Einkaufskonzept und EinkaufscontrollingEinkaufskonzept erstellen

Einkauf und Beschaffung beeinflussen erheblich, welche Kosten im Unternehmen anfallen und wie teuer seine Produkte sind. Deshalb sollte der Einkauf regelmäßig Ziele, Strategien und Maßnahmen überprüfen, inwiefern sie zum Unternehmenserfolg beitragen. Die Pläne im Einkauf werden in einem Einkaufskonzept zusammengefasst.

Bedeutung des Einkaufskonzepts

Mit einem Einkaufskonzept wird geplant und dokumentiert, welche Ziele und Strategien der Einkauf verfolgt, welche Aufgaben der Einkauf dazu übernimmt, wie die Einkaufsprozesse ablaufen, wie mit den Fachabteilungen zusammengearbeitet wird und welche Maßnahmen im Einkauf durchgeführt werden sollen. Das Einkaufskonzept ist darauf ausgerichtet, Schwachstellen zu beseitigen und die Ziele des Einkaufs und des Unternehmens (besser) zu erreichen.

Der Einkauf kümmert sich um alles, was nicht vom Unternehmen selbst hergestellt oder erbracht wird, sondern beschafft werden muss. Dazu zählen:  Rohstoffe, Werkstoffe, Materialien, Teile, Lieferprodukte, Betriebsstoffe, Hilfsstoffe, Handelsprodukte, Beistellprodukte oder Dienstleistungen, die von anderen Unternehmen, Lieferanten, Zulieferern oder Dienstleistern gekauft werden.

Einkauf

Der Funktionsbereich Einkauf muss in Unternehmen dafür sorgen, dass alle Prozesse mit den benötigten Materialien, Waren, Betriebsmitteln und Dienstleistungen versorgt werden, die das Unternehmen nicht selbst herstellt oder erbringt, sondern von externen Unternehmen kauft. Wichtig ist, dass die eingekauften Güter in der benötigten Qualität, zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge am Ort des Bedarfs sowie zu einem möglichst geringen oder angemessenen Preis zur Verfügung stehen.

Dazu betreibt der Einkauf Analysen zum Beschaffungsmarkt, sucht geeignete Lieferanten, verhandelt Verträge, Einkaufsbedingungen und Einkaufspreise, pflegt die Beziehungen zu Lieferanten und überwacht, inwiefern die Ziele des Einkaufs erreicht werden (Einkaufscontrolling). Dazu stimmt er sich im Unternehmen mit den Funktionen Materialwirtschaft und Logistik sowie mit allen anderen Fachbereichen ab.

Im Einkaufskonzept sind diese Ziele, Rahmenbedingungen, Aufgaben und Prozesse als Einkaufspolitik und Einkaufsstrategie beschrieben und festgelegt.

Ziele im Einkaufskonzept

Der Einkauf muss sicherstellen, dass alle Leistungen, die das Unternehmen benötigt, aber nicht selbst erstellt, zur Verfügung hat in der Form,

  • dass die Qualität der eingekauften Leistungen den Anforderungen der Fachbereiche entspricht,
  • dass die Leistungen in der erforderlichen Menge und zum Bedarfszeitpunkt zur Verfügung stehen,
  • die Kosten für diese Leistungen möglichst gering sind (minimale oder angemessene Einkaufspreise),
  • die Einkaufs- und Beschaffungsprozesse wirtschaftlich ablaufen.

Einige dieser Ziele können in einem Konflikt zueinander stehen. Wer den billigsten Lieferanten wählt, um die Kosten zu senken, der wird vielleicht schlechte Qualität erhalten. Deshalb muss im Einzelfall abgewogen werden, welches Ziel wichtiger ist und wie die Ziele ausbalanciert werden. Mit der Einkaufspolitik und der Einkaufsstrategie wird der Spielraum ermittelt und genutzt, der dabei besteht. Im Einkaufskonzept werden diese dann beschrieben, erläutert und begründet. Das Einkaufskonzept ist der mittel- bis langfristige Leitfaden für alle Aktivitäten im Funktionsbereich Einkauf des Unternehmens.

Aufgaben im Einkauf und Abstimmung mit Fachbereichen

Die Bedarfe an Einkaufsleistungen entstehen in den einzelnen Fachbereichen des Unternehmens. Diese geben vor, welche Leistungen sie in welcher Menge und zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort benötigen. Oft schlagen sie dafür einen oder mehrere geeignete Lieferanten vor. Bei wichtigen Waren oder Dienstleistungen qualifizieren die Fachbereiche dazu die möglichen Lieferanten. Das heißt, sie prüfen genau, ob ein Lieferant in der Lage ist, die benötigten Leistungen in der erforderlichen Qualität zu liefern.

Dazu arbeiten die Fachbereiche eng mit dem Einkauf zusammen. Der Einkauf unterstützt die Fachbereiche bei:

  • Preisverhandlungen mit dem Lieferanten, um die Einkaufskosten zu senken,
  • vertraglichen Vereinbarungen über Leistung, Lieferung, Zahlung, Gefahrenübergang, Gewährleistung und deren rechtswirksame Formulierungen,
  • Anfragen nach Lieferantenangeboten,
  • Bestellungen bei Lieferanten,
  • Abwicklung der Lieferungen und der vereinbarten Leistungen in Bezug auf Menge, Termin und Bereitstellungsort,
  • Prüfen der Rechnungen und Zahlungen.

Rahmenbedingungen im Einkauf

Mit dem Einkaufskonzept müssen einige Rahmenbedingungen beachtet werden. Vorgaben für das Einkaufskonzept ergeben sich aus den übergeordneten Unternehmenszielen und Unternehmensstrategien. Diese müssen daraufhin geprüft werden, inwiefern sie für den Einkauf wichtig sind. Ist beispielsweise die Senkung der Kosten ein wichtiges Unternehmensziel, dann muss der Einkauf dazu seinen Beitrag leisten, indem er die Preise mit den Lieferanten entsprechend verhandelt.

Welche Möglichkeiten es dafür gibt, ist von Branche zu Branche sehr unterschiedlich. Letztlich ist das Machtverhältnis zwischen dem Unternehmen und seinem Lieferanten entscheidend. Hat das Unternehmen keine Wahlmöglichkeit, kann es die Leistungen nicht selbst erstellen und gibt es keine alternativen Anbieter, dann kann der Lieferant seine Alleinstellung nutzen und hohe Preise durchsetzen – zumindest kurzfristig. Um den Spielraum auszuloten, der dabei besteht, muss der Einkauf den Beschaffungsmarkt analysieren und ermitteln:

  • welche potenziellen Lieferanten es gibt,
  • welche Einkaufspreise für einzelne Waren und Dienstleistungen erzielbar sind,
  • wie die Versorgung mit diesen Waren und Dienstleistungen sichergestellt werden kann, sodass die Einkaufsziele erreicht werden,
  • wie die wirtschaftlichen, politischen, gesellschaftlichen, gesetzlichen und technischen Rahmenbedingungen in den jeweiligen Beschaffungsmärkten sind.

ABC-Klassen im Einkauf

Nicht alle Leistungen von Lieferanten sind für das Unternehmen gleich wichtig. Der Einkauf von Büromaterial hat einen ganz anderen Stellenwert als der einer Schlüsselkomponente für das eigene Produkt. Zudem werden manche Leistungen nur einmalig benötigt, andere regelmäßig und dauerhaft. Deshalb teilt der Einkauf alle zu beschaffenden Leistungen in unterschiedliche Klassen ein; meist sind es drei mit der Bezeichnung A, B und C. Für die Lieferanten und die Lieferleistungen wird dazu eine ABC-Analyse durchgeführt. Was eine jeweilige Klasse ausmacht, muss der Einkauf definieren. Zum Beispiel:

  • A: Lieferanten für wichtige und hochwertige Schlüsselkomponenten der eigenen Produkte; längerfristige Zusammenarbeit mit Lieferanten wird angestrebt; nur wenige, spezialisierte Lieferanten sind mögliche Partner.
  • B: Lieferanten für Rohstoffe, Werkstoffe, Materialien, Teile, Lieferprodukte, spezielle Betriebsstoffe oder Hilfsstoffe, Handelsprodukte, Beistellprodukte oder Dienstleistungen, die für die Qualität der eigenen Produkte und Prozesse wichtig sind und die dauerhaft benötigt werden.
  • C: Lieferanten, die Standard-Leistungen anbieten, für die es viele andere Anbieter gibt; Lieferanten für geringwertige Einkaufsgüter, die regelmäßig oder einmalig gebraucht werden und leicht ersetzt werden können.

Tipp: Lieferanten und Leistungen mit der ABC-Analyse bewerten und einteilen

Im Handbuch-Kapitel zur ABC-Analyse ist ausführlich erläutert, wie eine ABC-Analyse durchgeführt wird und welche Schlussfolgerungen sich aus ihr ableiten lassen.

Einkaufspolitik festlegen und Einkauf strategisch planen

Der Einkauf legt vor dem Hintergrund der Einkaufsziele und Rahmenbedingungen die Einkaufspolitik fest. Dort sind die wichtigsten Merkmale, Einflussfaktoren und Leitlinien definiert, die das Handeln im Einkauf bestimmen sollen. Zudem entwickelt der Einkauf ein eigenes Strategiekonzept. Das ist eng verknüpft mit der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen. In der Einkaufsstrategie wird festgelegt, welchen Wert der Einkauf zur Entwicklung des Unternehmens leisten will. Das kann zum Beispiel sein: Kosten senken, Risiken reduzieren oder die nachhaltige Beschaffung voranbringen.

Grundlage für die Einkaufsstrategie ist die Analyse der Schwachstellen und Defizite in Bezug auf Einkaufsprozesse, Einkaufspreise, Beziehung zu Lieferanten, Abhängigkeiten von Lieferanten und Leistungen der Lieferanten bei Mengen- und Termintreue, Qualität, Zusammenarbeit. Mit dieser Analyse soll der Einkauf erkennen, welche besonderen Risiken es gibt, wenn das Unternehmen von einzelnen Lieferanten abhängig ist.

Zentrale Fragen zur Risikobewertung sind beispielsweise:

  • Wie austauschbar sind der Lieferant und das Lieferantenprodukt?
  • Wie hoch ist der Wertanteil des gelieferten Materials im Endprodukt?
  • Gibt es Lieferengpässe bei den Vorlieferanten?
  • Wie wichtig ist die Versorgungssicherheit?
  • Wie wichtig ist das gelieferte Produkt für die Funktionalität des eigenen Endprodukts?

Genauso sollen Verbesserungspotenziale bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten ermittelt werden. Dazu werden lokale und globale Beschaffungsmärkte identifiziert und analysiert; etwa in Bezug auf gesetzliche Regelungen, Zölle, Umweltschutz und Arbeitsbedingungen, Lieferprozesse oder Technologiestandards. Ziel ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern und die Beschaffungskosten zu senken.

Hinweis: Leistung selbst erstellen oder einkaufen?

Die Frage nach Eigen- oder Fremdfertigung ist ebenfalls eine strategische Entscheidung im Unternehmen. Meist wird sie auf der Grundlage von Make or Buy-Analysen getroffen. Der Einkauf kann dafür Informationen liefern; zum Beispiel geeignete Lieferanten oder aktuelle Einkaufspreise ermitteln. Die Analyse und die Entscheidung über Eigen- oder Fremdfertigung erfolgt aber durch die Produktentwicklung, das Produktmanagement oder die Geschäftsleitung.

Beispiele für wichtige Einkaufsstrategien

Aus dem Wertbeitrag einzelner Lieferanten und aus den Ergebnissen der Analyse der Beschaffungsmärkte und der Schwachstellen werden die Schwerpunkte der Einkaufsstrategie abgeleitet. Sie stecken den Handlungsrahmen im Einkauf für die nächsten ein bis drei Jahre ab. Eine Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik mit der entero AG ergab für das Jahr 2019, dass Unternehmen insbesondere folgende Einkaufsstrategien verfolgen:

  • Rahmenverträge: Mit einem Lieferanten wird dauerhaft zusammengearbeitet und dazu ein Rahmenvertrag vereinbart, sodass Vereinbarungen nicht mit jeder Bestellung aufs Neue verhandelt und festgelegt werden müssen.
  • Abrufkontrakt: In einem Vertrag legen Unternehmen und Lieferant verbindlich fest, welche Menge in einem definierten Zeitraum der Lieferant liefern und das Unternehmen abnehmen muss; das erhöht die Planungssicherheit auf beiden Seiten.
  • Einkauf nach Warengruppen: Gleichartige Lieferprodukte und Dienstleistungen werden in Gruppen gebündelt, um dafür Prozesse zu standardisieren, Verträge zu gestalten oder spezielle Einkaufsstrategien zu entwickeln; die Bündelung nach Warengruppen ist auch Grundlage für das Lead Buyer-Konzept.
  • Lead Buyer oder Category Manager: Der Einkauf von gleichartigen und hochwertigen Leistungen wird unternehmensweit bei einer Person oder einem Team gebündelt; dies kann dann spezielle Expertise für die jeweiligen Beschaffungsmärkte und die Lieferanten entwickeln.
  • Maverick Buying vermeiden: Der dezentrale und unkoordinierte Einkauf durch einzelne Fachbereiche ohne zentrale Prüfung und Koordination durch eine zentrale Einkaufsabteilung soll verhindert werden.
  • Dual oder Preferential Sourcing: Die Vielzahl der Lieferanten wird reduziert – im besten Fall so, dass es für ein Lieferprodukt nur einen Hauptlieferanten und einen alternativen Lieferanten gibt.
  • Lieferantenqualifizierung: Die Leistungen von Lieferanten in Bezug auf Qualität, Lieferprozesse und Zusammenarbeit werden intensiv geprüft; nur die Lieferanten, die diese Prüfung bestehen, werden als mögliche Lieferquellen freigegeben.
  • Global and Local Sourcing: Für den Einkauf werden globale oder lokale Beschaffungsmärkte betrachtet – je nachdem, ob Kostenziele oder eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten im Vordergrund stehen.

Tipp: Einkaufsstrategie planen mit Hoshin Kanri

Eine geeignete Methode für die Strategieplanung ist Hoshin Kanri. Damit können Sie die Ziele des Unternehmens und im Einkauf mit Strategien und Maßnahmen für die Strategieumsetzung verknüpfen und diese zusammenstellen. Ausführliche Erläuterungen zu der Methode sowie Planungsvorlagen finden Sie im Handbuch-Kapitel zu Hoshin Kanri.

Lieferanten identifizieren und bewerten

Viele Einkaufsstrategien lassen sich nur mit geeigneten Lieferanten zusammen umsetzen. Deshalb ist entscheidend, dass der Einkauf solche Lieferanten identifiziert und bewertet, was diese leisten können. Das erfolgt im Rahmen des Lieferantenmanagements und der Lieferantenbewertung.

Welche Lieferanten grundsätzlich in Frage kommen, kann über Lieferantenkataloge oder Messebesuche ermittelt werden. Das Unternehmen kontaktiert diese Lieferanten und erläutert die Ziele der Zusammenarbeit, wichtige Rahmenbedingungen sowie die Anforderungen an Lieferungen und Leistungen. Dazu erhält der Lieferant einen entsprechenden Fragebogen, den er in Form einer Lieferantenselbstauskunft beantwortet.

Hat sich der Lieferant in dieser ersten Analyse als geeignet herausgestellt, kann bei wichtigen Lieferanten vor Ort geprüft werden, inwiefern die Anforderungen des Unternehmens im Detail und zuverlässig eingehalten werden. Dazu können Lieferantenaudits durchgeführt werden.

Auch die Lieferanten, mit denen das Unternehmen schon zusammenarbeitet, werden immer wieder auf den Prüfstand gestellt. Dazu werden die bisherigen Lieferungen und Leistungen daraufhin überprüft, inwiefern sie den Vereinbarungen entsprochen haben. Außerdem wird geprüft, ob der Lieferant auch zukünftige Anforderungen abdecken kann.

Die Ergebnisse der Lieferantenanalyse und der Prüfung führen zur Freigabe als möglicher Lieferant sowie zur Einordnung in eine Lieferantenklasse A, B oder C. Der Bedeutung des Lieferanten entsprechend kann dann die zukünftige Zusammenarbeit gestaltet werden.

Tipp: Lieferanten bewerten und auswählen

Im Handbuch-Kapitel Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl ist erläutert, wie Sie bei der Qualifizierung Ihrer Lieferanten vorgehen. Zudem finden Sie dort Vorlagen für die Auswahlkriterien und Leistungsbewertung.

Einkauf operativ planen

Im Einkaufskonzept können auch wichtige Merkmale oder Grundlagen für den operativen Einkauf beschrieben werden. Dazu kann gehören, dass operative Einkaufsprozesse und deren Standards sowie die damit verknüpften Aufgaben, Ressourcen und Verantwortungsbereiche dargestellt und dokumentiert werden. Darüber hinaus können einzelne Handlungsschwerpunkte benannt und erläutert werden. Beispiele dafür sind:

  • Vorgehen bei Ausschreibungen und beim Angebotscontrolling
  • Optimierung von Bestellprozessen
  • Standardisierungen bei Lieferungen in Bezug auf Mengen, Transportverfahren oder Anlieferungszeitpunkte und Anlieferungsorte
  • Optimierung von Bestell- oder Abrufmengen

Einkaufsbudget planen

Grundlage für die Planungen im Einkauf ist die Höhe des gesamten Einkaufsvolumens: Wie viele Einkäufe und Bestellungen müssen wertmäßig und mengenmäßig bewältigt werden? Dies hängt ab von unterschiedlichen Einflussfaktoren. Zum Beispiel:

  • Umsatzentwicklung
  • Anteil Eigenfertigung zu Fremdbezug (Outsourcing)
  • Reduzierung bei Materialverbrauch
  • Preisentwicklung am Beschaffungsmarkt für notwendige Einkaufsleistungen
  • Preisverhandlungen mit Lieferanten
  • Prozessverbesserungen im Einkauf

Die Umsatzentwicklung, der Anteil der Eigenfertigung und der notwendige Materialeinsatz wird nicht durch den Einkauf selbst beeinflusst, sondern durch Vertrieb, Marketing, Produktmanagement, Produktentwicklung oder Produktion. Für die Planung des Einkaufsbudgets werden diese Paramater durch die Fachbereiche vorgegeben oder es werden Erfahrungswerte der Vergangenheit zugrunde gelegt. Diese Entwicklungen müssen im Einkaufskonzept beachtet werden. Die Informationen dazu kommen aus den Fachbereichen.

Der Parameter Preisentwicklung am Beschaffungsmarkt kann vom Einkauf zwar nicht beeinflusst werden, muss aber regelmäßig überwacht werden. Bei hohen Preissteigerungen muss der Einkauf prüfen, welche Alternativen es gibt – gegebenenfalls zusammen mit der Produktentwicklung und der Produktion.

Praxis

Klären Sie für Ihr Unternehmen:

  • Wie ist der Funktionsbereich Einkauf in Ihrem Unternehmen verankert?
  • Welche Ziele und Aufgaben hat der Einkauf?
  • Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen?
  • Inwiefern werden die Ziele im Einkauf erreicht in Bezug auf Qualität der Lieferungen, Mengen, Termineinhaltung, Lieferabwicklung und Einkaufspreise?

Prüfen Sie die Einkaufsprozesse und mögliche Schwachstellen im Hinblick auf die Analyse von Beschaffungsmärkten, die Auswahl geeigneter Lieferanten, Vertragsverhandlungen, Verhandlungen zu Einkaufspreisen, Lieferantenmanagement und Einkaufscontrolling. Halten Sie die Analyseergebnisse in den folgenden Vorlagen fest.

Für die Risikoanalyse und das Planen der Einkaufsstrategie benötigen Sie umfassende Informationen zu den Beschaffungsmärkten und zu den Lieferanten. Im Handbuch-Kapitel zur Marktanalyse erfahren Sie, wie Sie dazu vorgehen. Nutzen Sie außerdem die folgende Vorlage, um Preisentwicklungen zu verfolgen.

Weitere Informationsquellen zur Beschaffung und zu Lieferanten finden Sie in der folgenden Vorlage.

Welche Einkaufspolitik und welche Einkaufsstrategie verfolgen Sie? Leiten Sie Ihre Antwort aus den Unternehmenszielen und Unternehmensstrategien sowie aus den Ergebnissen zur Analyse der für Ihr Unternehmen wichtigen Beschaffungsmärkte sowie der Schwachstellen und Risiken ab. Entwickeln Sie eine geeignete Einkaufsstrategie mithilfe der folgenden Vorlage.

Schätzen Sie die zukünftige Entwicklung Ihres Einkaufsbudgets ab. Wie hoch wird das Einkaufsvolumen in den nächsten Jahren sein? Ermitteln Sie dazu, wie hoch das Einkaufsvolumen vor dem Hintergrund der Unternehmensentwicklung und der Einkaufsziele sein sollte. Halten Sie dies als Ihr Plan-Einkaufsvolumen oder Einkaufsbudget fest. Vergleichen Sie dann im Jahresverlauf, inwiefern Sie diesen Plan auch realisieren können. Die Einhaltung der Budgetvorgabe erkennen Sie mithilfe der Kennzahl Budgettreue. Nutzen Sie dazu die folgende Vorlage.

Nutzen Sie auch die Erläuterungen, Methoden und Vorlagen aus den folgenden Handbuch-Kapiteln, um eine gute Einkaufsstrategie zu finden und diese in Form eines Einkaufskonzepts zu erläutern:

Erstellen Sie schließlich ein Einkaufskonzept und erläutern Sie darin Ihre Einkaufspolitik, Einkaufsziele und Einkaufsstrategie. Sie können sich dazu an folgender Vorlage für mögliche Inhalte und die Struktur für ein Einkaufskonzept orientieren.

Wenn das Einkaufskonzept erstellt ist, sollte es umgesetzt werden. Dabei ist vor allem wichtig, dass die Einkaufsziele erreicht werden. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels ist erläutert, wie Sie die Einkaufsziele festlegen und Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung definieren. Es geht also um die zentralen Aufgaben des Einkaufscontrollings.