Sie einen Kostentreiber auswählen, für den ein Prozesskostensatz auf der Grundlage der Gesamtkosten aller betroffenen Teilprozesse ermittelt wird.

Sie können für Ihre Planung auch mit unterschiedlichen Szenarien rechnen. Wenn Sie beispielsweise statt 4.000 Seminarteilnehmer nur 3.600 haben, ergibt sich ein Verrechnungssatz von rund 385 Euro. So können Sie mit der Excel-Tabelle unterschiedliche Risikofaktoren betrachten; kopieren Sie einfach die Tabelle in der Datei in einzelne Arbeitsblätter (Register) für Ihre Szenarien und deren Berechnung der Prozesskosten.

Als Vorlage für die Prozesskostenrechnung und die Ermittlung, Berechnung und Analyse Ihrer Prozesskostensätze können Sie außerdem folgende Excel-Vorlagen nutzen.

Im letzten Abschnitt des Handbuch-Kapitels lesen Sie, wie Sie die Ergebnisse und Erkenntnisse aus der Prozesskostenrechnung, wie sie in diesem Beispiel vorgestellt wurde, in Ihrem Unternehmen nutzen können.

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