Einkaufskonzept und EinkaufscontrollingEinkaufskonzept erstellen

Der Funktionsbereich Einkauf muss in Unternehmen dafür sorgen, dass alle Prozesse mit den benötigten Materialien, Waren, Betriebsmitteln und Dienstleistungen versorgt werden, die das Unternehmen nicht selbst herstellt oder erbringt, sondern von externen Unternehmen kauft. Wichtig ist, dass die eingekauften Güter

• in der benötigten Qualität,
• zur richtigen Zeit und
• in der richtigen Menge
• am Ort des Bedarfs sowie
• zu einem möglichst geringen oder angemessenen Preis zur Verfügung stehen.

Der Einkauf erstellt Analysen zum Beschaffungsmarkt, sucht geeignete Lieferanten, verhandelt Verträge, Einkaufsbedingungen und Einkaufspreise, pflegt die Beziehungen zu Lieferanten und überwacht, inwiefern die Ziele des Einkaufs erreicht werden (Einkaufscontrolling). Dazu stimmt er sich im Unternehmen mit den Funktionen Materialwirtschaft und Logistik sowie mit allen anderen Fachbereichen ab.

Im Einkaufskonzept sind diese Ziele, Rahmenbedingungen, Aufgaben und Prozesse als Einkaufspolitik und Einkaufsstrategie beschrieben und festgelegt.

Mit einem Einkaufskonzept wird geplant und dokumentiert,

• welche Ziele und Strategien der Einkauf verfolgt,
• welche Aufgaben der Einkauf dazu übernimmt,
• wie die Einkaufsprozesse ablaufen,
• wie mit den Fachabteilungen zusammengearbeitet wird und
• welche Maßnahmen im Einkauf durchgeführt werden sollen.

Das Einkaufskonzept ist darauf ausgerichtet, Schwachstellen zu beseitigen und die Ziele des Einkaufs und des Unternehmens (besser) zu erreichen.

Der Einkauf muss sicherstellen, dass alle Leistungen, die das Unternehmen benötigt, aber nicht selbst erstellt, zur Verfügung hat. Er hat sicherzustellen,

• dass alle Fachbereiche mit den notwendigen Ressourcen versorgt werden,
• die Kosten für diese Ressourcen möglichst gering sind (minimale oder angemessene Einkaufspreise),
• die Einkaufs- und Beschaffungsprozesse wirtschaftlich ablaufen.

Einige dieser Ziele können in einem Konflikt zueinander stehen. Wer den billigsten Lieferanten wählt, um die Kosten zu senken, der wird vielleicht schlechte Qualität erhalten.

Deshalb muss im Einzelfall abgewogen werden, welches Ziel wichtiger ist und wie die Ziele ausbalanciert werden. Mit der Einkaufspolitik und der Einkaufsstrategie wird der Spielraum ermittelt und genutzt, der dabei besteht.

Im Einkaufskonzept werden diese dann beschrieben, erläutert und begründet. Das Einkaufskonzept ist der mittel- bis langfristige Leitfaden für alle Aktivitäten im Funktionsbereich Einkauf des Unternehmens.

Die Bedarfe an Einkaufsleistungen entstehen in den einzelnen Fachbereichen des Unternehmens. Diese geben vor, welche Leistungen sie in welcher Menge und zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort benötigen. Oft schlagen sie dafür einen oder mehrere geeignete Lieferanten vor.

Bei wichtigen Waren oder Dienstleistungen qualifizieren die Fachbereiche dazu die möglichen Lieferanten. Das heißt, sie prüfen genau, ob ein Lieferant in der Lage ist, die benötigten Leistungen in der erforderlichen Qualität zu liefern.

Dazu arbeiten die Fachbereiche eng mit dem Einkauf zusammen. Der Einkauf unterstützt die Fachbereiche bei:

• Preisverhandlungen mit dem Lieferanten, um die Einkaufskosten zu senken,
• vertraglichen Vereinbarungen über Leistung, Lieferung, Zahlung, Gefahrenübergang, Gewährleistung und deren rechtswirksame Formulierungen,
• Anfragen nach Lieferantenangeboten,
• Bestellungen bei Lieferanten,
• Abwicklung der Lieferungen und der vereinbarten Leistungen in Bezug auf Menge, Termin und Bereitstellungsort,
• Prüfen der Rechnungen und Zahlungen.

Mit dem Einkaufskonzept müssen einige Rahmenbedingungen beachtet werden. Vorgaben für das Einkaufskonzept ergeben sich aus den übergeordneten Unternehmenszielen und Unternehmensstrategien. Diese müssen daraufhin geprüft werden, inwiefern sie für den Einkauf wichtig sind.

Ist beispielsweise die Senkung der Kosten ein wichtiges Unternehmensziel, dann muss der Einkauf dazu seinen Beitrag leisten, indem er die Preise mit den Lieferanten entsprechend verhandelt.

Welche Möglichkeiten es dafür gibt, ist von Branche zu Branche sehr unterschiedlich. Letztlich ist das Machtverhältnis zwischen dem Unternehmen und seinem Lieferanten entscheidend. Hat das Unternehmen keine Wahlmöglichkeit, kann es die Leistungen nicht selbst erstellen und gibt es keine alternativen Anbieter, dann kann der Lieferant seine Alleinstellung nutzen und hohe Preise durchsetzen – zumindest kurzfristig.

Um den Spielraum auszuloten, der bei den Verhandlungen mit Lieferanten besteht, muss der Einkauf den Beschaffungsmarkt analysieren und ermitteln:

• welche potenziellen Lieferanten es gibt,
• welche Einkaufspreise für einzelne Waren und Dienstleistungen erzielbar sind,
• wie die Versorgung mit diesen Waren und Dienstleistungen sichergestellt werden kann, sodass die Einkaufsziele erreicht werden,
• wie die wirtschaftlichen, politischen, gesellschaftlichen, gesetzlichen und technischen Rahmenbedingungen in den jeweiligen Beschaffungsmärkten sind.

Nicht alle Leistungen von Lieferanten sind für das Unternehmen gleich wichtig. Der Einkauf von Büromaterial hat einen ganz anderen Stellenwert als der einer Schlüsselkomponente für das eigene Produkt. Zudem werden manche Leistungen nur einmalig benötigt, andere regelmäßig und dauerhaft.

Deshalb teilt der Einkauf alle zu beschaffenden Leistungen in unterschiedliche Klassen ein; meist sind es drei mit der Bezeichnung A, B und C. Für die Lieferanten und die Lieferleistungen wird dazu eine ABC-Analyse durchgeführt. Was eine jeweilige Klasse ausmacht, muss der Einkauf definieren. Zum Beispiel:

• A-Klasse: Lieferanten für wichtige und hochwertige Schlüsselkomponenten der eigenen Produkte; längerfristige Zusammenarbeit mit Lieferanten wird angestrebt; nur wenige, spezialisierte Lieferanten sind mögliche Partner.
• B-Klasse: Lieferanten für Rohstoffe, Werkstoffe, Materialien, Teile, Lieferprodukte, spezielle Betriebsstoffe oder Hilfsstoffe, Handelsprodukte, Beistellprodukte oder Dienstleistungen, die für die Qualität der eigenen Produkte und Prozesse wichtig sind und die dauerhaft benötigt werden.
• C-Klasse: Lieferanten, die Standard-Leistungen anbieten, für die es viele andere Anbieter gibt; Lieferanten für geringwertige Einkaufsgüter, die regelmäßig oder einmalig gebraucht werden und leicht ersetzt werden können.

Der Einkauf legt vor dem Hintergrund der Einkaufsziele und Rahmenbedingungen die Einkaufspolitik fest. Dort sind die wichtigsten Merkmale, Einflussfaktoren und Leitlinien definiert, die das Handeln im Einkauf bestimmen sollen. Zudem entwickelt der Einkauf ein eigenes Strategiekonzept. Das ist eng verknüpft mit der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen.

In der Einkaufsstrategie wird festgelegt, welchen Wert der Einkauf zur Entwicklung des Unternehmens leisten will. Das kann zum Beispiel sein:

• Kosten senken,
• Risiken reduzieren oder
• die nachhaltige Beschaffung voranbringen.

Grundlage für die Einkaufsstrategie ist die Analyse der Schwachstellen und Defizite in Bezug auf Einkaufsprozesse, Einkaufspreise, Beziehung zu Lieferanten, Abhängigkeiten von Lieferanten und Leistungen der Lieferanten bei Mengen- und Termintreue, Qualität und Zusammenarbeit. Mit dieser Analyse soll der Einkauf erkennen, welche besonderen Risiken es gibt, wenn das Unternehmen von einzelnen Lieferanten abhängig ist.

Zentrale Fragen zur Risikobewertung sind beispielsweise:

• Wie austauschbar sind der Lieferant und das Lieferprodukt?
• Wie hoch ist der Wertanteil des gelieferten Materials im Endprodukt?
• Gibt es Lieferengpässe bei den Vorlieferanten?
• Wie wichtig ist die Versorgungssicherheit?
• Wie wichtig ist das gelieferte Produkt für die Funktionalität des eigenen Endprodukts?

Genauso sollen Verbesserungspotenziale bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten ermittelt werden. Dazu werden lokale und globale Beschaffungsmärkte identifiziert und analysiert; etwa in Bezug auf gesetzliche Regelungen, Zölle, Umweltschutz und Arbeitsbedingungen, Lieferprozesse oder Technologiestandards. Ziel ist, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern und die Beschaffungskosten zu senken.

Aus dem Wertbeitrag einzelner Lieferanten und aus den Ergebnissen der Analyse der Beschaffungsmärkte und der Schwachstellen werden die Schwerpunkte der Einkaufsstrategie abgeleitet. Sie stecken den Handlungsrahmen im Einkauf für die nächsten ein bis drei Jahre ab. Mögliche Einkaufsstrategien sind:

• Rahmenverträge: Mit einem Lieferanten wird dauerhaft zusammengearbeitet und dazu ein Rahmenvertrag vereinbart, sodass Vereinbarungen nicht mit jeder Bestellung aufs Neue verhandelt und festgelegt werden müssen.
• Abrufkontrakt: In einem Vertrag legen Unternehmen und Lieferant verbindlich fest, welche Menge in einem definierten Zeitraum der Lieferant liefern und das Unternehmen abnehmen muss; das erhöht die Planungssicherheit auf beiden Seiten.
• Einkauf nach Warengruppen: Gleichartige Lieferprodukte und Dienstleistungen werden in Gruppen gebündelt, um dafür Prozesse zu standardisieren, Verträge zu gestalten oder spezielle Einkaufsstrategien zu entwickeln; die Bündelung nach Warengruppen ist auch Grundlage für das Lead-Buyer-Konzept.
• Lead Buyer oder Category Manager: Der Einkauf von gleichartigen und hochwertigen Leistungen wird unternehmensweit bei einer Person oder einem Team gebündelt; dies kann dann spezielle Expertise für die jeweiligen Beschaffungsmärkte und die Lieferanten entwickeln.
• Maverick Buying vermeiden: Der dezentrale und unkoordinierte Einkauf durch einzelne Fachbereiche ohne zentrale Prüfung und Koordination durch eine zentrale Einkaufsabteilung soll verhindert werden.
• Dual oder Preferential Sourcing: Die Vielzahl der Lieferanten wird reduziert – im besten Fall so, dass es für ein Lieferprodukt nur einen Hauptlieferanten und einen alternativen Lieferanten gibt.
• Lieferantenqualifizierung und Lieferantenaudit: Die Leistungen von Lieferanten in Bezug auf Qualität, Lieferprozesse und Zusammenarbeit werden intensiv geprüft; nur die Lieferanten, die diese Prüfung bestehen, werden als mögliche Lieferquellen freigegeben.
• Global and Local Sourcing: Für den Einkauf werden globale oder lokale Beschaffungsmärkte betrachtet – je nachdem, ob Kostenziele oder eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten im Vordergrund stehen.

Viele Einkaufsstrategien lassen sich nur mit geeigneten Lieferanten zusammen umsetzen. Deshalb ist entscheidend, dass der Einkauf solche Lieferanten identifiziert und bewertet, was diese leisten können. Das erfolgt im Rahmen des Lieferantenmanagements und der Lieferantenbewertung.

Welche Lieferanten grundsätzlich infrage kommen, kann über Lieferantenkataloge oder Messebesuche ermittelt werden. Das Unternehmen kontaktiert diese Lieferanten und erläutert die Ziele der Zusammenarbeit, wichtige Rahmenbedingungen sowie die Anforderungen an Lieferungen und Leistungen. Dazu erhält der Lieferant einen entsprechenden Fragebogen, den er in Form einer Lieferantenselbstauskunft beantwortet.

Hat sich der Lieferant in dieser ersten Analyse als geeignet herausgestellt, kann bei wichtigen Lieferanten vor Ort geprüft werden, inwiefern die Anforderungen des Unternehmens im Detail und zuverlässig eingehalten werden. Dazu können Lieferantenaudits durchgeführt werden.

Auch die Lieferanten, mit denen das Unternehmen schon zusammenarbeitet, werden immer wieder auf den Prüfstand gestellt. Dazu werden die bisherigen Lieferungen und Leistungen daraufhin überprüft, inwiefern sie den Vereinbarungen entsprochen haben. Außerdem wird geprüft, ob der Lieferant auch zukünftige Anforderungen abdecken kann.

Die Ergebnisse der Lieferantenanalyse und der Prüfung führen zur Freigabe als möglicher Lieferant sowie zur Einordnung in eine Lieferantenklasse A, B oder C. Der Bedeutung des Lieferanten entsprechend kann dann die zukünftige Zusammenarbeit gestaltet werden.

Im Einkaufskonzept können auch wichtige Merkmale oder Grundlagen für den operativen Einkauf beschrieben werden. Dazu kann gehören, dass operative Einkaufsprozesse und deren Standards sowie die damit verknüpften Aufgaben, Ressourcen und Verantwortungsbereiche dargestellt und dokumentiert werden. Darüber hinaus können einzelne Handlungsschwerpunkte benannt und erläutert werden.

Beispiele operative Aspekte im Einkaufskonzept sind:

• Vorgehen bei Ausschreibungen und beim Angebotscontrolling
• Optimierung von Bestellprozessen
• Standardisierungen bei Lieferungen in Bezug auf Mengen, Transportverfahren oder Anlieferungszeitpunkte und Anlieferungsorte
• Optimierung von Bestell- oder Abrufmengen

Grundlage für die Planungen im Einkauf ist die Höhe des gesamten Einkaufsvolumens: Wie viele Einkäufe und Bestellungen müssen wertmäßig und mengenmäßig bewältigt werden? Dies hängt ab von unterschiedlichen Einflussfaktoren. Zum Beispiel:

• Umsatzentwicklung
• Anteil Eigenfertigung zu Fremdbezug (Outsourcing)
• Reduzierung bei Materialverbrauch
• Preisentwicklung am Beschaffungsmarkt für notwendige Einkaufsleistungen
• Preisverhandlungen mit Lieferanten
• Prozessverbesserungen im Einkauf

Die Umsatzentwicklung, der Anteil der Eigenfertigung und der notwendige Materialeinsatz und damit der Mengenbedarf wird zwar nicht durch den Einkauf selbst beeinflusst, sondern durch Vertrieb, Marketing, Produktmanagement, Produktentwicklung oder Produktion. Dennoch kann der Einkauf darauf hinwirken und unterstützen, dass sich die eingekauften Mengen (Einkaufsvolumen) verringern.

Für die Planung des Einkaufsbudgets werden die Bedarfsmengen durch die Fachbereiche vorgegeben oder es werden Erfahrungswerte der Vergangenheit zugrunde gelegt. Diese Entwicklungen müssen im Einkaufskonzept beachtet werden. Die Informationen dazu kommen aus den Fachbereichen.

Der Parameter Preisentwicklung am Beschaffungsmarkt kann vom Einkauf zwar nicht beeinflusst werden, muss aber regelmäßig überwacht werden. Bei hohen Preissteigerungen muss der Einkauf prüfen, welche Alternativen es gibt – gegebenenfalls zusammen mit der Produktentwicklung und der Produktion.