LeistungsbeurteilungFormular für die Leistungsbeurteilung und Auswertung mit Excel

Aus welchen Gründen auch immer – wenn Führungskräfte ihre Mitarbeitenden mit einer Note oder einem Punktwert bewerten müssen, dann kommt es auf Fairness und Nachvollziehbarkeit an. Die Leistungen und Kompetenzen, die erwartet werden, müssen gemeinsam vereinbart und die Bewertungsskala muss möglichst objektiv sein. Mit den Excel-Tools, die hier erläutert sind, kann eine Leistungsbewertung durchgeführt und transparent aufbereitet werden.

Wie kann die Leistungsbewertung mit einer Note gelingen?

Die Leistung anderer Menschen zu bewerten, ist eine knifflige Aufgabe. Noch kniffliger ist es, wenn diese Leistung in Form einer Note oder einem Punktwert ausgedrückt werden soll. Das kennt jeder aus der Schule: Wie gut können Lehrkräfte die Leistungen der Schülerinnen und Schüler bewerten? Und spiegelt die Schulnote die wirklichen Leistungen wider?

Dass es in der Schule – trotz aller Kritik – immer noch Noten gibt, zeigt, dass bislang noch niemand ein wirklich besseres System erfunden hat, das alle Anforderungen erfüllt. Und auch in Unternehmen kann es bei der Leistungsbewertung Gründe dafür geben, dass Mitarbeitende eine Note oder eine Punktzahl für Ihre Leistung erhalten. Beispiele sind:

  • Für die Berechnung einer Prämie braucht es einen Maßstab für die Höhe der Prämie.
  • Für eine Position im Unternehmen muss der dafür am besten geeignete Mitarbeiter oder die beste Mitarbeiterin gefunden werden.
  • Mit einem Punktwert erhalten Mitarbeitende ein einfaches, aber klares Feedback zu ihrem Leistungsstand.

Voraussetzungen der Leistungsbewertung mit Note oder Punktzahl

Fragt man Schülerinnen und Schüler, ob sie mit ihrer Note einverstanden sind, wird oft das Wort „fair“ genannt. Haben sie den Eindruck, dass die Notengebung fair ist, sind sie meist einverstanden. Ging es unfair zu, fällt die Kritik heftig aus. Gleiches gilt auch in Unternehmen: Fairness ist das zentrale Moment.

Die Fairness bei der Leistungsbewertung ist dann gewährleistet, wenn diese Fragen mit „Ja“ beantwortet werden:

  • Kann die bewertende Person (meist die Führungskraft) die Leistung des Mitarbeiters überhaupt nachvollziehen? Hat sie genau hingeschaut?
  • Ist die Leistung genauso bewertet wie die vergleichbare Leistung einer anderen Person? Bekommen gleiche Leistungen die gleiche Bewertung?

Es sind noch weitere Aspekte wichtig, damit Führungskräfte die Leistungen ihrer Mitarbeitenden richtig und fair bewerten. Selektive Wahrnehmung, Vorurteile und andere Fallen sind oft das Problem bei einer fairen Leistungsbewertung. Diese Aspekte sind im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erläutert.

Merkmale einer fairen Leistungsbewertung

Eine faire Leistungsbewertung muss nachvollziehbar sein. Dazu müssen die Führungskräfte mit den Mitarbeitenden besprechen und vereinbaren:

  • welche Leistung erwartet wird
  • anhand welcher Kriterien die Leistung bewertet wird
  • welche Skala zur Leistungsmessung verwendet wird
  • wer die Bewertung durchführt

Welche Leistung erwartet und anhand welcher Kriterien sie gemessen wird, ergibt sich meist aus den Mitarbeitergesprächen zu Zielvereinbarungen. Dort bespricht die Führungskraft, was sie erwartet, und sie stimmt mit den Mitarbeitenden ab, welche Leistung diese dafür erbringen können.

Die Kriterien, mit denen die Leistung gemessen wird, bezieht sich auf:

  • die Arbeitsergebnisse, die der Mitarbeiter bewirkt (Qualität und Menge)
  • das Arbeitsverhalten, das der Mitarbeiter zeigt (Umgang mit anderen, Kommunikation, Herangehensweise an Aufgaben)

Mit der Leistungsbewertung wird demnach eine Kompetenz des Mitarbeiters geprüft: Ist sie vorhanden? Und wird sie eingesetzt?

Skala für die Leistungsbewertung

Da Mitarbeitende oft mehrere Ziele erfüllen sollen und eine Vielzahl von Kriterien ihre Leistung beschreiben, gibt es kein einfaches Messverfahren und kein standardisiertes Messinstrument. Am Ende bleibt oft nur die „persönliche Einschätzung“ der Leistung anhand einer Leistungsskala.

Die Skala muss verständlich sein und zuverlässige Ergebnisse liefern. Die gleiche Leistung darf von mehreren Personen nicht unterschiedlich bewertet werden, oder heute eine andere Punktzahl ergeben als in vier Wochen.

Beispiel: Noten- und Punktesystem für die Leistungsbewertung

Möglich wäre beispielsweise folgende Skala:

Note 1, Punkte 10:

sehr gute / hervorragende / außergewöhnliche / weit überdurchschnittliche Leistungen; Mitarbeiter/in erfüllt Anforderungen auf einem sehr hohen Standard, äußerst wertvolle/r, engagierte/r Mitarbeiter/in, der/die alle Ziele weit übertrifft

Note 2, Punkte 8:

gute / den Durchschnitt übertreffende Leistungen; Mitarbeiter/in erfüllt die Anforderungen gut, ist engagiert und erreicht die vereinbarten Ziele

Note 3, Punkte 6:

zufriedenstellende / durchschnittliche / den Anforderungen entsprechende / teilweise den Durchschnitt übertreffende Leistungen; Mitarbeiter/in erfüllt die Anforderungen zufriedenstellend, ist durchschnittlich engagiert und motiviert und erreicht meistens die Ziele

Note 4, Punkte 4:

gerade noch zufriedenstellende / teilweise unterdurchschnittliche Leistungen; Mitarbeiter/in erfüllt die Anforderungen gerade noch, zeigt sich hin und wieder desinteressiert und erreicht viele Ziele nicht oder nur mit Mühe

Note 5, Punkte 2:

mangelhafte / vielfach unterdurchschnittliche / häufig den Anforderungen nicht genügende Leistungen; Mitarbeiter/in erfüllt die Anforderungen nicht, ist meistens desinteressiert und demotiviert, erreicht kaum ein Ziel

Note 6, Punkte 0:

ungenügende / in keiner Weise den Anforderungen genügende Leistungen; Mitarbeiter/in erfüllt die Anforderungen in keiner Weise, ist völlig desinteressiert und demotiviert, hat keinerlei Bezug zu den vereinbarten Zielen

Eine andere Variante wäre, für die wichtigen Leistungskriterien eine Rangfolge im Team zu bilden: Wer erfüllt das Kriterium A am besten? Wer am zweitbesten etc.? Zum Beispiel mit der Frage: Wer moderiert Meetings am besten (Methodenkompetenz ist vorhanden und wird eingesetzt)? Wer soll mit Kunden im Ausland sprechen (Sprachkompetenz ist vorhanden und wird eingesetzt)? Aus diesen Rangwerten lassen sich dann Punktwerte ableiten und zu einem Gesamtwert zusammenführen.

Wer bewertet die Leistung?

Schließlich muss festgelegt werden, wer die Leistung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters bewertet. In vielen Fällen ist das der oder die Vorgesetzte. Sie hat die Ziele abgestimmt, arbeitet mit der betreffenden Person zusammen, erlebt die tägliche Leistung, bekommt die Arbeitsergebnisse und bespricht die Arbeitsleistung regelmäßig.

In der Schule lassen einige Lehrkräfte die Schülerinnen und Schüler ihre Leistung selbst bewerten. Sie vergleichen dann die Ergebnisse und erhalten so einen differenzierten Eindruck von der Leistung – aus zwei Perspektiven. Entsprechend kann die Führungskraft die Mitarbeitenden bitte, die Leistung selbst zu bewerten und so Eigenbild und Fremdbild miteinander vergleichen.

Außerdem ist es möglich, dass Kolleginnen und Kollegen sich gegenseitig – anonym – bewerten. Alle Bewertungen werden eingesammelt und miteinander verglichen. So ergeben sich noch mehr Perspektiven – und damit hoffentlich mehr Objektivität bei der Bewertung.

Wenn es denn eine Leistungsbewertung braucht

Bei allen Problemen, die mit einer quantitativen Messung und Bewertung von Mitarbeiterleistung verbunden sind, – wenn es sie dennoch braucht, dann sollten die genannten Aspekte mindestens erfüllt sein. Mit diesen Voraussetzungen können Sie das Bewertungs-Tool nutzen, das im folgenden Praxisteil vorgestellt wird.

Praxis

Wenn Sie als Führungskraft die individuellen Leistungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder die gemeinsame Leistung Ihres Teams bewerten und einen Messwert für die Leistung angeben wollen, können Sie die folgende Excel-Vorlage nutzen.

Führen Sie die Leistungsbewertung mit dieser Vorlage folgendermaßen durch:

1. Kreis der Personen festlegen, die Leistungen bewerten

Legen Sie gemeinsam im Team fest, wer Leistungen bewertet. Wenn es Regelungen dazu in Ihrem Unternehmen gibt, halten Sie sich an diese. Dementsprechend tragen Sie zunächst ein:

  • die zu bewertende Person
  • wer bewertet (Bewerter/in)

In der Vorlage wird dann die Eigensicht von der Fremdsicht unterschieden (siehe Abbildung 1). Dies ist für eine spätere Analyse wichtig.

Abbildung 1: Beteiligte bei der Leistungsbewertung (Beispiel)

2. Kriterien für die Leistungsbewertung benennen und Messwert ergänzen

Mit der Zielvereinbarung wird besprochen, welche Kriterien bei der Leistungsbewertung berücksichtigt werden. Zudem kann ergänzt werden, was genau gemessen oder geprüft wird (Indikator).

Dabei ist zu berücksichtigen, wie spezifisch die Kriterien auf die einzelne Stelle und Person zugeschnitten sind – oder wie allgemein sie benannt sind, sodass mehrere Personen mit den gleichen Leistungskriterien miteinander verglichen werden können.

Meist sind nicht alle Leistungskriterien gleich wichtig, um die Gesamtleistung zu bestimmen. Deshalb ist es möglich, die Kriterien zu gewichten – zum Beispiel durch die Verteilung von insgesamt 100 Prozentpunkten.

Diese Leistungskriterien, Indikatoren und ihre Gewichtung werden wie in Abbildung 2 in der Excel-Vorlage benannt.

Abbildung 2: Leistungskriterien und Indikatoren mit Gewichtung (Beispiel)

3. Vergabe von Leistungspunkten

Im dritten Schritt vergibt die bewertende Person Leistungspunkte. Maßgeblich ist dabei die im Betrachtungszeitraum sichtbar und messbare Leistung je Leistungskriterium und die Skala, auf der die Leistung gemessen wird (siehe oben).

In der Excel-Vorlage können für jedes Leistungskriterium anhand des Indikators 0 bis 10 Punkte vergeben werden. Die Bewertung wird zur Veranschaulichung als Balken visualisiert (siehe Abbildung 3). Zudem kann die Bewertung in einer Bemerkungen-Spalte erläutert und erklärt werden.

Abbildung 3: Leistungsbewertung durch Punktvergabe (Beispiel)

4. Ergebnisse der Leistungsbewertung auswerten

In der Excel-Vorlage werden die Bewertungen zu unterschiedlichen Kennzahlen zusammengefasst. Sie sind in Abbildung 4 dargestellt. Das sind:

  • die Gesamtpunktzahl
  • die Summe der prozentual gewichteten Punkte
  • der Mittelwert der Bewertung

Ist die Summe der gewichteten Punkte größer als der Mittelwert, zeigt dies, dass die wichtigen Leistungskriterien (hohes Gewicht) besser erfüllt werden als die anderen. Was wichtig ist, wird also auch besser als andere Kriterien erfüllt.

Weitere Kennzahlen sind aufgeführt, mit denen Ausreißer bei der Bewertung berücksichtigt sind; also maximale Bewertungen oder minimale Bewertungen.

Abbildung 4: Ergebnisse und Kennzahlen zur Leistungsbewertung (Beispiel)

Eigenbewertung und Fremdbewertung vergleichen

Eine weitere Methode der Leistungsbewertung ist, dass neben der Führungskraft, der Mitarbeiter seine Leistung selbst bewertet. Anschließend werden die Bewertungen nebeneinandergelegt und besprochen. Die Begründungen der großen Abweichungen zwischen beiden Bewertungen bringen oft wesentliche Erkenntnisse zur Leistung und zu Verbesserungspotenzialen.

Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie beide Bewertungen miteinander vergleichen. In einem Diagramm werden die Unterschiede deutlich.

Das Leistungsniveau im Team analysieren

Wenn Sie die Leistungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Team, Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen bewerten, können Sie die Ergebnisse und die einzelnen Leistungsbewertungen zu einer Gesamtschau zusammenführen. Das ist möglich mit diesem Excel-Tool.

Das Tool basiert auf den Einzelbewertungen und den Einträgen in der Excel-Vorlage, die oben beschrieben ist. Alle Excel-Dateien mit den Einzelbewertungen werden in einem Dateiverzeichnis abgelegt. Zum Beispiel in:

Personal/Leistung-2022

Mit dem Excel-Tool für die Analyse der Einzelleistungen und der Teamleistung werden diese Daten mit der Funktion Power-Query importiert und dann analysiert. Dabei muss Ihr Dateiverzeichnis als Importpfad eingestellt werden. Wie dies funktioniert, ist in dem folgenden Dokument genau beschrieben.

Wenn Sie den Importpfad richtig eingestellt haben, wählen Sie im Tabellenblatt MENÜ die Funktion DATEN AKTUALISIEREN (siehe Abbildung 5). Alle Daten aus den Erfassungsdateien in Ihrem Importverzeichnis werden dann in den beiden Tabellenblättern EINZELBEWERTUNGEN und GESAMTBEWERTUNGEN zusammengeführt. Diese sollten Sie dort nicht verändern.

Abbildung 5: Menü zum Excel-Tool Analyse der Leistungsbewertungen

Die Daten werten Sie dann mit den Power-Pivot-Funktionen von Excel aus. Sie können dabei eine Einzelbetrachtung durchführen in Bezug auf:

  • die Gesamtleistungen der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (siehe Abbildung 6)
  • die Leistungen bei einzelnen Leistungskriterien
  • Abweichungen zwischen Eigensicht und Fremdsicht, wenn eine entsprechende Leistungsbewertung aus unterschiedlichen Perspektiven durchgeführt wurde
Abbildung 6: Report Leistungskriterien mit den Leistungen der einzelnen Mitarbeitenden im Vergleich (Beispiel)

Die Abbildung zeigt die Gesamtleistung der Mitarbeitenden. Wenn Sie in der Box für den Datenschnitt (rechts) ein Leistungskriterium auswählen, erhalten Sie die entsprechende Bewertung für Ihre Mitarbeitenden.

Mit den Reports zur Gesamtbewertung werden die aggregierten Leistungskennzahlen dargestellt. Das sind:

  • Gesamtpunktzahl
  • Summe der gewichteten Punkte
  • Mittelwert (mit und ohne Minimum und Maximum)
  • Median
  • schlechteste (Minimum) und beste Bewertung (Maximum)

Abbildung7 zeigt ein Beispiel für den Report zur Summe der gewichteten Werte. Welche Kennzahl im Diagramm dargestellt werden soll, steuern Sie wieder über die Box für Datenschnitte (rechts).

Abbildung 7: Analyse der Leistungskennzahlen des Teams (Beispiel)

Mit diesen Reports zum Leistungs- und Kompetenzstand in Ihrem Team können Sie zum Beispiel erkennen:

  • Wer hat bei welchen Leistungen und Kompetenzen besondere Stärken – und kann deshalb für entsprechende Aufgaben bevorzugt eingesetzt werden?
  • Wer hat besondere Leistungslücken – und muss entsprechend gefördert werden?
  • Wo hat das gesamte Team Leistungsdefizite und Kompetenzlücken – die durch eine Team-Qualifizierung oder mit einer Neueinstellung behoben werden können?

Leistungsbewertung mit Feedback verknüpfen

Am Ende immer wichtig: Die quantitative Leistungsbewertung sollte mit einem qualitativen Feedback kombiniert werden. Sinngemäß in der Form:

„Das ist die Leistung, die gemessen wurde. Du hast 80 Prozent der möglichen Leistungspunkte erreicht. Das ist ein guter Wert, der meine Erwartungen erfüllt. Insbesondere bist du stark bei … Verbesserungspotenzial gibt es nach dieser Bewertung bei … Wenn du deine gute Leistung noch steigern willst, können wir beispielsweise …“

Und wenn die Leistungsbewertung von mehreren Personen durchgeführt wurde, kann ergänzt werden:

„Deine Leistung bei … wurde von den bewertenden Personen sehr unterschiedlich gesehen. Was könnten die Gründe dafür sein?“